Cómo escalar tu PyME a un nivel corporativo: Estrategias clave para el crecimiento sostenible

Administrar una PyME en crecimiento puede ser un desafío tanto emocionante como complejo. La expansión de un negocio conlleva muchas nuevas oportunidades, pero también retos y riesgos financieros. Las pequeñas y medianas empresas constituyen los cimientos de muchas economías, generando empleo, innovación y contribuyendo al crecimiento económico. En México, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) estima que hay 4.9 millones de PyMEs en el país; mismas que generan 7 de cada diez empleos formales. Entre los desafíos con los que las pequeñas y medianas empresas se encuentran a medida que su negocio crece, están las oportunidades para incrementar los ingresos y la rentabilidad que, a menudo, van acompañadas de mayores demandas operativas, financieras y fiscales.

1. Planificación estratégica: El mapa hacia el crecimiento

La planificación estratégica es la base de cualquier empresa exitosa, en especial cuando una PyME está experimentando un crecimiento significativo. Antes de embarcarse en cualquier iniciativa de expansión, es fundamental tener un plan preciso, que al mismo tiempo permita cierta flexibilidad. La improvisación puede apagar incendios, pero no construye un futuro estable. Un plan de negocios debe definir qué vendés, quién es tu cliente y cómo te diferenciás de la competencia.

Misión y Visión

• Misión y visión claras: Por trillado que parezca, antes de crecer, es importante tener una comprensión clara de lo que quieres lograr como empresa. Definir estos elementos te proporcionará una brújula para tomar decisiones estratégicas coherentes.

Análisis del mercado y objetivos

• Análisis del mercado: Realiza un análisis exhaustivo de tu mercado y de la competencia. ¿Dónde se encuentran las oportunidades de crecimiento? ¿Cuáles son las amenazas potenciales? Conocer bien tu entorno te ayudará a tomar decisiones informadas. Elabora un estudio de mercado previo. Antes de nada, tendrás que realizar un estudio de mercado en profundidad para conocer la situación actual de tu mercado y la posición de tu pyme en el mismo.
• Análisis DAFO: Empieza con un poco de autocrítica y analiza tu negocio. Uno de tus primeros pasos al poner en marcha tu nuevo negocio debe ser poner el foco en sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, tanto tuyas como de tu competencia. Un análisis DAFO te permitirá hacer una crítica constructiva de tu proyecto.
• Objetivos claros: Define objetivos específicos y medibles para tu crecimiento. Esto puede incluir metas de ingresos, expansión geográfica, y otros aspectos, pero es importante que sean alcanzables y tengan un plazo fijo. Esto te dará un marco para evaluar el progreso y el éxito. Desarrolla una estrategia sólida para alcanzar tus objetivos.

2. Finanzas sólidas: Cimientos para la expansión

A medida que tu PyME se expande, los desafíos financieros pueden volverse más complejos, por lo que es esencial mantener un control riguroso de sus finanzas y, de preferencia, mantenerlas separadas de tus finanzas personales. Contar con un aliado financiero sólido y servicios bancarios especializados en PyMEs es de gran ayuda para garantizar que las necesidades estén realmente cubiertas. Las finanzas son el corazón de tu PyME. Separar tus cuentas personales de las de tu proyecto es el primer paso para cuidar tu salud financiera, porque te permite saber qué tan rentable es tu PyME y proyectar con datos reales, no con sensaciones.

