Beneficios de Invertir en Tecnología para PYMES: Impulsando el Crecimiento y la Competitividad

En este artículo, hacemos una reflexión sobre la importancia de la innovación tecnológica en las empresas. En un mundo globalizado, la competencia en los mercados es creciente. En cierto modo, la tecnología y la organización se han convertido en las grandes referencias de las agendas empresariales. La pyme necesita la tecnología para lograr el éxito en el negocio. Es, de hecho, una herramienta que no puede faltar en un entorno desafiante.

La Relevancia Estratégica de la Tecnología para las PYMES

Muchos responsables de negocio se preguntan por los desafíos que encontrarán en el camino hacia el éxito. En ese sentido, la tecnología adopta diferentes formas, que permiten ofrecer infinidad de soluciones en cualquier sector. Para competir con empresas más grandes, las PYMES deben optimizar sus procesos. Invertir en tecnología mejora la competitividad de las PYMES, permitiéndoles aprovechar nuevas oportunidades de mercado, tanto nacionales como internacionales.

Por otro lado, la innovación tecnológica se ha convertido en un factor de resiliencia. Muchas empresas la utilizan para reforzarse ante situaciones adversas. No es raro que los contratos con clientes empresariales y proveedores exijan condiciones relacionadas con la innovación tecnológica. Por tanto, la predisposición favorable a la innovación tecnológica permite optar a un mayor número de relaciones. Además, sirve para saber gobernarse y tener una posición de liderazgo frente a otras partes de la cadena.

Con el escenario de incertidumbre actual, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a la delicada situación a través de la digitalización. La digitalización es un mecanismo aliado que facilita a las pymes abordar limitaciones, adaptarse al entorno en el que opera, competir con grandes organizaciones y mantener su cuota del mercado.

Impulso a la Innovación y la Eficiencia Operativa

Aunque parezca lo contrario, innovar puede ser más fácil de lo que parece. Hay que ser creativo y pensar diferente. Para ello hay que empezar por adoptar una actitud innovadora. Buscar la especialización, lo que permitirá abrir espacios sin competencia. Probar, probar y probar hasta dar con lo que se busca, aun sin saber qué es lo que quieres. Ayudarse de los que están alrededor, porque ellos son los que saben cómo mejorar las cosas. Pensar en la lógica del comprador poniéndose en su lugar.

El impulso de la innovación tecnológica es clave en muchos campos. Las pymes con potencial de crecimiento son la mejor prueba de esta tendencia de gran alcance. Producir de una forma diferente a los demás no es sencillo, pero genera decisivas ventajas de costes. Sirve en bandeja oportunidades de crecimiento. Actualizar los productos e introducir novedades puede ser muy necesario para poder incrementar los ingresos. En ese sentido, la tecnología es el mejor instrumento para entender el contexto de ese cambio.

Los salarios son una gran barrera para muchas empresas en crecimiento. Desearían poder contar con buenos profesionales, pero no les salen las cuentas para pagarlos. La innovación ayuda a ese proceso desde el principio. Muchos profesionales se ven atraídos por las empresas con tecnologías más avanzadas por las expectativas. Invertir en una nueva solución de gestión empresarial debe servir para poder trabajar con coordinación y racionalizar los recursos que se dedican a esas tareas. La tecnología es necesaria y debe integrarse como una parte del negocio. Ayuda a que las pymes sean más eficientes y a que se consigan mejores resultados. La innovación tecnológica ayuda a hacer las cosas mejor y posicionarse como empresa de referencia en un mercado.

Gestionar el ciclo tecnológico de manera eficiente. Hay que buscar un equilibrio. Por un lado, no puedes trabajar con herramientas obsoletas. Gestionar la formación. Es clave para vencer las resistencias al cambio, pero también para dar fluidez a las adaptaciones. La RPA (Robotización y automatización de procesos) no solo reduce la carga operativa, sino que también minimiza los errores humanos y acelera tareas críticas.

Tecnologías Clave y Tendencias Actuales para PYMES

Para poder introducir cambios en la empresa hay que contar con buenos medios intangibles, materiales y humanos. Sin embargo, eso no es suficiente. Por ejemplo, una plataforma de gestión empresarial con enfoque integral, como Sage 200, marca la diferencia en los tiempos que corren. Disponer de herramientas con visión integral, como Sage 200, puede brindarte un marco para situar la innovación de producto.

Microsoft ha presentado el estudio “Digitalización de la pyme, creciendo desde las plataformas de colaboración” con el objetivo de proporcionar una visión de la digitalización y la transformación de las pymes en el país. El mismo revela que, para finales de 2022, el 10% de las pymes representará el 20% de la creación de nuevos puestos de trabajo en las economías desarrolladas. El crecimiento previsto para este año es ligeramente inferior al 4%.

