Gestión de Proyectos de Emprendimiento: Definición, Fases y Metodologías

Seguir una metodología de gestión de proyectos adecuada y eficaz es fundamental para conseguir el éxito de cualquier tipo de iniciativa empresarial. La gestión de proyectos es un área de trabajo muy retadora, ya que cada proyecto se plantea de forma distinta y presenta sus propios desafíos. Sin embargo, es posible conseguir una tasa alta de éxito si se siguen una serie de pasos. Por ello, en este artículo te explicamos qué significa la gestión de proyectos y las fases para conseguirlo.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos o project management hace referencia a la dirección de la planificación y ejecución de un proyecto durante su ciclo de vida. Para poder entender qué es la gestión de proyectos, primero tienes que saber lo que se entiende como proyecto en un entorno empresarial, que se define como un cúmulo de labores con visión a corto, medio y largo plazo, que se deben ejecutar para desarrollar una idea u objetivo de negocio. Por lo tanto, la gestión de proyectos engloba las metodologías que se necesitan para poder alcanzar los objetivos de un proyecto, así como la planificación y las directrices necesarias para lograrlo.

Los Project Managers son los que cumplen este rol dentro de los equipos de trabajo, liderándolos y guiándolos al cumplimiento de objetivos. Definido de esta manera, prácticamente cualquier paso que decida llevar a cabo la empresa, se puede considerar como un proyecto, ya que son fundamental en la actividad cotidiana de la compañía y el éxito de que las cosas vayan bien depende del éxito en la gestión de proyectos.

Factores Clave en la Gestión de Proyectos

• Tiempo: Duración del proyecto.
• Costo: Presupuesto asignado para el desarrollo del proyecto.
• Alcance: Impacto que tendrá el proyecto.
• Calidad: El estándar del resultado del proyecto.

Todos estos factores se relacionan entre sí, lo que significa que si falla uno, los otros se verán afectados. Por ejemplo, si se reduce el tiempo asignado, se reducirá también la cantidad de trabajo (alcance) que se podrá hacer y esto condicionará el resultado y el coste del proyecto.

¿Por qué es Importante la Gestión de Proyectos?

Solo el 58% de las empresas son conscientes de la importancia de la gestión de proyectos y de cómo beneficia la efectividad en la resolución de problemas. Los proyectos suelen involucrar la participación de diferentes equipos y es fundamental que se puedan organizar, entender las prioridades estratégicas y fijar los objetivos de negocio. La gestión de proyectos se trata básicamente, de ayudar a que las personas correctas, hagan las tareas correctas, en el momento correcto.

Sin una planificación adecuada, los equipos intentarán atacar los problemas en caliente, esperando que con suerte el proyecto pueda completarse sin mayor afectación. Mientras que con la ayuda de un Project Manager, se podrá dividir el proyecto en tareas, hitos y plazos de tal forma que sea posible reaccionar ante los problemas de forma más ágil.

Las 5 Fases de la Gestión de Proyectos

El ciclo de vida de la gestión de proyectos se compone por cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre.

1. Iniciación del Proyecto

Esta fase marca el comienzo de un proyecto y es en donde se realiza la preparación del mismo.

• Alcance del proyecto: Se especifican los objetivos y las limitaciones que tendrá.
• Recursos dispuestos: Se hace una descripción general de todo lo que implicará el proyecto, respecto a recursos y tiempo.
• Presupuesto: Detallar el valor que se necesita para lograr el proyecto con éxito.

Toda esta información deberá estar aprobada por las partes interesadas antes de pasar a la siguiente fase.

2. Planificación del Proyecto

El objetivo de esta fase es crear un plan de proyecto, que especifique cómo se gestionará cada área durante la ejecución del mismo. Se establecerán hitos y fechas clave para cada etapa, junto con la fecha de finalización, así como las metas individuales del proyecto. Esta es una gran forma de que todos los departamentos tengan claro sus responsabilidades y avancen hacia el mismo objetivo. Otro de los aspectos importantes a definir cuál es la metodología de gestión de proyectos que será usada. Puedes elegir entre Agile, Scrum, Lean, Kanban, entre otras.

3. Ejecución

En esta fase se cubren la asignación y gestión adecuadas de todas las tareas del proyecto descritas en la fase de planificación. Los Project Manager se encargarán de supervisar todas las áreas de conocimiento de gestión de proyectos a medida que avance a las siguientes fases.

• Ejecución de tareas: Se deben monitorear las tareas dentro del marco del tiempo en el tiempo especificado.

El resultado de esta fase se verá reflejable en los entregables del proyecto.

4. Seguimiento y Control

Durante la fase de seguimiento, el tiempo, coste y rendimiento, se comparan en cada etapa y se realizan las modificaciones necesarias en cada una de las actividades para mantener el curso del proyecto.