Gestión financiera esencial

• Presupuesto y flujo de efectivo: Elabora un presupuesto detallado que refleje ingresos, gastos y necesidades de capital. Realiza un seguimiento constante del flujo de efectivo para asegurarte de que tienes suficiente liquidez para operar y expandirte sin problemas.
• Financiamiento: Explora las opciones de financiamiento disponibles para las PyMEs en crecimiento. Esto puede incluir préstamos bancarios, inversores, capital de riesgo o financiamiento a través de programas gubernamentales. Elige la opción que mejor se adapte a tus necesidades y situación financiera. Es posible que inicialmente necesites capital para poner en marcha tu pyme. Aparte de la propia inyección económica que tú puedas aportar, quítate el miedo de encima y busca inversores: préstamos bancarios, ayudas públicas, ayudas de familiares…
• Control de costos: A medida que creces, los costos pueden aumentar, por ello es importante mantenerlos vigilados. Establece un control estricto y busca eficiencias en tus operaciones. La optimización de costos puede liberar recursos para inversiones estratégicas. En el capítulo financiero, los gastos fijos pueden llegar a constituir un cuello de botella asfixiante. Por eso conviene separar muy bien aquello que es básico para que el negocio funcione de lo que es accesorio.
• Diversificación de ingresos: Evita depender de un solo cliente o fuente de ingresos.

Obligaciones fiscales y contables

• Gestión de obligaciones: Desde el inicio es clave tener bajo control los trámites fiscales, contables y laborales. De lo contrario, puedes enfrentarte a multas o recargos por incumplimiento. Lleva al día tu contabilidad y tus impuestos. Evitarás sustos y tendrás una visión clara del estado del negocio.
• Principales impuestos para PyMEs: Los principales impuestos que pagan las PyMEs son IVA, Ganancias e Ingresos Brutos. Las empresas con Certificado MiPyME (categorías Micro y Pequeñas) pueden cancelar el IVA a los 90 días de su vencimiento.

3. Gestión de talento: El capital humano de tu empresa

Es común que una PyME en crecimiento a menudo conlleve un incremento en la contratación de personal. Una adecuada gestión de recursos humanos ayuda a asegurar que el equipo está alineado con los objetivos y valores empresariales. Saber cómo gestionar un equipo es clave. Tan importante como la gestión de clientes es la gestión de personal. De los profesionales que trabajan en tu empresa depende, en un alto porcentaje, que tu negocio funcione correctamente.

Cultivando el talento

• Cultura empresarial: Refuerza la cultura empresarial que te ha llevado al éxito hasta ahora. Comunica claramente los valores y la visión de la empresa a medida que creces para asegurarte de que se mantenga viva.
• Contratación estratégica: Al contratar nuevo talento, además de que tenga las habilidades técnicas necesarias, también valora su capacidad de adaptación a la cultura empresarial. Crea un equipo de trabajo sólido. Es importante contar con el mejor apoyo posible en una aventura empresarial. Por eso, busca trabajadores de talento que crean en tu idea, que la apoyen y que sean profesionales y de confianza. Si el presupuesto no te llega para contratar a una completa plantilla de expertos, busca el talento en otra parte.
• Desarrollo de liderazgo: Invierte en el desarrollo de habilidades de liderazgo y empodera a los miembros del equipo para asumir estos roles cuando sea necesario.
• Comunicación interna: La transparencia y la comunicación abierta son clave.
• Retención del talento: Retener el talento debe ser uno de los principales objetivos en este aspecto. Tal vez no puedas competir en sueldos con el resto de las empresas de tu sector. Una empresa de viajes, tiene 13 empleados que disfrutan -dependiendo de su puesto- de ventajas que van desde viajes incentivo, cursos de inglés gratuitos, seguro médico, comidas de empresa, aperitivos semanales hasta fondos de jubilación y variable salarial.

4. Tecnología e innovación: Impulsando la eficiencia

La automatización de procesos puede aumentar la eficiencia operativa y liberar tiempo y recursos para actividades estratégicas. Hoy en día, podés simplificar todo con un sistema de gestión integral (conocido como ERP por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning). Son herramientas que centralizan tus ventas, el stock y se conectan con ARCA para emitir comprobantes electrónicos e integrar la información fiscal. Innovar no es una opción, es una necesidad.