Demandas Tecnológicas de las PYMES y Crecimiento Esperado

Entre las principales demandas de tecnología por parte de las pymes, destacan especialmente la Inteligencia Artificial (IA), los entornos cloud, las aplicaciones colaborativas y la ciberseguridad. Sus crecimientos previstos para 2022 son significativos:

El estudio de IDC España también explica que, para ayudar en todos estos procesos, un gran aliado para las Pymes son las soluciones o plataformas integradas y estandarizadas que “democratizan” el acceso a la digitalización holística. “En Microsoft buscamos proveer a las pymes de soluciones tecnológicas basadas en cloud, que les permitan construir las capacidades digitales necesarias para afrontar su transformación e impulsar sus resultados. En este sentido, herramientas como el CRM Dynamics 365 Business Central les ofrecen una visión holística de su negocio, basada en un óptimo aprovechamiento de los datos a través de la Inteligencia Artificial.”

Las Pymes están empezando a integrar herramientas tecnológicas en sus operaciones diarias, con un enfoque marcado en la inteligencia artificial, en especial en áreas como el marketing digital. Esta tendencia está yendo al alza sobre todo desde la aparición de Chat GPT en octubre de 2022. De hecho, ya son aproximadamente un tercio de las pymes las que integran algún tipo de tecnología con IA. Este pasado 2023 se ha consolidado la IA en el mundo empresarial con un crecimiento del 864% en la inversión en Tecnologías de la Información. Tanto ChatGPT como OpenAI están en pleno auge y desempeñando un rol clave en la materia. Tanto es así, que se han convertido en herramientas clave dentro del mundo del marketing digital.

Además, en el último año, no han hecho más que aparecer nuevos lanzamientos de IA de diferentes gigantes como Microsoft, Google o Apple. Esto está derivando en una sana competencia que está continuamente mejorando el ecosistema y el producto de Inteligencia Artificial en sí. A la postre, esto significa una mayor ampliación de las opciones, reducción de costes para los usuarios y una especialización más profunda. No basta con que las Pymes incorporen IA. Incorporar la Inteligencia Artificial es sin duda el primer paso, pero ni de lejos hará que nuestro crecimiento aumente. Si queremos aumentar la eficiencia de nuestra empresa y sus beneficios, debemos comprender cómo funciona la IA. La capacitación del personal (no solo trabajadores, ojo) es fundamental. Dejar de lado los enfoques subjetivos y centrarnos en los datos, descartando los modelos tradicionales. En resumen, la clave del éxito para los autónomos y emprendedores consiste en tener bien clara la estrategia y una organización adaptada a la actualidad.

Tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial (IA), la realidad virtual (RV) o el «cloud computing», forman parte del futuro, pero también del presente. Estas tecnologías ya están al alcance de las pequeñas y medianas empresas de hoy. Aquellas PyMES que sepan aprovecharlas se colocaran a ellas mismas en una posición de ventaja competitiva respecto a sus competidores, aumentando de manera exponencial las probabilidades de éxito.

Ciberseguridad: El 43% de los ciberataques van dirigidos a PYMES. ERP: Un ERP bien implementado mejora la gestión de inventario, contabilidad y operaciones. Los ERP son el corazón de las empresas. En un mercado centrado en el cliente, un CRM se convierte en el aliado perfecto para gestionar relaciones a largo plazo. El ecommerce no es solo una tienda virtual, es una oportunidad para transformar la manera en que las empresas interactúan con sus clientes. Adoptar estas herramientas no solo significa modernizar tu empresa, sino abrir nuevas puertas hacia la innovación, el crecimiento y la sostenibilidad.

Digitalización vs. Transformación Digital: Beneficios Específicos

La tecnología es una aliada para las pequeñas y medianas empresas, tanto a través de la digitalización como de la transformación digital. Dos conceptos que, aunque similares, no son exactamente lo mismo.

Ventajas de la Digitalización en las PYMES

La digitalización, entendida como el proceso que mejora las funciones y operaciones comerciales mediante el uso de tecnología, aporta una serie de beneficios tanto en el ámbito privado o personal como en el empresarial, centrándonos en este caso concreto en las pymes. Estas ventajas de la digitalización para las pequeñas y medianas empresas permiten:

• Liberación de espacio físico al reducirse la cantidad de documentos en papel que se acumulan. De esta manera, se genera más sitio para poder darle otro uso a las instalaciones disponibles o incluso, al disminuir las necesidades, puede incluso optarse por reducir los tamaños de las oficinas.
• Ahorro de materiales como papel, algo positivo tanto desde una perspectiva medioambiental como económica.
• Acceso rápido y sencillo a la información al existir la posibilidad de consultarla en remoto, lo que también puede derivar en un incremento de la productividad al existir la posibilidad de dedicarse a otras tareas en un tiempo que antes se invertía en procesos que sin digitalizar eran más lentos.
• Aumento de seguridad al disponer en memorias externas o en la nube, lo que reduce las posibles pérdidas de información sensible ante hipotéticas desgracias o accidentes.

