Guía Completa de la Estructura Operativa y Gestión de un Espacio de Coworking

Detrás de cada espacio de coworking exitoso hay mucha planificación, coordinación y trabajo diario para gestionar las operaciones de coworking. Aquí tienes todo lo que debes saber sobre la gestión de espacios de coworking para que tu negocio también sea rentable.

¿Qué es un Coworking y Por Qué Son Tan Populares?

El término coworking proviene del inglés y se traduce como “trabajo compartido”. Un coworking es un espacio de trabajo flexible donde pagas por usar una mesa, una sala o una oficina sin necesidad de alquilar un local. Es un espacio compartido de trabajo donde personas de diferentes profesiones, sectores y empresas desarrollan su actividad laboral de forma independiente, pero en un entorno común. A diferencia de una oficina convencional, en un coworking no hay jefes que asignan escritorios ni normas corporativas cerradas.

Los espacios de coworking no solo son bonitos por fuera: están equipados con servicios diseñados para que puedas trabajar sin preocuparte por nada más. Este modelo reduce la barrera de entrada para emprendedores y pequeñas empresas, permitiéndoles concentrarse en crecer sin preocuparse por los gastos fijos de infraestructura.

Los orígenes del coworking, tal como lo conocemos hoy en día, comenzaron a tomar forma a principios de la década de 2000. El término "coworking" fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco, quien buscaba una solución a la soledad del trabajo freelance y la rigidez de las oficinas tradicionales.

Hoy en día, el coworking sigue siendo extremadamente popular por varias razones:

• Flexibilidad: Se adapta a las nuevas formas de trabajo, ofreciendo libertad para elegir dónde, cuándo y cómo trabajar sin comprometer la profesionalidad.
• Fomento de la colaboración y la comunidad: Permite la interacción con profesionales de distintos sectores, abriendo oportunidades para networking, colaboración en proyectos y aprendizaje mutuo.
• Costos más bajos y optimización de recursos: Ofrece un entorno profesional sin los altos costos de una oficina privada, con planes flexibles que se adaptan a diversas necesidades.
• Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Su diseño cuidadoso incluye iluminación natural, espacios abiertos, zonas de descanso y áreas creativas para un ambiente inspirador.
• Diversidad de servicios y comodidades: Proporciona internet de alta velocidad, café ilimitado, salas de reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos, entre otros.
• Alineación con tendencias actuales: Se ajusta al auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance y la búsqueda de equilibrio entre la vida personal y profesional.

¿Qué es la Gestión de Espacios de Coworking?

La gestión del espacio de coworking es la forma en que se llevan a cabo las operaciones diarias del coworking. Es el trabajo entre bastidores que hace que todo funcione a la perfección para tus miembros, aunque requiere mucho esfuerzo y planificación.

Por Qué Son Importantes las Operaciones de Coworking

En el centro de una excelente gestión del espacio de coworking hay un gran objetivo: la eficiencia. Cuando las operaciones diarias se desarrollan sin problemas, todo va mejor, tanto para tu equipo como para tus socios. Un espacio bien gestionado transmite una sensación de tranquilidad, fiabilidad y profesionalidad.

Los socios pueden centrarse en su trabajo sin distraerse por cafeteras estropeadas, salas de reuniones desordenadas o reservas confusas. Y tu equipo puede dedicar más tiempo en crear comunidad en lugar de apagar incendios.

Un buen funcionamiento del coworking también te ayuda a ahorrar tiempo y reducir el estrés. Con los aspectos básicos como la facturación, las reservas de espacio y la limpieza cubiertos, puedes centrarte en hacer crecer tu negocio de coworking.

Áreas Clave de la Gestión Operativa de un Coworking

La gestión diaria de un coworking abarca diversas áreas esenciales para su buen funcionamiento:

1. Limpieza y Mantenimiento

Mantener tu espacio limpio y en buen estado significa limpiar regularmente los espacios compartidos, los baños, las cocinas y las zonas privadas, preferiblemente fuera de las horas punta para evitar molestias. También es importante arreglar rápidamente las pequeñas cosas, como luces rotas, escritorios tambaleantes o grifos que gotean, ya que pueden causar una mala impresión si no se solucionan.

