El Mapeo y la Optimización de Procesos: Herramientas Clave para el Éxito en tu Plan de Negocios

De forma muy general, podemos decir que un proceso es un conjunto de actividades que crean o modifican algo. Todo lo que conocemos está hecho mediante un proceso, ya sea algo abstracto como un servicio o algo tangible como un bien: son todas las tareas que realizamos para llegar a un resultado.

Proceso vs. Procedimiento

Cuando hablamos de proceso no debemos confundirnos con procedimiento. Aunque parezcan lo mismo, es necesario que sepamos su principal diferencia para tener en claro cuándo debemos referirnos a uno o al otro. Los procesos, como dijimos, son conjuntos de acciones o tareas para llegar a crear o modificar algo, los procedimientos son esas tareas que realizamos y que forman parte del proceso.

Macroprocesos y Estructura Organizacional

En la fase de identificación de los macroprocesos es importante que se vean reflejados la función y misión institucional y que participe la dirección para validar el trabajo de todas las áreas. Hay diferentes tipos de macroprocesos que pueden identificarse en una empresa, pueden ser: estratégicos, misional, de apoyo.

Dentro de los macroprocesos se encuentran los procesos transversales, estos son los procesos que atraviesan distintas áreas de una empresa y llegan para romper con los esquemas del flujo de actividades en silos. La organización en silos es una de las prácticas más extendidas aunque es una de las menos recomendadas. Este tipo de organizaciones se caracterizan por tener gerentes que acumulan información, no promueven el movimiento del personal y evitan la agrupación de recursos entre áreas.

La Importancia de Entender los Procesos Tal Como Son

El process mining o minería de los procesos es una disciplina analítica para descubrir y monitorear los procesos como son y no como creemos que deberían ser. Es la forma en la que se obtiene información más real sobre cómo se llevan adelante los procesos en cualquier organización que lo apliquemos.

Procesos Formalizados vs. Informales

Formalizar los procesos es una tarea compleja que en un principio puede parecer abrumadora pero una vez que comenzamos podemos ver los beneficios de haberlo hecho. Es mucho más simple gestionar una empresa con procesos formalizados que un lugar donde no sabemos cómo funciona. La informalidad de los procesos no es una acción que se haga adrede, generalmente se relaciona con el inicio de las organizaciones y la escasa habilidad para detectar a tiempo los cambios que deben implementarse. Trabajar con procesos informales lleva a trabajar con información que no ha sido corroborada, lo que también puede traernos consecuencias negativas en la realización de los procesos y demoras. Todos los inconvenientes que surjan en nuestra organización terminarán afectando directamente a nuestro servicio y a nuestra relación con los clientes, ya que no encontrarán en nosotros el servicio que dijimos ofrecer.

Mapeo de Procesos: Una Herramienta Esencial para la Gestión

El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que sirve para diseñar el flujo de tus actividades. Se utiliza para representar gráficamente los procesos que se llevan a cabo en una empresa. Tal cual como su nombre lo indica, es un mapa conceptual que tiene como objetivo representar fácilmente el funcionamiento de una empresa.

Ventajas del Mapeo de Procesos

• Sirven como ayuda para capacitar a los trabajadores de todas las áreas sobre los procesos que una empresa lleva adelante.
• Es una buena herramienta para detectar problemas. Si estamos teniendo problemas en el resultado, podemos ir al mapa de procesos para ver en qué parte de la cadena están cometiendo errores y solucionarlos.
• Son muy útiles para lograr la estandarización.
• Ayuda a mantener la organización y el cumplimiento de cada tarea.
• Fomenta el trabajo en equipo, haciendo que cada miembro colabore en su creación y una vez realizado, que cada uno sepa lo que hacen sus compañeros.

Pasos para Realizar un Mapeo de Procesos

Para realizar un mapeo de procesos hay nueve etapas que debemos poner en práctica:

1. Determinar los objetivos: es importante que definamos los objetivos de cada proceso para determinar hacia dónde apunta nuestro proyecto.
2. Identificar los inputs del proceso: son todos los elementos que se modifican en un proceso. Pueden ser recursos humanos, físicos, datos, entre otros.
3. Identificar a los clientes: los clientes y a las interacciones con ellos durante el proceso.
4. Identificar los outputs del proceso: son las salidas del proceso, las entregas que se hacen al terminar cada proceso.
5. Identificar los componentes del proceso: son todos los insumos y recursos que necesitamos para llevar a cabo el proceso.
6. Identificar a los proveedores: pueden ser internos o externos, son los individuos dentro de la empresa o proveedores externos de insumos.
7. Comprender los límites del proceso: cuándo inicia y cuándo finaliza.
8. Documentar el proceso: se recomienda hacerlo mediante un diagrama de flujo.
9. Identificar las fallas para solucionarlas: es importante para determinar la eficacia de los procesos.

