El Momento Perfecto para Enviar Email Marketing: Guía para Maximizar el Impacto

En el vasto mundo del marketing por correo electrónico, cada detalle cuenta, desde el diseño y contenido del mensaje hasta el asunto que captura la atención del lector. Sin embargo, hay un factor que a menudo se pasa por alto, pero que puede marcar una diferencia significativa en la efectividad de tu campaña: el momento en que decides pulsar "enviar". El éxito de tu campaña de correo electrónico depende de la oportunidad. No basta con un diseño atractivo, un contenido interesante y una línea de asunto llamativa. Elige el momento adecuado para garantizar un alto índice de apertura.

¿Existe realmente un "momento perfecto" para enviar correos electrónicos y maximizar su impacto? Según un estudio exhaustivo realizado por HubSpot, la respuesta es un rotundo sí. Todos sabemos que el contenido es rey, pero incluso el contenido más atractivo y relevante puede pasar desapercibido si se envía en un momento inoportuno. Imagina enviar una oferta especial de almuerzo a las 3 de la mañana o un recordatorio para una reunión nocturna a primera hora de la mañana.

En una estrategia eficaz de inbound marketing, la personalización va de la mano del momento adecuado. Identifica el momento ideal para enviar tus correos electrónicos e impulsa el rendimiento de tus campañas.

Análisis de los Mejores Días y Horas para Enviar Email Marketing

Las empresas especializadas en marketing por correo electrónico recogen datos de millones de envíos. Para aquellos que quieren ya la respuesta más importante, aquí está. En este caso, la respuesta es que los martes y los jueves son los mejores días. El martes es el mejor día para enviar un correo. El segundo puesto queda para el jueves. El miércoles muestra, según sus cifras, los ratios de apertura más consistentes. Lo que sí queda claro es que lunes y viernes son los peores días para enviar un correo profesional. No es una sorpresa.

HubSpot, una de las plataformas líderes en marketing, decidió abordar este tema y realizó una encuesta a más de 300 profesionales de marketing por correo electrónico en EE.UU. La mayoría de los correos electrónicos, especialmente aquellos relacionados con suscripciones o newsletters, se envían entre las 9-10 de la mañana o las 5-6 de la tarde.

Tras analizar el rendimiento de los envíos de correos electrónicos y boletines por franja horaria, destacan cuatro de las mejores horas para enviar tus campañas B2B:

• 10h y 11h: Esta franja horaria es óptima, ya que a última hora de la mañana es el mejor momento para consultar los correos electrónicos. Los profesionales suelen tomarse un descanso al final de la mañana.
• 8 de la tarde hasta la hora de acostarse: La gente suele revisar sus correos electrónicos después del trabajo, y ésta es la hora ideal para los buzones personales de BtoC. La automatización de campañas te permite enviar correos electrónicos a esta hora precisa, incluso cuando estás en casa.
• 00 h: También es un buen momento para enviar tus correos electrónicos. Hemos observado un fuerte aumento de las tasas de apertura los martes en los sectores BtoB.

Los lunes, los profesionales suelen revisar rápidamente todos los correos electrónicos del fin de semana y organizar su semana. Los martes son más frescos, tienen tiempo de leer con más atención los correos que reciben, así que si quieres enviar un correo profesional, da prioridad a este día. Esta observación se ha hecho en particular para la franja horaria de 8 a 10 de la mañana…así que aprovecha las horas en que tus contactos son más propensos a leer tus boletines, sobre todo en horario de oficina.

Días de la Semana: Los primeros días de la semana laboral parecen ser los más efectivos. De hecho, el 22,6% de los encuestados indicó que el lunes era un día de alta participación, seguido de cerca por el martes con un 24,9% y el miércoles con un 21,3%.

Horas del Día: En cuanto a las horas específicas, la ventana entre las 9 de la mañana y las 3 de la tarde parece ser la más prometedora. El 34,9% de los profesionales de marketing reportó que la franja horaria de 9 de la mañana a 12 del mediodía generaba una alta tasa de apertura, mientras que el 27,6% destacó el período de 12 del mediodía a 3 de la tarde como el más efectivo.

Múltiples estudios han guiado en la mejor hora y día de la semana para enviar newsletters. Comencemos con el día de la semana. Son solo algunas sugerencias. La realidad es que no existe un enfoque único para el día y la hora para enviar las newsletters. De hecho, muchas marcas reconocidas siguen sus propias reglas porque funcionan en su caso. Por ejemplo, algunas envían sus campañas la misma hora y día de la semana, cada semana. La mejor manera de descubrir el día y hora que funciona mejor es probar entre distintas opciones. Intentar enviando tus newsletters los martes a las 10 am durante algunas semanas. Y luego cambiar e intentar enviarlas los jueves a las 11 am durante un tiempo.

