Ejemplo de Organigrama para una Pyme Familiar: Estructura y Beneficios

La organización de una empresa familiar debe estar alineada con la ilusión de un proyecto en el que intervienen distintas personas de una misma familia. La determinación de este organigrama es relevante para sentar las bases del trabajo diario desde la colaboración en equipo.

Una empresa familiar puede ser el comienzo de una historia que es ampliada por una nueva generación. La creación de este organigrama aporta un orden y una estructura a la entidad.

Es esencial diferenciar roles y funciones para organizar el trabajo en la empresa familiar. De este modo, cada uno puede concentrarse en su labor manteniendo su propio espacio en la entidad. Pero los distintos puestos también deben coordinarse en torno a la referencia de los objetivos comunes.

Este tipo de proyecto tiene un gran protagonismo en el escenario comercial actual. Crear y mantener una empresa es una tarea difícil, pero aún lo es más si se trata de una empresa familiar. Sin embargo, trabajar con la familia puede tener muchas ventajas, como el apoyo mutuo y los lazos de protección, que pueden ayudar a que la compañía alcance sus objetivos. Además, permite tener una visión a largo plazo, ya que tus hijos u otros familiares pueden heredarla y continuar con el negocio.

Un organigrama es un instrumento básico para el funcionamiento de cualquier empresa, aunque en las organizaciones de pequeño tamaño a menudo ni siquiera existen, ya sea porque se considera innecesario o porque simplemente no se conoce su utilidad. Aunque un organigrama puede definirse como el esquema que plasma de forma clara la estructura de la organización, permitiendo visualizarla de forma gráfica, en realidad su significado y utilidad van más allá.

En general, a mayor número de empleados y dificultad que entrañan los diferentes procesos e interrelación, también más complejo o elaborado será el organigrama. Una empresa organizada y, en fin, profesionalizada, realiza su actividad dentro de un marco en el que se engloban documentos esenciales, entre los que destaca, además del organigrama, las declaraciones estratégicas contenidas de forma general en el protocolo de familia.

El organigrama mostrará el cometido a todo el personal de la organización, su nivel de responsabilidad y aportación realizada al conjunto de la empresa, que trabaja de forma coordinada. El reparto formal de tareas y responsabilidades acabará con los típicos problemas de una empresa que no cuenta con organigrama o que aplica uno de forma espontánea o informal, como el solapamiento de tareas, dobles mandos, tiempos muertos, tareas duplicadas o sin realizar, desaprovechamiento de recursos humanos y, en fin de ventaja competitiva.

Por contra, una organización inmersa en un proceso de profesionalización y mejora constante se beneficiará del organigrama en la toma de decisiones, en los cambios, relevos, sustituciones o en establecer planes que mejoren la efectividad o rendimiento de trabajadores o procesos.

¿Por Dónde Empezar?

Si te ha tocado crear el organigrama de la empresa y no sabes por dónde empezar, no te preocupes. El organigrama de la empresa es un documento muy útil para trabajar con cierto orden. De hecho, las empresas que no lo tienen acostumbran a ser desorganizadas y pueden tener problemas para enfrentarse a cualquier reto que se les presente.

¿Qué es un Organigrama?

Un organigrama es ese documento que nos muestra en gráficos cuáles son las responsabilidades de cada persona dentro de la empresa. Y aunque en el organigrama ya se indican los cargos, luego debe existir un documento complementario: el manual de procedimientos.

Tipos de Organigramas

Existen distintos tipos de organigramas. Si tenemos en cuenta la disposición gráfica de los elementos, veremos que hay los organigramas horizontales y los verticales. Los verticales se ramifican desde arriba hacia abajo, siguiendo un orden jerárquico. Este es el organigrama perfecto para pymes. Luego está el horizontal, que sí es más recomendable para empresas grandes.

Hay que decidir de qué manera estructuramos el organigrama, porque existen distintas fórmulas. La denominada estructura funcional, sirve para organizar por funciones. Si elegimos una estructura por producto, partiremos de cada uno de los productos para trazar las dependencias y responsables. En el caso de que la empresa esté específicamente organizada por territorios (algo muy común en ventas), podremos confeccionar un organigrama geográfico. No te compliques más las cosas. Debes empezar por un organigrama básico, porque con el tiempo lo más probable es que debas modificarlo y ampliarlo.

Pasos para Crear un Organigrama Básico

1. Listado de Nombres y Cargos: Primero debes trazar un listado con los nombres y los cargos de cada una de las personas que trabajan en la empresa. Al mismo tiempo, estos cargos deben tener definidas una serie de funciones.
2. Definir Dependencias: Deja claro quién depende de quién para que no se produzcan solapamientos o malentendidos. No te embarques en mil y una dependencias.
3. Protocolo de Actuación: Si puedes, deja anotado en el organigrama cómo actuar - y a quién dirigirse - en caso de que exista un problema.

Teniendo en cuenta todo esto, el organigrama de partida quedará bastante completo. Por último, debes poner negro sobre blanco la estructura que has definido. Para trazar el organigrama puedes usar un procesador de textos simple, como Word, o ayudarte con otras herramientas más sofisticadas. Tras revisarlo con los que mandan, ya solo te queda compartirlo.

Los organigramas profesionalizan la empresa y ayudan a que el reparto de tareas y responsabilidades esté mucho más claro.

Tipos de Organigramas Empresariales

Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

• Organigrama Funcional o Estructural: Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
• Organigrama Matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
• Organigrama Lineal o Vertical: Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización.
• Organigrama Horizontal: Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística.
• Organigrama Mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
• Organigrama Circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía.

Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Esenciales

1. Establecer la Cadena de Mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los Departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta.
3. Definir y Asociar Tareas y Responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento.
4. Establecer el Ámbito de Control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado.
5. Obtener una Visión Global: Para comenzar a definir un organigrama, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
6. Diseño del Organigrama: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.

Estructura de una Pyme Familiar

En el caso de una empresa pequeña, esta estructura suele ser más simple y menos burocrática en comparación con grandes corporaciones:

1. Un organigrama claro y bien definido es crucial para cualquier empresa, independientemente de su tamaño.
2. Existen varios tipos de organigrama que se pueden aplicar en una empresa pequeña, dependiendo de su modelo de negocio y de la naturaleza de las operaciones:
   • Organigrama jerárquico o vertical: Es el más tradicional, donde cada nivel superior supervisa al inferior.
   • Organigrama funcional: Divide la empresa en diferentes áreas funcionales, como marketing, finanzas, recursos humanos, etc.
3. Roles Clave en una Pyme:
   • Director General o Gerente: En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
   • Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas: La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas.
   • Departamento de Marketing y Ventas: El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
   • Área de Producción o Servicios: Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
   • Área de Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.

Este tipo de estructura es flexible y puede ajustarse según las necesidades y el crecimiento de la empresa. Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.

El organigrama de una empresa pequeña es esencial para el buen funcionamiento y la eficiencia del negocio. Aunque la estructura es más simple que en una gran corporación, cada rol juega un papel crucial para garantizar que las operaciones funcionen de manera adecuada. La claridad en las responsabilidades, la comunicación efectiva y la adaptabilidad a los cambios son claves para el éxito de una pequeña empresa, y un buen organigrama contribuye a ello.

En las empresas de pequeño tamaño los órganos de gobierno no tienen el peso específico que sería deseable por lo que no consiguen desarrollar unas funciones y actividad que en realidad son vitales para el éxito del negocio. En el caso de la estructura de las empresas familiares, se consideran de máxima importancia el Consejo de Administración y la Junta General.

Mientras la Junta General es el lugar donde ejercen sus derechos los propietarios en la fijación de valores y objetivos, el Consejo de Administración tiene la misión de orientar a la dirección de la empresa sobre cómo alcanzar esas metas. La decisión de crear un Consejo de Administración supone dar un gran paso en la profesionalización de la empresa, en especial cuando se incluyen expertos entre sus miembros.

Las funciones de este órgano de gobierno son distintas y numerosas, pero todas ellas se orientan a ganar competitividad y lograr un crecimiento sostenido. Su importancia es clave como parte de la estructura institucional, aunque su buen funcionamiento será decisivo para que la gestión de la empresa familiar consiga una gestión más profesional, dentro de un conjunto de órganos de gobierno colegiados y reglados a través del protocolo familiar.

Pese a que no existe un acuerdo sobre composición ni sobre el número ideal de miembros que debe tener el Consejo de Administración, es habitual que el tamaño oscile entre 5 y 11 personas, cifras impares para facilitar los acuerdos en las votaciones. Como hemos apuntado, la elección de sus miembros ha de obedecer a cuestiones puramente empresariales, en función de su experiencia y/o competencia, además de tenerse en cuenta la representatividad de los miembros familiares para evitar posibles conflictos.