Optimización y Mejora Continua de Procesos

La optimización de los procesos son esfuerzos de la organización para mejorar la productividad, para mejorar la seguridad de nuestra información y para reducir los costos de operación. La mejora de los procesos nos permite la racionalización de los flujos de trabajo, mejorar la comunicación, prever los cambios, entre otras acciones que a largo plazo contribuirán a mejorar nuestra productividad y competencia en el mercado.

Pasos para la Mejora de Procesos

Para poder lograr la mejora en tus procesos, te recomendamos tener en cuenta estos 4 pasos que explicamos a continuación:

1. Lo primero que debes hacer es identificar el proceso problemático que desees mejorar. Debes definir los propósitos y las metas que deseas alcanzar.
2. Debes analizar si el proceso que quieres modificar, actualmente cumple con algunos de los objetivos planteados en un principio, si funciona para la producción y si es útil.
3. Una vez que hayas identificado y analizado las mejoras que puedes realizar, necesitas implementar los cambios.
4. El último paso que debes cumplir es monitorear.

Herramientas y Metodologías para la Mejora de Procesos

El análisis de causa raíz (ACR) es un método que intenta eliminar los problemas en un proceso, desde sus causas. Busca encontrar el problema y encontrar qué es lo que lo provoca para poder eliminarlo y que no vuelva a suceder, actuando sobre las cuestiones que lo producen. Algunas de las técnicas más usadas son:

• Los 5 porqués: es un método que consiste en preguntarnos el por qué de los eventos que estamos observando.
• Espina de pescado: nos permite mapear visualmente las causas y el efecto. El problema sería la parte principal del diagrama y las posibles causas son las aristas que se desprenden de él.
• Diagrama del árbol: esta metodología se utiliza en problemas de conteo y probabilidad.

Metodologías Específicas

• SixSigma: Es una metodología que se centra en la reducción de variabilidad, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio.
• Lean: Este programa consiste en una metodología de mejora continua para la eficiencia en los procesos de fabricación o prestación de servicios. Para poder lograrlo, se basa en la supresión de todo lo que no aporte valor, permitiendo trabajar más eficientemente y consumiendo menos recursos.
• Teoría de las limitaciones (Theory of Constraints): Tiene como objetivo intervenir sobre los cuellos de botella que limitan la capacidad de los procesos productivos.

Impacto y Gestión Avanzada de Procesos

Como vemos, la mejora continúa es un proceso que debemos hacer en pequeños pasos, necesita del aporte de toda la fuerza laboral y se debe comunicar de la mejor manera para poder lograr unificación en la implementación de los cambios. Debes poder encontrar la respuesta a qué es lo que está funcionando, qué es lo que no funciona correctamente y qué es lo que debe reemplazarse urgentemente para no tener más pérdidas.

Para poder implementar la mejora continua de procesos necesitamos de la ayuda de un software que nos lo permita. Es una aplicación web que permite la realización de diagramas. Es un software colaborativo en línea de mapeo mental, mapeo conceptual y de organización de ideas. ¿Ya te preguntaste cómo impacta la mejora de procesos continua en la rentabilidad de tu empresa? Debido al impacto que tiene la mejora de procesos en nuestro negocio, la rentabilidad se ve completamente involucrada.

Digitalización y Reingeniería de Procesos

La digitalización de los procesos es un paso que debemos dar en nuestra empresa si aún no lo hemos hecho. En términos empresariales, la reingeniería de procesos tiene como objetivo aumentar la capacidad de gestión. Se pueden identificar etapas en la reingeniería de procesos:

1. Descubrimiento: la empresa observa sus procesos y el entorno en el que se desarrolla y propone una estrategia para modificar los procesos que lo necesiten.
2. Rediseño: detallar, planificar y mapear cómo funcionaría el proceso adaptado y cómo se implementaría.

Indicadores Clave de Procesos (KPIs)

Los indicadores de procesos, o KPIs, son elementos fundamentales para las empresas que se gestionan por procesos. A continuación, se presentan los tipos principales: