Holded y la Facturación para Startups: Guía Completa para el Éxito Digital

Gestionar la facturación y la contabilidad de una startup puede parecer una tarea sencilla por el volumen inicial de negocio, pero su complejidad es elevada. Tanto en la facturación online como en la contabilidad, conviene contar con herramientas digitales que agilicen las tareas más arduas. Plataformas, como Holded, están diseñadas para facilitarle la vida a las empresas más jóvenes. Este artículo profundiza en cómo Holded puede ser la solución ideal para startups, especialmente con la inminente entrada en vigor de normativas clave como Verifactu y la factura electrónica.

La Importancia de un Buen Sistema de Facturación para Startups

Los empresarios, cuando inician su camino emprendedor, a menudo tienen que ocupar los roles de casi todos los departamentos de la empresa, incluyendo marketing y ventas. Sin embargo, el marketing, si se hace bien, puede ser una auténtica fuente de ingresos para tu negocio. Hecho mal, sin la estrategia o conocimientos adecuados, puede ser un enorme agujero por el que tirar el dinero. Por fortuna, la red está llena de recursos interesantísimos que nos pueden ayudar, y uno de ellos es un sistema de facturación eficiente.

La primera decisión a tomar cuando se está listo para empezar a facturar a los clientes es el método de facturación. En este punto existen muchos modelos de facturas y formas de facturar que se pueden dividir en tres categorías:

• Plantillas gratuitas: Google Drive y Microsoft Word ofrecen plantillas de facturación gratuitas, que basta con personalizar según el patrón gráfico de tu empresa.
• Softwares de facturación: hay diversos programas de facturación en la red, y es crucial elegir el que más se adapte a nuestras necesidades particulares.
• Softwares de contabilidad: algo más complejos, por lo general ofrecen servicios completos para el pago de nómina y ayudan a gestionar todos los procesos relacionados con la contabilidad de tu empresa.

Para simplificar todos los procesos y llevarlos al siguiente nivel, la app de facturación de Holded reúne todas las características necesarias para gestionar tu startup y sacar la contabilidad adelante de forma prácticamente automatizada.

¿Qué debe incluir un buen sistema de facturación?

Antes de probar alternativas, debes tener en cuenta que el sistema debe cumplir con los siguientes elementos:

• Un precio asequible.
• Facilidad en el uso y simplicidad.
• Creación y personalización de facturas.
• Envío de facturas.
• Protección y respaldo de datos.
• Espacio de almacenamiento.

Holded ya garantiza estos detalles técnicos básicos. En el caso de la facturación de una startup, un buen sistema debe ofrecer todos estos campos:

• Nombre de la empresa.
• Dirección física y de contacto.
• Número de la factura.
• Fecha de emisión de la factura.
• Listado de los ítems de compra.
• Detalle y monto de los impuestos aplicados.
• Detalle y monto de algún cargo extra incluido y de envío (si es necesario).
• Instrucciones de pago.
• Otra información relevante como el protocolo de devolución, la fecha límite, posibilidad para imprimir o guardar en pdf, etc.

Finalmente, un punto importante para llevar de manera cómoda las finanzas y la contabilidad de tu startup es detallar el presupuesto previamente, con la cantidad destinada a gastos fijos y compras más o menos puntuales. Esto ayudará a no disparar el gasto y a facturar de manera ordenada, pues una de las requisitos que debe tener toda startup que quiera triunfar es el de facilitar todos los procesos relacionados con ella: la sencillez. Tus clientes deben poder adquirir tus productos o servicios de forma rápida, intuitiva y muy clara, porque es la manera de conseguir que vuelvan a consumir aquello que ofreces.

Holded: La Solución Integral para Startups

Holded destaca por ser una solución tecnológica que va más allá del simple programa de facturación para autónomos y pymes. Se trata de un software inteligente en la nube diseñado para dar el mejor servicio tanto a pymes como a autónomos. Prácticamente todo lo que necesitas en la gestión de tu día a día lo puedes encontrar en él y, por supuesto, adaptado a los requerimientos de la facturación electrónica.

Módulos y Funcionalidades Clave de Holded

Holded es un ERP en la nube muy valorado por las startups, por ser intuitivo y versátil, además de un sistema muy completo. Se divide en 6 módulos principales:

• Facturación: Automatiza el envío y la creación de facturas personalizadas. Puedes crear facturas personalizándolas según tu identidad y automatizando el envío en las fechas que señales. También permite que tus clientes paguen online por tarjeta de crédito, Paypal o Stripe, así como por transferencia bancaria o domiciliación.
• Contabilidad: Permite gestionar nóminas y controlar ingresos y gastos.
• Equipos: Gestiona tu equipo de trabajo.
• Proyectos: Administra tus proyectos de manera eficiente.
• Inventario: Lleva el control de tu inventario.
• CRM: Administra oportunidades de venta y toda la información histórica sobre la vinculación con el cliente, desde los presupuestos hasta las facturas emitidas.

