Fases Clave en la Implementación de un Sistema ERP: Guía Completa para el Éxito Empresarial

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una actividad clave para cualquier organización que haya decidido implantar un nuevo sistema empresarial. Este proceso transforma la manera en que una empresa opera y gestiona sus recursos, independientemente de que sea para sustituir a una solución local existente, agregar capacidades a un entorno en la nube existente, o que se trate de un despliegue absolutamente nuevo que sustituya hojas de cálculo dispares y software propio.

Las empresas que se deciden a implementar sistemas ERP lo hacen por múltiples motivos, como para modificar la estructura de costos de sus carteras de aplicaciones, reducir el riesgo de obsolescencia tecnológica, impulsar el crecimiento, fomentar la innovación o incrementar la agilidad operativa, la resiliencia y la eficiencia. Sin embargo, debido a la gran cantidad de recursos económicos y de tiempo que conlleva un proyecto de este tipo, es necesario que se gestionen los riesgos no deseados para reducirlos. La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema.

En un contexto en el que cada vez más organizaciones migran sus aplicaciones empresariales locales a soluciones modernas en la nube, estas suelen considerar al mismo tiempo las tareas que necesitan para un proyecto de implantación de ERP. Aunque solo hay una serie limitada de pasos a ejecutar para hacerlo con éxito, los enfoques para abordar la implementación pueden ser diversos.

Metodologías de Implementación de ERP

La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee. No existe una única metodología de implementación de ERP válida, y la elección de la metodología adecuada depende del tamaño de la organización, del nivel de personalización necesario, del presupuesto disponible y sobre todo de la complejidad de sus procesos.

Metodología Waterfall (Cascada)

La metodología Waterfall, también conocida como metodología de cascada, es la metodología de implementación de ERP más tradicional. Se llama así porque se supone que cada paso fluye al siguiente como el agua de una cascada. En un mundo ideal, claro, porque implantar un ERP es complejo y ese “fluir” suele incluir meandros y saltos. Un proceso de este tipo refleja la ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior.

En el inicio del proyecto se realiza un análisis exhaustivo de todos los requisitos previos, y una vez detectados, el proyecto se ciñe a ese plan y a las funcionalidades descritas en el análisis. No se prevé desviarse de esa hoja de ruta inicial.

El concepto de cascada, por definición, se compone de una serie de pasos que se inician con la fase de descubrimiento, donde se analizan las necesidades a cubrir con el ERP, un descubrimiento que se inicia en la fase de la venta. Ahí empieza también la planificación del proyecto ERP, donde se define el Plan del Proyecto. En la fase de Desarrollo se inicia el trabajo técnico, con el desarrollo de las personalizaciones que sean necesarias, además de iniciar la formación de usuarios y preparar los datos a importar en el nuevo ERP. En la fase de Testeo, se prueban los desarrollos, se cargan los datos y se muestra a los usuarios cómo funcionará el sistema. Durante el arranque del ERP se inicia la fase de soporte, que se prolongará durante el ciclo de vida de la solución ERP, pues se necesitarán actualizaciones, migraciones de versión y tareas mantenimiento a lo largo de la vida del sistema.

Metodología Agile (Scrum)

La metodología Agile apuesta por realizar arranques progresivos de la funcionalidad a poner en marcha, de manera que el cliente puede empezar a trabajar cuanto antes con la herramienta y con el conocimiento de ésta ir decidiendo cómo construir el resto del ERP. Usualmente, de la metodología Agile se utiliza su versión Scrum para la implementación de ERP. Los proyectos Agile también requieren un intenso trabajo previo de recogida de requerimientos, que luego se usan para el plan de proyecto.

A diferencia del método anterior, en lugar de llevar adelante el proyecto de forma lineal, se divide el plan en intervalos cortos llamados “sprints”. Las pruebas se hacen al final de cada sprint, haciendo los ajustes necesarios; de esta forma se evita desarrollar durante largo tiempo para encontrar los problemas al final. La metodología de implantación ERP Agile, como sugiere su nombre, permite responder más rápidamente a los cambios y problemas, sin asumir que el entorno del proyecto permanezca estático. Se trata de una metodología mucho más flexible ya que se fija presupuesto y calendario y los requisitos forman la parte variable.

