Guía de Implementación de Compliance para Pymes: Un Manual Práctico

La World Compliance Association (WCA), de la que Ayuda en Acción es miembro honorífico, acaba de publicar la Guía de implementación de compliance para pymes. Se trata de un manual práctico de implementación destinado a la pequeña y mediana empresa en cuya redacción ha participado Ayuda en Acción a través de Laura Gonzalvo Diloy, Chief Compliance Officer de esta fundación y miembro del Comité de Compliance en Pymes y de Compliance en el Tercer Sector de la WCA.

La guía, disponible para su descarga gratuita, está compuesta por diecinueve capítulos en los que se analiza el compliance desde la perspectiva de las Pymes, un sector que supone más del 99% del tejido empresarial español. A lo largo del documento se incluyen aspectos teóricos del cumplimiento normativo español, estándares internacionales y jurisprudencia en la temática, así como las bases para elaborar un plan de compliance y sus elementos fundamentales.

El objetivo es proporcionar, de un modo accesible y sencillo, las claves para que cualquier organización o profesional pueda comenzar a diseñar su propio programa de cumplimiento.

¿Por qué una guía de compliance específica para pymes?

La guía surge de la necesidad real e inmediata de ampliar los conocimientos de compliance por parte de quienes integran una pyme. Es evidente la necesidad de conocer las bondades que aporta el compliance a pequeñas y medianas empresas y que deje de ser una cuestión exclusiva de multinacionales y cotizadas.

Compliance es cumplimiento y esto les es directamente aplicable a las pymes, pero teniendo en cuenta una característica fundamental: proporcionalidad.

¿A quién va dirigida esta guía?

La guía está dirigida a cualquier tipo de entidad, sea empresa, asociación o fundación, pero directamente al mayor tejido empresarial, no sólo de España, sino de muchos países: las pyme.

Situación actual del compliance en las pymes

La situación actual demuestra que tener un Programa de Compliance es una ventaja competitiva, tanto a nivel reputacional, como a nivel preventivo, detectivo y reactivo. Cada vez más se amplían las exigencias de tener modelos de compliance implementados, tanto por la propia legislación actual, la cultura de la sociedad, exigencias del sector asegurador para asegurar al consejo de administración o a administradores en temas de responsabilidad civil, exigencias del sector bancario en caso de que las pequeñas y medianas empresas soliciten financiación bancaria, pero también exigencias por parte de clientes, proveedores y del sector público hacen que hoy exista una diferencia entre las empresas que cuentan o no con Programas de Compliance eficazmente implementados.

El tema pendiente es que la alta dirección de una entidad sea consciente de la necesidad real de la implementación de compliance y del abanico de ventajas que se derivan del mismo. Muchas son ya las pymes que han implementado modelos de compliance y podido corroborar las ventajas derivadas, pero sobre todo la rentabilidad a corto plazo.

Beneficios del Compliance para Pymes

Es posible que asociemos el compliance con las grandes empresas y que pensemos que es algo que no va con las pymes o que no lo necesitan, sin embargo, las leyes y las obligaciones que se derivan de ellas, afectan a todas las empresas por igual, tanto grandes como medianas y pequeñas. Gracias al compliance para pymes, el empresario puede conocer y dar cumplimiento a esas obligaciones legales de una manera mucho más eficiente, además de alineada con los objetivos y procesos de la pyme.

El compliance puede:

• Ayudar en la contratación con terceros: Actualmente, la mayoría de grandes empresas contratan o subcontratan servicios con pymes.
• Facilitar la obtención de financiación: De cara a obtener financiación, tanto de entidades financieras como de posibles subvenciones, las pymes que cuenten con plan de compliance tendrán más facilidades, puesto que podrán dar más garantías en cuanto cumplimiento fiscal y la prevención de delitos como el blanqueo de capitales.
• Mejorar la imagen y la reputación corporativa: Las pymes que tengan implementado un plan de compliance mostrarán una mejor imagen y reputación corporativa tanto de cara a sus clientes como a una sociedad cada vez más preocupada con la sostenibilidad, el respeto de los derechos de los trabajadores o la igualdad. Los planes de compliance muestran el compromiso de las pymes con el cumplimiento de la ley y las normas y su cero tolerancia hacia irregularidades en el desempeño de su actividad.

