Todo lo que Necesitas Saber sobre las Licencias de Microsoft 365 Empresarial

Microsoft Office 365 ahora se llama Microsoft 365, y ofrece una gama de licencias orientadas a satisfacer las diversas necesidades de las organizaciones. Esta licencia está orientada a organizaciones que buscan almacenamiento en la nube y necesitan Microsoft Teams. Las versiones en la nube se integrarán con las soluciones de escritorio de Office 2019, Office 2016 y Office 2013.

Comparación de Licencias de Microsoft 365: Business vs. Enterprise

Quizás te estés preguntando cómo comparar las licencias “Empresa” con las licencias “Enterprise” de Microsoft 365. Para una implementación eficiente de Microsoft 365 y Office 365, los servicios administrados ofrecen una solución completa para gestionar el entorno, permitiendo un control integral y soporte técnico personalizado.

Planes Microsoft 365 Business

Los planes Microsoft 365 Business están especialmente diseñados para cubrir las necesidades de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Estos planes son ideales para empresas con hasta 300 empleados.

• Microsoft 365 Business Basic: Perfecto para empresas que necesitan acceso a aplicaciones en la nube de Microsoft Office. Proporciona acceso a versiones web y móviles ligeras de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, así como correo electrónico empresarial y almacenamiento en la nube. También puedes elegir entre planes con y sin Microsoft Teams.
• Microsoft 365 Business Standard: Un paso adelante del Business Basic, ideal para empresas que necesitan aplicaciones de Microsoft Office en todos sus dispositivos. Combina potentes versiones de escritorio, web y móvil de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, y aplicaciones adicionales como Clipchamp, junto con los mismos servicios que en Empresa Básico.
• Microsoft 365 Empresa Premium: Incluye las mismas aplicaciones y servicios y, además, una avanzada protección contra ciberamenazas y funcionalidades de administración de dispositivos. Este plan también incluye Microsoft Defender para Empresas, que ofrece protección contra ransomware con interrupción automática de amenazas, funcionalidades avanzadas de antivirus y herramientas para administrar vulnerabilidades.

Nuestros planes básicos de Microsoft 365 para empresas (se cobran por usuario) están diseñados para organizaciones con hasta 300 usuarios. Microsoft se reserva el derecho de aplicar el límite de 300 licencias aprovisionadas por inquilino en toda la familia de planes empresariales. Por ejemplo, si una organización tiene asignadas 250 licencias de Empresa Premium, solo podrá asignar 50 licencias más en total entre toda la familia de planes empresariales.

Planes Microsoft 365 Enterprise

Los planes Microsoft 365 Enterprise están diseñados para cubrir las necesidades de grandes empresas y organizaciones, ofreciendo características avanzadas de Microsoft para seguridad, cumplimiento y análisis. Estos planes son ideales para empresas con más de 300 empleados. Las opciones del plan Enterprise ofrecen mayores niveles de administración de la seguridad y el cumplimiento de las normativas que los planes empresariales, y proporcionan funciones adicionales de inteligencia empresarial y análisis. Las organizaciones con más de 300 usuarios deberían plantearse suscribirse a los planes de Microsoft 365 para empresas.

Características Adicionales en los Planes Empresariales

• Herramientas avanzadas de colaboración: Para los planes con Microsoft Teams, accede a características mejoradas como grabaciones de reuniones, transcripciones y espacios de trabajo en equipo optimizados para la colaboración empresarial.
• Aplicaciones empresariales: Dirige tu negocio con herramientas como Microsoft Bookings para la programación de citas.
• Microsoft 365 Copilot: Disponible como complemento, Microsoft 365 Copilot es un asistente de IA para el trabajo que impulsa la productividad y la creatividad para ayudarte a hacer crecer y dirigir tu empresa. Consigue características de IA, como sugerencias gramaticales y de estilo con el Editor Microsoft, bandeja de entrada Prioritarios y respuestas sugeridas en Outlook, y subtítulos en directo y transcripción de reuniones en los planes con Teams. Para los usuarios empresariales elegibles que hayan iniciado sesión con Microsoft Entra ID, Microsoft 365 Copilot Chat ofrece un chat limitado con tecnología de IA y protección de datos empresariales. Aunque Copilot Chat usa datos web públicos para tareas como la investigación y el análisis, no se integra con las aplicaciones de Microsoft 365 ni con el contenido de la organización, como archivos, correos electrónicos o chats. Para una mayor integración y extensibilidad, las empresas deberían adquirir Microsoft 365 Copilot como complemento, que conecta directamente con las aplicaciones de productividad y los datos de la organización. Se requiere una licencia aparte para un plan de Microsoft 365 válido para comprar Microsoft 365 Copilot. Si ya tienes un plan que cumple los requisitos, puedes administrar y añadir Copilot a tu suscripción a través del Centro de administración de Microsoft 365. Si tienes preguntas sobre la compra de Copilot o de cualquier otra suscripción a Microsoft 365, ponte en contacto con un especialista en productos.

