Microsoft Dynamics 365: La Solución Integral ERP y CRM para la Transformación Empresarial

Las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), también conocidas como software de gestión empresarial, software comercial o software de empresa, son herramientas fundamentales en el día a día de cualquier tipo de compañía, sin importar su tamaño o sector.

Estas soluciones permiten la automatización y gestión de todos los procesos de negocio, desde producción, compras, ventas y almacén, hasta finanzas, recursos humanos, cadena de suministro y proyectos.

Las soluciones ERP y CRM de planificación de recursos empresariales de Microsoft Dynamics proporcionan a los miembros de tu organización las mejores herramientas de gestión para supervisar todos los procesos de negocio: finanzas, gestión de la cadena de suministro, fabricación, operaciones y toda la información estratégica para tomar decisiones mejor informadas.

Evolución de las Soluciones ERP de Microsoft

Microsoft ha estado trabajando en los últimos años en el diseño y desarrollo de un ERP totalmente ubicado en la nube. La compañía ha estado revisando muchas versiones y ha pensado muchos nombres para este producto, causando de esta manera mucha confusión.

Originalmente, Microsoft ofrecía soluciones específicas para diferentes tamaños de empresa:

• Microsoft Dynamics NAV es el ERP para la pequeña y mediana empresa. NAV es una solución que te permite gestionar tu contabilidad y finanzas, cadena de suministro y operaciones. El ERP Dynamics NAV es una solución indispensable para ayudar a las PYMES a ganar en reactividad en un contexto económico muy competitivo.
• Microsoft Dynamics AX es la solución ERP destinada a las grandes empresas y multinacionales. Dynamics AX es una solución global que ofrece funciones para la gestión integral de operaciones a nivel internacional de empresas retail, fabricación, servicios profesionales y distribución.

Con el tiempo, Microsoft ha unificado y transformado estas ofertas bajo el paraguas de Dynamics 365.

El Camino hacia Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365, después de un largo periodo de desarrollo y ajustes, se ha diseñado claramente para grandes empresas, convirtiéndose en una solución que se encuentra totalmente en la nube. Se puede comprar en forma de software como servicio (Software as a service, SaaS). Con este sistema, Microsoft destaca la combinación de ERP y CRM.

En un principio, se pensaba que Microsoft se quedaría con una estructura de paquetes bastante tradicional, de la cual se planearon dos versiones: Business y Enterprise. Estas dos versiones serían las equivalentes en la nube para Microsoft Dynamics NAV y Dynamics AX, respectivamente.

Sin embargo, Microsoft finalmente hizo una división de lanzamiento. Inesperadamente, Microsoft tomó la decisión de hacer desaparecer la edición de Dynamics 365 Business poco a poco de los mercados estadounidense y canadiense. Esto hizo que Dynamics 365 Enterprise Edition fuera rebautizada con un nombre más corto, Dynamics 365.

Mientras tanto, Microsoft presentó una alternativa para las pymes: NAV 2018. NAV se encuentra a menudo alojado en la nube por los partners, aunque en principio fue desarrollada como una solución en local. Por esta razón, Microsoft lanzó el 2 de abril de 2018 al mercado Business Central, una variante en la nube.

Hoy en día, las empresas todavía pueden elegir entre los diferentes paquetes, tanto en local como en la nube, que tiene Microsoft. Aunque Microsoft se haya unido a la nube, eso no significa que abandone por completo a los clientes que trabajan en local. Microsoft afirma que seguirá existiendo la versión local de AX. Está previsto que en enero de 2023 salga el soporte para la última versión, AX 2012 R3.

Microsoft Dynamics 365: La Suite en la Nube

Dynamics 365 es más que una solución de gestión empresarial; se trata de una plataforma altamente integrada en el universo de Microsoft. Es un programa de última generación para gestionar todos los recursos y procesos empresariales, ya sean finanzas, ventas, recursos humanos, cadena de suministros, etc.

Microsoft te ofrece una integración insuperable con todas sus herramientas y aplicaciones, como Microsoft Azure, Microsoft Teams, Microsoft Power Apps, Office 365, OneDrive y SharePoint, y Outlook.

