Orden Financiero para PYMES: La Guía Completa para el Éxito Empresarial

Un emprendimiento no solo se sustenta en una idea innovadora: uno de los pilares fundamentales en su ejecución y éxito reside en sus finanzas. Ya sea que estés en la etapa de planificación o ya estés dando los primeros pasos, tendrás que prestar mucha atención a cómo administrar los activos asociados a tu idea. La clave para organizar las finanzas de tu empresa es mantener un registro detallado de los ingresos y gastos, y establecer un presupuesto realista. Esto te permitirá tomar decisiones financieras informadas y evitar problemas de liquidez. ¡No subestimes el poder de la planificación financiera!

Manejar una empresa no es sencillo, sobre todo en cuanto a la gestión de gastos se refiere. Hay muchos elementos a tener en cuenta durante el proceso, por lo que la gestión financiera es una de las áreas más difíciles, y más aún si no tienes los conocimientos suficientes. Sin embargo, para mantener este ecosistema empresarial no solo es importante que sobrevivan, sino también que prosperen. Las finanzas de tu empresa pueden determinar su éxito y, en consecuencia, es fundamental que utilices todas las herramientas que tengas a tu alcance para hacerlo de la mejor forma posible.

¿Qué es un Plan Financiero y por qué es Vital para tu PYME?

Un plan financiero de empresa es un documento estratégico que detalla las proyecciones económicas del negocio. Es una hoja de ruta con la que prever, controlar y tomar decisiones financieras estratégicas. Este documento recoge la planificación económica y financiera de un negocio, incluyendo presupuestos, previsiones de ingresos y gastos, necesidades de inversión y estrategias de financiación.

El plan financiero de una empresa no solo es una herramienta de previsión y control. Se elabora al crear la empresa o al definir un nuevo rumbo estratégico. Con él puedes anticiparte a escenarios negativos (caída de ventas, subida de precios, impagos…).

Definiciones Clave en el Ámbito Financiero

• Análisis financiero: Se refiere a la disciplina que evalúa el desempeño de una empresa, normalmente sustentado en cuatro elementos: rentabilidad, endeudamiento, liquidez y operación del negocio. Dentro de cada categoría existen indicadores que puedes calcular e interpretar para entender cómo está tu negocio en este ámbito.
• Flujo de caja: Es un indicador que compara los ingresos y egresos de tu comercio, entregando un valor positivo o negativo.
• Pasivos: Este concepto se usa para cualquier recurso en tu negocio que provenga de terceros.
• Patrimonio: Este concepto abarca los bienes, derechos y obligaciones de tu emprendimiento.

Pasos Esenciales para una Administración Financiera Exitosa

Enfrentar las finanzas de tu negocio puede ser una tarea demandante y compleja. Por lo tanto, es fundamental dividir tus esfuerzos en áreas más específicas, donde podrás enfocar tus esfuerzos con mayor atención. No importa si eres tú el encargado de revisarlas o le has relegado la tarea a otra persona, a continuación, hemos compilado los pasos básicos que te ayudarán a crear una imagen financiera completa.

1. Conoce tu Posición Financiera Actual y Realiza un Análisis Retrospectivo

Antes de trazar tu plan, es básico que conozcas la posición financiera actual de tu empresa. Para ello, evalúa detalladamente tus ingresos, tus gastos y tu flujo de caja. El primer paso de toda planificación es mirar hacia atrás: evaluar los estados financieros, analizar el balance general, el estado de resultados y el flujo de caja. Observa los ingresos, gastos, márgenes de beneficio y niveles de endeudamiento, e identifica patrones. Compara los resultados con años anteriores para detectar tendencias.

Además, revisa las metas pasadas. Si el año anterior se establecieron objetivos financieros, puede ser oportuno comprobar cuáles se cumplieron y cuáles no. Siempre que comenzamos con cualquier tipo de análisis, tenemos que determinar claramente cuál es nuestro punto de partida.