Beneficios de la Transformación Digital en las PYMES

La transformación digital se entiende como la búsqueda de soluciones a partir de un entorno digital frente a la digitalización, enfocada en la mera incorporación de la tecnología. Este proceso de transformación digital, pues, trae una serie de ventajas vinculadas a la incorporación de las TIC en el día a día de las pequeñas y medianas empresas:

• Ayuda en la toma de decisiones al conocer con mayor detalle información sobre los clientes (o potenciales clientes) u otras cuestiones relevantes como nuevas tendencias de mercado.
• Una mejor comunicación tanto en el ámbito interno con el resto de la plantilla como en el ámbito externo con clientes o proveedores.
• Favorecimiento de la relación con los clientes por la capacidad de conocer con mayor grado de detalle sus preferencias o necesidades.
• Expansión de la notoriedad de la empresa gracias a la presencia digital en numerosas vertientes, como la página web o las redes sociales.
• Simplificación de los procesos de gestión empresarial como la planificación, la gestión contable o la organización temporal.

Telefónica pone toda su experiencia abriendo caminos e impulsando el cambio tanto en la sociedad como en las empresas, un bagaje que la compañía pone a disposición de las pymes tanto en su proceso de crecimiento como en la evolución digital. Algunas cuestiones tangibles en las que se traduce esta ayuda a las pymes tienen que ver con soluciones para la página web, el comercio electrónico, la gestión de las redes sociales, las facturas electrónicas o las herramientas de oficina virtual.

Mejora de la Experiencia del Cliente y Toma de Decisiones Basada en Datos

Las grandes empresas tienen como objetivo último cumplir las expectativas de los clientes. Las empresas consolidadas están continuamente introduciendo nuevas tecnologías y características para satisfacer las necesidades de sus clientes. Dar mayor prioridad a los clientes y ofrecer una experiencia personalizada puede ayudar a convertir la pyme en una marca fiable. Y nunca ha sido tan fácil ofrecer una experiencia personalizada como lo es ahora.

Crear una página web, recopilar datos y empezar a utilizar todas las herramientas y tecnologías que tenemos hoy al alcance permiten entender mejor al cliente, ofrecerle un producto o un servicio que se adapte perfectamente a sus necesidades. La recopilación de datos de los clientes puede ayudar a los responsables de la pyme a tomar decisiones comerciales bien informadas. Que el marketing digital está siendo redefinido por la IA nadie lo niega. Poder segmentar audiencias de una manera más precisa para alcanzar su público objetivo hace que la optimización sea efectiva.

Los datos son el nuevo oro, pero su verdadero valor radica en cómo se utilizan. La IA no solo automatiza tareas, sino que también potencia la creatividad empresarial. La digitalización en las pymes les ayuda a diferenciarse ante los competidores que no han emprendido el camino de la transformación digital y no pueden ofrecer servicios ágiles y eficaces. Esto significa elevar la experiencia del cliente.

Flexibilidad, Colaboración y Sostenibilidad

Muchas empresas se han visto obligadas a adoptar el teletrabajo debido a la situación de estos últimos años. Es un buen momento para aprovechar las ventajas que puede aportar una plantilla distribuida y conectada digitalmente a distancia. Recurrir a los servicios de oficinas virtuales para llevar a cabo cualquier reunión y encontrarse con clientes o proveedores, es una opción de futuro. Este cambio puede conseguirse con relativa facilidad equipando a los empleados para que trabajen a distancia, proporcionándoles un portátil que pueda conectarse de forma segura a los sistemas de la empresa.

Aprovechar los servicios en la nube (almacenamiento, software, etc.), la conexión de banda ancha, el Wifi seguro o los servicios de conferencias telefónicas, permite un trabajo a distancia que puede ser sencillo y rentable. Los dispositivos móviles existentes, como los ordenadores portátiles, las tabletas y los teléfonos móviles, encajan perfectamente en este enfoque. En muchos casos es una opción que proporciona ventajas para ambas partes.

La conectividad es un aspecto crucial de las estrategias de transformación digital. No se trata solo de conectar sistemas o sensores, sino de conectar empleados. Las herramientas digitales ayudan a los empleados a trabajar juntos, incluso cuando están fuera de la empresa, compartiendo datos, resultados y conocimientos para resolver problemas. La colaboración puede sin duda revolucionar un negocio. En cada empresa el proceso de transformación digital es único, pero todas salen del proceso con una mayor colaboración y cooperación de sus equipos. Cuando todo el mundo trabaja de forma colectiva para ofrecer un mejor servicio, mejorar la productividad, se genera confianza y se promueve la transparencia en el lugar de trabajo. Los empleados se sienten más comprometidos y satisfechos.