2. Recepción y Asistencia a los Socios

La zona de recepción es lo primero que ve la gente, y la primera impresión es importante. Un equipo de recepción amable y servicial puede marcar la pauta para todo el espacio. Reciben a los huéspedes, responden a sus preguntas, clasifican el correo y, en general, se aseguran de que los miembros se sientan bienvenidos y atendidos. Si no tienes a alguien en la recepción a tiempo completo, asegúrate de que los miembros dispongan de medios claros para ponerse en contacto contigo cuando necesiten ayuda, como un sistema de mensajería, un correo electrónico de asistencia o un servicio de ayuda basado en una aplicación.

3. Acceso y Seguridad

Los miembros necesitan sentirse seguros y tener fácil acceso a tu espacio. Muchos espacios de coworking utilizan tarjetas magnéticas o aplicaciones móviles para gestionar quién puede entrar y cuándo. Esto garantiza la seguridad y te ayuda a realizar un seguimiento del uso. Una buena gestión del acceso también implica establecer normas para los visitantes, como exigir el registro previo o limitar el acceso a determinadas zonas, con el fin de proteger la privacidad de todos y garantizar la seguridad.

4. Reservas y Gestión de Recursos

Una de las tareas diarias más habituales en un espacio de coworking es la reserva de salas de reuniones u oficinas privadas. Cuanto más fácil sea para los miembros reservar lo que necesitan, mejor. Una buena plataforma de coworking permite a los miembros reservar con antelación, consultar la disponibilidad en tiempo real e incluso gestionar las reservas desde su teléfono.

5. Facturación y Pagos

Gestionar la facturación manualmente puede ser un quebradero de cabeza. Con las herramientas adecuadas, puedes automatizar la facturación y los pagos, facturando a los miembros automáticamente en función de su plan, uso o cualquier extra que compren (como entradas para eventos o aperitivos). También puedes enviar recordatorios, realizar un seguimiento de los pagos atrasados y conectar todo con su software de contabilidad, para que nada se le escape.

6. Suministros y Servicios

Mantener la cocina bien surtida, las impresoras cargadas y los suministros de oficina a mano es una de esas pequeñas cosas que los miembros realmente aprecian. Establece un sistema para comprobar y reponer regularmente los artículos esenciales, de modo que nunca te pille desprevenido.

7. Participación de la Comunidad y los Miembros

Las operaciones no solo tienen que ver con la logística, sino también con las personas. Una parte importante de la gestión de un espacio de coworking consiste en crear un fuerte sentido de comunidad. Eso significa organizar eventos, fomentar la colaboración y crear momentos para que los miembros conecten entre sí.

Como puedes ver, muchas de las operaciones de coworking pueden automatizarse, lo que nos lleva al siguiente punto:

Optimización de la Estructura Operativa del Coworking

1. Automatizar las Tareas Cotidianas

No hace falta que te ocupes de todo manualmente. ¡Para eso está el software de coworking! Estas son algunas de las tareas de gestión de un espacio de coworking que puedes automatizar:

• Pagos y facturación: Envío de facturas periódicas, cobro automático y recordatorios de pagos atrasados.
• Reservas y programación: Aprobación automática de reservas, límites de uso y programación inteligente.
• Incorporación de miembros: Correos electrónicos de bienvenida, firma digital de contratos y configuración automática del control de acceso.
• Acceso y seguridad: Concesión o revocación automática de acceso a puertas y generación de pases de visitante.
• Comunicación y compromiso: Anuncios de eventos, boletines informativos y encuestas programadas.
• Informes y análisis: Informes semanales/mensuales sobre ocupación, reservas e ingresos, y paneles de control en tiempo real.

2. Crear una Pila Tecnológica Integrada

Hoy en día, los espacios de coworking modernos funcionan sin duda gracias a la tecnología, desde los sistemas de control de acceso hasta la reserva de puestos de trabajo, software de registro de visitantes y soluciones de gestión de espacios de coworking. Pero también es importante asegurarse de que todos los sistemas funcionen bien juntos. Tener las herramientas adecuadas es fantástico, pero la verdadera magia ocurre cuando esas herramientas se integran en una pila tecnológica de coworking.

