Guía Práctica para el Plan de Negocio de una Agencia de Importación y Exportación

Cada día es mayor el número de emprendedores que se lanzan a romper barreras geográficas. El comercio internacional tiene cada día mayor importancia en el crecimiento de las economías nacionales, tanto por su volumen como por la extensión de sectores y actividades a las que afecta. El proceso de globalización de la economía y el acortamiento de las distancias provocado por el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación en las transacciones comerciales, han contribuido sin duda a que las cifras de crecimiento del comercio exterior se hayan disparado en los últimos años.

En este artículo podrás leer algunas claves para montar una empresa de comercio exterior y un supuesto práctico con datos concretos.

La Importancia Creciente del Comercio Internacional

España no permanece ajena a este fenómeno. Buena parte de las más de 200.000 empresas exportadoras son sociedades recién estrenadas en el comercio internacional, con una gran presencia de pequeñas empresas. La falta de experiencia de las PYME ante la complejidad de las múltiples facetas del comercio exterior se suple con el apoyo de empresas consultoras de comercio exterior o profesionales expertos, capaces de lograr la adecuada acogida de los productos en los países de destino, el cumplimiento de los trámites necesarios, el desarrollo de negociaciones fluidas y sin sobresaltos con proveedores o compradores extranjeros.

También las grandes empresas requieren a menudo servicios especializados de comercio exterior, relativos al transporte de la mercancía, las relaciones contractuales, la implantación de una filial o de una red comercial en el extranjero, etc. Otros servicios de comercio exterior demandados con frecuencia son los estudios de mercado, los planes de internacionalización y de marketing internacional, la atención a clientes extranjeros, el apoyo en concursos y licitaciones internacionales, etc. Asimismo, se consolida la intermediación comercial por parte de profesionales capaces de abrir mercados en otros países. Y, por supuesto, el escenario internacional constituye de por sí una mina de oportunidades de hacer negocios, a través de las actividades de import-export.

El comercio exterior ofrece múltiples oportunidades y ocupaciones: consultor, técnico de comercio exterior, agente de comercio internacional, import-export, actividades auxiliares (por ejemplo, agente de aduanas, transitario, operador logístico, etc.).

Si estás pensando en montar tu empresa en este sector tan atractivo, sea cual sea el área de especialización que escojas, ten en cuenta que, en general, es imprescindible contar con una buena preparación en las técnicas de comercio exterior, el conocimiento de los idiomas - en especial del inglés -, una marcada actitud comercial y mucha disponibilidad para emprender viajes muy frecuentes.

El Plan de Exportación: Una Herramienta Esencial

A menudo, multitud de empresas comienzan a plantearse la idea de exportar como respuesta a una oportunidad de negocio. Sin embargo, no conocen a lo que realmente se enfrentan ni los requerimientos básicos necesarios para iniciarse en el proceso de exportación. Los beneficios de traspasar las fronteras y embarcarse en un plan de exportación son incontables si se realiza con sentido común. Es un proceso costoso y elaborado pero que puede hacer crecer tu negocio hasta un 85%.

Un plan de exportación es el conjunto de etapas, herramientas y requerimientos que una empresa considera necesario implementar para comercializar sus artículos en mercados internacionales. Sirve para determinar, antes de iniciarse en la exportación, con qué riesgos puede llegar a contar y constituir un plan de contingencia para ellos y cobertura del riesgo mediante un exhaustivo análisis. Con este plan, se descubrirán los mercados de destino y se elaborará para los mismos una estrategia de exportación que contendrá los pasos para conseguir una relación tanto con proveedores como con agentes de ventas o entidades financieras.

Todo plan de exportación debe considerar el mayor número de variables posibles para asegurarse de que es viable en la práctica. No cuenta con una estructura predeterminada, pero sí gira en torno a unos pasos básicos que debe contener todo plan.

Objetivo del Plan de Exportación

El objetivo principal que persigue el plan de exportación es la penetración sistemática y progresiva del negocio (producto o servicio) en los mercados externos o mercados internacionales potenciando la eficiencia de la empresa e intentando maximizar la rentabilidad. Todo esto se tratará de realizar con los menores costes posibles, mayores ganancias y optimizando el negocio. El plan de exportación de negocios no es más que una forma organizada de exponer todo lo que se pretende exportar a los diferentes mercados internacionales, hacia dónde se quiere exportar, cómo se va a realizar y con qué recursos se cuenta para hacerlo.

Pasos para Desarrollar tu Plan de Exportación

Una vez tomada la decisión de exportar tu negocio e introducirte en nuevos mercados internacionales, comienza el desarrollo del plan de exportación:

Paso 1: Análisis de tu Propia Empresa

En este primer paso es imprescindible que analices tu negocio. Conocer el perfil de tu empresa, la situación que ocupa en el mercado en el que se localiza, el mercadeo (canales de distribución, clientes, estrategias de promoción…), la competencia que tienes y la posición frente a la misma… Con esta información recabada tienes que realizar una evaluación global y unas conclusiones con la finalidad de detectar tus debilidades o amenazas y tus fortalezas o, sobre todo, oportunidades. Una vez que tienes las oportunidades a las que tu empresa puede optar, hay que buscarlas en mercados a los que te quieras dirigir o penetrar para cerciorarte de que los potenciales consumidores puedan interesarse.

