El Coworking: Qué es, Cómo Funciona y sus Beneficios en la Era del Trabajo Flexible

El mundo del trabajo está cambiando rápidamente. La tecnología y la globalización han transformado la forma en la que trabajamos y una de las tendencias más notables en este contexto es el auge del coworking. El término coworking proviene del inglés y se traduce al español como ‘cotrabajo’.

En los últimos años, el concepto de coworking ha ganado popularidad entre emprendedores, freelancers y pequeñas empresas. Pero, ¿realmente sabemos qué es un coworking y cómo funciona?

¿Qué es el Coworking?

El coworking es un modelo de trabajo en el que profesionales independientes, emprendedores y pequeñas empresas comparten un mismo espacio físico para desarrollar sus actividades. A diferencia de las oficinas tradicionales, un espacio de coworking ofrece una infraestructura compartida que incluye escritorios, salas de reuniones, conexión a internet de alta velocidad, cafetería y otros servicios.

El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers. Pero un coworking es más que solo un espacio de trabajo que ocupan profesionales de diferentes sectores, lo que realmente lo distingue es la forma en que esos espacios y las dinámicas que generan fomentan la conexión entre coworkers, así como la gran cantidad de beneficios que ofrece para ellos.

Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

El Coworker: Un Eslabón Clave

A los profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking, que sea propicio para crecer y crear con los demás profesionales que lo habitan.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

¿Cómo Funciona un Espacio de Coworking?

Un espacio de coworking funciona como una cesión de espacio para que el profesional trabaje en un entorno compartido. Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales.

Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio. También se centra en cultivar la comunidad, su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

Modalidades de Espacios en Coworking

Por lo general, los espacios de coworking suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles (Hot Desk): El término hot desk se utiliza para definir un espacio de trabajo en el que el trabajador no tiene un escritorio fijo. Cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, es decir, junto a otros coworkers. Esta opción es perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo (Escritorio u oficina en espacio compartido): Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Aquí los usuarios pueden, según sus necesidades, tomar un sitio, un escritorio, o incluso formar una oficina compartida con varios escritorios dentro del mismo espacio. Esta es una opción económica para aquellas personas que buscan tener un espacio de trabajo fijo, ya sea de forma independiente o en equipo, y que además valoran la coexistencia con otros coworkers que estén a su alrededor. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria. Esta opción es ideal para aquellos equipos que buscan mayor privacidad, pero que al mismo tiempo necesitan flexibilidad.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

Los espacios de coworking habitualmente ofrecen una variedad de servicios y comodidades para sus usuarios. Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso de internet de alta velocidad.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.
• Café y té gratis.
• Acceso 24/7 (en muchos casos).
• Terrazas o áreas verdes.
• Cafetería o cantina.

Además, el coworking pone a disposición de sus usuarios áreas como salas de reuniones, zonas de descanso, espacios para eventos, cabinas para llamadas y videoconferencias, y terrazas, entre otros espacios que le brindan al usuario múltiples opciones para potenciar sus actividades laborales, así como para facilitar el networking con otros coworkers.

Tipos de Espacios de Coworking

Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases:

• Coworking flexible: Una tipología donde los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales. Este tipo de coworking se adapta a profesionales que cambian con frecuencia de ubicación y trabajan a distancia. Las personas que optan por el coworking nómada suelen ser aquellas que viajan constantemente o que desean disfrutar de la flexibilidad de trabajar desde diferentes lugares.
• Coworking general o fijo: Profesionales y empresas de diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto.
• Incubadoras-coworking: Han tomado el modelo clásico de las incubadoras y añadido elementos propios del concepto coworking.
• Espacios de coworking ecológicos: Son aquellos en los que el compromiso con la sostenibilidad se encuentra en la base de su modelo de negocio. Es habitual que además de fomentar una cultura de sostenibilidad entre sus miembros, ofrezcan programas de educación ambiental y promuevan prácticas de trabajo sostenibles.
• Espacios de coworking temáticos o especializados: Se centran en un sector o industria específica y buscan atraer a profesionales y empresas de su campo. Por ejemplo, un espacio de coworking temático podría centrarse en las industrias creativas, proporcionando instalaciones y recursos específicos para artistas, diseñadores y otros profesionales creativos.