Consideraciones para Pequeñas Empresas

Las pequeñas empresas enfrentan desafíos únicos al seleccionar y gestionar las licencias de Microsoft 365. Antes de elegir un Plan de Office 365, es crucial comprender las necesidades de tu negocio o equipo. Evalúa el tamaño de tu empresa, las funciones esenciales requeridas y el nivel de soporte técnico necesario. Considera las herramientas de colaboración, como correo electrónico, almacenamiento en la nube y aplicaciones de productividad. Examina las características específicas de cada plan, como el número de usuarios permitidos, el espacio de almacenamiento, las medidas de seguridad y la integración con otras aplicaciones. Ten en cuenta los costes asociados y cualquier requisito de cumplimiento normativo. Tomar una decisión informada garantizará que selecciones el plan que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.

Preguntas clave antes de contratar un plan

Para afinar la selección de opciones para nuestra empresa, es esencial plantearnos lo siguiente: ¿cuáles son las necesidades inmediatas y a medio plazo de nuestro negocio? Tal como se comentó previamente, al migrar a Office 365, es fundamental realizar una planificación exhaustiva de los recursos requeridos, especialmente si se anticipa un crecimiento futuro. Hay que considerar que los planes se diseñaron para satisfacer diversas necesidades empresariales, adaptándose a variadas características y requerimientos. Por consiguiente, responder a las siguientes interrogantes puede ofrecernos una orientación adicional:

• ¿Requiero servicios de correo electrónico?
• ¿Necesito acceso a aplicaciones online?
• ¿Es esencial para mi empresa fomentar la colaboración entre equipos?
• ¿Se necesitan aplicaciones de escritorio para cumplir con nuestras metas empresariales?

Perfiles de Empresa y Planes Recomendados

Analiza detenidamente estos perfiles para determinar cuál se ajusta mejor a las necesidades de tu empresa, lo que te ayudará a identificar los planes de Office 365 más adecuados:

• Empresa pequeña móvil: Esta empresa, altamente móvil en su naturaleza, no requiere las versiones de escritorio de las aplicaciones. Dado el uso minoritario de ordenadores, las versiones web de las aplicaciones satisfacen sus necesidades. Las herramientas clave incluyen correo electrónico, chat y aplicaciones de colaboración. Recomendamos el Plan Empresa Essentials para este perfil.
• Empresa convencional o tradicional: Este tipo de empresa prefiere utilizar las versiones de escritorio de las aplicaciones ofimáticas. No suele trabajar online y no necesita herramientas de colaboración para mantener a los empleados conectados. En este caso, los planes Empresa o ProPlus son los más apropiados.
• Empresa colaborativa: La colaboración es el pilar de esta empresa. Sus empleados dependen de la edición online de archivos, el uso de repositorios de documentos y el intercambio de contenido en diversos formatos. La conectividad permanente es esencial, por lo que herramientas de chat, llamadas y videoconferencias son fundamentales.

Versiones de Prueba de Microsoft 365 Empresarial

Elige entre las versiones de prueba de Microsoft 365 Empresa Básico, Empresa Estándar, Empresa Premium o Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios. Obtén acceso completo a las aplicaciones incluidas en el plan seleccionado sin coste alguno durante los primeros 30 días, para un máximo de 25 usuarios. Agrega hasta 25 usuarios durante el periodo de prueba. Cada usuario puede instalar aplicaciones de Microsoft 365 en hasta cinco equipos de escritorio, cinco tabletas y cinco dispositivos móviles. Una vez finalizado el periodo de prueba, agrega más usuarios según sea necesario.