Paso 2: Conocimiento de Diferentes Mercados

Es necesario evaluar los diferentes mercados de interés y realizar una lista en la que escojas los prioritarios. El conocimiento de estos mercados tienes que basarlo en un análisis en el que conste el perfil del país, el entorno comercial e indicadores económicos, las oportunidades y amenazas que presenta ese país, los canales de distribución, las barreras arancelarias, y el análisis de mercado es fundamental para conocer qué es lo que la gente busca, dónde y cómo puedes ofrecerlo.

Paso 3: Comparación de tu Negocio con los Mercados Escogidos

Dentro de esa lista de mercados prioritarios sobre los que tienes información suficiente gracias al análisis realizado en el paso 2, procedes a comparar el análisis del paso 1 con el mismo. De este segundo análisis saldrá una selección de mercados para los cuales deberás elegir qué productos o servicios de tu negocio deben de ser exportados.

Paso 4: Decisión del Mercado más Adecuado

Decides el mercado sobre el que vas a iniciar la actividad exportadora por ver en él, el mayor potencial de crecimiento para el negocio. Observarás en ese mercado que tu empresa aprovechará más los recursos y los esfuerzos, tratándose de una oportunidad de expansión.

Paso 5: Trámites para el Mercado Internacional

Comienzas un proceso de negociación para el establecimiento cláusulas sobre algunos puntos importantes:

• Calidad del producto exportado.
• Precio del producto que comercializarás.
• Fechas de entregas, pagos…
• Términos de Comercio Internacional o INCOTERMS o conjunto de reglas internacionales que determinan el alcance de las cláusulas comerciales del contrato de compra-venta. En temas de logística, son importantes.
• Penalizaciones o sanciones en caso de incumplimientos.

Entre los trámites a realizar, está la documentación necesaria para exportar la cual variará en función de tu producto o servicio que deseas introducir y se realizarán ante una secretaría o el Ministerio de tu país. Algunos de ellos son:

• Facturas comerciales
• Declaración de aduanas: identificación de la mercancía, pago de contribuciones…
• Certificados según país destino
• Formas de pago…

Paso 6: Plan de Financiación del Plan de Exportación

Para este paso tienes que tener establecido el análisis y la evaluación financiera de la empresa así como determinar los costes de exportación para delimitar las necesidades de financiación. La finalidad de este último paso es establecer una proyección financiera para determinar cómo se va a financiar esta exportación e identificar así los requerimientos de crédito y poder elaborar un resumen sobre esta información. Una vez realizado el resumen, es necesario informarse de las fuentes financieras a las que puedes optar. Diversificar en fuentes de financiación será beneficioso para tu empresa, crea una estrategia financiera fuerte y segura incorporando fuentes tradicionales y nuevas como es el crowdlending.

Elementos Clave de un Plan de Negocio para Importación y Exportación

Un buen plan de negocio para una empresa de importación y exportación debe reflejar las particularidades de este tipo de operaciones comerciales internacionales.

1. Visión General del Comercio Internacional y del Mercado Específico: Es crucial ofrecer una visión general detallada del comercio internacional y del mercado específico en el que operará la empresa. Debe proporcionar datos actualizados sobre el comercio global y también identificar las tendencias emergentes en el sector.
2. Presentación del Proyecto: Es fundamental presentar su proyecto de manera convincente. Esto incluye su visión, la identificación de su mercado objetivo (por ejemplo, países o regiones específicas, sectores industriales, etc.) y el valor único que su empresa aporta (servicios logísticos, especialización en ciertos productos, etc.).
3. Análisis de Mercado Exhaustivo: Esta sección es vital. Debe comprender una evaluación exhaustiva de la competencia global, las barreras comerciales, los acuerdos de libre comercio y las preferencias de los consumidores en diferentes mercados.
4. Productos o Servicios: Para una empresa de importación y exportación, es esencial detallar los productos o servicios que ofrecerá. Describa su cartera de productos o servicios y explique cómo estos satisfacen las necesidades de su clientela objetivo y cómo se ajustan a las regulaciones y estándares internacionales.
5. Plan Operativo: Es clave. Debe incluir la logística de transporte, la gestión de la cadena de suministro, los acuerdos con proveedores y clientes, y los procedimientos aduaneros y de cumplimiento. Es importante destacar la eficiencia de su cadena logística, la gestión de riesgos y el cumplimiento de las normativas internacionales.
6. Estrategia de Marketing y Ventas: ¿Cómo piensa atraer y retener clientes en diferentes mercados? Considere métodos de promoción, estrategias de precios y servicios de valor agregado. Las estrategias digitales, como un sitio web multilingüe y una presencia activa en redes sociales y plataformas de comercio electrónico internacionales, son fundamentales en el comercio global.
7. Estructura Financiera: Es otro componente crítico. Esto incluye el capital inicial necesario, las proyecciones de flujo de caja, los costos operativos y el análisis de rentabilidad. En una empresa de importación y exportación, es crucial tener un control estricto de los costos y comprender las fluctuaciones de las divisas.