En general, más del 20% de los correos electrónicos se abren en la primera hora desde que aterrizaron en la bandeja de entrada. Sin embargo, no funciona igual en todos los sectores. El mercado y el público no actúan de la misma manera en todas las situaciones. Según estudios de mercado, con los que MDirector coincide, las tasas de apertura se disparan precisamente los jueves. La principal ventaja de enviar correos el jueves es que en todas los sectores se ha observado un pico importante de aperturas. Sin embargo, hay que considerar que este día las bandejas de entrada estarán repletas debido a este dato. Ya lo van conociendo todas las empresas.

El martes representa el verdadero inicio de la semana. Los lunes suelen ser días caóticos y los usuarios suelen mostrar menos interés en correos que no son urgentes. Hasta aquí, podríamos decir que combinar los envíos en ambos días es la opción más acertada.

Enviar correos los miércoles es una alternativa para huir de la competencia que se forma en la bandeja de entrada los jueves. De nuevo, la efectividad del correo y su contenido van a depender del negocio y de las rutinas del público objetivo. El arranque de la semana lleva implícito una alta carga de trabajo. Apenas acaba de finalizar el descanso del fin de semana y es un día en el que habitualmente los usuarios están desmotivados. Esto se debe a que los correos vinculados con temas laborales o académicos suelen obtener mayor atención este día.

Viernes, sábado y domingo suelen ser los días menos recomendados para enviar correos electrónicos. Sin embargo, hay excepciones que merece la pena considerar. En negocios relacionados al entretenimiento puede que las tasas de aperturas sean aceptables. Y lo mismo sucede con las conversiones. Los fines de semana suelen ser de descanso y desconexión.

Horarios Específicos para Considerar

• 6:00 - 8:00 AM: Muchos revisan su correo al despertar o durante el desayuno.
• 10:00 - 11:00 AM: Este es considerado el «horario dorado».
• 12:00 - 2:00 PM: La pausa para el almuerzo es otro momento destacado.
• 15:00 - 16:00 PM: Un excelente horario para empresas B2B.

De nuevo, estas franjas representan una tendencia estudiada y observada en distintas investigaciones. En este tramo mucha gente arranca su jornada laboral y comienza a mirar su bandeja de entrada. Esta es otra franja horaria muy recomendable para hacer envíos a tus suscriptores. En la medida en que va avanzando el día, los usuarios dejan de revisar su bandeja. Esta es una tendencia que se vislumbra, sobre todo, en el mercado español. Aunque algunas personas suelen revisar sus mensajes antes de terminar la jornada laboral, esta franja horaria no suele tener una alta tasa de apertura. Otro riesgo que se corre enviando mensajes a esta hora es que queden al final de la bandeja y no sean revisados.

Adaptando la Estrategia a tu Audiencia

Como has visto, es bastante difícil saber cuál es el mejor momento para contactar con cada uno de tus prospectos. El “momento adecuado” no puede ser el mismo para todos tus contactos. Determina el momento ideal para cada prospecto con ActiveTrail. Mediante el envío predictivo basado en el análisis de los datos de tus boletines anteriores, identifica los momentos más favorables en términos de compromiso. Envía tus correos electrónicos individualmente en el momento óptimo, asegurándote de que aparecen en las bandejas de entrada de tus contactos cuando es más probable que los abran.

Wordstream señala en sus conclusiones algo interesante. Las cifras son claras, pero debemos tener en cuenta que son datos medios agregados. Debemos conocer a nuestra audiencia. En general, eso implica tener muchos datos consistentes. Debemos probar con diferentes tiempos, formatos y horas.

1. Considera Tu Público Objetivo: Aunque el estudio de HubSpot proporciona una visión general, es esencial tener en cuenta las características específicas de tu audiencia. Por ejemplo, si tu público objetivo son profesionales que comienzan su jornada laboral temprano, es posible que prefieran revisar sus correos electrónicos antes de las 9 de la mañana.

2. Zonas Horarias: Si tu lista de correo incluye suscriptores de diferentes partes del mundo, es crucial considerar las zonas horarias. Puede que 9 de la mañana sea el momento perfecto en tu zona horaria, pero podría ser medianoche en otro lugar.

3. Pruebas A/B: A pesar de las estadísticas y recomendaciones, la mejor manera de determinar el momento óptimo para tus correos es mediante pruebas A/B. Envía el mismo correo en diferentes días y horas y analiza cuál obtiene mejores resultados.

4. Adapta y Evoluciona: El comportamiento del consumidor cambia con el tiempo. Lo que funciona hoy puede no ser efectivo en un año. Los lunes, a menudo, son días de reorganización para muchos profesionales.

Finalmente, la elección del horario entre las 10 y las 11 se basa en nuestra comprensión de los hábitos de nuestra audiencia. Sin embargo, su éxito no solo depende del contenido que ofreces, sino también del momento en que decides compartirlo.