Ventajas del Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativas entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos. Los planes que ofrece son mucho más económicos y fáciles de gestionar que el alquiler de una oficina tradicional.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda de libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales. Los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Para los profesionales autónomos o que realizan teletrabajo, el coworking ofrece un espacio donde pueden concentrarse, que les brinda mayor profesionalismo y les permite separar su vida laboral de la personal.
• Ambiente profesional: Trabajar desde casa puede ser cómodo, pero también presenta distracciones. Un coworking brinda un entorno profesional y productivo, ideal para mantener la concentración y aumentar la eficiencia.
• Ubicación céntrica: Las instalaciones de un coworking normalmente están localizadas en sitios céntricos, bien comunicados y atractivos dentro de la ciudad, lo cual resulta un beneficio no solo para los coworkers, sino también para sus clientes.
• Fomento de la colaboración: El ambiente de trabajo que se respira en los espacios del coworking contribuye a estar alineados con la forma de pensar y trabajar de su equipo, además de abrir puertas para colaboraciones y acuerdos.
• Captación de talento: Las dinámicas de interacción y networking que se generan en un coworking favorecen la captación de talento. Los coworkers pueden crear una red de contactos en la que encuentren tanto personas interesadas en sumarse a su proyecto, como proyectos con los que les interesaría colaborar.

Cómo los Coworkings Impulsan el Trabajo Híbrido en las Empresas

Cada vez son más las empresas que apuestan por espacios de coworking para poner en práctica modelos de trabajo híbrido. Como consecuencia de la pandemia se está imponiendo una tendencia que ya venía gestándose desde años atrás: los modelos de trabajo híbridos. Combinar las jornadas de trabajo desde casa y desde la oficina es ya una realidad para muchas empresas, que encuentran en los espacios de trabajo flexible el lugar ideal para rotar equipos o adecuar el número de puestos a las necesidades puntuales.

De hecho este cambio en las formas de trabajar está provocando que muchas empresas que no habían pisado jamás un coworking lo estén haciendo ahora por primera vez. Según los datos de CBRE, un 60% de las nuevas empresas en los espacios de trabajo flexible no tienen el perfil tradicional de estos espacios, que eran empresas tecnológicas o startups. Otra ventaja de estos espacios es la versatilidad que ofrecen cuando el equipo crece. La flexibilidad garantiza a la empresa que va a poder controlar en todo momento el ritmo de su crecimiento, pudiendo elegir entre diversas fórmulas para su equipo.

Coworkings Fomentan la Inclusión y Rompen la Brecha de Género

Los espacios de coworking también contribuyen a romper la brecha de género de varias maneras:

• Fijando tarifas asequibles: Las políticas de precios asequibles hacen que estos espacios sean viables para las mujeres que cuentan con pocos recursos de entrada. Además, las oficinas compartidas abordan este problema ofreciendo descuentos en las cuotas de afiliación, con eventos para sus miembros y servicios de valor añadido.
• Fomentando el aprendizaje y las redes de contactos: El coworking ofrece a las mujeres un ecosistema activo con sesiones formativas, intercambio de conocimientos y colaboración entre profesionales. Las emprendedoras tienen más posibilidades de encontrar sinergias en una oficina compartida que en un espacio de trabajo tradicional, reduciendo así la brecha de género.
• Articulando espacios comunes: La mayoría de los coworkings disponen de estancias comunes que fomentan las interacciones entre sus miembros. En muchos casos los puestos se asignan por orden de llegada, lo que hace que miembros de distintos géneros (o razas) trabajen juntos durante el día o se encuentren en estas salas abiertas.
• Estructurando sin una jerarquía definida: La ausencia de políticas destinadas a una clasificación de los miembros por ocupación o función laboral facilita una interacción más igualitaria y cotidiana entre hombres y mujeres, lo que se traduce en la reducción drástica de la brecha de género.
• Evitando largos desplazamientos: Desplazarse al puesto de trabajo es un problema especialmente acuciante para las mujeres, que hacen malabares cuando tienen responsabilidades de crianza. El coworking de barrio se convierte en una alternativa de valor, poniendo el acento en la conciliación laboral-familiar.
• Fomentando la conciliación familiar: Las madres trabajadoras necesitan desarrollar su actividad profesional en espacios inclusivos que ofrezcan flexibilidad y apoyo. Las oficinas compartidas son espacios que tienen en cuenta estas necesidades, y en muchos casos ofrecen servicios como guarderías o zonas de juego.

