Guía Completa del Coworking: Desde su Concepto hasta la Obtención de la Licencia de Actividad

¿Qué es un Coworking y por qué son tan Populares?

El coworking es una alternativa revolucionaria al entorno laboral tradicional, ofreciendo un espacio compartido donde autónomos, emprendedores y profesionales que desempeñan sus funciones en remoto pueden reunirse para trabajar en un ambiente común. Este concepto va más allá de un simple espacio físico, es una filosofía que fomenta la colaboración, la creatividad y el intercambio de ideas.

Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades. Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.

Los Orígenes del Coworking

El término «coworking» se acuñó por primera vez en 1999 por Brad Neuberg, un programador informático, quien fundó el primer espacio de coworking llamado «La oficina» en San Francisco. Sin embargo, el verdadero auge del coworking comenzó alrededor de 2005, con la apertura de espacios como «The Hat Factory» en Nueva York y «The Hub» en Londres. Desde entonces, el movimiento ha experimentado un crecimiento exponencial y se ha convertido en una tendencia global con el paso de los años.

El concepto de coworking tal como lo conocemos hoy en día comenzó a tomar forma a principios de la década de 2000. Aunque se puede rastrear la idea de espacios colaborativos compartidos hasta los hacker spaces de los años 90, donde programadores y desarrolladores se reunían para trabajar en proyectos tecnológicos de manera conjunta, el término “coworking” fue acuñado oficialmente en 2005 por Brad Neuberg, un programador de San Francisco.

El Auge de los Coworkings y su Popularidad Actual

El boom del coworking realmente despegó después de la crisis financiera de 2008. Muchos profesionales, especialmente freelancers y emprendedores, buscaban una solución económica que les permitiera trabajar en un entorno profesional sin los altos costos de alquilar una oficina privada. Los espacios de coworking están brotando por todas partes, es un movimiento global que está cambiando el modo de trabajar y la forma de interactuar en los espacios de trabajo.

Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.

La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.

Los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €. Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.

Ventajas de los Espacios de Coworking

• Flexibilidad: El trabajo remoto y el freelance han ganado protagonismo en los últimos años, especialmente tras la pandemia de COVID-19, que aceleró la adopción de modelos de trabajo más flexibles. Los trabajadores valoran poder elegir dónde, cuándo y cómo trabajar, y los coworkings ofrecen exactamente eso: la libertad de elegir un espacio según sus necesidades sin comprometer la profesionalidad ni el acceso a servicios clave.
• Fomento de la colaboración y la comunidad: Uno de los principales atractivos de los coworkings es la oportunidad de colaborar y crear una red con otros profesionales. Al compartir el espacio con personas de distintos sectores y especialidades, se abren oportunidades para generar contactos, colaborar en proyectos o simplemente aprender de otros. Este coworking permite buscar elementos complementarios entre CENIFER y los profesionales de las energías renovables y la eficiencia energética. Se trata, además, de un espacio físico de encuentro entre sus usuarios, los proveedores y clientes, a la vez que sirve para el desarrollo del conocimiento. ¿Cuantos proyectos nacen (o fluyen) gracias al networking?
• Costos más bajos y optimización de recursos: Abrir una oficina tradicional implica un compromiso financiero considerable: alquiler de largo plazo, mobiliario, servicios públicos, mantenimiento y otros gastos adicionales. En cambio, los coworkings ofrecen planes flexibles que permiten a los usuarios acceder a un entorno profesional sin esos costos elevados.
• Espacios diseñados para la productividad y creatividad: Los coworkings han entendido que el diseño del espacio juega un papel fundamental en la productividad. Por ello, estos lugares están diseñados cuidadosamente para crear un ambiente inspirador y funcional.
• Diversidad de servicios y comodidades: Además del espacio de trabajo, los coworkings suelen ofrecer una serie de servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario. Desde internet de alta velocidad y café ilimitado, hasta espacios dedicados para reuniones, cabinas telefónicas, zonas de descanso y áreas para eventos.
• Un modelo de trabajo alineado con las tendencias actuales: Finalmente, el modelo de coworking está alineado con algunas de las tendencias laborales más actuales, como el auge de los nómadas digitales, el crecimiento del trabajo freelance, y la búsqueda de espacios de trabajo que ofrezcan un equilibrio entre la vida personal y profesional.