En metodología Scrum la funcionalidad a poner en marcha se divide en ‘Sprints’, que son pequeñas unidades funcionales arrancables con independencia. Cada sprint suele durar entre 3 y 4 semanas y permite que, finalizado ese plazo, el cliente vea el progreso del trabajo.

Fases de Implementación de un ERP

Toda implantación que se precie debe estar sustentada por un proyecto bien definido y con pilares sólidos. La implementación de un sistema ERP no implica únicamente la instalación de software nuevo, sino un replanteo completo de los procesos operativos básicos de cada área funcional.

A continuación, se describen las fases típicas de una metodología de implementación de ERP:

1. Planteamiento Inicial y Planificación del Proyecto

Esta tarea sienta la base del proyecto de implementación. La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema.

• Evaluación de las necesidades: El primer paso de todos es revisar y evaluar los procesos comerciales existentes e identificar las áreas de mejora.
• Planteamiento inicial y alcance: Lo que queremos hacer y el alcance del mismo.
  • Comienza por el objetivo del proyecto redactando una declaración de misión que incorpore tus metas globales.
  • Define el Plan del Proyecto. A continuación, crea una hoja de ruta del proyecto que defina de forma inequívoca los objetivos, el alcance, el riesgo, un presupuesto detallado y los requisitos de personal (tanto internos como externos), todos vinculados a una cronología y un programa de tareas generales.
• Establecer las responsabilidades internas del proyecto: El sistema de ERP afectará a todas las áreas funcionales de la empresa, y eso significa que todos, desde la cúpula directiva y los mandos intermedios hasta los empleados permanentes deben participar en la implementación.
  • Patrocinador: Como miembro de la cúpula directiva, es el «líder» interno del proyecto, brindando orientación de alto nivel.
  • Jefe de proyecto: Gestiona, planifica, controla y coordina el proyecto, asegurando que se termine a tiempo y dentro del presupuesto.
  • Responsable de TI: Coordina todas las actividades relacionadas con la tecnología informática entre la empresa y el proveedor.
  • Equipo de usuarios: Formado por usuarios de todas las áreas funcionales afectadas, que trabajarán con el proveedor para optimizar el uso del software.
• Establecer objetivos medibles para valorar el éxito: Las empresas implementan soluciones de ERP para perfeccionar los procesos clave y mejorar los indicadores clave de desempeño (KPIs), como una mayor eficiencia, menores costes, etc. Si los indicadores no se definen al inicio del proyecto, será imposible saber si la implementación realmente logró los objetivos deseados.

Es preciso dedicar suficientes recursos humanos exclusivamente para la implementación diaria del nuevo sistema. Si los empleados no pueden comprometerse con el nuevo sistema porque están dedicados por completo a otras funciones, el proyecto puede demorar mucho más tiempo que el planificado. Además, los trabajadores que hacen demasiadas cosas a la vez son más propensos a los errores, y estos deberán resolverse más adelante.

El tiempo de implantación dependerá principalmente del tipo de software escogido, la dificultad de los procesos de la empresa y las modificaciones necesarias para adaptarlo a las exigencias de la compañía. Generalmente una implantación ERP dura entre seis y doce meses, aunque para un ERP on-premise (en local), el tiempo de implantación supondrá un proyecto de entre 6 meses a 1 año.

2. Análisis y Diseño

La etapa de análisis y diseño es probablemente la que más vigilancia necesitará, ya que la organización debe asegurarse de transmitir una imagen real de la compañía.

• Realizar la descripción de procesos: Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso.
• Determinar los requisitos técnicos y funcionales: Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño. Siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar.
• Diseño: Se desarrollará todo lo relacionado con las aplicaciones y funcionalidades principales del ERP. Debes concebir el diseño como tu plan para el éxito. En el documento de diseño se deben plasmar los resultados principales, como las aplicaciones que se deberán desplegar, todas las aplicaciones de terceros y cualquier sistema relacionado que requiera integración.
• Definiciones de datos detalladas: El diseño también debe incluir definiciones de datos detalladas, requisitos de usuario y todos los procesos de negocio que se verán afectados.
• Abordar la posible migración de los datos: La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP. De esta manera, tenemos que hacer una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión.

Contar con el diseño al inicio del proceso resulta vital. Si realizas el trabajo de diseño antes de iniciar el proceso, podrás avanzar en las tareas de configuración sin interrupciones.

