Organigrama de una franquicia: estructura y ejemplos para el éxito empresarial

En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Los organigramas se erigen como herramientas esenciales para la gestión de una organización bajo la fórmula de la franquicia, que cuenta con elementos específicos, como son la estructura de la central, la selección de los franquiciados y los recursos necesarios para establecer la relación de franquicia. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental. Exploremos desde los conceptos básicos hasta las técnicas avanzadas para crear y utilizar organigramas de manera efectiva.

La importancia del organigrama en una franquicia

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR.HH. quien normalmente es responsable de crear el organigrama de la empresa, ya que se encarga de la selección, contratación y gestión del talento.

Un organigrama de una empresa se debe elaborar en el momento de creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible). Tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos.

Beneficios de un organigrama en una franquicia

• Permite analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada.
• Permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo.
• Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones.
• Facilita la mejora de la distribución de la autoridad. Puede que un trabajador tenga demasiados filtros de aprobación para hacer una tarea sencilla, o puede que haya problemas de comunicación por parte de algún líder.

Estructura de la central de franquicia

Un requisito fundamental para augurar el éxito del franquiciador consiste en que su fórmula comercial haya sido probada con buenos resultados. La primera fase, por tanto, consiste en la puesta en práctica de las ideas, conocimientos, etc., que van a ser los elementos en los que queremos fundamentar el sistema de franquicia. Este sistema tiene un componente esencialmente práctico, y uno de sus argumentos de éxito se fundamenta en que ha sido probado y experimentado con éxito.

Se precisa un espacio de tiempo continuado de éxito para asegurar la validez de la franquicia. Esta regla lo establece en dos años. La experimentación constante de nuevos productos o servicios, técnicas de ventas, formas de venta, etc., es crucial. Esta regla implica probar la validez de la fórmula en tantos mercados como corresponda, siguiendo los criterios de segmentación aplicados por cada cadena.

La central de franquicia debe contar con el equipo humano necesario para desarrollar las actividades propias de la franquicia. La central en sus inicios puede funcionar con un equipo humano reducido; el incremento del número de unidades franquiciadas implicará mayores recursos destinados a la asistencia y a la prestación de servicios.

El organigrama operativo de la central quedará integrado por las estructuras propias y externas de tu empresa, pero también por equipos consultivos y las numerosas empresas y profesionales en las que se ha asentado una política de alianzas. Se realizará una búsqueda continua de los mejores procedimientos, procesos y prácticas que se producen en el mercado con el fin de establecer unos objetivos de mejora escalonados que, paso a paso, se deben traducir en una mayor rentabilidad para franquiciador y franquiciados.

Algunos de los departamentos y roles clave en una central de franquicia son:

• Dirección de la Franquicia / Dirección de Expansión: En el inicio se encarga de la puesta en marcha, elaborar el organigrama y conseguir el personal adecuado para las funciones a realizar. Es fundamental asignar la responsabilidad de dinamizar e integrar la Red, normalmente a la figura del director de expansión o al de comunicación.
• Administración: Órgano encargado de la administración de la franquicia, sus labores irán en aumento con el crecimiento de las unidades operativas.
• Compras: Es un órgano clave en el funcionamiento y éxito de la franquicia. Su misión fundamental es comprar los productos/contratar los servicios que van a ser ofrecidos por la cadena en las mejores condiciones posibles.
• Dirección de Centros Piloto: Encargado de la supervisión y desarrollo de los centros propios para la validación del modelo.
• Recursos Humanos: Responsable de la formación de franquiciados y la gestión del personal de la central.
• Departamento Jurídico: Asesora en todos los aspectos legales de la franquicia.
• Marketing: La unidad de marketing asume las funciones de comunicación (promoción, publicidad, relaciones públicas) de la cadena.
• Análisis Financiero: Tiene como misión estimar con la mayor precisión posible la viabilidad del negocio que se pretende transmitir al franquiciado. Es importante que los datos económicos utilizados en la creación del Plan de Negocio se fundamenten todo lo posible en apreciaciones objetivas, estadísticas globales de los centros piloto y, en cualquier caso, en la experiencia previa.