Cualquier acción que realices en Holded se puede analizar. La analítica de este programa es una herramienta poderosa que utiliza toda la información que ingresas al sistema para realizar informes fáciles de interpretar. Esto te permite visualizar cuáles son los productos más rentables con los que trabajas o hacer un análisis de los márgenes de beneficio y valorar cómo evolucionan tus ingresos en el periodo que elijas.

Eduardo Ybarra, CEO de la startup Dattechs, afirma: “Con Holded pasas a ver tu empresa en 4K.” Desde que su empresa ha implantado el ERP Holded, consiguen ahorrar el trabajo de una persona contratada a media jornada. Para otra startup como Mestrelab Research, usar un programa de software de gestión empresarial ha sido clave para el salto rápido al teletrabajo en plena pandemia, utilizándolo para facturación y contabilidad, lo que agiliza otras áreas del negocio y permite el acceso desde cualquier lugar, libres de papel.

Ventajas de Usar Holded para tu Startup

Las ventajas de utilizar un programa de facturación para autónomos y pymes como Holded son numerosas:

• Automatización de tareas recurrentes: El sistema recordará todos los datos de tus clientes habituales y te ahorrará tiempo en comprobar facturas pendientes, evitar olvidos en la emisión y activar recordatorios.
• Reducción de costes: Evita la necesidad de apoyo administrativo adicional o servicios de asesoría costosos.
• Evitar posibles errores fiscales: Permite llevar un orden contable y tener perfectamente estructurada la información para la Agencia Tributaria.
• Comprobar todos tus datos de facturación de un vistazo: La mayoría de estos programas cuentan con una función que realiza informes y facilita gráficos que indican la evolución de tus facturas, momentos de crecimiento y decrecimiento, facilitando la toma de decisiones.
• Incrementar la seguridad: Cuentan con sistemas de encriptación y seguridad que dificultan la labor de los ciberdelincuentes, protegiendo tus datos más sensibles.

Otras ventajas específicas de Holded incluyen:

• Interfaz muy intuitiva que permite visualizar y gestionar todo lo que sucede en la empresa de forma sencilla.
• Integración con las principales plataformas de ecommerce y de pago del mercado.
• Infinidad de herramientas de automatización que ahorran mucho tiempo en tareas recurrentes y disminuyen costes.
• Soporte de chat desde el primer día, webinars, tutoriales y la Academia para aprender a usar Holded, además de consultores Partners que te ayudan a crecer tu negocio.

Holded permite hacer una prueba gratis de 15 días sin compromiso. Sus planes de suscripción van desde un plan básico de 29 euros mensuales hasta soluciones más avanzadas de 148,50 euros mensuales. También ofrece planes con oferta temporal para los primeros meses, permitiendo la gestión de uno o varios usuarios según la necesidad.

Desventajas de Holded

• El cálculo de impuestos está enfocado en exclusiva a España.
• Se trata de una plataforma centrada en autónomos y pymes, por lo que no es ideal para las grandes empresas.

La Factura Electrónica y Verifactu: Adaptación Obligatoria

La factura electrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una realidad obligatoria para muchos autónomos y empresas. Más allá de ser un simple archivo PDF, se trata de un formato estructurado con validez legal que agiliza la gestión, reduce costes y mejora el control de tu negocio. Su implementación ha generado dudas, pero cumplir correctamente es crucial, al igual que sucede con Verifactu y la verificación de facturas.

¿Qué es un programa de facturación?

Los autónomos y las empresas deben registrar todos los aspectos de su actividad económica. Las facturas de las compras y ventas han de quedar documentadas en facturas que recogen datos contables y fiscales. Gestionar manualmente esta facturación es tedioso y exige atención al detalle para evitar errores. Todo ello se evita contando con un programa de facturación para autónomos, un software que centraliza y automatiza el proceso de gestión de facturas y la relación e información referente a clientes y proveedores.

Tipos de Factura Electrónica

La factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. Se trata de un documento oficial generado por medios informáticos y sirve como prueba de un intercambio de bienes o prestación de servicios.

Podemos diferenciar entre dos tipos de facturas electrónicas:

• Factura electrónica no estructurada: No está generada en un formato de datos unificado y, por este motivo, no puede ser procesada por los sistemas automáticos de forma automática, requiriendo procesamiento manual o mediante software OCR. Habitualmente se trata de documentos físicos escaneados en PDF.
• Factura electrónica estructurada: Por el contrario, se genera y transmite en un formato de datos estandarizado, como XML, gracias a lo que puede procesarse de forma automática por los sistemas informáticos. Cuenta con una estructura de datos predefinida que facilita que se automatice la generación, recepción, contabilización y validación de la misma.

