Gestión Integral de PYMEs: Definición y Estrategias Clave

Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento.

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y, hasta cierto punto, automatizar las tareas de una empresa. En los últimos años, los sistemas de gestión empresarial han ido ganando popularidad como herramientas fundamentales para las organizaciones gracias a sus prestaciones cada vez más completas, especialmente en un proceso de transformación digital como el que se está viviendo actualmente.

La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa.

¿Qué es el Control de Gestión?

El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa. Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales.

Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes. Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario.

El Rol del Controller

El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller.

Pasos Clave para un Buen Control de Gestión

1. Establecer un Plan Estratégico: El primer paso para realizar un buen control de gestión es establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma.
2. Definir Objetivos y Plazos: Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos.
3. Asignar Recursos: Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo.
4. Seguimiento y Análisis en Tiempo Real: La actividad de control de gestión de una empresa no acaba en la planificación. Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos. La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento.
5. Supervisión de la Implementación: Una pyme con un buen sistema de control de gestión supervisa que el plan estratégico se implemente correctamente. Esto implica comprobar que la utilización de los recursos sea la planeada y que siga las pautas establecidas en los presupuestos.
6. Identificación y Corrección de Desviaciones: Este análisis paralelo a la actividad de la empresa permite identificar las desviaciones según ocurren, es decir, facilita detectar rápidamente cualquier fallo en la implementación del plan. Si estos errores se detectan de inmediato, resulta más sencillo encontrar una solución o modificar el plan para mejorar el rendimiento de la empresa.
7. Búsqueda de la Mejora Continua: Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio. Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior.
8. Evaluación de Resultados: Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario. Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme.
9. Utilización de Sistemas de Información: Tanto en esta etapa de evaluación como en la etapa previa de análisis, la utilización de sistemas de información y nuevos avances tecnológicos supone una gran ventaja.

Sistemas de Gestión Empresarial

Podemos imaginar los sistemas de gestión como un árbol, en el que el tronco es lo común a todos ellos, mientras que las ramas son el componente específico de cada uno en particular. Una vez sepas qué módulos requiere tu empresa y la interrelación entre ellos, el siguiente paso es escoger un ERP que se ajuste a esas necesidades. Este sistema ayuda a tomar decisiones que aportan valor y le dan más poder competitivo a la compañía.

Algunos sistemas de gestión empresarial son:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Los ERP son los sistemas de gestión empresarial por excelencia.
• CRM (Customer Relationship Management): Aunque es cierto que esta función es susceptible de ser gestionada por los ERP, también lo es que los CRM abarcan un espectro comercial más amplio.
• SGA (Sistema de Gestión de Almacenes): Las empresas que tienen cierta actividad logística pueden gestionar sus sistemas a través de un SGA. Al igual que los CRM, estas herramientas están más especializadas en la gestión, en este caso de almacenes, por lo que facilitan esa gestión y la automatización.
• BI (Business Intelligence): Hasta hace poco tiempo, los sistemas de BI eran independientes de los ERP. Permite acceder a la información de una forma mucho más ágil y sencilla.
• BPM (Business Process Management): Los BPM facilitan el flujo, la coordinación y la secuenciación del trabajo de una empresa a través de sus diferentes departamentos y usuarios. Mejora la productividad y el uso del tiempo de los empleados.

Estrategias Empresariales Clave para PYMEs

Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan desafíos únicos en el desarrollo y ejecución de estrategias empresariales efectivas. Su reducido tamaño, la agenda diaria de tareas, la escasa facilidad de recursos humanos y económicos parece ser que impiden una reflexión estratégica de manera sistemática. Se ha de considerar que toda empresa que compite lo hace según una estrategia, independientemente de su tamaño o actividad económica.

La estrategia establece el vínculo entre la organización y el medio que la rodea, y tiene como objetivo conseguir unas VENTAJAS COMPETITIVAS, que permitan a la compañía obtener una posición superior a la de sus competidores. Ello se traduce en alta rentabilidad, mayor cuota de mercado, mayor facturación, … La estrategia empresarial abarca la planificación, ejecución y evaluación de decisiones a largo plazo para alcanzar objetivos específicos. Un enfoque integral implica la identificación de oportunidades, la evaluación de fortalezas y debilidades internas, y la comprensión de amenazas externas.

Estrategias clave:

1. Diagnóstico Estratégico: El primer paso crítico en la formulación de estrategias para PYMEs es el diagnóstico estratégico. Esto implica una evaluación interna y externa de la empresa. Internamente, se analizan las capacidades, recursos y procesos existentes. Externamente, se identifican oportunidades de mercado, amenazas competitivas y tendencias relevantes.
2. Establecimiento de Objetivos Claros: Las PYMEs deben establecer objetivos claros y alcanzables que estén alineados con su visión a largo plazo. Estos objetivos pueden abordar el crecimiento del mercado, la eficiencia operativa, la expansión geográfica u otros aspectos clave.
3. Segmentación de Mercado y Diferenciación: La segmentación de mercado es esencial para las PYMEs, ya que les permite enfocar sus esfuerzos en segmentos específicos donde pueden ofrecer un valor diferenciado. La diferenciación competitiva es crucial para destacar en mercados saturados.
4. Innovación Constante: La innovación constante es clave para el éxito a largo plazo de las PYMEs. Desarrollar productos o servicios nuevos y mejorados puede generar nuevas oportunidades de mercado y mantener la relevancia en entornos comerciales dinámicos.
5. Colaboraciones y Alianzas Estratégicas: Las PYMEs pueden fortalecer su posición en el mercado a través de colaboraciones y alianzas estratégicas.
6. Gestión Efectiva de Recursos Humanos: La gestión efectiva de los recursos humanos es crucial en PYMEs. El desarrollo de un equipo talentoso y comprometido contribuye significativamente a la ejecución exitosa de la estrategia empresarial.
7. Adopción de Tecnologías Emergentes: La adopción de tecnologías emergentes y la transformación digital son aspectos fundamentales para la estrategia de PYMEs modernas.
8. Seguimiento y Evaluación Constante: La implementación exitosa de estrategias en PYMEs requiere un seguimiento constante y evaluación de la gestión.

En conclusión, la estrategia empresarial en PYMEs debe ser un proceso adaptativo y centrado en la acción.