Guía Completa de Gestión de Impuestos para PYMES en España

En el complejo mundo de los impuestos, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) enfrentan desafíos particulares. La comprensión de los aspectos fiscales es fundamental para mantener la salud financiera y cumplir con las obligaciones legales. Para iniciar un negocio, hay que atender muchas obligaciones fiscales que pueden resultar complicadas sin el adecuado asesoramiento. Por eso, estar bien asesorado en los asuntos fiscales de las empresas y emprendimientos es esencial, ya que es uno de los pilares necesarios para que cualquier negocio prospere.

La expresión fiscalidad de las PYMES se refiere a las obligaciones impositivas de las pequeñas y medianas empresas con el Estado español. Una correcta gestión fiscal va más allá de los números; es un aspecto esencial para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar posibles sanciones de Hacienda. No contar con expertos en asesoramiento fiscal conlleva riesgos que se pueden evitar, como multas y sanciones por presentar los trámites necesarios fuera de tiempo.

Contar con el mejor asesoramiento garantiza el buen funcionamiento de una empresa y permite obtener el rendimiento óptimo de sus servicios. Ya no habrá que preocuparse por los plazos y los trámites necesarios que hay que gestionar en la Agencia Tributaria, ni de averiguar los tediosos trámites que tienen que realizar periódicamente.

Principales Impuestos que Afectan a las PYMES

Estos son los impuestos que corresponden pagar a las PYMES en España según la legislación tributaria actual. Es crucial comprender cada uno para una gestión fiscal eficiente.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. Funciona mediante la aplicación de un porcentaje sobre el valor añadido en cada etapa de la cadena de producción y distribución. Este tributo indirecto les otorga a las PYMES la condición de recaudadoras; es decir, los negocios lo cobran a sus usuarios para consignar ante Hacienda.

Tipos Impositivos de IVA en España

En España, existen varios tipos impositivos de IVA que se aplican a las actividades de las PYMES, dependiendo del tipo de bienes o servicios que ofrezcan:

• Tipo general: Este es el tipo impositivo estándar y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios.
• Tipo reducido: Se aplica a determinados bienes y servicios considerados de primera necesidad o de interés social. En España, el tipo reducido de IVA es del 10%.
• Tipo superreducido: Es el tipo impositivo más bajo y se aplica a bienes y servicios de primera necesidad. En España, el tipo superreducido de IVA es del 4%.

Obligaciones de las PYMES respecto al IVA

En España, las PYMES tienen ciertas obligaciones relacionadas con el registro, la declaración y el pago del IVA. Estas obligaciones son fundamentales para cumplir con la normativa fiscal y evitar posibles sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

• Registro en el censo de empresarios, profesionales y retenedores: Antes de comenzar cualquier actividad empresarial o profesional sujeta al IVA, las PYMES deben registrarse en el censo de la Agencia Tributaria.
• Facturación: Las PYMES deben emitir facturas por las operaciones sujetas al IVA.
• Liquidación periódica del IVA: Las PYMES están obligadas a presentar declaraciones periódicas de IVA ante la Agencia Tributaria. Estas declaraciones suelen ser mensuales o trimestrales, dependiendo del volumen de facturación y otras circunstancias específicas. Luego, le corresponde a la empresa efectuar la declaración y el pago mediante los modelos 303 y 390 ante la entidad tributaria.
• Autoliquidación del IVA: En la declaración periódica de IVA, las PYMES deben autoliquidar el impuesto, es decir, calcular la diferencia entre el IVA recaudado y el IVA soportado y pagar el saldo resultante a la Agencia Tributaria. Al hacer esta declaración, la compañía suele descontar el IVA que pagó en sus facturas de gasto.

Impuesto sobre Sociedades (IS)

El Impuesto sobre Sociedades es un tributo destinado a gravar los beneficios o la renta que obtienen las empresas o personas jurídicas con residencia en el territorio español. Se aplica sobre los beneficios obtenidos por estas entidades en un determinado período fiscal. La fiscalidad de las PYMES incluye obligaciones directas como el pago del IS, tributo que se genera al restar los gastos de los ingresos recibidos. Este tributo se paga solo si la base imponible es positiva; es decir, si los ingresos de un período fiscal son iguales a los gastos, no se genera el IS.

Base Imponible y Tipos Impositivos

La base imponible del IS se determina a partir del resultado contable ajustado. El resultado contable se obtiene de los estados financieros de la empresa, pero luego se realizan una serie de ajustes y correcciones fiscales permitidas por la normativa fiscal para calcular la base imponible fiscal. Los tipos impositivos son los porcentajes aplicables a las ganancias netas de la PYME, para determinar el monto a pagar.

En España, existen diferentes tipos impositivos aplicables al Impuesto sobre Sociedades, que pueden variar según el tamaño y la naturaleza de la empresa. El tipo de gravamen que pagan las PYMES en concepto de Impuesto de Sociedades en España es actualmente del 25%, pero puede verse reducido al 15% para las entidades de reciente creación que tengan una actividad económica. Las PYMES nuevas que cumplan con los requisitos fijados por el ente fiscal pagan el 15% o modalidad reducida en su primer período fiscal con saldo tributario positivo.

Es importante tener en cuenta que las condiciones y los tipos impositivos pueden variar. Por ejemplo, en algunos ejercicios fiscales específicos, las micropymes con facturación inferior al millón de euros pueden tributar a tipos reducidos para los primeros tramos de base imponible. Las empresas que inicien actividad y tengan base imponible positiva también pueden aplicar un tipo reducido durante varios ejercicios, siempre que cumplan los requisitos establecidos de no haber ejercido previamente la actividad mediante otra entidad y mantener las condiciones de «empresa emergente».

Presentación del Impuesto sobre Sociedades

Entre las obligaciones que hay con este impuesto está la del pago del impuesto y su presentación. Se trata del modelo 200 y este se presenta en los primeros 25 días del mes de julio. Durante este periodo, la mayoría de PYMES está inmersa en la elaboración y presentación de este modelo para poder llevar a cabo la declaración y liquidación del mismo. Lo más común en estos casos es solicitar la ayuda de un asesor para su confección y posterior presentación. Uno de los aspectos a tener en cuenta es que hay que reflejar una imagen fiel de la empresa y la contabilidad aquí juega un papel muy importante a la hora de calcular el impuesto de sociedades.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

¿Pagan las PYMES el IRPF? Lo cierto es que no, ya que el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas obliga únicamente a las personas físicas. Sin embargo, lo que sí hay que tener en cuenta es que una empresa puede tener la obligación de pagar a Hacienda las facturas que haya recibido con retenciones del IRPF, en el caso de trabajar con autónomos que lo apliquen en sus facturas. Esto se presenta en los modelos 111 y 190. Todo empresario con empleados a su cargo está obligado a retener este tributo a todos los que trabajen en su empresa, incluyéndose.

La campaña de la renta es un período en el que todos los ciudadanos que obtienen rentas obtienen su borrador para comprobar que los datos que obtienen son correctos para la posterior presentación del Modelo 100 o Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. La presentación de este modelo cubre el período de los meses de abril, mayo y junio, estando muchos de los ciudadanos que tienen el deber de presentarla obligados a contratar los servicios de un asesor debido a la complejidad de comprensión del mismo.

Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

El IAE es un impuesto municipal, por lo que su cumplimiento está regulado por cada municipio. Sin embargo, generalmente se trabaja con tarifas mínimas, bases, por actividad y por el número de empleados. Aquellas que deben tributar pueden aplicar para la devolución de la cuota pagada si culminan su actividad comercial antes del cuarto trimestre del año. Para presentar la declaración IAE están disponibles los formatos 036 y 840.

Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI)

La fiscalidad de las PYMES incluye este impuesto que debe ser pagado por cualquier entidad comercial que sea propietaria del inmueble usado para sus operaciones.

Obligaciones y Plazos de Presentación

La gestión fiscal de una PYME implica la presentación periódica de diversas declaraciones. Las PYMES presentan sus declaraciones informativas de forma mensual, trimestral o anual.

• Declaración IVA: Modelo 303 (mensual y trimestral) y Modelo 390 (anual).
• Declaración IRPF (retenciones): Modelos trimestrales 111 y 115, y Modelo 190 (anual).
• Declaración Impuesto sobre Sociedades (IS): Modelo 200 (anual) y pagos fraccionados con el Modelo 202.
• Declaración IAE: Formatos 036 y 840 (para altas, bajas o variaciones).
• Otras declaraciones informativas: Modelo 347 (operaciones con terceros).

Contar con un calendario fiscal que muestre los modelos que se deben presentar y las fechas de cuándo hacerlo es fundamental para evitar retrasos y posibles sanciones.

Planificación y Estrategias para la Optimización Fiscal

A través de una buena planificación fiscal, y dentro del marco de la ley, es posible minimizar la carga tributaria de una PYME. En general, la planificación fiscal trata de reducir de manera legítima la tributación de los contribuyentes, pero sin transgredir la normativa.