Pasos para Implementar un Plan de Compliance en una Pyme

Para hacer un plan de compliance para pymes, nos podemos fijar en los requisitos que se especifican en el artículo 31 bis del Código Penal, puesto que son los que, en un hipotético juicio, se van a exigir para reducir o eximir a la pyme de su responsabilidad penal.

A continuación, se detallan los pasos esenciales:

1. Determinar el nivel de madurez en compliance: En un primer paso, es necesario determinar el nivel de madurez en compliance de la pyme, para así poder saber qué se está haciendo ya en materia de compliance y qué no y es necesario incluir en el plan de compliance de la pyme. Este tipo de cuestionarios, que deben incluir un sistema de puntuación, servirá para conocer el punto de partida de la pyme en cuanto a cumplimiento normativo, las medidas que ya tiene en marcha y cuáles son necesarias adoptar.
2. Asignar recursos financieros: En un segundo paso, se deben determinar los recursos financieros que se van a destinar a la implementación del plan de compliance.
3. Realizar un mapa de riesgos: El siguiente paso es realizar un mapa de riesgos compliance basado en las normativas que afectan a la empresa en base a su contexto (actividad, tamaño, localización, etc.).
   • Identificación de riesgos: Será necesario tener una lista de las posibles infracciones y delitos penales en los que puede incurrir la pyme derivados de su actividad y procesos y a los que está expuesta.
   • Análisis y evaluación de riesgos: Consiste en determinar la probabilidad de que ocurra un riesgo y el nivel de impacto negativo que tendría para la pyme si el riesgo termina materializándose. Este tipo de análisis se efectúa, normalmente, recurriendo a un mapa de riesgos, que permite medir ambas variables y determinar el nivel de riesgo antes de aplicar ninguna medida de control (lo habitual es que se clasifique el riesgo en nivel bajo, medio, alto y muy alto).
4. Definir controles y medidas de tratamiento: En base al informe extraído del mapa de riesgos, se podrán diseñar los controles necesarios para prevenir los riesgos de cumplimiento, es decir, se elegirán aquellas medidas y procedimientos más adecuados para reducir las probabilidades de materialización de los riesgos, así como la mitigación de su impacto en caso de que ocurran.
   • Definición de controles y medidas de tratamiento: En esta fase se definen los controles y medidas de tratamiento para reducir los niveles de riesgos hasta que sean aceptables. Se aplicarán aquellas medidas y controles más adecuados para prevenir, detectar o evitar los riesgos de cumplimiento.
   • Seguimiento y revisión: Finalmente, se volverán a evaluar los riesgos teniendo en cuenta las medidas y controles aplicados para obtener el nivel de riesgo residual (el nivel que es tolerable para la pyme). Si el nivel de riesgo no disminuye, será necesario buscar otros controles y medidas que sí lo hagan.
5. Designar un responsable de compliance: En las pymes que puedan formular cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, esta función puede recaer en el órgano de administración de la pyme.
6. Establecer un canal de denuncias: Aunque más arriba lo hemos mencionado como una de las medidas del plan de compliance para pymes, contar con canal de denuncias es un requisito indispensable del programa de compliance.
7. Régimen sancionador: Se establecerá un régimen sancionador para castigar los incumplimientos de las medidas y procedimientos establecidos en el plan de compliance.
8. Seguimiento y revisión continua: Finalmente, se deberá llevar un seguimiento del plan de compliance, evaluando el nivel de aplicación y efectividad de las medidas y procedimientos adoptados, para comprobar si realmente funcionan.

¿Qué puede aportar la guía a sus lectores?

“Para muchas pequeñas y medianas empresas, esta guía aspira a ser un primer paso en el mundo del cumplimento”, prosigue el presidente, “un paso para quitarle decenas de dudas y cuestionamientos y también un paso para restar temores”. Según Martínez, solo el 0,2% de la empresas se plantean abordar medidas para cambiar la forma en que realizan sus actividades y negocios, orientándolos hacia una nueva forma más sostenible, ética y responsable.

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