En comparación con otros planes de negocio, una empresa de importación y exportación debe prestar especial atención a aspectos como las regulaciones comerciales internacionales, los acuerdos de comercio y las estrategias de mitigación de riesgos.

Recursos y Apoyo para la Internacionalización

La internacionalización de las empresas es un objetivo prioritario de la política exterior de la Administración, que habilita grandes recursos para este fin:

• información (sobre mercados, países, sectores, empresas, ferias, oportunidades de negocio, misiones comerciales, licitaciones internacionales, etc.).
• formación y asesoramiento (guías y manuales, programas de competencias profesionales, etc.).
• ayudas y financiación.

Organismos Nacionales de Apoyo

A nivel nacional, destacamos ICEX, la Secretaría de Estado de Comercio, las Cámaras de Comercio, INE y los Institutos Estadísticos Regionales, el Departamento de Aduanas, los organismos autonómicos de apoyo a la internacionalización.

Organismos Internacionales Relevantes

Internacionalmente, hay que tener en cuenta los organismos extranjeros oficiales en España - embajadas, consulados y cámaras de comercio extranjeras -, la oficina de información estadística de la Unión Europea (Eurostat), la Organización Mundial del Comercio (WTO), la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OECD), el Banco Mundial (WB), la Conferencia de las Naciones Unidas (UNCTAD) y la Organización de Naciones Unidas (United Nations), entre otros.

Apoyo Financiero Oficial

En cuanto al apoyo financiero oficial a la internacionalización, destacan los siguientes organismos: ICO, ENISA, FIEM, CARI, COFIDES, CESCE y CERSA.

Caso Práctico: Agencia Consultora de Comercio Exterior y Distribución

En nuestro supuesto ponemos en marcha una empresa consultora de comercio exterior que combina dos tipos de actividades: servicios de consultoría de comercio exterior, así como operaciones de importación y posterior distribución en el mercado nacional.

Infraestructura y Gastos Iniciales

El centro desde el que realizará las actividades de consultoría y dirigirá las operaciones de distribución es una oficina de unos 70 m2 situada en una zona comercial portuaria, que la empresa adquiere por valor de 150.000 euros. Con buen criterio, la empresa - que todavía no tiene bien definido su futuro volumen de negocio - contratará a una empresa de logística los servicios de almacenaje y transporte de mercancías.

Los principales gastos son: salarios, seguridad social, alquiler del local (o amortización del inmueble si es en propiedad), suministros (agua, luz, internet…), gastos generales (tributos y servicios externos: asesores, limpieza, seguros, etc.), servicios exteriores no generales (transporte y almacenaje, aranceles, etc.), gastos comerciales (publicidad, RR.PP., etc.), seguros (responsabilidad civil, transporte y otros riesgos), amortizaciones del inmovilizado, compra de existencias (mercancías compradas en otros países para venderlas en el mercado doméstico) y gastos financieros, producidos por el uso del dinero ajeno (intereses de los préstamos o créditos bancarios, del descuento de efectos o por pronto pago).

Proyecciones de Clientes y Honorarios

Nuestra empresa consultora espera poder contar con dos clientes iniciales que han demostrado su interés en que se les asesore en el proceso de internacionalización de su empresa, marketing estratégico e implantación en mercados extranjeros. Además, gracias a la publicidad, los contactos y a la ubicación estratégica de la oficina, se estima que cada mes nuestra cartera de clientes aumente en al menos otros dos.

Tras realizar nuestro estudio de mercado, hemos decidido establecer unos honorarios de asesoramiento de 80 €/hora para clientes puntuales y 60 €/hora para clientes especiales. Estimamos un tiempo medio de unas 20 horas dedicadas al primer tipo de cliente (unos 1.600 €), mientras que prevemos un asesoramiento continuado para los clientes denominados especiales, estimando que este tipo de clientes represente un 60% del total.

Operaciones de Importación y Venta

La segunda actividad de nuestra empresa consiste en importar mercancías de terceros países para su venta en el mercado doméstico. Durante el primer año se tiene acordado importar de Brasil cuatro partidas de cacao con un coste total de 30.000 euros cada una de ellas en los meses de enero, octubre, noviembre y diciembre y en mayo una partida de ropa deportiva y de baño por valor de 40.000 euros. Además, en noviembre se importarán de Venezuela objetos decorativos por un montante de 15.000 euros.

Todas las partidas tienen incluidos todos los costes menos el IVA, ya que se repercutirá al cliente (el IVA de las importaciones deberá pagarse en la aduana). Los costes arancelarios para el cacao y los objetos decorativos son el 0% y para la ropa deportiva y de baño el 9,6%.

La venta de cada una de las partidas de cacao - ya apalabrada - se hará por un importe de 45.000 euros, la de ropa deportiva y prendas de baño esperamos venderla por 50.000 euros y los objetos decorativos por unos 20.000 euros. Por simplicidad de cálculo, suponemos vender en el transcurso del mismo mes en que se compran, con pagos al contado, tratándose de las primeras operaciones.

Tabla de Operaciones de Importación y Venta (Primer Año)