3. Implementación y Desarrollo

La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Esta fase es crucial dentro de todo el proyecto.

• Configurar e integrar: Una vez concluido el trabajo preparatorio, es el momento de implementar el diseño del proyecto. Esta es la mayor parte de la carga de trabajo en términos de presupuesto, tiempo y tareas.
• Desarrollo de nuevos elementos previstos: Por ejemplo, la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas. Además, se debe desarrollar toda actividad definida y acordada anteriormente.
• Migración de datos: Cuando migras de un sistema local, debes mover tus datos a la nube. Una vez definida la cantidad de datos y su definición, esta tarea de implantación requiere competencias de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés) que cubran las tareas de calidad y normalización de datos.
• Desarrollos a medida: En aquellas opciones en las que el estándar del ERP no solucione por completo tus necesidades, van a entrar en juego los desarrollos a medida. Tienes que tener mucho cuidado con no abusar de personalizaciones.

La implementación del proyecto de nube requiere muchas menos tareas que una solución local tradicional. Entre las tareas innecesarias se incluyen actividades de hardware, codificación personalizada, carga de software y aplicación de parches, y la mayoría (pero no todas) de las pruebas y la formación. Las aplicaciones en la nube se centran en la configuración y no en la personalización.

4. Pruebas y Validación

La siguiente fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software.

• Comprobación y validación del sistema ERP: Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles. Esto es muy útil para detectar fallos tanto en la simulación del proceso cómo en la comunicación entre roles.
• Evaluación de la calidad de los datos: Los datos son el combustible de todos los sistemas empresariales.
• Archivo de datos: Los sistemas heredados suelen tener muchos datos antiguos. Por lo tanto, es importante que conserves los datos de tu sistema antiguo. Con un nuevo sistema en la nube, tan solo tienes que migrar los datos necesarios; archivarás el pasado.
• Verificación de flujos de trabajo: Son las actividades que conectan e impulsan los procesos de negocio. Los procesos de negocio se conectan con flujos de trabajo, lo cual impulsa las actividades empresariales de principio a fin.
• Seguridad: Comprueba exhaustivamente las cuatro operaciones básicas del almacenamiento persistente o CRUD por sus siglas en inglés: copiar (descargar), leer (ver), actualizar (modificar y cambiar) y suprimir (borrar) el acceso a los inicios de sesión del sistema, datos confidenciales, configuraciones de usuario, gestión de cuentas y notificación de modificaciones.
• Aceptación del usuario: Una vez que el equipo del proyecto estime que la solución implementada cubre todos los aspectos del proyecto definido, es el momento de la aceptación del usuario.

Las implementaciones de nube resultan más sencillos de verificar. La infraestructura física, la seguridad, la divisa de código, las aplicaciones y la funcionalidad no necesitan los complejos métodos de pruebas que se utilizan con los sistemas locales. Con los proyectos de nube, la verificación se centra en los elementos CIDER: configuraciones, integraciones, datos, extensiones y reportes.

5. Capacitación y Formación

El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema.

• Formación: La finalidad de cualquier implementación de ERP es que los usuarios puedan trabajar cómodamente con el software superado el proyecto. Recibir una buena formación dará autonomía a los usuarios tanto antes como después del arranque.
• Motivar a los integrantes del equipo: Para poder llevar a cabo esta fase, es necesario motivar a los integrantes del equipo para que puedan participar de la experiencia real del ERP y se preparen para el dominio total del programa.
• Comunicación con el consultor: Es esencial la comunicación plena con el consultor para aclarar cualquier duda que se tenga en relación a los procesos y funciones del sistema.
• Práctica constante: Pasada la capacitación inicial, cada persona debe realizar las operaciones de práctica en el sistema todos los días para reforzar los conocimientos adquiridos.

6. Puesta en Marcha (Go-Live) y Estabilización

La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. En esta última etapa es donde vas a demostrar todo lo aprendido y vas a trabajar con el ERP.

