La nómina en PYMES: ¿Cuándo los responsables pueden tenerla?

La pregunta sobre si los responsables de una PYME, especialmente los autónomos societarios y administradores de Sociedades Limitadas (SL), pueden tener nómina es una de las consultas más frecuentes entre los emprendedores en España. La respuesta, aunque a menudo afirmativa, está sujeta a una serie de requisitos y regulaciones específicas que es fundamental comprender.

Autónomo societario: ¿Quién es y cuándo puede tener nómina?

Un autónomo societario es un emprendedor que ha constituido una sociedad mercantil en la que tiene responsabilidades y funciones. El recorrido para darse de alta como autónomo societario es un poco más largo y complejo que el que siguen los autónomos normales y corrientes, ya que, para empezar, tienes que crear una empresa. Es importante destacar que no todos los socios de una empresa pueden ser autónomos societarios.

Para ser considerado autónomo societario, se presume que existe control efectivo sobre la sociedad si se cumple alguna de estas condiciones:

• Poseer al menos el 50% del capital social, incluyendo las participaciones a nombre del cónyuge o familiares de hasta segundo grado, siempre que convivan con el socio.
• Tener la mayoría de los votos en la Junta General de socios o ejercer el control de forma efectiva, lo que normalmente coincide con el cargo de Administrador de la sociedad.
• Tener el 33% del capital y trabajar en la empresa.

Tipos de autónomos societarios:

• Autónomo societario con control efectivo: Este socio tiene la mayoría de los votos en la Junta General de socios o ejerce el control de forma efectiva. Normalmente coincide con el cargo de Administrador de la sociedad, aunque también puede trabajar y hacer alguna otra actividad dentro de ella. Cuando se cumplen estas características, este tipo de autónomo societario puede responder con su patrimonio personal de las deudas de la empresa si se demuestra que ha incurrido en dolo o culpa grave.
• Autónomo societario sin control efectivo: Al contrario que en el caso anterior, este socio no tiene la mayoría de los votos ni ejerce el control efectivo de la sociedad.

Entonces, ¿cuándo puedes tener nómina si eres autónomo societario? Cuando trabajes para tu empresa desarrollando una actividad empresarial. Si la actividad que realizas como autónomo societario encaja con alguna de las actividades de la sección de actividades empresariales del Impuesto de Actividades Económicas (IAE), puedes tener una nómina. Son los propios socios de la empresa los que establecerán si las funciones de administración son retribuibles o no en los estatutos de la sociedad.

Si cobras una nómina de tu empresa significa que además de ser socio de la SL, trabajas en ella como un administrador o como un trabajador. Para que nos entendamos, es como si te hubieses contratado a ti mismo.

La nómina para administradores de una Sociedad Limitada

La pregunta de si puedes tener una nómina si administras una Sociedad Limitada (SL) es una consulta frecuente entre los empresarios y emprendedores que operan bajo esta forma jurídica en España. Una Sociedad Limitada (SL) es una forma legal de organización empresarial en España. Es una entidad jurídica independiente de sus socios o accionistas y tiene su propio patrimonio. La SL puede tener uno o varios socios, y estos pueden ser personas físicas o jurídicas.

En una Sociedad Limitada, el administrador es la persona o personas designadas para llevar a cabo la gestión y dirección de la empresa. Los administradores pueden ser socios o no, y sus funciones pueden variar según los estatutos de la empresa.

La respuesta corta es sí, el administrador de una Sociedad Limitada puede tener nómina, pero esta dinámica debe cumplir con ciertas regulaciones y requisitos específicos:

• Remuneración por cargo: Como administrador de una Sociedad Limitada, puedes recibir una remuneración por tu trabajo en la empresa. La remuneración del administrador debe estar prevista expresamente en los estatutos de la sociedad. La Junta de Accionistas debe aprobar anualmente la cuantía de la retribución. Esta cantidad debe ser razonable y proporcional al tamaño de la sociedad, la complejidad de la función y los estándares del mercado.
• Otras tareas operativas: Además de su rol como administrador, en muchas PYMES el administrador también realiza tareas operativas, como la gestión de proyectos, labores técnicas o supervisión diaria. Se debe firmar un contrato laboral que defina con precisión las tareas operativas, la duración del contrato (indefinida o temporal) y la retribución, ajustándose a las valoraciones del mercado.
• Obligaciones fiscales y de seguridad social: Tanto la empresa como tú, como administrador, deben cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social relacionadas con la remuneración.
• Documentación y formalización: Es importante formalizar la relación laboral entre la empresa y el administrador a través de un contrato de trabajo o un acuerdo de administración.
• Cumplir con la normativa laboral: La relación laboral entre la empresa y el administrador debe cumplir con todas las leyes laborales y regulaciones aplicables.

Si las funciones del socio administrador de una Sociedad Limitada son retribuidas, lo mejor es que cobre mediante nómina eligiendo alguna de las vías que contempla la ley: una asignación fija, dietas de asistencia, participación en beneficios, retribución variable, etc. Se considerarán rendimientos del trabajo a efectos del IRPF y será un gasto deducible para la sociedad en el Impuesto de Sociedades.

Es importante destacar que las circunstancias pueden variar según la situación específica de la empresa y las regulaciones vigentes en un momento dado. Es posible tener una nómina como administrador de una Sociedad Limitada en España, siempre y cuando se cumplan las regulaciones laborales y fiscales correspondientes. Esto implica formalizar la relación laboral, cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social, y respetar las leyes laborales. La relación laboral entre la empresa y el administrador debe ser transparente y estar respaldada por un contrato adecuado que establezca claramente las condiciones de empleo.

Retenciones de IRPF para autónomos societarios y administradores

• Si eres societario trabajador: Tu retención dependerá de lo que cobres, es decir, se aplicará la retención que corresponda según los tramos anuales de IRPF.
• Si eres administrador: Tu retención dependerá de la facturación de la empresa. En el caso de que tu empresa facture menos de 100.000 euros, se te retendrá un 19% de IRPF.

Autónomos individuales: ¿Pueden tener nómina?

No, los autónomos individuales no pueden tener nómina al recibir sus ingresos mediante facturas y no mediante nómina. Un autónomo individual no tiene una separación legal entre su patrimonio y el de su negocio y, por tanto, sus ingresos son rendimientos de la actividad económica y no salarios.

Hay dos motivos principales por los que un autónomo individual no puede tener nómina:

1. Ausencia de separación de patrimonio: Un autónomo individual no puede tener nómina debido a que no existe una distinción legal entre su patrimonio personal y el de su negocio. Esto implica que, al ser el propietario y responsable de todos los aspectos de la actividad económica, no se considera necesario ni posible que perciba un "sueldo" formal como lo haría un trabajador por cuenta ajena. En lugar de ello, los beneficios del negocio se consideran como rendimientos de su actividad económica, los cuales se declaran y tributan de manera diferente.
2. Naturaleza de los ingresos: A diferencia de los trabajadores asalariados, los ingresos de un autónomo provienen de los rendimientos de su actividad económica, los cuales son evaluados y gravados según las normativas fiscales correspondientes a los autónomos. Estos ingresos no se consideran un salario tradicional sujeto a nómina, sino que son el resultado de la generación de beneficios por la prestación de servicios o venta de productos. Por ello, un autónomo no puede tener nómina, ya que su remuneración está ligada directamente a los beneficios netos que obtiene de su actividad y no a un salario fijo como en el caso de un empleado.

Si bien un autónomo individual no puede tener nómina, sí hay algunos tipos de autónomos que pueden recibir una nómina, además de los autónomos societarios:

• Autónomos colaboradores: Es decir, familiares del autónomo principal que colaboran en el negocio habitual o puntualmente.

En el caso de la mayor parte de los autónomos, el hecho de no poder tener nómina implica que la justificación de sus ingresos mensuales debe hacerse mediante otro tipo de documentación, como el certificado de retenciones (ingresos a cuenta del IRPF) o sus declaraciones de impuestos. Esto es así porque, aunque el autónomo puede considerar “sueldo” el dinero que extrae de sus beneficios para sí mismo, legalmente esta cantidad se considera rendimientos de la actividad económica, no salario.