Corporaciones Famosas que Empezaron en un Espacio de Coworking

Algunos de los principales actores que comenzaron como empresas disruptivas en espacios de coworking son:

• Uber: Travis Kalanick y Garrett Camp se valieron de estos centros para resolver la crisis de los taxis en San Francisco.

Desafíos y Consideraciones del Coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sea la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad en espacios compartidos: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Sin embargo, aunque no es la opción más económica, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Ruido en espacios compartidos: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Costo comparado con trabajar desde casa: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.
• Dificultad para elegir el espacio adecuado: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Una forma de hacer la búsqueda más fácil es comenzar filtrando por la ubicación, y después seleccionando según las particularidades que los diferencien entre sí.

Team Building en Espacios de Coworking

Los equipos fuertes y unidos son importantes en cualquier tipo de empresa. Sin embargo, muchas corporaciones ponen el foco exclusivamente en sus clientes, descuidando las necesidades de sus propios empleados. Ante esta situación, el Team Building se revela como un recurso vital para articular una verdadera cultura corporativa. Estas acciones no solo sirven para optimizar la productividad o la comunicación en el seno de la empresa, sino que también pueden aumentar drásticamente el éxito y la rentabilidad de los negocios.

Por lo tanto, el Team Building supone reunir a los empleados para fomentar relaciones sólidas y transformar los equipos de trabajo en bloques cohesionados.

• Genera confianza: La confianza juega un papel esencial en la construcción de equipos humanos. Para que estos equipos trabajen juntos, sus componentes necesitan saber que pueden confiar los unos en los otros (en el caso de situaciones complejas y de crisis). Además, cuando se genera confianza en el seno de los grupos sociales, crece el espacio y la autonomía para realizar tareas y tomar decisiones meditadas. La confianza hace que las personas se sientan seguras.
• Potencia la comunicación: Cuando distintas empresas o profesionales hacen Team Building, pretenden comunicarse de forma más eficiente. Hablan entre ellos sobre propuesta e ideas, buscando encontrar las mejores alternativas y estrategias.
• Fomenta la creatividad y el aprendizaje: Una comunidad de coworking se apoya en el intercambio de conocimientos. Compartir espacio supone abrir la mente a propuestas, ideas y nuevas perspectivas.
• Mejora la cultura corporativa: El Team Building espolea el sentimiento de identidad. Los integrantes se comunican y colaboran más, resolviendo conflictos y apuntalando un mayor nivel de identificación.
• Resuelve conflictos: Cuando las personas trabajan juntas, es inevitable que se produzcan desacuerdos. En este contexto, depende de los miembros del equipo resolver los conflictos de manera amistosa y no dejar que se conviertan en disputas enquistadas. No obstante, los conflictos no siempre suponen algo negativo.

Hay que reflexionar sobre las fortalezas y debilidades del equipo. Esto ayudará a determinar lo que se desea lograr durante el Team Building. Se recomienda establecer objetivos claros, realistas y alcanzables en el tiempo.

Estadísticas y Crecimiento del Coworking

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

Cómo obtener RENTAS convirtiendo un LOCAL o espacio en COWORKING.

La rápida evolución tecnológica y la pandemia están transformando nuestra forma de hacer y trabajar. Los trabajadores estaban pidiendo a gritos una alternativa a la oficina asfixiante por entornos que permitan la flexibilidad, el intercambio de conocimiento y nuevas maneras de crear comunidad. El modelo del coworking da respuesta a este nuevo paradigma.