El modelo startup tiene sus propias reglas y requiere de un organigrama que se adapte a su dinámica. En el contexto de una franquicia, se pueden identificar roles clave:

• CEO (Chief Executive Officer o director ejecutivo): Lidera la visión y estrategia global de la franquicia.
• CMO (Chief Marketing Officer o director de Marketing): Responsable de la estrategia de marketing y comunicación de la marca.
• Dirección General: Coordina todas las áreas y asegura el cumplimiento de los objetivos.
• Dirección de Operaciones y Franquicia: Supervisa el funcionamiento de las unidades franquiciadas y la relación con los franquiciados.
• Dirección de Finanzas y Administración: Gestiona los recursos económicos y administrativos.

Sobre este dibujo básico, es importante equilibrar la estrategia y la tecnología. Un organigrama eficaz en una franquicia debe garantizar la claridad y transmisibilidad de la propuesta de valor. La esencia de una franquicia radica en replicar un modelo de éxito. También es fundamental el equilibrio entre centralización y autonomía para asegurar el control que da consistencia de marca en áreas como marketing global, desarrollo de producto o I+D. Se busca un equilibrio entre necesidades y recursos para garantizar la viabilidad económica; una estructura sobredimensionada encarece la operación y ralentiza la toma de decisiones, mientras que un organigrama muy reducido no permite prestaciones adecuadas a los franquiciados. Al tratarse de un modelo expansivo, la estructura debe sentar las bases para un crecimiento sostenible, ordenado y medible.

Selección de franquiciados

Cada enseña requiere un perfil específico de franquiciado. Una correcta selección de los franquiciados resulta fundamental en el éxito de la cadena franquiciada. Para una correcta selección se hace imprescindible dotarse de un conjunto amplio de candidatos con garantía. Una vez que el franquiciador determina la descripción de las características que debe tener el franquiciado, hay que proceder a la especificación del puesto, incluyendo las capacidades físicas.

Existen diferentes tipos de candidatos que buscan integrarse en una red de franquicias:

• Comerciantes independientes: Ante el incremento de la competitividad, muchos comerciantes se ven incapaces de seguir enfrentándose por sí mismos al mercado.
• Franquiciados actuales: Buscan aumentar sus inversiones o abrir nuevos negocios para ellos mismos, para alguno de sus hijos u otros familiares.
• Autoempleo o reconversión profesional: La franquicia como fórmula de autoempleo, o como reconversión profesional.

Medios de reclutamiento de franquiciados

Cada empresa diseñará el plan de medios de reclutamiento más adecuado al perfil del candidato al que trata de acceder. Además de medios ‘informales’, como los contactos, los medios más utilizados son los siguientes:

1. Medios de Comunicación: La prensa, incluyendo diarios y revistas, es el medio más utilizado para el reclutamiento, muy por encima de otros, como la radio o la televisión. En cuanto a los anuarios, permiten a los candidatos obtener información sobre las franquicias existentes y los pormenores de las condiciones de la franquicia obtenida.
2. Ferias de Franquicia: Concentran en el mismo lugar y un corto espacio de tiempo (suelen tener una duración que oscila entre tres y siete días) a la oferta y la demanda.
3. Internet: Las páginas de Internet permiten un contacto directo entre franquiciadores y franquiciados, también se utilizan como medio para el reclutamiento de candidatos. También existe la posibilidad de contactar directamente con aquellos posibles franquiciados que sepa que están interesados en integrarse en la red, lo que implicaría un comportamiento activo en la búsqueda de candidatos.

Proceso de selección de franquiciados

Una vez culminada la fase de reclutamiento, y una vez provistos de un número idóneo de candidatos, se procede a la selección entre los mismos:

• Impresos de solicitud: Este impreso, que suele ser breve, sirve como primer filtro de candidatos, y su misión es descartar a las personas que no cumplan alguna de las condiciones y requisitos fundamentales para adherirse a la Red.
• Entrevistas: Son un instrumento decisivo en la selección de franquiciados, y complementan la información recogida en los impresos de solicitud. Sirven para verificar que los datos recogidos en los impresos de solicitud son verdaderos, así como para obtener datos adicionales (situación económica, financiera y familiar del candidato, etc.). La entrevista debe servir para evaluar si el candidato posee las capacidades necesarias para llevar con éxito la franquicia, e igualmente, para valorar si su personalidad se corresponde con el perfil de franquiciado idóneo.
• Tests: Son elementos que facilitan la decisión.
• Carta o declaración de intenciones: Se trata de un instrumento específico de la franquicia. Es un documento en el que el candidato plasma por escrito su voluntad de entrar en la cadena franquiciada y se utiliza cuando la firma del contrato está próxima.
• Formación: En ocasiones, la formación del candidato se realiza previamente a la firma del contrato de franquicia.