• Preparación del sistema: Completa la lista de elementos finales que se deben abordar o corregir (conocida como "punch list") y define los valores iniciales en el sistema.
• Preparación del usuario: Proporciona a los usuarios sus nombres de usuario, contraseñas e información relacionada.
• Preparación organizativa: Céntrate en completar la gestión de cambios y la formación básica, según sea necesario.
• La autorización: Revisa los criterios con el consejo rector y el patrocinador ejecutivo. Selecciona una fecha apropiada e insiste en obtener una decisión unánime para confirmar la puesta en marcha.
• La estabilización: Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. El equipo del proyecto, con la infraestructura de TI asociada y el personal de red, debe supervisar con diligencia el rendimiento del sistema.

Si la puesta en marcha es exitosa, el fin es realmente el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas en la nube. Puedes utilizar el nuevo software durante un periodo de prueba. La mayor diferencia entre la puesta en marcha de un entorno local y en la nube se hará obvia rápidamente: presentan muchos menos problemas.

Una vez finalizadas las fases de implantación del ERP en la empresa, llegó el momento de su liberación final. Es en esta última parte del proyecto donde el personal podrá hacer uso total de la herramienta con el apoyo de su proveedor.

7. Soporte Continuo y Optimización

Una vez instalado el nuevo ERP en una organización, es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación. Es importante destacar que, una vez el sistema esté funcionando, el sistema debe mantenerse actualizado.

• Monitorizar y medir: Revisa las métricas identificadas durante el paso de preparación inicial.
• Revisar el proyecto: Pasa tiempo con el equipo principal del proyecto, incluidos los socios, para documentar las lecciones aprendidas e identificar qué funcionó bien y las áreas de mejora. Presta atención a los aspectos culturales de la empresa, la aceptación de los usuarios y los métodos de gestión del cambio.
• Soporte al usuario: Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte (básico, avanzado, especializado).
• Formación continua: La formación continua es fundamental para maximizar la productividad del sistema y el conocimiento de las aplicaciones.
• Ser parte de la conversación: Únete a la comunidad de Oracle Cloud para sumar tu voz a la conversación global sobre aplicaciones de Oracle Cloud y aprender de otros usuarios en relación con productos, sectores y ubicaciones.

Cuando los usuarios ya puedan manejar eficientemente la solución acorde a las tareas establecidas, comienza el proceso de mejora continua a modo de obtener los resultados esperados en durante el proceso de la implementación del ERP. El proveedor ERP y su equipo humano apoya al cliente para ayudarle con asesoramiento y soporte y le acompaña en todos los pasos con una gestión de proyecto profesional mediante una metodología de implantación.

Factores Clave para el Éxito en la Implementación de un ERP

Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial.

Gestión del Cambio

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. El cambio puede ser complicado. Es esencial la comunicación interna, considera la posibilidad de asignar un nombre y un logotipo al proyecto para generar reconocimiento y concienciación en toda tu organización.

• Un plan de comunicación.
• Un plan de formación.
• Un seguimiento y control de la puesta en marcha.

Una organización cuyos miembros ya han abrazado la tecnología de gestión empresarial con anterioridad tendrá menos reparos a la hora de involucrarse en la instalación, en la selección de componentes y en la definición de procesos.

Selección del Partner de Implementación

Obviamente, los proyectos ERP no suelen ser ejecutados por la propia empresa, sino que en la inmensa mayoría de los casos se cuenta con un Partner de implantación con conocimiento y experiencia tanto de la tecnología -solución ERP- como de la forma de implantarlo -metodología.

La elección del proveedor estará condicionada en gran medida por la metodología con la que la organización considere mejor trabajar. Aunque las empresas contraten de forma externa la implantación de un ERP, la supervisión de cada una de las fases es fundamental para el éxito del proyecto.

Riesgos y Consideraciones

Tener grandes cantidades de código personalizado caro e insostenible está frenando a tu organización. Los usuarios clave tienen un papel destacado en la empresa mandante. Por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares.

Existen multitud de riesgos a tener en cuenta en la implantación de un ERP para cualquier compañía. Todos estos riesgos deben estar contemplados y analizados por el personal de la empresa contratante con anterioridad a comenzar la implantación. La falta de consideración de todos los factores relativos a una nueva implantación puede llevar a cualquier compañía a perder grandes cantidades de dinero difícilmente recuperable.

La implementación de un ERP es un proceso por el que la mayoría de empresas pasarán más de una vez. Establecer de forma correcta las fases de implementación del ERP paso a paso te llevará a automatizar el trabajo de forma eficiente, optimizar los recursos y centrar tus esfuerzos hacia los objetivos de rentabilidad.