2. Establece Objetivos Financieros Realistas y SMART

Tras ubicarte, mira hacia adelante. Es decir, llega el momento de fijar unas metas financieras realistas y alcanzables. Toda planificación necesita un destino. No basta con decir “quiero vender más” o “quiero gastar menos”: hay que establecer metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido).

• Específicas
• Medibles
• Alcanzables
• Relevantes
• Temporales (Limitadas en el tiempo)

Al alinear tus objetivos con la misión y la visión de tu negocio, dibujarás un marco para impulsar tu crecimiento económico. Estas metas deben estar alineadas con la estrategia general: expansión, consolidación, digitalización, internacionalización, etc.

3. Diseña Estrategias de Gestión y Control de Liquidez

El tercer paso será decidir por dónde vas a ir. En este punto, gestionar eficientemente la liquidez y tu capital de trabajo te asegura estabilidad financiera a corto plazo. Un flujo de caja bien gestionado permite detectar anticipadamente posibles tensiones de tesorería, tomar decisiones sobre inversión o endeudamiento y optimizar los cobros y pagos. Para que tu empresa sea sostenible, lo ideal es que el flujo de caja operativo sea siempre positivo.

La regla básica de las finanzas es que las ventas superen los costos. Pero la realidad es un poco más compleja, porque hoy en día existe el crédito. Es una forma de asegurarnos que no nos pille la máquina. El flujo de caja nos permite no solo ordenar el dinero en el tiempo, sino también proyectar al futuro.

Con un flujo de caja saludable es más fácil poder estar al tanto de qué está pasando en la empresa y organizar las finanzas. Igual de importante es la capacidad que esto te brinda para poder tomar buenas decisiones proyectarse a futuro. Sin la información del flujo de caja es imposible planificar a largo plazo.

4. Elabora un Presupuesto Financiero Preciso y Detallado

Ahora sí, toca elaborar un presupuesto financiero preciso y detallado que refleje esos objetivos y estrategias. En él debes asignar los recursos de manera efectiva y estar dispuesto a adaptarte a los cambios que se puedan dar en tu entorno empresarial. El presupuesto es una parte del plan financiero.

Un presupuesto promedio tendrá considerados costos variables y fijos, los que se diferencian entre sí por cambiar o no de valor dependiendo de la productividad de la empresa. Su importancia radica en que te permite poner límites de gastos: si logras realizar predicciones acertadas sobre cuánto dinero tendrás que invertir en tu emprendimiento, podrás distribuirlo de mejor manera en las distintas áreas que lo componen.

Cuando hablamos de un presupuesto fijo, significa que sus ítems tendrán un precio determinado y no podrán cambiar independientemente de lo que suceda con el dinero disponible. En cambio, un presupuesto flexible se adaptará a las circunstancias con márgenes de gasto en cada ítem. Con el tiempo puedes implementar uno y, eventualmente, cambiarlo a otro según lo que demande tu emprendimiento.

El presupuesto anual es la columna vertebral de la planificación financiera. Sirve como mapa que guía cada decisión de gasto e inversión.

Consejos para un Presupuesto Efectivo:

• Usar datos reales.
• Distinguir entre gastos fijos y variables.
• Incluir un margen de contingencia.
• Considerar la inflación y los cambios fiscales.
• Controlar los cobros y pagos.
• Considerar líneas de crédito preaprobadas.

Ejemplo de Estimación de Ingresos y Distribución de Gastos

Este ejemplo muestra de forma clara cómo estimar ingresos y distribuir gastos de forma realista.

Herramientas y Estrategias Adicionales para el Orden Financiero

A su vez, contar con las herramientas adecuadas hace que la elaboración del plan financiero de una empresa sea un proceso ágil, preciso y alineado con la realidad del negocio. Hoy existen múltiples soluciones -gratuitas y de pago- que te ayudan a estructurar tu información financiera, a analizar tu situación económica y decidir mejor.