Tipos de organigramas y su aplicación en franquicias

La estructura organizacional de la empresa influirá en las decisiones estratégicas que deben tomar los responsables de Recursos Humanos y servirá de guía para las vinculaciones jerárquicas de la plantilla. Dependiendo del tamaño y del sector al que se dedique la empresa será conveniente utilizar cierto tipo de organigrama. Hay muchísimos tipos de organigrama y, de hecho, en cuanto a diseño, no tienen límite siempre que sea la mejor manera de reflejar la información que contienen.

Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible.

Tipos de organigramas según su contenido

1. Organigramas informativos: Ofrecen una visión simplificada de toda la organización, ya que solo muestran la información más relevante.
2. Organigramas analíticos: Muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización.
3. Organigramas formales: Representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una empresa y requieren de aprobación previa.

Tipos de organigramas según su estructura

1. Organigrama jerárquico (o vertical): Es el más común, pues depende del poder o control dentro de la empresa (de mayor a menor), siguiendo un diseño piramidal. Los datos se representan en forma de pirámide, de arriba a abajo. Se comienza por el CEO y se sigue por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta llegar a todos los integrantes de la empresa.
2. Organigrama matricial: Es típica en empresas con más de un director, o más de un responsable por proyecto, o más de un superior por departamento o trabajador.
3. Organigrama plano: Un organigrama sin cargos de mando intermedios, dejando solo dos roles: directivos y empleados.
4. Organigrama horizontal: Los datos se ordenan de izquierda a derecha, mostrando la jerarquía de forma lateral.
5. Organigrama circular: En el centro está la dirección y alrededor los demás miembros ocupando un puesto en base a su cargo y poder. Este tipo de organización es común en las empresas que practican la cultura de la holocracia. Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización.
6. Organigrama mixto: Como su nombre lo dice, este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
7. Organigrama funcional: Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir como una jerarquía.

Otro aspecto importante entre un organigrama funcional y un organigrama estructural es el tamaño de la empresa, la naturaleza del negocio, los objetivos estratégicos y la cultura organizacional. Mientras que el organigrama estructural representa la organización típica y estructurada, el organigrama funcional es más específico.

Ejemplos de organigramas en diferentes empresas y franquicias

Para entender mejor cómo funcionan los organigramas en distintas empresas, te traemos algunos casos más específicos. Es importante definir las responsabilidades de cada integrante, ya que esto evita problemas como repeticiones de tareas.

Organigrama de una empresa industrial: Suelen ser los más sencillos de ilustrar, aunque también los que incluyen más trabajadores. En caso de que el organigrama deba ser demasiado grande, podrá dividirse en organigramas de menor tamaño.

Organigrama de una empresa de transporte: Suelen tener un gerente general, seguido de un jefe de administración y finanzas y otro de operaciones.

Organigrama de una empresa de construcción: La mayoría de empresas de la construcción suelen tener un propietario que está al cargo de muchas de las gestiones, y muchos de los demás trabajadores están al mismo nivel.

Organigrama de McDonald's: El organigrama de McDonalds es muy grande, ya que así son las dimensiones de la empresa.

Organigrama de hoteles Hilton: El servicio de los hoteles Hilton está entre los mejores del sector, y eso es por su capacidad operativa.

Consejos para crear un organigrama efectivo

• Definir lo que se quiere reflejar: Cada organigrama es diferente, primero se tienen que definir lo que se quiere reflejar en él.
• Dividir en departamentos: Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo.
• Asignar responsabilidades y tareas: Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras.
• Incluir a todos los trabajadores: Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado; así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores.

Para empresas pequeñas o en etapa inicial, se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o PowerPoint. Sin embargo, si la empresa crece, es crucial utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea que haya una nueva incorporación o baja en el equipo.

La inteligencia artificial se está utilizando para analizar y optimizar la estructura organizativa. El objetivo de las empresas es combinar diferentes modelos organizativos para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes del negocio. El organigrama de una empresa es una herramienta fundamental para garantizar la fluidez en las comunicaciones, la transparencia y la productividad del equipo. Se fomenta la formación de equipos con diversas habilidades, conocimientos, enfoques y capacidades, para abordar problemas complejos y proyectos innovadores.