Beneficios Clave de Dynamics 365

• Tu oficina en tu portátil…o en tu móvil: Con Dynamics 365, lleva tu oficina contigo. Toda tu información y procesos al alcance de tu mano.
• Un ERP hecho a tu escala: Paga solo por lo que necesitas y cuando lo necesites. Unifica todas tus áreas de negocio y haz de tu empresa un espacio orgánico y fluido.
• Resultados a la velocidad de la luz: Disfruta de los resultados ahora. Dynamics 365 tiene una filosofía de implantación rápida.
• Ponle alas a tu negocio: Con Microsoft Azure, olvídate de las complejidades de instalar y mantener un sistema on-premise.
• Explora las galaxias del universo 365: Conduce tu negocio a través de un hiperespacio lleno de aplicaciones especialmente creadas para cada una de las áreas de tu empresa.

Módulos y Aplicaciones de Dynamics 365

Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, lo que permite a las empresas combinar aplicaciones en un sistema ERP completo, adaptándose a sus necesidades específicas.

Reducción del Coste de Propiedad

"Con Dynamics 365, el coste total de propiedad ha bajado hasta un 40 % en comparación con nuestra solución anterior." - Pepijn Brinkhoff, propietario principal del producto, ABN ARMO

"Microsoft Dynamics 365 ha sido la mejor herramienta desde el principio debido a su flexibilidad extraordinaria." - Christina Schull, directora de información, Alltech

"Business Central es muy ágil y las características son flexibles, por lo que es muy fácil instalarlas y mantenerlas" - Julie Parizel, directora de programas de transformación ERP, Michelin

"Básicamente, todo (facturas, pagos, informes de gastos) se inserta directamente en Business Central... es fantástico" - Tammy Koehler, dirección financiera, Andreti Indoor Karting & Games

Se han reportado ahorros de costes por año entre 300,000 USD y 500,000 USD.

Innovaciones Clave de Dynamics 365

Para grandes empresas, Microsoft presenta una gran integración entre las funcionalidades de CRM y ERP con su nuevo sistema ERP. Anteriormente, los clientes de Microsoft tenían que confiar en que el conector estándar que incluía el paquete de ERP sirviera como una solución total. Sin embargo, este conector tenía muchos defectos, lo que obligaba a muchas empresas a recurrir a un socio especializado. Microsoft ha asegurado una integración estándar con Dynamics 365, haciendo que sea más fácil para el socio.

Common Data Model (CDM)

El Common Data Model (CDM), también conocido en español como el modelo de datos común, es un modelo de datos estándar desarrollado por Microsoft para garantizar que las soluciones sean compatibles y fáciles de integrar. Básicamente, ya no importa de qué servidor provenga la información, ya que los datos de entrada también se almacenan en ciertos formatos básicos. Esto también simplifica el desarrollo de aplicaciones propias, ya que los socios de implementación ya no necesitan desarrollar extensiones complejas para cada cliente.

Microsoft Flow (Power Automate)

Microsoft Flow (ahora parte de Power Automate) ayuda a cada empresa a que configure sus propios flujos de trabajo. De esta manera, la propia organización puede elegir qué aplicaciones o sistemas se comunican entre sí y de qué manera. Por ejemplo, se puede pasar el caso de un cliente de un abogado con sus horas trabajadas para dicho cliente al departamento de facturas.

Power BI y Análisis Avanzado

Microsoft trae la renovación de Power BI para grandes compañías con el modelo de datos común. Anteriormente, los usuarios de NAV ya estaban en camino de conseguirlo, pero ahora, por fin, las novedades están disponibles también para las grandes empresas. La funcionalidad de la inteligencia de negocios (BI) se encuentra construida en cada aplicación. Esta funcionalidad puede realizar y mostrar (gráficamente) los análisis deseados, en función de los datos de una o más aplicaciones. Por ejemplo, se puede ver un mapa interactivo que muestra la ubicación de los clientes y los ingresos por país. Microsoft también ofrece la posibilidad de optar por la versión pro de Power BI por una tarifa adicional.

Inteligencia Artificial (IA) en Dynamics 365

Dynamics 365 ofrece a las empresas una variedad de aplicaciones basadas en la inteligencia artificial. Antes, Cortana podía, con el comando de voz, buscar información del ERP de forma independiente o información en la web, pero ahora el ERP también puede sugerir ciertas acciones. Por ejemplo, cuando un agente está cerca de un cliente con el que no tiene contacto desde hace tiempo, puede hacer una sugerencia a través de su teléfono para poder quedar con él. Además, cabe la posibilidad de optar por la integración con hardware o software inteligente.