Utiliza Herramientas Financieras Adecuadas

Esta es una de las formas más eficientes para manejar las finanzas de tu empresa. Herramientas hay muchas, por eso es importante analizarlas y decantarte por la que más se ajuste a tus necesidades. Además de plantillas como la que acabamos de comentar, muchas pymes y empresas se apoyan en software financieros o ERP.

• Las hojas de cálculo (Excel, Google Sheets) son una de las más utilizadas por pymes y autónomos. Su versatilidad te da la posibilidad de crear desde presupuestos mensuales hasta complejas proyecciones de flujo de caja.
• Si buscas un mayor control, rapidez y automatización de tu información financiera, tienes soluciones específicas para empresas (software ERP, software contable).
• Tener visibilidad y control sobre tu tesorería es fundamental para tomar decisiones de financiación o inversión. Los gestores de tesorería son clave.
• También hay plantillas descargables para crear presupuestos, hacer seguimiento de objetivos económicos, estimar costes fijos y variables o diseñar un plan de rentabilidad.

Mantén tu Información de Inventario Actualizada

Muchos comercios saben que este ítem es el corazón de su emprendimiento, por lo que registrar todos los productos que pasen por tu inventario será fundamental para mantener tus finanzas en orden. Siempre etiqueta y cataloga todo, puesto que esto te permitirá reconocer cuál es la demanda de tus clientes para ajustar tu producción, evitando pérdidas. Al mismo tiempo, si mantienes un control semanal o mensual, tienes un documento que te respalda en caso de pérdidas o desajustes en el inventario real.

Reserva un Fondo de Emergencias

Aunque en un principio sea un poco difícil reservar recursos para casos de contingencia, lo cierto es que un emprendimiento se enfrentará a situaciones inesperadas en cualquier momento. Mantener dinero apartado con el fin de paliar estos escenarios puede marcar una diferencia enorme entre el éxito y el fracaso de tus operaciones.

Siéntate a pensar en los escenarios más probables como atrasos de entrega, robos, o mantenciones de urgencia que podrían afectar la operación de tu emprendimiento. Luego, cuando sea viable, comienza a mantener un fondo de emergencias al que puedas acceder inmediatamente, pero que no esté contemplado para las operaciones diarias. Lo ideal será que nunca necesites este dinero, pero tener un colchón.

Diversifica tus Ingresos lo Antes Posible

Al principio es probable que comiences con un catálogo limitado de productos y servicios. Pero, a medida que tu público vaya reconociendo tu marca y comprando, tendrás que pensar en nuevas estrategias de ventas si quieres seguir expandiéndote. Aquí puedes incluir investigaciones de mercado, preguntándole directamente a tus clientes qué les interesaría ver de tu emprendimiento o ver a la competencia para formarte un plan de acción.

Integra tus Soluciones Digitales entre Sí

El presente demanda que uses la tecnología a tu favor, ya sea promocionando tu negocio a través de redes sociales, usando métodos de pago que eliminen el uso de efectivo, o manteniendo la contabilidad financiera de tu emprendimiento con un software u hoja de cálculo. Lo importante es encontrar la forma de crear flujos de información automáticos: es decir, busca formas de que los datos económicos siempre estén actualizados con la menor intervención humana posible.

Mantén una Cuenta de Empresa Separada de tus Finanzas Personales

En un inicio es muy común que las personas usen sus cuentas personales bancarias cuando están recién empezando su negocio. Aunque esto puede funcionar a corto plazo, te darás cuenta de que mantener las finanzas personales separadas del negocio se hará cada vez más difícil a medida que vaya pasando el tiempo. Tómate el tiempo de revisar las opciones disponibles en los bancos para empresas una vez la hayas formalizado. No solo tendrás una forma fácil de mantener sus finanzas en orden, sino que también será una herramienta valiosa a la hora de optar a créditos, préstamos o beneficios. Mezclar los gastos puede resultar en un caos financiero y puede comprometer la economía y el rol de otros involucrados.

