Planificación Estratégica de Visitas Negociadoras Empresariales

En toda empresa, ya sea grande o pequeña, se producen diariamente multitud de visitas, algunas de ellas institucionales, otras meramente empresariales o comerciales, e incluso, en menor medida, personales. La planificación efectiva de estas visitas es crucial para fortalecer cualquier estrategia de ventas, impulsar la eficacia comercial y cumplir con los objetivos de ventas, que son dos pilares fundamentales de cualquier estrategia de negocio.

Es esencial enfocarse en esta etapa para asegurar el éxito y aumentar las posibilidades de llegar a nuestros objetivos. Estableciendo de forma sencilla el modo de comportarse de las personas implicadas, el orden en el recorrido o el tiempo de duración, tendremos mucho ganado en cuanto a la imagen que transmitimos a quienes nos visitan.

Establecimiento de un Protocolo de Actuación

Para garantizar el éxito de las visitas, es fundamental establecer un protocolo de actuación, de manera formal y por escrito, en el que se detallen los pasos a seguir. Este protocolo debe tener en cuenta aspectos como el tipo de visita, el motivo, el número de asistentes o la duración.

Si eres tú quien organiza la visita y no es una solicitud externa, determina bien a quién vas a invitar en cada caso, dependiendo de las pretensiones, comerciales, institucionales o promocionales. Para evitar sorpresas de última hora o que los invitados estratégicos no asistan, es fundamental que confirmes asistencia días antes de la fecha prevista. Las atenciones vendrán determinadas por el rango de los visitantes.

Establece de antemano quién será el responsable de recibir a los invitados y dónde esperará. Chequea previamente el material y equipos necesarios para el desarrollo de la visita y contrata todos los servicios que vas a necesitar ese día.

Por lo general, y siempre que la empresa tenga espacio adecuado para ello, es habitual proyectar un breve audiovisual de presentación de la compañía.

Planifica un itinerario fácil, cómodo y que muestre lo que realmente quieres que se vea. Este es uno de los aspectos que más debes cuidar, ya que por muy bien que haya ido la visita, un final descuidado puede estropear el conjunto.

No todos los invitados tienen que ser despedidos por el anfitrión, de ahí la importancia de tener claro previamente el criterio de cómo, dónde y a quién hay que despedir. Si la visita ha sido de relevancia mediática, aprovecha la oportunidad para dar a conocer la empresa y crear marca. Si, por el contrario, se trata de una visita general, puedes entregar a los invitados información y documentación relativa a la visita. Las visitas son una oportunidad magnífica para enseñar cómo trabaja tu empresa y las redes sociales son una herramienta de difusión masiva que no debes desaprovechar.

Registro y Control de Visitas Comerciales

El registro y control de las visitas comerciales son claves para la buena salud de las empresas. Nos permiten usar mejor los recursos y, a su vez, mejorar la productividad comercial. Además, te puede ayudar a incrementar la efectividad de tu equipo de ventas durante el proceso de registro de visitas comerciales.

¿Cómo hacer el registro de visitas comerciales?

La planificación de las visitas a clientes es una parte vital del proceso de ventas. Requiere que se consideren varios factores, entre ellos, la ventana de tiempo disponible, los recursos y el personal, para que cada visita sea exitosa. Por todo esto, es necesario un plan de visitas a clientes. El personal de ventas debe tener un plan organizado con metas específicas a lograr. Dentro de este plan es crucial incluir una distribución de visitas con base en distancia y tiempo, es decir, un cronograma de visitas. El tipo de visita de ventas ayuda a definir el tiempo que cada agente debe dedicarle. Por ejemplo, una visita a clientes para levantamiento de pedido suele ser mucho más rápida que una negociación para abrir una nueva oportunidad comercial.