Con esta planificación, se optimiza la carga tributaria de la empresa mediante el uso de incentivos fiscales diseñados específicamente para ellas. Una correcta planificación ayuda a las PYMES a detectar los posibles problemas en la estructura del negocio y a aprovechar soluciones fiscales creativas para mejorarlos. Permite acceder a deducciones e incentivos o se pueden diferir beneficios a otros ejercicios económicos.

Estrategias Clave para Reducir la Carga Fiscal de Forma Legal:

1. Aprovechar las deducciones fiscales: Las PYMES en España pueden mejorar su situación fiscal aprovechando las deducciones fiscales disponibles, como las relacionadas con gastos comerciales, inversiones en activos fijos y contratación de personal.
   • Deducción por I+D+i: Las empresas que realicen actividades de investigación, desarrollo e innovación tecnológica pueden deducir un porcentaje de los gastos e inversiones realizados.
   • Deducción por actividades de innovación tecnológica: Las empresas que realicen actividades de innovación tecnológica pueden deducir un porcentaje de los gastos e inversiones realizados en este ámbito.
   • Deducciones por mejora de eficiencia energética o inversión en vehículos eléctricos y puntos de recarga.
2. Amortizaciones aceleradas: Permite amortizar ciertos activos a un ritmo más rápido que el habitual. Estos incentivos incluyen la libertad de amortización para inversiones que generan empleo y la aceleración de la amortización de activos.
3. Deducción por dotación de reserva de capitalización y reserva de nivelación: Estas permiten minorar la base imponible positiva por el aumento de los fondos propios respecto del ejercicio precedente, bajo ciertos límites y requisitos, y para compensar bases imponibles negativas en el futuro, respectivamente.
4. Planes de retribución flexible: Cuando una empresa aplica un plan de retribución flexible, permite a los empleados reducir su carga tributaria al recibir parte de su salario en especie, e incrementar su ingreso neto. La empresa puede deducirse estos gastos, y en muchos casos el trabajador no tributa por ellos o lo hace a un tipo reducido.
5. Compensación de bases imponibles negativas: Si en ejercicios anteriores la PYME tuvo pérdidas fiscales, estas pueden compensarse con beneficios futuros, reduciendo así la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.
6. Aplazamiento y fraccionamiento de pagos: En situaciones puntuales de tensión de tesorería, las PYMES pueden recurrir a mecanismos legales para aplazar o fraccionar el pago de impuestos.
7. Optimización de la estructura empresarial: En algunas situaciones, puede ser conveniente separar los activos patrimoniales (inmuebles, maquinaria, marcas, etc.) de la actividad principal. Una planificación cuidadosa de los ingresos y gastos también es clave para reducir la carga fiscal.

Además, es fundamental explorar los incentivos fiscales ofrecidos por el gobierno español, como créditos fiscales o exenciones de impuestos para actividades específicas. Reducir la carga fiscal de una PYME de forma legal no solo es posible, sino que debe formar parte de la planificación financiera y estratégica de cualquier negocio. En definitiva, la fiscalidad puede presentar desafíos para las PYMES, pero con conocimientos adecuados y una gestión tributaria eficiente, es posible cumplir con las obligaciones fiscales y aprovechar las oportunidades para optimizar la situación financiera de la empresa.

Novedades Fiscales y Adaptación

El entorno normativo fiscal está en constante evolución. Es vital estar al día con las nuevas regulaciones, como la obligatoriedad de registro horario digital o la factura electrónica. Por ejemplo, la implementación del sistema VeriFactu para la factura electrónica obligatoria, aunque se haya retrasado, exige a las empresas comenzar la adaptación con software homologado que envíe las facturas en tiempo real. Se recomienda adaptar desde ya los sistemas de gestión y documentación para evitar posibles inspecciones o multas. Una buena planificación fiscal implica revisar ingresos, gastos, inversiones y reservas antes de cerrar el ejercicio para ajustar resultados, aplicar deducciones, anticipar pagos y evitar desviaciones que puedan afectar a la liquidez.

El control bancario y la trazabilidad de movimientos se intensifican, con Hacienda analizando operaciones y cruzando datos con la declaración de impuestos y registros contables. Por ello, es necesario mantener una coherencia total entre ingresos, facturación y movimientos bancarios para evitar inspecciones tributarias. Las PYMES deben reforzar la conciliación bancaria y contar con justificantes claros de cada operación para garantizar la trazabilidad.

