Mapa de Procesos en una Empresa de Consultoría: Guía Detallada

El mapa de procesos es una herramienta fundamental que ofrece al gestor una perspectiva global de lo que ocurre dentro de la corporación, ya que recoge e interrelaciona la información de todos los recursos y actividades. Hacer un mapa de procesos de la empresa es una tarea compleja que puede ser clave en la elaboración de un plan estratégico corporativo. Pero ¿qué es exactamente un mapa de procesos?

El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los procesos y subprocesos de la empresa. El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamiento de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios.

Cuando está bien hecho, sin errores, un mapa de procesos aporta mucha información vital para el desarrollo de la actividad de la empresa. Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes.

En el mundo digital en el que vivimos, nos hemos acostumbrado a llegar a donde nos dirigimos usando Google Maps en nuestro teléfono o utilizando un GPS para guiarnos a nuestro destino en el coche. De manera similar, el mapa de procesos dará una idea del flujo de trabajo del proceso, lo que ayudará a comprender el proceso y su funcionamiento e identificar secuencias de eventos, puntos de decisión y tiempos de espera / demoras.

¿Por Qué es Importante un Mapa de Procesos?

El sector de la fabricación vive un gran desafío, tanto a nivel laboral (por la escasez de talento) como a nivel de organización. No hay que olvidar que esta área laboral está creciendo a marchas forzadas y por ello, por tanto, también están aumentando sus necesidades de digitalización y organización. En definitiva, el sector de la fabricación necesita digitalizarse y organizarse con un mapa de procesos que mejore las perspectivas del negocio.

Es importante relacionar cada proceso con un objetivo para que los trabajadores aprendan y los gerentes perciban, de un vistazo, la situación de la compañía. Los responsables podrán tomar mejores decisiones con estos datos y aplicar estrategias eficientes, como seguir una economía circular. Esto significa un mayor aprovechamiento de los materiales y los residuos para disminuir la contaminación y ahorrar tiempo y dinero.

La perspectiva de gestionar por procesos apuntala la ejecución, seguimiento, control y mejora de las actividades que aportan auténtico valor en la consecución del objetivo común de la empresa, por todas y cada una de sus unidades funcionales y con visión de empresa y no departamental.

Este es un punto clave en la ISO 9001:2015, ya que es un requisito importante, el disponer de una evidencia documental para realizar una buena gestión de la empresa, y asegurar la calidad de los procesos. En CEDEC, sabemos la importancia de que, cualquier compañía independientemente de su tamaño, tenga un mapeo de sus procesos empresariales como base de funcionamiento de las operaciones de la empresa.

Beneficios de Implementar un Mapa de Procesos

La implementación de un mapa de procesos ofrece numerosos beneficios para las empresas. Varias empresas del sector de la fabricación han obtenido grandes beneficios al implementar un mapa de procesos en su organización. El mapa de procesos es una herramienta poderosa para mejorar la gestión de gastos.

Uno de los beneficios más importantes de la automatización de gastos es una mayor visibilidad de las operaciones financieras. Los directores financieros pueden obtener información en tiempo real sobre los patrones de gasto, lo que permite la planificación estratégica.

Beneficios clave:

• Identificar de manera más precisa las áreas de mejora y los puntos críticos en la cadena de producción.
• Facilitar la comunicación y la coordinación entre los diferentes equipos de trabajo, ya que todos tienen una visión clara y compartida de cómo se lleva a cabo el proceso de fabricación.
• Estandarizar el proceso, aumentar la productividad, mejorar la calidad de la entrega del producto y / o servicio y lograr una mayor satisfacción de los clientes.

Cómo Elaborar un Mapa de Procesos

Existen múltiples maneras de elaborar un mapa de procesos, pero la más habitual es utilizar un diagrama de flujo de trabajo y una herramienta informática como puede ser Sage 200 a la que se le vayan añadiendo datos.

Para llevar a cabo el mapeo de procesos en una empresa, lo primero que hay que hacer es crear un diagrama de proceso, es decir, el flujo de acciones necesarias para llevar a cabo un trabajo con el resultado deseado. Este tipo de esquemas describen el flujo que realizan los materiales, la información y los documentos para llevar a cabo un proceso determinado. También muestran las tareas a realizar para llegar al final del mismo proceso.

Pasos para la elaboración:

1. Especificar las actividades vinculadas al proceso. ¿Quién lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace? ¿Cómo se verifica?
2. Delimitar el proceso. ¿Dónde inicia el proceso “inputs” “entradas”?
3. Determinar cuáles son las actividades que componen cada proceso.
4. Diseño y grafía del sistema.
5. Consenso entre todas las partes que participaron en la elaboración para poner el punto y final al diagrama.

Posteriormente, se deben enumerar las acciones a tomar para que el proceso descrito funcione todavía mejor. Tras ello, hemos de ordenar las tareas descritas de manera cronológica, para que se plasme gráficamente la cadena de producción de forma secuencial, de principio a fin. Todas ellas deben estar marcadas con flechas y símbolos que indiquen la interacción que tienen con el resto de tareas y elementos del proceso.

Por último, hay que comprobar que todo funciona correctamente mediante pruebas destinadas específicamente a ello.

Tipos de Procesos en una Organización

Para establecer una gestión basada en procesos en tu organización, primero debemos identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres bloques principales: estratégico, operativo y de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo.

De manera general, pueden agruparse los procesos de una organización en 3 tipos diferentes: Estratégicos, de soporte y de apoyo.

Categorías de procesos:

• Procesos estratégicos: Definen la dirección y los objetivos de la empresa.
• Procesos operativos: Están directamente relacionados con la producción y entrega de bienes o servicios.
• Procesos de soporte: Dan apoyo a los procesos operativos y estratégicos.

Para establecer una gestión basada en procesos en la organización se tienen que identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de aquí, se elabora el mapa de procesos que ayudará a identificar las interrelaciones de cada uno de ellos.

Ejemplos de Procesos Operativos

A continuación, se presentan ejemplos de procesos operativos en diferentes contextos:

• Proceso de producción: Se solicita la contabilidad del último ejercicio cerrado y se comienza a estudiar las áreas a auditar mediante un programa de auditoría (inmovilizado, cuentas de clientes, etc.).
• Proceso de producción: Se lleva la gestión administrativa de una comunidad, incluyendo la contabilidad, gestión de cobros y pagos, y seguimiento a los comuneros morosos.
• Proceso entrega del servicio: Se imparten clases teóricas y prácticas, y se resuelven dudas de los alumnos.
• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: Se estudian las necesidades formativas de los alumnos y sus preferencias de sectores para insertarse en el mercado laboral.
• Proceso de producción: Se buscan candidatos en la base de datos de la reclutadora con el perfil solicitado por la empresa cliente.
• Proceso entrega del producto: Se realiza la instalación de medidas necesarias contra incendios.
• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: Se estudian las necesidades de impresión del cliente.
• Proceso entrega del servicio: Se presta el servicio de ayuda en la vida diaria y alojamiento a la persona en el centro.

Conclusión

La confección de un mapeo de procesos aporta numerosos beneficios en el seno de una organización. Generar mapas de procesos es una actividad que se basa en el conocimiento del funcionamiento de la empresa. En la gestión por procesos es necesario pensar por qué y para quién se hacen las cosas, en lugar de como se hacen las cosas, de esta forma la creación de un mapa de procesos, es una tarea única para cada organización.