Excepciones a la nómina para los autónomos societarios

Con carácter general, las sociedades (como por ejemplo imprentas, servicios de mantenimiento, etcétera), sí pueden retribuir con nómina a su administrador y/o a sus socios.

Sin embargo, desde la entrada en vigor de la Ley de Sociedades Profesionales en 2007, ciertos profesionales independientes (ingenieros, economistas, abogados, etcétera) ya no pueden tener una nómina, incluso aunque formen una sociedad. Por otro lado, la Ley 26/2014 del IRPF establece que los servicios que prestan los socios de este tipo de sociedades profesionales pasan a ser ingresos de actividades profesionales y no rendimientos del trabajo. Es decir: no tienen derecho a nómina.

De qué depende, entonces, que puedas cobrar o no una nómina como autónomo societario: de la actividad con la que la empresa se registre en el IAE.

¿Cuándo un socio trabajador tendrá que darse de alta en Hacienda?

• Si la sociedad realiza una actividad profesional.
• Cuando la actividad profesional que hacen el socio y la empresa es la misma.
• Cuando el socio esté obligado a darse de alta como autónomo societario.

Si no se cumple alguno de estos tres requisitos, el socio no estará obligado a darse de alta ante Hacienda. Las labores del socio trabajador en una sociedad que realiza funciones empresariales se consideran rendimientos de trabajo. El resto de socios trabajadores sí puede recibir nómina y cotizarán por ingresos de trabajo en el régimen general.

Elaboración de la nómina de un autónomo societario o administrador

Para un autónomo societario (o administrador de su propia sociedad), la elaboración de la nómina no es solo una opción de organización, sino un requisito legal obligatorio si tiene un contrato laboral con su empresa y percibe una remuneración por ello. A diferencia de los autónomos individuales (o personas físicas), que facturan a sus clientes, un socio administrador que realiza funciones de dirección y gestión para su propia sociedad debe ser dado de alta en el Régimen General de la Seguridad Social como un empleado más a través del modelo TA.2/S, con su correspondiente nómina y cotización como asalariado.

La empresa (la sociedad) debe comunicar el alta en el censo de trabajadores de la Seguridad Social; es fundamental tener un contrato de trabajo formalizado, que justifique la relación laboral entre la sociedad (empresa) y el administrador (empleado).

El salario bruto que se establezca en la nómina determinará la base de cotización a la Seguridad Social y la base de retención del IRPF. Este salario debe ser razonable y acorde al mercado para el puesto que desempeña. No puede ser simbólicamente bajo ni excesivamente alto si la situación real de la empresa no lo justifica, para evitar problemas con Hacienda.

La nómina debe desglosar las siguientes deducciones, que la sociedad retendrá y ingresará a los organismos correspondientes:

Aportaciones a la Seguridad Social:

• Contingencias Comunes: Se aplica un porcentaje sobre la base de cotización. Generalmente, el 28,30% (un 23,60% a cargo de la empresa y un 4,70% a cargo del trabajador).
• Desempleo: Para contratos indefinidos, el 7,05% (5,50% empresa + 1,55% trabajador); para contratos temporales, el 8,60% (6,70% empresa + 1,90% trabajador).
• Formación Profesional: 0,60% (0,60% empresa + 0,10% trabajador).

Retención del IRPF:

• Se aplica el porcentaje de retención que corresponda según las tablas de Hacienda, en función del salario bruto anual estimado, la situación familiar y el tipo de contrato. Esta retención se ingresa mensualmente a Hacienda y se descuenta del salario del trabajador.