Es importante destacar que no es lo mismo realizar una promoción de un producto o servicio general al cual no le influye el tiempo o día, que un evento con fecha determinada. Si nuestra base de datos tiene un volumen considerable puede ser que se necesite algo más de tiempo en procesar la campaña. Dependiendo del día puede suceder que la llegada de los correos se retrase.

Recomendaciones Adicionales para Optimizar tus Campañas

Además de lo anterior, recordemos que la clave de un buen marketing por correo electrónico es aportar valor y hacerlo atractivo.

• Utilizar un asunto atractivo que capture la atención del destinatario.
• Emplear un lenguaje claro y conciso, adaptado a la manera de comunicarse del receptor. De nuevo, conocer a la audiencia es importante y no habla igual un ejecutivo que un técnico.
• Breves y al grano, destacando el valor que aportamos. A veces, será información, mientras que otras puede que un cupón descuento.

Ahora, ya conocemos el momento ideal para enviar un correo electrónico. Las estadísticas más recientes reflejan que la competencia en el envío de newsletters es cada vez mayor. Para tener éxito, hay que centrarse en tres aspectos: relevancia, el momento de envío y la frecuencia.

Debemos tomar en consideración que la selección del momento para enviar la newsletter no es el único factor determinante en métricas como la tasa de apertura, la tasa de clics o las conversiones. Puede que el contenido y la línea de asunto no consigan buenos resultados.

Brad Hess, director de generación de Ceros, afirma que “las marcas gastan demasiada energía tratando de encontrar la mejor hora para enviar las newsletters. Seleccionar un día y hora en concreto para enviar tus campañas está muy bien si tus clientes se ubican en una misma zona horaria. Sin embargo, si los suscriptores se encuentran en zonas diferentes, esto puede causar problemas. Enviar las campañas más a menudo ayuda a las empresas a llegar a su público objetivo: es muy beneficioso para ganar reconocimiento de marca. Un estudio ha mostrado que si envías newsletters una vez a la semana, tienes hasta un 30% de tasa de apertura y un 2.63% de tasa de clics. Si se dobla la frecuencia, la tasa de apertura puede caer un 5% y la tasa de clics cerca del 1%. La lección aquí es no inundar a la audiencia. Pero tampoco vas a enviar la newsletter con muy poca frecuencia porque podrían perder el interés.

La mejor técnica para dar con el momento más efectivo para hacer tus envíos es probando. Sólo las pruebas te van a decir qué es lo que funciona para ti y para tus contactos. Es importante que al aplicar test A/B solo modifiques las horas y días en las que haces el envío y no el correo propiamente.

Si no conoces a los usuarios es imposible que puedas complacerlos. El estudio constante de la audiencia es fundamental para crear productos funcionales y esto va mucho más allá de la edad o el género. Por ejemplo, si tu público objetivo es B2B, debes tener en cuenta la cantidad de correos electrónicos que tus destinatarios reciben durante su jornada laboral.

Un buen contenido con una frecuencia inadecuada también va a matar el interés del usuario. La idea es hallar un perfecto equilibrio para estar presente en la vida de tus contactos, pero sin llegar a ser invasivo. Recuerda que, según tu negocio, vas a determinar cuántas veces a la semana enviarás comunicaciones. Otro aspecto vinculado con el tiempo que no hay que olvidar es la temporalidad. Otra manera de optimizar el rendimiento de la lista es segmentando de forma efectiva. Esto sucede porque el usuario se identifica con el mensaje que recibe.

Estas pequeñas líneas deben gritar «ábreme«. Por otra parte, evita en todo momento las exageraciones innecesarias y, ante todo, no mientas en el asunto. No funciona y causa desconfianza, por lo que, probablemente, los receptores evitarán abrir el mensaje. ¿Has entendido ya la importancia de la personalización? Es vital que el usuario sienta cierta cercanía y exclusividad por parte de la marca. Necesitas hacer que tus contactos se sientan especiales. Tu marca debe familiarizarse con cada receptor y este es un reto que se va ganando envío tras envío. Incluir el primer nombre en el correo.

Cómo has podido ver, elegir bien los días y horas para hacer los envíos son tan importantes como el contenido en sí mismo. Sin embargo, no son aspectos mágicos que harán, por sí solos, que tus estrategias funcionen. Enviar una newsletter en el momento adecuado puede marcará la diferencia entre que tus clientes potenciales interactúen con tu contenido o que quede sepultado en la bandeja de entrada.

Tabla Resumen de los Mejores Momentos

El envío de newsletters no es solo una cuestión de contenido; el cuándo es igual de importante que el qué. Determinar el mejor momento para enviar tus newsletters puede ser un desafío, pero no estás solo. ¡Haz que tus newsletters destaquen!