Tipos de Coworking Compartidos

Existen diferentes tipos de espacios de coworking, algunos de los modelos más comunes son:

• Coworking Abierto: Espacios donde los profesionales comparten un área común, fomentando la interacción y la creación de redes.
• Coworking Temático: Centrados en industrias específicas o áreas de interés, estos espacios reúnen a profesionales con objetivos comunes. Por ejemplo: Coworking de arquitectos e ingenieros.
• Coworking Corporativo: Empresas grandes crean espacios de coworking internos para fomentar la colaboración entre sus propios empleados o con profesionales externos.
• Coworking Rural o Residencial: Ofrecen la oportunidad de trabajar en entornos más tranquilos y naturales, alejados de las ciudades.
• Coworking Virtual: Proporcionan una infraestructura digital para aquellos que trabajan de manera remota, permitiéndoles colaborar a través de plataformas en línea.

El Auge del Coworking en España

Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.

El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.

Coworking en Alicante

La ciudad de Alicante, con su encanto y su dinámica comunidad empresarial, se presenta como un lugar ideal para establecer un coworking. La apertura de un espacio compartido no solo responde a las crecientes necesidades de profesionales independientes y emprendedores, sino que también contribuye al desarrollo de una comunidad laboral colaborativa.

¿Cuántos Coworkings hay en Alicante?

Actualmente la ciudad de Alicante, a fecha de enero del 2024, cuenta con un total de 34 centros de trabajo dedicados al coworking.

¿Qué precio tiene un Coworking en Alicante?

Los precios de los espacios de coworking en Alicante pueden variar según la ubicación, las instalaciones y los servicios ofrecidos por cada espacio. Algunos factores que pueden influir en el coste incluyen la calidad del espacio, la disponibilidad de salas de reuniones, servicios adicionales como recepción, impresión y cocina, así como la reputación del espacio de coworking.

Los precios mensuales de los espacios de coworking en Alicante pueden oscilar entre unos 100 euros a 300 euros o más, dependiendo de la ubicación y las comodidades. Algunos espacios ofrecen planes flexibles, como membresías diarias o por horas, que pueden tener un coste más bajo.

Guía Paso a Paso: Cómo Montar un Coworking Exitoso

Montar un coworking desde cero puede parecer un desafío abrumador, pero si sigues un enfoque organizado y planificado, el proceso será mucho más manejable. Desde elegir la ubicación adecuada hasta decidir los servicios que ofrecerás, cada detalle cuenta para garantizar el éxito de tu coworking.

1. Estudio de Mercado y Estrategia

Antes de iniciar cualquier proyecto, es vital conocer el mercado local. La demanda de coworking varía según la ciudad y el tipo de público que deseas atraer. En primer lugar, nos centraremos en la investigación de mercado. Deberemos evaluar la demanda y competencia en la zona donde queremos establecer el coworking, así como identificar las necesidades específicas de los profesionales y empresas locales para poder definir a nuestro público objetivo y ajustar los servicios según sus necesidades.

• Identifica tu público objetivo: ¿A quién quieres atraer a tu coworking? Los usuarios pueden ser freelancers, startups, nómadas digitales, pequeñas empresas o grandes corporaciones que buscan espacios flexibles.
• Analiza la competencia: Visita otros coworkings en la zona y evalúa sus características.
• Demanda local: Asegúrate de que existe demanda en el área donde planeas abrir tu coworking.

Finalmente, desarrollaremos una estrategia de marketing sólida para destacar nuestro coworking. Podremos utilizar plataformas digitales, redes sociales y estrategias locales para promocionar el espacio. El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores. La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia. El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.

2. Financiación

Tendrás que estimar la inversión inicial que vas a requerir y si tienes los recursos suficientes o necesitas pedir préstamos, etc.

3. Buscar Inmueble

Necesitarás saber los espacios que hay en el mercado para poder alquilarlo o comprarlo. En estos casos es muy recomendable buscar asesoramiento previo, antes de conseguir el local, para hacerte con uno que reúna las condiciones necesarias. El primer paso es conseguir el local y realizar el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento.

A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler. Y recuerda que para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos y que respecto a las actividades en domicilios, ya no se suelen conceder licencias por encima del primer piso de un edificio de viviendas.

4. Asesor Fiscal y Laboral

Tendrás que contratar un asesor para que te ayude con la apertura y gestión de la actividad económica. Adicionalmente, te podrá asesorar en muchos aspectos importantes como subvenciones.

5. Abrir Licencia de Apertura con Estudio Técnico

En último lugar, tendrás que pensar en contratar a un técnico especializado o empresa para pedir el permiso de actividad o licencia, en el ayuntamiento. Desde QEE, te podemos ayudar. Contacte con nosotros para la realización del proyecto y tramitación de su licencia de apertura.