Tecnología y Sostenibilidad

Un proceso de transformación digital bien estudiado debe permitir a cualquier empresa llegar a una situación en la que exista un ahorro de energía respecto a la situación de partida:

• Reducir al máximo el uso de papel: Se necesita energía para fabricar papel, así como para imprimir y distribuir o enviar los documentos.
• Optar cuando sea posible por ordenadores portátiles: Los portátiles consumen menos energía que los ordenadores de sobremesa y, en la mayoría de los casos, ofrecen la misma funcionalidad.
• Utilizar los servicios en la nube: Trasladar el trabajo informático pesado fuera de las propias instalaciones (utilizando servicios en la nube) puede reducir significativamente el consumo de energía.
• Optar por un almacenamiento SSD: Las unidades de estado sólido (SSD) tienen menos piezas móviles y no necesitan ventiladores para la refrigeración.

La Inversión en Tecnología: Un Retorno Garantizado

Según apunta el informe, la inversión total de TI en España en el año 2021 ascendió a más de 49.000 millones de euros, de los cuales 12.000 millones correspondieron a pequeñas y medianas empresas, es decir, el 25% del total.

Según un estudio llamado Oportunidad en el cambio realizado por ACQUIS, un tercio (el 32%) de las pequeñas y medianas empresas de nuestro país reconoce abiertamente la importancia de la innovación tecnológica como una oportunidad de crecimiento. Al parecer, las pequeñas y medianas empresas españolas están decididas a invertir en tecnología en cuanto se les presente la oportunidad. Además de este dato, el estudio también revela que el 45% de las pequeñas y medianas empresas considera la optimización de costes y precios como una oportunidad clave de crecimiento.

Otro estudio realizado esta vez por Adigital, indica que un interesante porcentaje de las pymes españolas se encuentra ya integrando herramientas digitales, y que la Inteligencia Artificial (IA) se presenta como un elemento fundamental en este proceso de transformación. Dentro de su estudio se revelan algunos datos relevantes en este sentido. Uno de ellos es que un elevado porcentaje de las mismas se encuentra implementando dichas herramientas digitales en sus operaciones cotidianas.

De acuerdo con el estudio ‘La Pyme española en 2022: retos y aspiraciones digitales’ elaborado por BeeDIGITAL, las pequeñas y medianas empresas españolas esperan destinar entre 1.000 y 3.000 euros cada año a la digitalización y recursos tecnológicos. En el 64% de los encuestados, la inversión en digitalización se realizará con el propósito de que su número de clientes se incremente al igual que su presencia en la red, siendo así la digitalización su principal fuente de desarrollo. Más de la mitad considera aumentar su inversión en estos términos para digitalizar la atención a los clientes mediante mecanismos como un chat web o través de redes sociales (51%). Un dato preocupante es que, aunque la mayoría desea invertir en recursos digitales para crecer en facturación, tan solo un 12% de los pequeños negocios piensa que está altamente digitalizado, siendo el marketing digital y la gestión digital de clientes las dos principales áreas que prevén impulsar, con un 80% y 60% respectivamente. Según se desprende el estudio publicado, el 87% de las pequeñas compañías ya tiene disponible una página web y el 31% de ellas se incorpora opciones de venta como el e-commerce.

Invertir en tecnología en la Pequeña y Mediana Empresa (PYME) no es un gasto baladí sino que ayuda a enfrentarse en mejores condiciones a ciberataques y a que los procesos sean más rápidos. Rodríguez explica que según estudios recientes, “el retorno medio por cada euro invertido en tecnología puede oscilar entre 3 y 8 euros en ahorro de costes, aumento de ingresos y mejora de eficiencia.”

Las PYMES que aumentan su inversión en tecnología no solo sobreviven, sino que crecen. Automatizan procesos, reducen errores, mejoran la productividad y ofrecen una mejor experiencia al cliente. Las empresas que no invierten en tecnología se quedan atrás. Pierden competitividad, no pueden escalar, y se exponen a riesgos graves como ciberataques, pérdida de datos o incluso sanciones legales. Además, sus procesos se vuelven lentos, ineficientes y poco atractivos para clientes y empleados.

La tecnología no es solo para las grandes empresas. Las PYMES que invierten hoy, lideran mañana. Para las PYMES, la inversión en servicios TI no es solo una cuestión de modernización, sino una estrategia fundamental para sobrevivir y prosperar en un entorno empresarial altamente competitivo. Adoptar tecnología es la clave para optimizar procesos, mejorar la comunicación, aumentar la productividad y tomar decisiones más acertadas.

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