Actualiza y Respalda Toda tu Información Financiera

Las boletas, facturas y comprobantes de pago serán importantes para respaldar otros reportes financieros en caso de dudas o desajustes. Aunque muchos negocios solían usar las fotocopias como respaldo, en la actualidad la infraestructura en la nube cumple un rol vital si quieres almacenar información sensible. Puedes escanear estos documentos para compartirlos con tu equipo de trabajo, o tenerlos de referencia si así lo necesitas. Si trabajas con información desactualizada, es muy probable que cometas errores garrafales que retrasan los procesos de tu emprendimiento.

Revisa las Finanzas de tu Emprendimiento Frecuentemente

Sabiendo que estarás disperso por todos lados supervisando cada pieza en tu idea de negocio, mantén un calendario con fechas importantes como el pago a proveedores, cobros a clientes, revisión de finanzas, y todo lo relacionado a tu emprendimiento. Compártelo con el resto de tu equipo para que todos estén informados y puedan preparar su material a tiempo. De lo contrario, te arriesgas a olvidos que perjudicarán tu reputación o pondrán en riesgo todo el plan de negocio.

Consejos Adicionales para Fortalecer el Orden Financiero de tu PYME

Aunque todos los negocios son distintos, aquí te dejamos unos tips claves a la hora de organizar tus finanzas. Te darás cuenta de que no están completamente relacionados al área, pero que ayudarán indirectamente a estructurar y optimizar la economía de tu emprendimiento en el tiempo.

No Sobreestimes Ingresos ni Subestimes Gastos

Evita sobreestimar los ingresos o subestimar los gastos. La credibilidad de tu plan está directamente relacionada con su realismo. Un 30 % aprox. es un ejemplo claro de cómo estimar ingresos y distribuir gastos de forma realista.

Alinea tu Plan Financiero con tu Plan Estratégico

Tu plan económico financiero debe reflejar los mismos objetivos que el plan estratégico de tu empresa.

Busca Asesoramiento Profesional

Contar con el apoyo de un asesor financiero o un contable puede ayudarte a mejorar tu análisis y darte seguridad a la hora de tomar decisiones. Si eres organizado y no le temes a los números puedes hacerlo tú mismo, pero si no es así lo mejor es pedir ayuda. Tener un buen contador, ya sea de un colegio técnico, un instituto o la universidad, es como un arma, pues te ayuda a tener un mejor control de la empresa.

“Uno de los mayores errores de las Pymes es pensar que el contador toma decisiones”, dice González. Al final del día, quien tiene el control de la empresa eres tú. Para eso es indispensable contar con información financiera que sea actual y verídica sobre cuánto dinero entra y cuánto sale. “El flujo de caja es el que me va a indicar si me alcanza o no. Si no me alcanza entonces hay que tomar una determinación: o salgo a vender más, o pido un crédito, o lo que sea necesario para salir adelante”.

Formación y Capacitación del Equipo

Hoy en día una empresa no puede darse el lujo de no contar con colaboradores preparados en sus áreas. El mundo empresarial es cada vez más competitivo y demanda más habilidades en tecnología, que prácticamente abarca todos los ámbitos dentro de una empresa. Se sabe que mientras más capacitado esté un empleado, sabrá manejar con mayor conciencia y habilidad los recursos que tiene a su alcance para avanzar en sus actividades y lograr sus metas. No solo se espera que ya tengan cierto grado de expertise cuando son contratados, también la empresa debe promover la capacitación y actualización en sus áreas de trabajo, para que no se rompa el círculo de aprendizaje y actualización. Un colaborador capacitado es una inversión para la compañía.

Consideraciones Normativas para PYMES

Además, ten en cuenta los requisitos para ser pyme en España y los requisitos específicos por facturación como pyme. En este punto, también es importante tener presente el Plan General Contable para pymes. Este establece las normas contables que deben seguir estas empresas.

Crear una infraestructura financiera fuerte es de vital importancia para cualquier negocio, sobre todo al principio. Y aunque los gastos y finanzas de tu Pyme pueden parecer tediosos en un comienzo, se trata de una actividad vital para ordenar tu empresa, que solo te traerá beneficios.