Para una correcta planificación de las visitas comerciales, se deben seguir los siguientes pasos:

• Conocer los productos o servicios y analizar al cliente: Es fundamental que el equipo de ventas tenga un conocimiento profundo de los productos y servicios.
• Detallar las responsabilidades del equipo de ventas: La planificación de visitas comerciales exige la combinación de varias acciones dirigidas hacia un mismo objetivo: cerrar una venta. Para lograrlo, es clave establecer desde el primer minuto las responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo comercial.
• Analizar el perfil de los clientes: Un paso vital en la correcta planificación de las visitas comerciales es la segmentación de los clientes.
• Priorizar las oportunidades comerciales: La segmentación de los clientes es una acción básica sobre la que construir una estrategia comercial eficaz y orientada a incrementar la productividad.

Cómo organizar un cronograma de visitas a clientes

Antes de que los vendedores comiencen a realizar sus visitas, el coordinador o gerente de ventas debe organizar el cronograma. Primero, es importante definir qué tipo de actividades se van a realizar, por ejemplo: prospección en frío, seguimiento a clientes, levantamiento de pedidos.

Sin importar quién tenga la lista de clientes o prospectos a visitar, cada vendedor o el coordinador, se deben conocer todas para una planificación más sencilla. Después, lo más óptimo en cuestión de traslados y recursos a utilizar, es dividir la carga de trabajo entre todos los vendedores, de preferencia, por zona.

Dependiendo del tamaño del equipo de trabajo y sus habilidades, algunos vendedores serán asignados para visitas de seguimiento y otros, para prospección y demostraciones de producto en las visitas. Al organizar la carga de trabajo por zona, es posible asignar uno o más vendedores por cada zona en caso de que la carga de trabajo sea muy grande; o bien, si las distancias son muy grandes, tomar esto en cuenta al momento de calcular la cantidad de visitas a realizar por día.

Una vez que se tienen identificadas las visitas a clientes a realizar, se deben definir metas realistas y medibles. Por ejemplo:

• ¿Qué tipo de visitas de ventas se van a llevar a cabo?
• ¿Dónde se van a realizar las visitas?
• ¿Cuántas visitas se van a realizar por zona a la semana?
• ¿Cuánto tiempo se le debe destinar a cada tipo de visita? Por ejemplo, prospección, levantamiento de pedidos, seguimiento, etc.
• ¿Cuál es el medio de transporte que utiliza cada vendedor?
• ¿Qué tipo de información o reporte debe entregar cada agente de ventas?

Una vez que se tiene toda la información, es momento de comenzar a planificar el cronograma de visitas a clientes. Es muy importante hacer esto con antelación o unos días antes.

Importancia de llevar un control de visitas a clientes

El control de visitas a clientes se trata de un formato que te ayudará a comprobar que tu personal realiza sus actividades. Hay distintas formas de llevar un control, lo importante es que sea cual sea que prefieras utilizar, éste te permita obtener un reporte de visitas a clientes para la toma de decisiones.

Algunas empresas implementan formatos impresos para este fin, y otras, eligen aplicaciones móviles de trabajo. La diferencia radica en el esfuerzo de oficina posterior, es decir, ¿quién va a transcribir los reportes en papel a digital y en cuánto tiempo? Idealmente, se espera tener la información sin errores desde el primer intento de captura, pero esto no siempre es así. Las herramientas digitales pueden ayudar a minimizar estos errores y hacer más sencillo el proceso de reportes y administración de personal. Lo importante es elegir el modelo que mejor se adapte a tus necesidades.

De entre los puntos importantes para llevar un control de visitas a clientes, se encuentran los siguientes:

• Horario de llegada y salida
• Motivo de la visita
• ¿Se logró el objetivo?
• ¿Por qué?
• ¿Se acordó una siguiente visita?

Una vez que tienes definido qué necesitas verificar sobre las visitas a clientes, puedes elegir la herramienta que mejor te funcione.