Herramientas y estrategias tecnológicas

• Sistemas de gestión empresarial (ERP): Implementa un sistema ERP para integrar y gestionar eficazmente las operaciones empresariales, incluyendo finanzas, inventario, recursos humanos y ventas.
• Automatización de marketing: Utiliza herramientas de automatización de marketing para llegar a nuevos clientes y mantener relaciones con los existentes. Esto puede incluir la gestión de redes sociales, campañas por correo electrónico y análisis de datos.
• Analítica de datos: Aprovecha el poder de los datos para tomar decisiones informadas. La analítica de datos puede proporcionar información valiosa sobre el rendimiento del negocio, las preferencias del cliente y las tendencias del mercado.
• Comercio electrónico: Si es relevante para tu industria, considera la expansión a través de plataformas de comercio electrónico. Esto puede abrir nuevos mercados y aumentar tus ingresos.
• Potencial de Internet: Aprovecha el potencial de Internet. Es posible que tu nueva empresa ya nazca como un servicio o producto online, en cuyo caso tendrás mucho ganado. Y si no es así, una buena idea sería plantearte aprovechar las ventajas de Internet para tu negocio, creando una página web atractiva con la que darte a conocer y crearte una reputación online. Usa las redes sociales para llegar a tu público objetivo. Una vez tengas presencia en Internet (web, blog), la clave es la difusión. Las redes sociales son una herramienta muy útil, fácil de usar y barata, que te va a permitir promocionar tu negocio y, gracias a la segmentación, llevar tus contenidos y productos a clientes potenciales y fidelizar a los que ya tengas.

5. Internacionalización: Expandiendo horizontes

Dejar los objetivos de tu empresa restringidos a tu localidad, tu región o incluso tu país es una estrategia muy poco competitiva. ¡Claro que el proceso de internacionalización no es fácil!, empezando porque cada mercado tiene unas peculiaridades que debes conocer muy bien antes de lanzarte a exportar.

Estrategias para la expansión global

• Información del mercado objetivo: Las empresas que se enfocan hacia la internacionalización necesitan una gran cantidad de información acerca de sus mercados objetivo. El activo más importante en un proceso exportador es la información. Es impensable hacer negocios en el exterior sin la información suficiente. Y más hoy en día, con Internet.
• Adaptación local: La información nos permite adaptar la estrategia de marketing global a la realidad de cada mercado. También es muy importante conocer a fondo la idiosincrasia de los países a los que queremos ir: historia, costumbres, religión, forma de hacer negocios, relaciones con nuestro país, etc.
• Talento internacional: Una empresa barcelonesa familiar con 30 años de trayectoria y 140 empleados que fabrica envases alimentarios rígidos estuvo orientada desde sus inicios a la internacionalización (exporta el 80% de su producción y tiene una planta en Australia), su política de RR HH consiste en contratar personal -sobre todo para puestos clave- de diferentes nacionalidades, personas que conocen mucho mejor la cultura, mercado, hábitos de consumo, etc. Cuenta con personal de ventas originario de Alemania, Suiza, Francia, Rusia, un jefe de mantenimiento uruguayo, una directora de calidad de Sri Lanka… Estas personas aportan a la empresa conocimientos que favorecen la proximidad con los entornos geográficos donde exportamos, distintas formas de pensar, hacer y trabajar. Gracias a ello tienen una visión global muy rica del mercado.
• Networking internacional: En verano organizan estancias en la empresa para familiares de clientes, proveedores y agentes comerciales (tienen 23 repartidos por el mundo).

6. Medición y mejora continua: Monitoreando el progreso

La gestión de riesgos efectiva es esencial para proteger tu negocio y asegurarte de que esté preparado para enfrentar desafíos inesperados.

Evaluación y adaptación

• Indicadores clave de rendimiento (KPIs): Identifica los KPIs relevantes para tu negocio y realiza un seguimiento regular de ellos. Esto te permitirá evaluar el rendimiento y tomar decisiones basadas en datos.
• Retroalimentación del cliente: Escucha a tus clientes y utiliza sus comentarios para mejorar tus productos o servicios. El boca a oído es esencial para el éxito. No solo es importante la buena relación calidad/precio, hay otros factores que explican el éxito. No siempre la mejor publicidad es la de televisión o radio. Los clientes sobre todo si son de gran tamaño, constituyen una excelente herramienta de ventas. Nada hay que atraiga más a un comprador que la atención que le presta el vendedor. El cliente quiere información, asesoramiento profesional, que le presten atención y se interesen por sus problemas.
• Auditorías internas: Realiza auditorías internas periódicas para evaluar la eficiencia operativa y la conformidad con las políticas y procedimientos.
• Aprendizaje continuo: Fomenta una cultura de aprendizaje continuo en tu organización. Esto puede ser esencial en un entorno en constante cambio. No pares, mantente al día con las novedades de tu sector. En el mundo de hoy día es muy importante estar siempre atento a cualquier cambio o novedad que pueda afectar a tu sector en general y a tu empresa en particular. La economía, los negocios y la sociedad cambian a un ritmo constante y tu nueva empresa nunca debe quedarse atrás.