El salario neto es el resultado de restar al salario bruto todas las deducciones (la parte del trabajador de la Seguridad Social y la retención de IRPF), según la siguiente fórmula:

Salario Neto = Salario Bruto - (Cotiz. SS a cargo del trab. + Retención IRPF)

A continuación se debe emitir el recibo de salarios, es decir, la nómina propiamente dicha. Si se trata de un trabajador autónomo societario, las deducciones por contingencias comunes o profesionales, aparecen tachadas porque no proceden, ya que los autónomos societarios pagan su cuota mensual de autónomo y no cotizan por esos conceptos.

Gestión de nóminas en la empresa

Una de las dudas más habituales es quién se encarga de la nómina de una empresa. Se trata de una pregunta que se pueden hacer los trabajadores, pero también los propios directivos. La nómina es una de las cuestiones más sensibles para la satisfacción laboral de cualquier organización. Los trabajadores deben cobrar el día acordado, pues del pago depende su estabilidad.

Antes de que la nómina llegue a la plantilla, hay que crearla. Generalmente, la creación de las nóminas es responsabilidad del gestor o asesor. Esto no significa que vayan a gestionarlas, sino que crean el documento sobre el que se gestiona la nómina.

La labor de recursos humanos “se limita” a la gestión de las nóminas de la plantilla. Es el responsable de gestionar todas las incidencias en nómina. Se trata de una información que RRHH traslada a la gestoría o al programa para la creación de la nómina. La necesidad de mantener actualizado el flujo de información entre ambas partes invita a contar con un software de RRHH que facilite estas gestiones. En caso contrario, habría que realizarlas mediante llamadas constantes o correos electrónicos, lo que multiplica las posibilidades de error.

El departamento de contabilidad de la empresa también participa en el proceso. Deben registrar el adeudo tributario de la nómina tanto del empleador como del trabajador. También asegurar que la empresa recibe el pago de las retenciones, o conciliar el monto total pagado a los empleados. Por esta razón, la colaboración entre recursos humanos y contabilidad es más que necesaria. El primero maneja los datos de los empleados, y el segundo el dinero. También es cierto que algunas funciones se solapan, como el ingreso de datos, o la respuesta a las dudas y preguntas de los empleados.

Otro de los departamentos de la organización que se puede ver involucrado en la gestión de nóminas es el de control interno. De este modo, la empresa garantiza un control interno que permita mantener la precisión y el cumplimiento de plazos. También es una forma de evitar errores en la confección de la nómina.

Contar con un software de RRHH permite recopilar los datos que figuran en la nómina. Por ejemplo, las horas trabajadas, horas extras o ausencias del empleado. También es interesante la función que permite descargar la nómina desde el portal del empleado. De este modo, los trabajadores disponen de una referencia donde se almacenan sus nóminas mes a mes.

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Elementos clave de una nómina en PYMES

Para las PYMES que empiezan a entregar nómina a sus primeros empleados, lo que parece sencillo y sin muchas complicaciones puede terminar convirtiéndose en un verdadero dolor de cabeza. No solo es importante cumplir con la legislación vigente y ofrecer un formato estandarizado y acorde con la normativa, sino que también es fundamental que se ofrezca la información de manera intuitiva y clara al empleado.

Una nómina debe contener los siguientes datos:

• Datos identificativos de la empresa que la emite.
• Datos del empleado que recibe la nómina.
• Periodo de liquidación a la que hace mención.
• Percepciones salariales: Conceptos de incluidos para el pago del trabajador, que siempre deben ir basados en la categoría profesional del individuo según el convenio del sector en que se encuentre. Aquí también se incluyen complementos como horas extra, trabajo en festivos, cualquier tipo de retribución adicional. Ten en cuenta que muchos de estos conceptos también están regulados por convenio. En caso de pagas extra prorrateadas, también se debe incluir la proporción que resulte.
• Descuentos de nómina: Básicamente son dos, que son Seguridad Social (aplicada sobre la base de cotización para contingencias, desempleo, incapacidad, Fogasa y formación profesionales; y también IRPF, diferente para cada empleado según los ingresos esperados en el año y el tipo de relación laboral.
• Ingreso líquido: El total correspondiente a las percepciones menos los descuentos.

Tabla comparativa: Rendimientos del trabajo vs. Actividad económica