Plantilla de visitas a clientes para llevar un control

Ahora que tienes toda la información sobre las visitas y una idea de qué datos necesitas para un reporte, ¿cómo puedes asignar las visitas a clientes a tu personal? A continuación te mostramos un ejemplo de una tabla de actividades listas para ser asignadas. Lo ideal es que tengas un mapa zonificado a la mano, ya sea impreso o digital.

Si defines que cada agente de ventas tiene uno o más roles específicos, aprovecha esta organización para elegir las zonas a atender según el tipo de visita que requieren los clientes en ellas. Otra opción es organizar las visitas según la facilidad de movilidad de cada uno de tus vendedores. Por ejemplo, algunos pueden utilizar el automóvil y otros prefieren hacer citas que puedan realizar a pie o en transporte público.

Lo importante es dividir la cantidad de visitas de manera equilibrada para que puedan cumplir sus metas dentro del tiempo establecido. No olvides tomar en cuenta tiempos estimados de traslado, tráfico en horas pico y la complejidad del asunto a tratar durante la visita a clientes.

Es recomendable que utilices un formato, ya sea digital como una tabla de Excel o un planificador impreso, para organizar las visitas. Puedes comenzar por algo sencillo, por ejemplo:

Nombre del cliente	Lugar con dirección completa u ubicación	Tipo de visita	Descripción de actividades a realizar	Referencias	Vendedor asignado
Cliente A	Calle Falsa 123, Ciudad	Prospección	Presentación de nuevo producto X	Recomendado por Cliente B	Juan Pérez
Cliente B	Avenida Siempre Viva 456, Ciudad	Seguimiento	Revisar pedido actual y necesidades futuras	Cliente recurrente	María López
Cliente C	Plaza Mayor 789, Ciudad	Levantamiento de pedido	Confirmar y procesar nuevo pedido	Interesado en Producto Y	Juan Pérez

Si a esta información le sumas los datos que tu personal debe llenar en su reporte, tendrás todo lo que necesitas para una coordinación óptima.

Cómo llevar un control de las visitas

Una vez que tienes tu plan establecido y la distribución de visitas lista, tu personal puede comenzar sus actividades. Los reportes que te entregan te servirán para evaluar su productividad y si se lograron o no los objetivos. El repetir periódicamente la planificación de visitas a clientes te ayudará a detectar cuáles son los vendedores más eficientes y qué tipo de visitas requieren mayor tiempo y atención por parte de tu personal, entre otros puntos. Recuerda que puedes mejorar los formatos establecidos, tanto el plan como de los reportes, cuando tengas suficiente información para revisar el rendimiento de las visitas.

El Rol del CRM en la Planificación y Control de Visitas

La planificación de las visitas comerciales es fundamental para establecer un seguimiento eficiente de las ventas. Una solución CRM es una herramienta perfecta para mejorar el seguimiento de rutas comerciales. Un control de visitas comerciales efectivo y alineado con tus objetivos corporativos requiere del uso de herramientas específicas. Ahora queremos profundizar en las infinitas posibilidades que ofrece un CRM para mejorar tu análisis de ventas. De esta manera, podrás acertar con decisiones estratégicas y expandirte en tu ámbito de comercio.