7. Gestión de riesgos y flexibilidad

Identifica los riesgos. Que el riesgo siempre exista y que el fracaso forme parte del éxito, no significa que no se deban establecer las medidas necesarias para evitarlo o minimizar sus consecuencias. Mide los riesgos.

Preparación ante lo inesperado

• Socios estratégicos: Encontrar socios cuyos conocimientos, experiencia y capacidad inversora complementen los propios es una opción interesante, tanto en una fase inicial como en la etapa de crecimiento. La selección de los socios es clave, ya que muchas empresas rentables desaparecen por problemas surgidos entre los mismos.
• Adaptación y reinvención: Cuando las cosas empiezan a ir mal para una pyme, ¿por qué no quedarse con lo mejor de la empresa y utilizarlo para reformular el negocio sobre una mejor estrategia?
• Optimización de la plantilla: No están los tiempos para sobredimensionar plantillas, así que, si llega una época de vacas gordas no te animes hasta comprobar que no se trata de un espejismo pasajero. Es importante dejar estos temas en manos expertas. Son muchos los expertos que aconsejan no sobredimensionar la empresa, un error muy habitual que ha contribuido a destruir muchas organizaciones en los últimos años. Es preferible partir de un tamaño modesto, y crecer racionalmente, que empezar a lo grande para al final darte cuenta de que has consumido tu presupuesto de tres años en un solo ejercicio.

8. Marco legal y administrativo: Pasos para la formalización

Para poner en marcha una pyme no basta con tener una buena idea y un poco de suerte. Gestionar una pyme no es tarea sencilla. Necesitas tener conocimientos en varias áreas esenciales del negocio, como contabilidad, fiscalidad, el área laboral o legal. Antes de pensar en cómo crecer, hay que sentar unas buenas bases. Contar con un plan realista y ordenado. Tener la forma jurídica adecuada. Según tus circunstancias, te interesará darte de alta como autónomo o constituir una sociedad.

Formalización de la empresa

• Elección de la forma jurídica: Tendrás que determinar el tipo de empresa que vas a crear y su forma jurídica: sociedad anónima, sociedad limitada, sociedad civil…
• Certificación negativa en el Registro Mercantil: La Certificación negativa del nombre de la sociedad (CNN) acredita la exclusividad y no existencia de otra sociedad con el mismo nombre.
• Depósito de capital: Tendrás que depositar en una entidad bancaria una cantidad de dinero, que variará según el capital social de tu pyme (para sociedades limitadas el mínimo son 3.000 euros y para sociedades anónimas 60.000 euros).
• Obtención del NIF: Debes obtener tu NIF a través de la Agencia Tributaria, primero provisional y luego el definitivo presentando la escritura.
• Creación de la sociedad: Tendrás que realizar una escritura pública ante notario con la firma de todos los socios para constituir la sociedad.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Así, conseguirás la plena competencia jurídica.
• Alta en el IAE: Debes darte de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) en la Agencia Tributaria, indicando la actividad empresarial que vas a realizar.
• Legalización de libros: Tienes que legalizar en el Registro Mercantil tus libros de sociedades: libros contables, libros mercantiles, libros fiscales.
• Registro de signos distintivos: Para tener completamente protegida tu marca, tendrás que registrar sus signos distintivos (símbolos, imágenes, palabras, frases…) de forma oficial.

Tabla: Comparativa de figuras legales para PYMES