El uso de facturas electrónicas estructuradas ya es obligatorio en las operaciones con la Administración y su uso se extenderá a partir de 2027 de forma progresiva a todos los sectores y actores económicos, según la Ley Crea y Crece.

Diferencias entre Factura Electrónica y Factura Digital

Aunque en ocasiones se pueden utilizar como sinónimos, la factura electrónica o factura electrónica estructurada (la que menciona la normativa) y la factura digital o factura electrónica no estructurada (formato no estructurado como PDF, Word, Excel) no son exactamente lo mismo.

Datos Obligatorios de la Factura Electrónica

Las facturas electrónicas deben incluir los mismos datos que las facturas tradicionales de papel:

• Datos identificativos del emisor y del receptor (razón social o nombre y apellidos, domicilio fiscal, DNI o NIF).
• Número de factura y serie (si aplica).
• Fecha de emisión.
• Fecha o periodo de prestación de los servicios.
• Concepto o descripción de las operaciones.
• Base imponible.
• Tipo impositivo e impuestos aplicables (Tipo de IVA y cuota tributaria, Porcentaje y retención de IRPF).
• Precio total después de aplicar impuestos y posibles descuentos.
• Forma de pago (transferencia, efectivo, etc.).

Aunque aún no es obligatorio, incluir una firma electrónica añade seguridad a la factura y fomenta la confianza entre las partes.

Características de la Factura Electrónica

Todas las facturas deben garantizar legibilidad, autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Además, las facturas electrónicas deben cumplir ciertas características adicionales:

• Debe generarse y procesarse en forma digital, utilizando un formato estructurado XML (Facturae o UBL son los más comunes).
• Deben incluir una firma electrónica avanzada para garantizar la identidad del emisor y la inalterabilidad del contenido.
• La mayoría de sistemas de emisión, como Holded, incluyen un código QR para verificación y seguimiento.
• Deben garantizar la interoperabilidad y ser almacenadas garantizando integridad, accesibilidad y trazabilidad.

Siempre que cumplan con la normativa y los requisitos técnicos, las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas tradicionales en papel.

Obligatoriedad de la Factura Electrónica y Plazos

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), establece la obligación progresiva de utilizar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (con otros profesionales).

En España, autónomos y negocios que prestan servicios a las Administraciones públicas ya están obligados a emitir facturas electrónicas desde 2015 a través de FACeB2B.

Los plazos establecidos para la implantación total de la factura electrónica son:

Si el destinatario de la factura no es una empresa o un autónomo, sino un cliente final (B2C), se deberá generar igualmente la factura electrónica, pero al cliente se le entregará un PDF en formato digital o un ticket en papel.

Exenciones de la Factura Electrónica

La obligación de emitir factura electrónica incluye exenciones, dependiendo del volumen de negocio o del sector. La más significativa afecta a autónomos y pequeñas empresas que no superen los 80.000 euros anuales de volumen de operaciones en el año natural anterior. Sin embargo, si tu cliente es la Administración Pública, la obligación se mantiene.

Existen otras exenciones menores basadas en la actividad, como ciertos profesionales del sector agrario o quienes desarrollen actividades exentas de IVA. Es recomendable verificar cada caso concreto con un asesor.

Requisitos de la Factura Electrónica

Una factura electrónica, según la normativa, debe:

• Haber sido emitida por un software certificado que cumpla con las especificaciones del reglamento, como Holded, o el programa de facturación de la AEAT.
• Contener un código QR que permita su identificación y trazabilidad, así como un código alfanumérico identificativo.
• Si el emisor se ha acogido al sistema Verifactu, debe incluir una mención específica.
• El formato estructurado debe asegurar el acceso al archivo por parte de los destinatarios.

Emisor y receptor también deben cumplir requisitos relacionados con el formato, la integridad y el almacenamiento.

Funcionamiento de la Factura Electrónica

El proceso comienza con la generación de la factura en un formato estructurado a través de un software adaptado, como Holded. El sistema debe asegurar que el archivo cumple con todos los requisitos. Luego, el documento se envía al destinatario de forma segura y telemática; si es una administración pública, el envío se hará a través de FACe, si es otra empresa o autónomo, a través del mismo software especializado. El sistema del receptor validará, aprobará y procesará la factura de forma automática, comunicando el estado (aceptada, rechazada o pagada) para el seguimiento.