Desde un punto de vista práctico, puesto que es una herramienta de gestión, el organigrama señala qué debe hacer cada integrante de la empresa dentro de la organización, así como la relación entre los departamentos. Ello no significa que una empresa familiar que no lo tenga, que disponga de uno inadecuado, desactualizado o informal, no pueda llevar a cabo sus respectivos roles o que los departamentos no realicen su desempeño sin problemas.

Recomendaciones Adicionales

• Profesionalizar la Empresa: Lo primero que queremos recomendarte es que profesionalices la empresa creando las políticas, estructuras y sistemas correspondientes.
• Conocimientos Suficientes: Aunque se trate de un negocio familiar, es importante que la persona que lo cree tenga conocimientos suficientes en el sector que va a trabajar.
• Definir Roles: También es importante que definas bien los roles de cada uno de los integrantes. Es la clave para evitar conflictos internos, que en este tipo de empresas suelen ser más graves. Así, lo mejor es crear un comité directivo y determinar los roles y, sobre todo, quién es el líder. En este caso, la democracia te puede ser muy útil.
• Separar Familia del Negocio: También es esencial que separes la familia del negocio. Por ejemplo, deberás tener cuidado con entregar puestos a algunos familiares solo por el hecho de ser familia. Por supuesto, tampoco es buena idea crear puestos para darle cabida a la familia. Y si tienes pensado cubrir algún puesto clave con algún integrante de la familia, lo ideal es que éste cumpla con los requisitos para el puesto, como si fuera alguien externo.
• Dejar al Margen a la Familia Indirecta: También te recomendamos que dejes a la familia indirecta al margen. Algunos expertos aseguran que, por ejemplo, integrar a los cuñados puede generar más conflictos que soluciones, ya que los parientes políticos pueden no ser para toda la vida.
• Crear un Protocolo Familiar: Para evitar futuros problemas, especialmente en lo que se refiere a la sucesión, es esencial crear un protocolo familiar, que debe contener aspectos de regulación, sucesión de propietarios y temas administrativos.
• Buscar Talento Externo: Para que la empresa familiar funcione, en caso de necesitar personal es recomendable buscar talento externo, es decir, personas que sean capaces de desenvolverse satisfactoriamente en el puesto en cuestión.

Al contrario de lo que sucede en compañías no familiares, donde el organigrama es impuesto a los trabajadores desde la dirección general, en las empresas familiares consensuar el organigrama es una tarea delicada. Además, esta transparencia ayuda en gran medida a que los conflictos de poder en la empresa no se trasladen al ámbito familiar.

Un error que ocurre habitualmente en las empresas familiares de varias generaciones es un exceso de puestos directivos, creados ad hoc para miembros de la familia pero que no tienen un contenido específico real. Así, la estructura comienza a transformarse en una forma ovalada.

Crear un organigrama no sólo implica seguir determinadas pautas o indicaciones técnicas. El organigrama será más o menos elaborado en función de la complejidad de la misma empresa. La simplicidad, por lo tanto, puede ser operativa, siempre y cuando la organización también tenga una estructura simple, aunque dentro de su sencillez, como todo organigrama, se ha de incluir una información mínima.

El organigrama debe clarificar esta cuestión al mostrar la estructura del proyecto. Pero cuando esta persona quiere saber cuál es su posición en la empresa, consulta el organigrama para aclarar sus dudas. Esta es una de las principales funcionalidades de esta representación gráfica de la entidad.

Cada tipo de puesto no solo está vinculado con una responsabilidad específica, sino también con la especialidad de quien está más preparado para ocuparse de esas tareas con profesionalidad. Sin duda, es importante establecer una diferenciación entre cuestiones personales y asuntos propios del negocio para potenciar la resiliencia de la empresa.

Por lo tanto, aunque es una instantánea, una fotografía de la organización interna de la empresa, en cierto modo su esquema refleja también la dinámica de la organización, por lo que también se hace necesario estar pendientes de los cambios para ir adaptándolo a las nuevas realidades y necesidades.

La relación lineal determinará la transmisión de autoridad o subordinación entre las figuras rectangulares de distinto tamaño, dentro de un esquema de flujo del trabajo vertical interconectado. La representación de las relaciones de coordinación o colaboración se pueden establecer entre áreas del mismo o distintos niveles y pueden reflejarse mediante líneas largas discontinuas.

Un organigrama empresarial nos sirve para tener un mapa mental de las personas que conforman una empresa y sobre todo de cuáles son sus responsabilidades y funciones. Un organigrama debe contemplar desde el primer responsable y mandatario de la organización hasta el último trabajador. Todo estratificado por departamentos y funciones.