Proceso de Registro para una Prueba Gratuita

Selecciona la prueba que quieres y completa los siguientes pasos:

1. Elige el número de usuarios que quieres incluir en la versión de prueba (hasta 25 usuarios).
2. Configura tu nombre de usuario y contraseña.
3. Proporciona información de pago para habilitar los pagos en el futuro y ayudar a garantizar la continuidad del servicio en cuanto finalice el período de prueba.

La comprobación de seguridad durante el registro en la versión de prueba de Microsoft 365 Empresa garantiza que eres una persona real, y no un bot o alguien que intenta hacer un uso indebido del sistema. Dado que la prueba incluye potentes herramientas como almacenamiento en la nube, correo electrónico y aplicaciones de productividad, este paso de verificación (como un CAPTCHA o una comprobación del número de teléfono) ayuda a prevenir el fraude y el abuso, creando una experiencia más segura para todos. Proporcionar información de tarjeta de crédito ayuda a garantizar la continuidad del servicio una vez finalizado el período de prueba. No se realizará ningún cargo en la tarjeta de crédito hasta que termine el período de prueba. Cancela en línea en cualquier momento durante el período de prueba sin ninguna penalización.

Una dirección de correo electrónico del trabajo o la escuela es aquella creada por su organización, como una empresa, una escuela o una organización sin ánimo de lucro, para acceder a los servicios Microsoft. Al registrarse para obtener una versión de prueba de Microsoft 365 Empresa, el uso de una cuenta profesional o educativa ayuda a configurar el dominio y el centro de administración de tu organización. También permite administrar usuarios, licencias y configuraciones de seguridad, y garantiza que las herramientas de colaboración como Teams, SharePoint y OneDrive estén vinculadas a la identidad de tu empresa. Si aún no tienes una cuenta de trabajo, puedes crear una durante el registro.

Una vez confirmado tu método de pago, podrás iniciar sesión para instalar o empezar a usar las aplicaciones de Microsoft 365.

Gestión de Dominios en Microsoft 365

Al registrarte en Microsoft 365, se te asigna un dominio predeterminado como contoso.onmicrosoft.com, que se utiliza para los id. de usuario, el enrutamiento del correo electrónico y las funciones del sistema. SharePoint también está vinculado a este dominio predeterminado y solo las organizaciones con menos de 10 000 sitios pueden cambiarlo. Una vez añadido tu dominio personalizado, podrás utilizarlo para el correo electrónico y los servicios, mientras que el dominio de reserva permanecerá en segundo plano para garantizar la continuidad. Un dominio es esencial para configurar la identidad de tu organización y habilitar servicios básicos, como correo electrónico, Teams y SharePoint. Si aún no tienes un dominio personalizado, Microsoft te proporciona uno predeterminado (por ejemplo, tuempresa.onmicrosoft.com) para que puedas seguir utilizando todas las características durante el periodo de prueba. Más información sobre dominios en Microsoft 365.

Problemas Comunes y Soluciones durante la Prueba

• Si tienes problemas con tu dominio:
  • Usa un correo empresarial diferente que no se haya utilizado previamente con servicios Microsoft.
  • Consulta el Centro de administración de Microsoft 365 para verificar el estado o posibles retrasos del dominio.
  • Ponte en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para resolver problemas con dominios o cuentas.
• Si tienes problemas para iniciar sesión en tu versión de prueba:
  • Asegúrate de iniciar sesión en el inquilino correcto.
  • Verifica el estado de tu versión de prueba: inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 como administrador global y confirma que tu versión de prueba está activa y que tu cuenta tiene una licencia.
  • Restablece tu contraseña: usa la opción "¿No puedes acceder a tu cuenta?" en la página de inicio de sesión.
  • Prueba con otro navegador: utiliza el modo incógnito, borra la caché y las cookies, o desactiva los gestores de contraseñas.
  • Revisa las directivas de acceso: verifica la configuración de acceso condicional de Azure AD y realiza pruebas desde una red personal.