5. Cierre del Proyecto

En la última fase de la gestión de proyectos se presentan los entregables finales a las partes interesadas. Al igual que en otras etapas, es fundamental que todos los departamentos aprueben cada tarea. Asimismo, es importante que se le dedique un tiempo a la reflexión en donde se planteen mejoras para próximos proyectos y aprendizajes.

Metodologías de Gestión de Proyectos

Es crucial conocer los diferentes tipos de gestión de proyectos para poder dictar una estructura y definir la metodología a implementar. Por eso, os dejamos una lista de los modelos más relevantes:

• Metodología de cascada: Creada en los años 70 destaca por la concatenación de las tareas, las cuales se encuentran ligadas unas a otras, es decir, la tarea B no puede avanzar hasta que no se completa la tarea A.
• Metodología AGILE: Se centra en la optimización de recursos, destacando la gestión del tiempo y la colaboración entre los profesionales.
• Metodología de cadena crítica (CCPM): Se enfoca en identificar en primer momento aquellas tareas críticas o dependientes, esto es, aquellas que necesitan de otra para cumplimentarse.

Otras Metodologías

• La metodología secuencial tradicional: Es una metodología basada en fases secuenciales, es decir, que hasta termina una fase, no se podrá pasar a la siguiente, por lo tanto, en todo momento es posible controlar el desarrollo y finalización de cada fase.
• PMI/PMBOK: Sigue cinco fases establecidas y definidas en la “Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, sin embargo, una gran parte de las personas se resisten a denominarle como una metodología, ya que lo definen como una serie de arreglos y pautas necesarias para dirigir un proyecto.
• Agile: Se aprecian algunos elementos por encima de otros: Los empleados y sus interacciones sobre herramientas y procesos. Un software eficiente por encima de la documentación. Una colaboración con el cliente sobre una negociación. La capacidad de responder sobre la destreza para seguir un plan determinado.
• Change management (Gestión de cambio): Es una metodología que se centra en la gestión del cambio, tomando el control del cambio cuando aparece y proyectando los posibles riesgos.
• Metodologías apoyadas en el proceso: Se trabaja con el Business Process Management, BPM (gestión de procesos de negocio), enfocando el procedimiento para realizar el trabajo como una serie de técnicas.
• Otras metodologías: Su finalidad es gestionar el cambio mientras que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.

Herramientas de Gestión de Proyectos

Las herramientas informáticas de gestión de proyectos permiten hacer frente a ciertos problemas: estas herramientas permiten definir el proyecto y organizar la estructura del equipo de trabajo, establecer la planificación temporal de sus actividades, costes, recursos, etc. Las herramientas de gestión mejoran el seguimiento del proyecto, permiten obtener información instantánea sobre el grado de cumplimiento de la planificación temporal de actividades, optimizar el empleo de recursos necesarios para su realización, etc.

Existen varias herramientas informáticas comerciales concebidas expresamente para la gestión de proyectos, cada una de ellas con diferentes características, alcance y coste. Asimismo, ciertos ERPs (sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) disponen de módulos específicos para la gestión de proyectos.

• Diagrama de Gantt: Es una de las más conocidas y una de las más utilizadas debido a su simplicidad. Se trata de un diagrama de dos ejes, en el que se detallan las tareas y fases del proyecto y el tiempo estimado de ejecución.
• ARBENTIA Project Management: Es una plataforma tecnológica modular en un entorno integral y de especialización sectorial desarrollada por ARBENTIA sobre el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS.

Casos de Éxito

• CIRCET: Circet España es una empresa líder a nivel nacional y europeo en el sector de las telecomunicaciones.
• URÍA: URÍA es una empresa familiar, fundada en 1945, que hoy avanza bajo la dirección de su tercera generación.
• ARCE CLIMA: Especializada en el mundo de la electromecánica, Arce Clima nace en 1994 en Galicia y dedica su actividad principalmente a la instalación de climatización y de protección contra incendios. La compañía ha incorporado las soluciones de Microsoft Dynamics 365, Business Central, Field Service y Power BI, además de la solución ARBENTIA Project Management para monitorizar, mejorar la comunicación o analizar los datos obtenidos de su actividad.
• GRUPO RETINEO: En 2009 surge Grupo Retineo con la finalidad de dar un cambio al sector de la construcción, sobre todo a la rehabilitación y restauración de edificios. Gracias a la implantación de ARBENTIA Project Management han mejorado la entrada de datos internos, lo que suponía grandes problemas al hacerlo de manera manual.
• GREENING GROUP: Greening Group, grupo de empresas especializado en energías renovables y medio ambiente, cuenta con sedes propias en Granada, Madrid, Barcelona, Ciudad de México, Senegal y Rabat. Confían en ARBENTIA como partner para su expansión internacional y acercar las energías renovables a la sociedad y a las empresas para conseguir un mundo más sostenible.