El Rol del Asesor Fiscal

Un error habitual es gestionar la fiscalidad internamente, con los riesgos que eso conlleva. Un asesor fiscal experto, además de reducir la carga de trabajo al empresario y paliar su desconocimiento en la materia, aporta seguridad. No contar con expertos en asesoramiento fiscal conlleva riesgos que se pueden evitar, y la falta natural de conocimientos y experiencia en el ámbito fiscal provoca que se puedan perder oportunidades directas en lo que respecta a incentivos. Los asesores acompañan a cada cliente desde el primer día ofreciendo información necesaria y personalizada para cada negocio, que da paso a un servicio de asesoría continuada en cada etapa de la empresa.

Herramientas para la Gestión Fiscal: Software de Autorrellenado de Impuestos

Llevar un negocio no es algo fácil. Hay muchos asuntos de los que ocuparse, y uno de los más tediosos, muy frecuentemente, son los impuestos. Por suerte, existen herramientas como los softwares para el autorrellenado de impuestos capaces de hacer que la tarea más compleja sea mucho más sencilla. Un software de este tipo te va a permitir presentar tus declaraciones trimestrales de una forma rápida y efectiva, para obtener todas las deducciones que te corresponden.

¿Qué debe tener un software de autorrellenado de impuestos?

La funcionalidad de autorrellenado de impuestos es esencial para cualquier programa de facturación. Esta funcionalidad se basa en que, a partir de todos los datos de facturación (facturas de ingreso y facturas de gasto), el software es capaz de rellenar los impuestos automáticamente.

Aparte del autorrellenado, un programa para la gestión de impuestos debería contar con varias de las siguientes funcionalidades:

• El autorrellenado debe ser intuitivo y realizarse en pocos clics, para que la empresa no destine más que unos pocos segundos a generar el modelo tributario.
• El software debe ofrecer un calendario fiscal que muestre los modelos que se deben presentar y las fechas de cuándo hacerlo.
• El usuario debe tener una previsión de impuestos en tiempo real, mostrada de forma clara e intuitiva.
• Posibilidad de añadir un gestor o de contratar uno, y que esta funcionalidad esté incluida en todos los planes.

Comparativa de Softwares de Autorrellenado de Impuestos

A continuación, presentamos un análisis de algunos de los softwares para autorrellenado de impuestos más recomendados en el mercado. Con estas herramientas, la gestión de impuestos se vuelve más sencilla y eficiente.

Análisis Detallado de Softwares

1. Quipu

Quipu es un programa de facturación online orientado a autónomos y PYMES. Ofrece una suite completa con funcionalidades para las tareas del día a día, incluyendo la generación automática de la gran mayoría de los modelos tributarios.

• Ventajas: Cumple con todas las exigencias de Hacienda; ofrece autorrellenado de impuestos en todos sus planes; proporciona previsión de impuestos en tiempo real; amplia gama de modelos tributarios; permite añadir gestores a las cuentas.
• Desventajas: La generación de los modelos 100, 202 y 220 requiere la contratación de servicio de gestoría; el acceso para un gestor existente puede tener un coste adicional en algunos planes.

2. Contasimple

Contasimple es un programa online enfocado en la facturación y contabilidad de autónomos y pequeñas empresas. Dentro de su suite, ofrece una funcionalidad específica para el autorrellenado de impuestos.

• Ventajas: Ofrece autorrellenado de modelos tributarios clave; incluye un calendario fiscal; permite dar permisos de acceso al gestor.
• Desventajas: El plan más económico no incluye la funcionalidad de autorrellenado de impuestos; no ofrece la posibilidad de contratar un gestor a través de su plataforma; no proporciona un gráfico de previsión de impuestos en tiempo real; carece de chat de soporte en la app.

3. Anfix

Anfix es un software de facturación y contabilidad en la nube que se orienta a autónomos y PYMES, incorporando una funcionalidad específica para la autogeneración de modelos tributarios.

• Ventajas: App muy fácil e intuitiva; permite dar acceso al gestor particular; ofrece una amplia gama de modelos tributarios; genera automáticamente los asientos contables; facilita el cumplimiento del Suministro Inmediato de Información (SII).
• Desventajas: No proporciona un gráfico de previsión de impuestos en tiempo real; el plan más básico solo incluye los modelos 303 y 130; el autorrellenado de todos los modelos está limitado a los planes más caros.

¡Ahorra tiempo y reduce el estrés fiscal con la ayuda de un software de autorrellenado de impuestos! Estas herramientas son un aliado estratégico para cualquier PYME que busque eficiencia y precisión en su gestión tributaria.