Si aún tienes problemas, obtén información sobre cómo contactar con el soporte para Microsoft 365 para empresas y ten a mano tu id. de inquilino, id. de suscripción y cualquier mensaje de error.

Gestión de la Suscripción y Facturación

Tras 30 días, la prueba gratuita se convertirá automáticamente en una suscripción de pago, y se cargará el precio de la suscripción en el método de pago proporcionado durante el registro. En cuanto la versión de prueba se convierta en suscripción de pago, podrás ajustar las opciones del plan, añadir más usuarios o cambiar a otro plan que se ajuste mejor a tus necesidades.

Métodos de Pago y Opciones de Facturación

Se aceptan las principales tarjetas de crédito. Al pagar con una tarjeta de crédito, el cargo de tu suscripción aparecerá en el extracto de la tarjeta. Los clientes existentes pueden ser aptos para pagar con factura y pueden ponerse en contacto con atención al cliente para comprobar si pueden usar este método de pago. Según tus opciones de servicios, los planes de Microsoft 365 se facturarán de forma mensual o anual. Para ofrecerte la máxima flexibilidad, disponemos de diferentes plazos de compromiso y opciones de pago:

• Compromiso mensual con pago mensual: suscríbete a un plan mensual y paga mes a mes y cancela en cualquier momento.
• Compromiso anual con pago mensual: suscríbete por un año y paga mensualmente.
• Compromiso anual con pago anual: suscríbete a un plan anual y paga todo el año por adelantado.

Cancelación de la Suscripción y Protección de Datos

Puedes cancelar la suscripción de prueba antes de que termine el período de prueba gratuito para evitar futuros cargos. Para cancelar la suscripción antes de que termine el período de prueba, ve al Centro de administración de Microsoft 365 para desactivar la facturación periódica. Una vez cancelada, la suscripción expirará automáticamente al finalizar el período de prueba gratuito, y no se realizará ningún cargo en la tarjeta de crédito. Después de cancelar la suscripción, los datos asociados con tu cuenta de Microsoft 365 estarán disponibles para tu administrador o administradores en una cuenta con funciones limitadas durante 90 días.

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento. Sin embargo, dependiendo del producto y de tu suscripción, puede haber una penalización por cancelar antes del final de tu contrato. Para suscripciones con un pago de compromiso mensual, no hay penalización por cancelar tu contrato en cualquier momento. Las suscripciones de compromiso anual que se pagan mes a mes pueden tener penalizaciones si se cancelan antes de tiempo. Las suscripciones de compromiso anual que se pagan por adelantado no reciben reembolsos si se cancelan antes del período de contrato completo. Lee el Contrato Microsoft Online Subscription completo para obtener más detalles.

Tus datos son tuyos. Si cancelas tu suscripción de prueba de Microsoft 365, puedes descargar tus datos, por ejemplo, tu correo y tus documentos en sitios de equipos, y guardarlos en otra ubicación. Deberías guardar tus datos antes de cancelar.

Microsoft aplica rigurosas medidas para proteger tus datos contra accesos no autorizados, tanto internos como externos, y garantiza que los clientes no puedan acceder a la información de otros.

Migración de Datos y Adición de Suscripciones

Cuando registres una versión de prueba, podrás migrar tus archivos usando las herramientas de migración del Centro de administración de Microsoft 365. Desde ahí, elige la ruta de migración mediante una herramienta paso a paso según dónde estén hospedados tus archivos, ya sea Google Workspace, Dropbox, Box o cualquier otra cuenta de uso compartido de archivos o correo electrónico. Si ya tienes una suscripción, inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 para empezar a migrar tu contenido.

Si ya estás suscrito a un plan, ve al Centro de administración de Microsoft 365 para probar una suscripción diferente. Al añadir una suscripción, la nueva suscripción se asociará a la misma organización o dominio que la suscripción existente. Esto facilita mover usuarios de la organización entre suscripciones o añadirles una licencia para los otros productos que necesiten. Muchos clientes compran una suscripción básica a Microsoft 365 y después, en función de sus necesidades, optan por adquirir cualquier número de servicios complementarios para completar su implementación. Además, los clientes pueden optar por comprar aplicaciones a uno de los miles de proveedores disponibles en la tienda de Microsoft 365.