Imaginemos que un miembro reserva una sala de reuniones en tu aplicación de coworking. Al instante, la cerradura inteligente de esa sala le da acceso, la reserva se añade a su Google Calendar y tu sistema de facturación registra el cargo. Sin pasos adicionales, sin seguimiento manual. Todo funciona a la perfección. Para que funcione, busca un software de coworking que se conecte con tus otras herramientas cotidianas. Por ejemplo:

• Herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero.
• Cerraduras inteligentes y sistemas de control de acceso como Kisi o Tapkey.
• Aplicaciones de calendario como Google Calendar o Outlook.
• Herramientas de comunicación como Slack o plataformas de correo electrónico.
• Pasarelas de pago como Stripe o GoCardless.
• Herramientas de gestión de WiFi como IronWiFi.
• Soluciones de acceso a impresoras como ezeep o Papercut.

3. Establecer un Sistema de Gestión Escalable

A medida que tu espacio de coworking crece, las cosas pueden ponerse muy ajetreadas rápidamente. Sin duda, puede ser de gran ayuda contar con sistemas claros. Piensa en ello como si estuvieras creando un manual de estrategias para tu equipo, de modo que todos sepan exactamente qué hacer y cuándo hacerlo.

Empieza por anotar cómo gestionas actualmente las operaciones habituales del coworking. Por ejemplo, ¿qué ocurre cuando alguien avisa de que una silla está rota? ¿Cómo se aprueba una reserva? ¿Qué pasos hay que seguir para dar la bienvenida a un nuevo miembro? Una vez que tengas estos procesos bien definidos, resultará mucho más fácil formar a los nuevos miembros del equipo o delegar tareas sin que se pase nada por alto.

No es necesario complicarlo, incluso una simple lista de verificación puede ser de gran ayuda. Intenta llevar un registro de tus tareas diarias y semanales, y crea guías rápidas paso a paso para cosas como abrir el espacio por la mañana, preparar un evento o dar de alta a un nuevo miembro en tu sistema. Estos pequeños sistemas te ayudarán a mantenerte organizado y a encontrar formas de automatizar nuevas tareas con el tiempo.

Tabla: Resumen de Áreas Operativas Clave y su Optimización

Diseño y Planificación para una Operación Eficiente

Diseñar un coworking exitoso requiere una planificación cuidadosa que combine funcionalidad, estética y tecnología. Un buen diseño debe equilibrar comodidad, funcionalidad y estética para fomentar la productividad y la interacción entre usuarios.

1. Consideraciones Iniciales de Diseño

• ¿Será un coworking general o especializado?
• ¿Qué tipo de profesionales lo usarán?
• ¿Cuál será el ambiente del coworking?

Un coworking está diseñado para adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Además, estos espacios suelen estar pensados con un diseño atractivo, luz natural, buena ventilación y mobiliario ergonómico.

2. Espacios Clave dentro del Coworking

Un buen diseño de coworking debe ofrecer diferentes áreas para adaptarse a las necesidades de los usuarios:

• Área de trabajo abierta: La zona principal con mobiliario cómodo y funcional, como escritorios grandes y sillas ergonómicas. Los ambientes diáfanos y amplios son los mejores, ya que en ellos se puede distribuir uniformemente la luz sin ningún tipo de obstáculo.
• Oficinas privadas y salas de reuniones: Espacios para quienes necesitan privacidad. Las salas de reuniones son esenciales y deben estar equipadas con pantallas, proyectores y buena acústica. Si quieres crear áreas privadas, se recomienda utilizar elementos translúcidos como por ejemplo las mamparas de oficina.
• Zonas de descanso y networking: Espacios donde los miembros puedan relajarse, conversar o simplemente tomar un café. La idea es tener un lugar versátil para interactuar de manera informal con otros compañeros. Estos espacios también sirven como cafetería o zona para eventos.
• Zonas individuales con privacidad: Un moderno centro de coworking debe brindar diferentes alternativas de privacidad para los usuarios, pues no todo el tiempo conviene hacer trabajos en grupo.