Implementación y Costes de Dynamics 365

La implementación del ERP de Dynamics 365 no difiere mucho de otras soluciones ERP en la nube. Una implementación de solo el CRM tiene una duración aproximada de 30 días, y el tiempo de un ERP completo puede variar de 6 a 9 meses.

Para no entorpecer y retrasar el proceso de implementación es necesaria una buena preparación. Lo más importante durante esta etapa preliminar es especificar qué datos y procesos necesitan ser administrados en el sistema. Durante esta fase preliminar se puede aprovechar para ver y procesar los requisitos, deseos y preocupaciones de los empleados.

No hay mucha diferencia entre cambiar a Dynamics 365 desde un sistema Microsoft de otro tipo u otro ERP. Esto quiere decir que el tiempo de implementación sigue siendo el mismo. Sin embargo, los desarrollos hechos a medida para sistemas anteriores no se pueden traspasar directamente y deben rediseñarse en forma de Flow y Power Apps específicos.

Costes de Licencia

Los costes de Dynamics 365 están claramente definidos por Microsoft. El precio de la licencia oscila entre los 97 euros por usuario completo (full user) al mes (si solo incluye la parte CRM) y 178 euros por usuario completo al mes para la solución completa, que incluye el CRM y el ERP. Los costes finales dependen en gran parte de las elecciones de la compañía y de si se requiere un dispositivo o aplicación específico para un sector, lo que también determinará el coste final del socio de implementación.

El Futuro de ERP en la Nube con IA

El futuro del ERP se encuentra en la nube. Las empresas modernas requieren soluciones que no solo sean escalables y flexibles, sino también inteligentes y conectadas. Los sistemas de ERP basados en la nube, como Dynamics 365, están transformando el funcionamiento de las empresas.

Ventajas de la Transición a la ERP en la Nube

1. Escalabilidad: Un sistema de ERP basado en la nube crece con su negocio, lo que proporciona acceso sin problemas a características y capacidad adicionales a medida que se expanden sus necesidades.
2. Ahorro de costes: Reduce los gastos de TI con menores costes de hardware y modelos de suscripción de pago por uso.
3. Información en tiempo real: Los análisis basados en inteligencia artificial ofrecen visibilidad de los datos en tiempo real, lo que le ayuda a tomar decisiones informadas más rápido.
4. Seguridad mejorada: Las características de seguridad y las herramientas de cumplimiento integradas protegen los datos empresariales sensibles.
5. Facilitar la colaboración: Las soluciones de ERP basadas en la nube conectan a los equipos en todas las zonas geográficas, lo que fomenta la colaboración con acceso centralizado a herramientas y datos compartidos.

Cómo Evolucionará la Inteligencia Artificial en los Sistemas de ERP

1. Capacidades predictivas avanzadas: Refinamiento del análisis predictivo para anticipar tendencias del mercado, demandas operativas y necesidades de mantenimiento.
2. Experiencias de usuario hiperpersonalizadas: Interfaces más adaptadas con tecnología de IA, incluyendo paneles personalizados, interacciones mediante comandos de voz y automatización de tareas rutinarias.
3. Procesos de optimización automática: Sistemas de ERP más autónomos que identifiquen ineficiencias, implementen mejoras y adapten los flujos de trabajo automáticamente.
4. Integración más profunda de la informática perimetral y el Internet de las cosas (IoT): Supervisión y administración en tiempo real de recursos físicos, procesamiento de datos localmente y soporte para sectores como fabricación y logística.
5. Herramientas de inteligencia artificial colaborativas: Asistentes con tecnología de IA que recomienden estrategias, mejoren la administración de proyectos y ofrezcan traducción en tiempo real.
6. Seguimiento de sostenibilidad y medio ambiente, social y gobernanza (ESG): Información en tiempo real sobre consumo energético, cumplimiento normativo y oportunidades para reducir huellas de carbono.
7. Integración de cadena de bloques para la transparencia: Mejora de la transparencia en cadenas de suministro, seguridad en transacciones financieras y comprobación de la integridad de los datos.
8. Estrategia basada en inteligencia artificial y toma de decisiones: Sistemas de ERP que actúen como asesores estratégicos, simulando resultados y optimizando estrategias de precios y asignación de recursos.

A medida que los sistemas de ERP continúan evolucionando, las empresas que adoptan soluciones de ERP basadas en la nube con IA están mejor posicionadas para mantenerse competitivas, innovar y crecer en el futuro.