Cómo Crear una Factura Electrónica Paso a Paso

1. Obtener un software homologado: Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria que cumpla con los requisitos.
2. Preparar los datos del emisor: Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, datos de contacto.
3. Introducir los datos del receptor: Nombre o razón social del cliente, NIF/CIF, dirección fiscal completa, datos de contacto.
4. Incluir los detalles de la factura: Número de factura único y correlativo, fecha de emisión, descripción detallada de productos o servicios, importes unitarios, base imponible, IVA aplicable, retenciones de IRPF (si corresponde), importe total.
5. Firmar digitalmente: Utiliza un certificado digital válido para firmar la factura, garantizando autenticidad e integridad.
6. Generar la factura en formato estructurado: Crea el documento en un formato estructurado como UBL o cualquier otro formato admitido, verificando el cumplimiento de los estándares de la Agencia Tributaria.
7. Enviar la factura: Transmite la factura a través de la plataforma elegida y conserva el registro de envío.
8. Almacenar la factura: Guarda una copia de la factura durante al menos 4 años, manteniendo un sistema de archivo seguro y accesible para futuras verificaciones y asegurando la trazabilidad.

Verifactu: El Nuevo Sistema de Emisión de Facturas Verificables

Con la llegada de 2025 comienza la cuenta atrás para la implantación obligatoria del sistema Verifactu. A partir del 29 de julio de 2025 entra en vigor Verifactu para los programas de facturación, un sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Agencia Tributaria. Busca que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean confiables y difíciles de manipular para evitar el fraude fiscal.

Aunque Verifactu y la factura electrónica comparten el objetivo de digitalizar la facturación y aumentar el control fiscal, existen varias diferencias que conviene conocer. Verifactu se centra en la emisión verificable y en tiempo real, mientras que la factura electrónica estructura el formato para la gestión automatizada. Holded es un software de facturación homologado que explica de forma sencilla todas las claves del nuevo sistema Verifactu, sus ventajas y cómo te afectará ahora y en el futuro, resolviendo dudas acerca de las actualizaciones más recientes, la legislación y los requisitos.

Otros Programas ERP y de Facturación para Startups

No es necesario ser una gran empresa para contar con software que permita automatizar procesos. Hay programas ERP (enterprise resource planning) para todos los tamaños de empresas y sectores, incluidas las startups. El objetivo es lograr que el ERP cubra cuatro propósitos:

• Automatizar la empresa para hacerla más eficiente.
• Obtener información en tiempo real para tomar mejores decisiones rápidamente.
• Conectar todos los aspectos del negocio, para centralizar todos los datos.
• Ahorrar tiempo y costes, para aumentar la rentabilidad.

La clave al localizar los mejores programas ERP para startups es priorizar estas características:

• El software debe cubrir cada una de las áreas de la empresa.
• La interfaz debe de ser intuitiva.
• Se debe poder integrar con las principales plataformas y herramientas necesarias para el negocio.
• Es indispensable que sea multiplataforma, accesible desde diferentes dispositivos y lugares.
• Conviene que sea modular y que se pueda escalar, ampliar y adaptar al crecimiento de la startup.

Odoo

Odoo es una solución ERP de código abierto, muy valorada por su capacidad de adaptarse fácilmente a las necesidades de cada empresa. Permite administrar de manera integral las startups, desde los temas financieros y fiscales hasta la gestión de clientes y cualquier recurso. Sus principales módulos incluyen Ecommerce, Contabilidad, Facturación, Gestión de pedidos y CRM, además de soluciones para recursos humanos y TPV.

Odoo se puede descargar de manera gratuita para hacer una prueba. Además, tiene la ventaja de que se puede acceder al código y modificar con un programador informático. Sus tarifas funcionan por módulos, ofreciendo una aplicación gratis o planes estándar con todas las aplicaciones desde $18,60 euros al mes.

BitFactura

BitFactura busca facilitar las gestiones de facturación de autónomos y pequeñas y medianas empresas con una máxima de sencillez y rapidez. Es un software SaaS en la nube con seguimiento del estado de pago, generación de facturas recurrentes y gestión de stocks. Ofrece planes con periodos de prueba gratuitos, incluyendo un plan gratuito limitado y planes de pago desde 6,24 euros al mes.

ContaSimple

ContaSimple es ideal para autónomos o pymes que quieren iniciarse en programas de facturación, especialmente recomendado para ecommerce por su fácil conexión con plataformas como Shopify o WooCommerce. Permite crear facturas de manera amigable, escanear tickets y ayuda a gestionar stock y ventas. Ofrece un plan gratuito muy limitado y planes de pago desde 12,95 euros + IVA al mes.

Sage Contabilidad y Facturación

Diseñado para empresas de menos de 20 empleados, Sage Contabilidad y Facturación ofrece un servicio seguro, eficaz y sencillo en la nube. Integra facturación y presupuestos, contabilidad automática, y acceso a expertos contables y laborales. Su diseño sencillo permite acceder desde cualquier dispositivo.