Igualmente, debe haber tableros o carteleras de corchos para la organización del trabajo, también se requiere de estantes y sitios para almacenar algunos útiles.

3. Mobiliario y Tecnología Adecuada

• Mobiliario ergonómico: Sillas y escritorios de alta calidad para promover la comodidad y el bienestar.
• Iluminación adecuada: Aprovechar la luz natural y complementarla con iluminación LED en zonas de trabajo.
• Tecnología y conectividad: Internet de alta velocidad imprescindible, red WiFi robusta, enchufes y cargadores en cada estación de trabajo, pantallas y proyectores en salas de reuniones. Los coworkings son edificios actualizados en tecnología por la autonomía que ofrece a sus usuarios.

4. La Ubicación Ideal

La ubicación es clave para el éxito de un coworking. Busca un lugar que esté bien comunicado, cerca de estaciones de transporte público. Evalúa los servicios que ofrece la zona (restaurantes, cafeterías, tiendas) y asegúrate de que la ubicación sea visible o tenga fácil acceso.

5. Servicios Adicionales que Marcan la Diferencia

Para que tu coworking destaque entre la competencia, debes ofrecer servicios adicionales que atraigan a tus usuarios:

• Climatización eficiente.
• Consignas o taquillas personales.
• Cafetería o cocina compartida.
• Salas de eventos o formaciones.

Aspectos Organizativos y de Personal para la Operación

El organigrama, así como las funciones y roles del coworking o coliving, dependerán en gran medida del modelo de negocio adoptado. La integración de un sistema inteligente de edificio ayuda a optimizar el rendimiento y buen funcionamiento del espacio.

1. Roles Clave del Equipo

• Director o gerente: Responsable de finanzas, marketing y ventas.
• Gestor de la comunidad: Responsable de los miembros y de establecer las conexiones entre ellos, organiza y dinamiza las actividades de la comunidad y se encarga junto con el gestor de coworking del día a día del espacio, así como la experiencia del usuario.

El coworking es una industria que se ha desarrollado en el periodo de diez años, con lo que es difícil encontrar profesionales experimentados. No obstante, al ser un negocio de hospitalidad, muchos profesionales de este sector se adaptan con facilidad al trabajo ofertado por los espacios de coworking. Existen formaciones para equipos y gestores de espacio de coworking.

2. Documentación Operativa Esencial

Hay una serie de documentación específica para la gestión de espacios de coworking que definen procesos y protocolos de actuación como por ejemplo:

• El contrato de coworking.
• El libro de convivencia.
• Protocolo de actuación para los gestores.
• Libro para el empleado (definición de roles y funciones de cada puesto).
• Protocolos para hacer seguimiento de la experiencia del usuario desde el inicio hasta la salida.
• Gestión de soporte e incidencias, entre otros.

3. Cumplimiento de Requisitos Legales

Abrir un coworking también implica cumplir con ciertos requisitos legales:

• Licencias de actividad y uso de suelo: Necesitarás obtener una licencia específica para operar tu coworking y asegurar que el local esté autorizado para ser usado como un espacio de trabajo.
• Seguridad y normativas laborales: Tu coworking debe cumplir con las normas de seguridad y accesibilidad para personas con movilidad reducida.

4. Estrategias de Marketing para la Operación

Es importante empezar tanto el proceso comercial como el proceso de creación de la comunidad (online y offline) antes de la apertura del espacio. Recuerda iniciar tu plan de lanzamiento al menos 6 meses antes de abrir tu espacio, es muy duro abrir sin miembros. Una vez inaugurado el coworking, el acompañamiento continuo a través de reuniones periódicas es crucial.

• Crea un sitio web atractivo y funcional con sistema de reservas online.
• Utiliza técnicas de posicionamiento SEO y presencia en redes sociales.
• Organiza eventos de networking o jornadas de puertas abiertas para promocionar el espacio y construir comunidad.