Qué es un modelo Business Case en proyectos: Guía completa
Es muy probable que en la empresa en la que trabajes hayas escuchado sobre la elaboración de algún Business case por parte de los líderes de las áreas, pues ciertamente es una práctica común en muchas organizaciones, e incluso necesaria a la hora de tomar decisiones comerciales. Comprendamos primero que un business case no es más que una herramienta, y a la vez una técnica, que permite analizar una propuesta, idea o proyecto en todas sus etapas, a fin de tomar mejores decisiones sobre su ejecución o implementación.
En el mundo de la gestión de proyectos, cada iniciativa comienza con una idea o una necesidad. Sin embargo, convertir esas ideas en realidades exitosas requiere más que inspiración; requiere un enfoque riguroso y planificado. Aquí es donde entra en juego el Business Case o caso de negocio. Un Business Case es un documento estratégico que justifica la inversión de recursos en un proyecto específico. Funciona como un argumento lógico que demuestra por qué un proyecto vale la pena y cómo se alinea con los objetivos y estrategias de la organización.
¿Para qué sirve el Business Case en la empresa?
El business case es una herramienta fundamental para tomar decisiones informadas en el ámbito empresarial, ya que ayuda a los líderes a evaluar la viabilidad financiera y estratégica de las inversiones y proyectos antes de comprometer recursos significativos. Si bien ambos (business case y business plan) se enfocan en oportunidades de negocio, uno se centra en los alcances a corto plazo y el otro adopta un enfoque global y a largo plazo.
Diferencias clave entre herramientas de gestión
| Característica | Business Case | Business Plan | Project Charter |
|---|---|---|---|
| Objetivo | Justificar una inversión específica. | Estrategia global a largo plazo. | Autorizar y guiar la ejecución. |
| Alcance | Táctico y analítico. | Estratégico y operativo completo. | Objetivos, alcance y roles. |
Cómo elaborar un Business Case efectivo
Elaborar un business case no es tarea fácil pues implica conocimiento y la aplicación de competencias muy concretas. Si nunca has escrito uno, es importante seguir una estructura clara para obtener todo lo que necesitas para gestionar un proyecto de manera exitosa.
- Resumen ejecutivo: Presenta todos tus hallazgos y haz una recomendación a la empresa.
- Situación o contexto: Explica las internalidades y externalidades que caracterizan a la empresa actualmente.
- Problema u oportunidad: Articula de manera concisa tu comprensión de los problemas u oportunidades.
- Soluciones propuestas: Describe las opciones, sus ventajas y cuál es la más viable.
- Finanzas: Presenta las estimaciones cuantitativas para validar la oportunidad de negocio.
- Riesgos y dependencias: Identifica desafíos potenciales y estrategias de mitigación.
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Competencias evaluadas mediante un Business Case
Diversas organizaciones han decidido incorporar el business case como una evaluación adicional en sus procesos de selección. Al no ser un solo evaluador sino varios observando el desarrollo del caso, se pueden medir competencias críticas:
- Planificación: Capacidad para determinar eficazmente metas y prioridades de su tarea, área o proyecto, y especificar las etapas, acciones, plazos y recursos requeridos.
- Visión estratégica: Capacidad para comprender los cambios del entorno y establecer su impacto a corto, mediano y largo plazo en la organización.
- Análisis: Dominio de KPIs, conceptos financieros y capacidad de resolución ante situaciones ficticias de crisis.
Consejos para la presentación ante los evaluadores
Toda presentación de Business case debe comenzar haciendo la introducción al caso, aún y cuando pueda parecer repetitivo, pues ello refleja los aspectos claves que fueron tomados en cuenta a la hora de desarrollarlo. No es conveniente explicar lo que se va a hacer sin exponer el análisis previo realizado, ya que precisamente con esto se evidencian algunas competencias como planificación estratégica y capacidad de análisis. Por ello, recomiendo usar, por ejemplo, un análisis FODA para explicar el proceso de análisis de los datos expuestos en el ejercicio.
Para finalizar, una última lámina de cierre permitirá exponer: los resultados que se esperan alcanzar, cómo se visualiza a futuro el entorno una vez implementado el plan y el impacto que se aspira alcanzar a diferentes niveles. Siempre recomiendo que al momento de exponer un business case, se defienda lo allí expuesto pues eso reflejará seguridad y confianza sobre lo que hiciste.