Funcionalidades clave de un CRM para visitas comerciales

• Mejorar la planificación y segmentación de las relaciones comerciales: Utilizar un CRM para controlar las visitas comerciales facilita la creación de perfiles de clientes detallados, basándose en criterios como la segmentación.
• Planificación de las rutas comerciales: Un CRM móvil realiza un detallado análisis geográfico y planifica las visitas a los clientes por áreas cercanas.
• Automatizar el registro de visitas comerciales: Un CRM móvil mejora la recopilación de datos para el control de las visitas comerciales, además de ahorrar tiempo y reducir errores en el trabajo con dichos datos. Registrar las actividades comerciales en tiempo real es crucial. El rendimiento comercial se basa en aspectos como el compromiso de todos los integrantes de un equipo de venta. Plantea fórmulas para incentivar a los comerciales y conseguir que hagan un registro de visitas comerciales cuando terminen sus reuniones.
• Evaluar para mejorar los resultados: La información que los comerciales ingresan en un CRM móvil tras reunirse con clientes es clave para optimizar futuras visitas. Esta información ayuda a crear un posterior seguimiento al cliente mediante el uso de correo electrónico o llamadas. Establecer un sistema de feedback automatizado: Enviar encuestas automáticas después de cada visita comercial es relevante para mejorar la experiencia del cliente.
• Integrar el feedback en las estrategias comerciales: los datos avanzados que recopila un CRM de ventas permite la puesta en marcha de mejoras en el enfoque comercial.
• Realizar una comparativa de compra: Un software CRM tiene la capacidad tecnológica de comparar las compras actuales de un cliente con un periodo anterior. Este análisis es crucial para detectar posibles descensos en ventas.
• Formación y capacitación de los comerciales: Un software CRM con control de vendedores es una herramienta que exige una curva de aprendizaje. En función de los datos, se podrán establecer estrategias de capacitación para que los equipos puedan mejorar sus resultados de ventas.
• Integración de datos de otros sistemas: Un CRM está diseñado para interactuar con otras herramientas de marketing y ventas. Por ello, la Dirección Comercial debe garantizar que este software esté integrado al 100% con otros sistemas tecnológicos.
• Personalizar los formularios de datos: Cada empresa determina sus KPIs en ventas. El análisis de estos indicadores te permitirá obtener un feedback muy positivo por parte del equipo.
• Identificar patrones de comportamientos y preferencias de los clientes: Un CRM almacena toda la información relativa a un determinado cliente.
• Evaluar el rendimiento del equipo comercial: El análisis de datos que realiza un CRM facilita la evaluación del rendimiento comercial mediante el rastreo de métricas clave como el número de conversiones o el tiempo dedicado a cada cliente. Esto también será útil para que el control de visitas comerciales sea más fructífero.
• Respetar la seguridad y privacidad de los datos: Un CRM asegura el cumplimiento de las leyes de privacidad, protegiendo los datos personales y la información de compraventa de los clientes.

Por otra parte, uno de los aspectos más valiosos que ofrece este tipo de plataforma es su capacidad para identificar mejoras y ajustar las estrategias a la hora de planificar el control de visitas comerciales.

Sage Sales Management: Una Solución CRM Integral

En Sage Sales Management estamos convencidos de que nuestro CRM de Ventas es la mejor solución para lograr un control de visitas comerciales. Sage Sales Management es un CRM efectivo tanto para móvil como para desktop. Así podrás lograr un control de visitas comerciales útil tanto para directores de ventas como para los propios vendedores.

Con las funciones de check-in y check-out, Sage Sales Management es un CRM pionero en registro de rutas de vendedores/as. Todo siempre desde el marco legal.

Beneficios de utilizar Sage Sales Management:

• Incrementar la actividad comercial de tus equipos de ventas: ¿Sabías que ocho de cada 10 comerciales utilizan a diario Sage Sales Management por sus herramientas como el registro rápido de visitas por voz o la planificación inteligente de las rutas de visitas comerciales? Al ser un CRM especialmente diseñado para equipos que se encuentran en movimiento, las herramientas han sido desarrolladas para acceder a ellas de forma fácil y rápida desde el trabajo en campo.
• Crear y reportar reuniones con Sage Copilot: Hemos diseñado una Inteligencia Artificial especializada en ventas que permite a los vendedores/as reportar cada interacción y registrar sus reuniones en segundos. Además, gracias a la creación de eventos por voz pueden organizar su calendario rápidamente.
• Tomar decisiones basadas en datos en tiempo real: Visualiza en directo las métricas y reportes de tu equipo comercial a través de las analíticas de Sage Sales Management. Oportunidades, prospectos, ventas, reuniones, llamadas, rutas comerciales: todo queda registrado automáticamente.

En definitiva, Sage Sales Management es un CRM móvil que sigue tu ritmo allá donde estés.