La Licencia de Actividad de Coworking: Un Requisito Imprescindible

La licencia de actividad es un documento otorgado por el ayuntamiento que autoriza el ejercicio de una determinada actividad en un local o lugar específico. También se conoce como licencia de apertura. La licencia de apertura y actividad es una licencia municipal obligatoria que permite ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios en un local, nave u oficina. Este permiso es esencial para operar legalmente cualquier tipo de negocio. ¿Te preguntas qué hace falta para conseguir la licencia de actividad de coworking? Debido al auge del teletrabajo, hoy en día es frecuente encontrar empresas que alquilan oficinas por horas o por días en ambientes de trabajo compartido. Si estás interesado en esta nueva tendencia de oficinas compartidas y te estás planteando montar un negocio de este tipo, sigue leyendo.

Tipos de Licencia de Apertura para Coworking

La licencia de apertura para un coworking variará según el tipo de coworking que sea. Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes. Como todo ayuntamiento es independiente, y al final depende de un técnico, que seguramente desconoce el término coworking, os animo a visitar al técnico de licencias de vuestro ayuntamiento y le preguntéis qué licencia necesitaríais. Aun así, repetiros que este post es una opinión e impresión personal.

Tipos de Actividades

• Actividades Inocuas: No generan molestias significativas, impacto medioambiental, daños a bienes públicos o privados, ni riesgo para personas.
• Actividades Calificadas: Consideradas molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas, requiriendo medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales (ej: hostelería, actividades industriales).

Requisitos Iniciales para la Licencia de Coworking

El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo. Esto incluye aspectos como las salidas de emergencia, la accesibilidad para personas con discapacidad y la adecuación del espacio para la actividad comercial prevista. Para abrir un coworking, necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles:

• Equipamiento: Contar con suficientes mesas para los usuarios. Al ser un coworking (oficina compartida), puedes optar por una mesa grande tipo biblioteca.
• Equipos Informáticos: Asegurar la disponibilidad de equipos y conectividad.
• Local Adecuado: El primer paso es conseguir el local y realizar el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento. Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo.

El Proyecto de Actividades

El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Por eso, puede que sea uno de los pasos más importantes de todos los que hemos visto. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local. Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado. Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales.

Documentación Necesaria

La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario.

Trámites y Proceso de Solicitud

Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso. La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales.

1. Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial.
2. Presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente.

El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año. Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados.

Costos Asociados

El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas.

• Tasas del Ayuntamiento: Se calculan según la relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad.
• Coste del Informe o Proyecto Técnico: Dependerá de la complejidad del proyecto y del profesional seleccionado, oscilando entre 600 y 1.000 euros para actividades inocuas, y el doble para actividades calificadas.

Normativas Específicas a Considerar

• Accesibilidad: Existen dos normativas que regulan la accesibilidad para usuarios en silla de ruedas en las actividades, por un lado el Código de Accesibilidad de Catalunya y por otro lado El Código Técnico de la Edificación Sección SUA.
• Ventilación: Las actividades deben estar ventiladas, bien de forma natural (a través de puertas y ventanas) o bien mecánicamente con un ventilador. La normativa que le aplica a la ventilación de las actividades es el Reglamento de Instalaciones Térmicas de los Edificios (RITE). Según esta normativa las actividades dispondrán de un sistema de ventilación para el aporte del suficiente caudal de aire exterior que evite la formación de elevadas concentraciones de contaminantes.
• Altura Libre Mínima: La altura libre mínima del local tiene que ser de 2,5 m que se puede ver reducida a 2,1 m en zonas como los aseos, almacenes o cámaras de residuos.
• Aislamiento Acústico: Las actividades deberán de tener un aislamiento acústico tal que no provoque molestias a los vecinos.
• Recorrido de Evacuación: La distancia entre cualquier punto del local hasta la salida a la calle no puede superar los 25 metros en caso de que haya una sola salida. Si hay dos salidas el recorrido de evacuación se puede ampliar hasta los 50 metros.

Ventajas de Contar con la Licencia

A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas. Te ayudamos a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.

Consideraciones Adicionales

Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. La expansión puede implicar cambios significativos en la estructura del edificio, el uso de los espacios o incluso en la cantidad de personas que pueden ocupar el lugar al mismo tiempo. Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo. Por ello, es importante mantenerse al día y asegurarse de que la licencia de actividad esté actualizada. Esto puede implicar realizar ajustes en las instalaciones o en los servicios ofrecidos para cumplir con las nuevas regulaciones.

Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:

• Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
• Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
• Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.

Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí.