Guía Completa para Startups: Entendiendo y Gestionando los Gastos Fijos y Variables

En la gestión empresarial, comprender la naturaleza de los gastos es crucial para tomar decisiones financieras acertadas. Uno de los aspectos críticos es reconocer y categorizar los costos de tu empresa en tipos fijos y variables. La mayoría de las empresas, sean startups o no, deben pensar en el presupuesto. Sin embargo, a menudo las startups tienen menos dinero para gastar, lo cual hace que la elaboración del presupuesto sea incluso más importante para su supervivencia. La estabilidad financiera es especialmente importante en las primeras etapas de una empresa, cuando los ingresos pueden ser bajos o inconsistentes: una encuesta de 2023 reveló que el 38 % de las startups fracasan porque se quedan sin dinero.

Mantener a raya estos costes puede permitir a las startups cubrir operaciones clave como la nómina y los pagos a proveedores, contribuir a manejar el estrés financiero y afectar al atractivo de la startup de cara a los inversores. En esta guía, profundizaremos en las definiciones, ejemplos y la importancia de los costos fijos y variables.

¿Qué son los Gastos Fijos y Variables?

En la gestión empresarial, comprender la naturaleza de los gastos es crucial para tomar decisiones financieras acertadas. Los gastos fijos, en particular, juegan un papel fundamental en la planificación y el control de costes.

Gastos Fijos

Los gastos fijos son aquellos costes que tu empresa debe cubrir regularmente, sin importar cuánto vendas o produzcas. Algunos ejemplos comunes son el alquiler del local, los salarios del personal, los seguros y los impuestos. Estos costos no fluctúan, ya sea que su empresa produzca 10 unidades o 10 000 unidades. Son costos no negociables que no se pueden modificar sin interrumpir las operaciones. Entender y manejar bien los gastos fijos es vital para la salud financiera de cualquier negocio. Te permite planificar mejor tu presupuesto y calcular el punto de equilibrio, que es el nivel de ventas necesario para cubrir todos tus costes. Si bien los costos fijos son estables en general, el costo por unidad disminuye a medida que aumenta la producción.

Gastos Variables

Los costos variables, por otro lado, fluctúan según el volumen de producción. Si la producción aumenta, los costos variables también aumentan, y si la producción disminuye, estos costos caen. Son directamente proporcionales a la producción y aumentan a un ritmo mayor a medida que aumenta la producción. Disminuyen por unidad a medida que aumenta la producción. Son gastos opcionales que se pueden aumentar o disminuir sin afectar directamente la producción.

Diferencia Clave

La diferencia clave entre gastos fijos y variables está en cómo se relacionan con la actividad de tu empresa. Los gastos fijos deben abonarse incluso si no hay ingresos, mientras que los variables se reducen si la producción disminuye. Para administrar las finanzas de tu negocio eficazmente, debes identificar y clasificar correctamente cada tipo de gasto. Esto te ayudará a controlar el presupuesto y tomar decisiones informadas para mejorar la rentabilidad.

Costes Iniciales (Gastos de Puesta en Marcha)

Los costes iniciales (también llamados costes de lanzamiento o costes de puesta en marcha) son las inversiones y gastos iniciales que debe realizar una nueva empresa antes de que pueda comenzar a operar. Estos costes tienen un gran impacto en la salud financiera inicial de una startup.

Costes Comunes de Puesta en Marcha

Los costes de las startups se ven afectados por el tipo de negocio, el sector, la ubicación y la escala, por lo que los costes de cada startup serán diferentes. A continuación, un resumen de los tipos de costes de puesta en marcha a los que se enfrentan las empresas:

1. Costes puntuales:
   • Constitución y registro de empresas: Comisiones asociadas a la elección de una estructura empresarial, la presentación de documentación y la obtención de las licencias y permisos necesarios.
   • Servicios profesionales: Honorarios de abogados, contables o asesores de empresas.
   • Materiales de marca y marketing: Diseño de logotipos, desarrollo de sitios web, tarjetas de presentación, folletos y cualquier esfuerzo inicial de marketing.
   • Equipos y suministros: Ordenadores, mobiliario de oficina, maquinaria, herramientas, inventario o materias primas.
   • Tecnología: Suscripciones de software, sistemas de punto de venta (POS), herramientas de comunicación o medidas de ciberseguridad.
   • Estudios de mercado: Investigación para entender a tus clientes y competidores.
2. Costes recurrentes:
   • Alquiler y servicios públicos: Alquiler, luz, agua, gas, internet y servicio telefónico.
   • Sueldos y salarios: Salarios, prestaciones e impuestos sobre la nómina de los empleados.
   • Marketing y publicidad: Publicidad en Internet, campañas en redes sociales, creación de contenido o relaciones públicas.
   • Seguros: Seguro comercial para protección contra reclamaciones de responsabilidad civil, daños a la propiedad y lesiones de empleados.
   • Impuestos: Impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas, impuesto sobre la propiedad e impuesto sobre la nómina, según corresponda.
   • Pagos de préstamos: Liquidar los préstamos utilizados para poner en marcha el negocio.

Cómo Determinar tus Costes Iniciales

Para empezar a planificar tus gastos, sigue estos pasos:

1. Enumera y clasifica los gastos:
   • Crea una lista completa de los gastos que podrías tener, desde honorarios legales hasta suministros de oficina.
   • Divide tus gastos en categorías amplias, como honorarios legales y profesionales, marketing y publicidad, tecnología, equipos y suministros, inventario y costes operativos.
   • Luego, clasifica tus gastos en costes únicos (aquellos en los que se incurre solo una vez durante la puesta en marcha) y costes recurrentes (gastos continuos como alquiler, servicios públicos y salarios).
2. Investiga los importes estimados:
   • Explora recursos en línea como el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos (SBA), sitios web específicos sectoriales y blogs para obtener listas de verificación y guías sobre los costes iniciales.
   • Investiga los costes medios iniciales para empresas similares a la tuya en tu sector y ubicación.
   • Busca asesoramiento de contables, abogados, asesores comerciales o empresarios con experiencia en tu campo.
   • Contacta con vendedores y proveedores para obtener cotizaciones sobre artículos o servicios específicos que necesitas. Esto te dará un panorama más preciso de tus gastos.
3. Crea un presupuesto:
   • Organiza tus gastos en una hoja de cálculo, enumerando cada artículo, su categoría, si es un coste único o recurrente, así como el importe estimado.
   • Ten en cuenta qué gastos son necesarios para poner en marcha tu negocio y cuáles pueden posponerse o reducirse.
   • Asigna un fondo de contingencia (por lo general, entre el 10 % y el 20 % de los costes totales estimados) para cubrir gastos inesperados.
4. Revisa y ajusta:
   • Revisa tu lista periódicamente y actualízala a medida que reúnas más información o a medida que evolucionen tus planes de negocio.

Cómo Ahorrar en Costes Iniciales

Ahorrar en costes iniciales ayuda a mantener la salud financiera durante las primeras etapas de tu negocio. Estas son algunas estrategias para reducir los gastos:

• Adopta un enfoque «lean» (ajustado) centrándote en los elementos clave que añaden valor directo a tus clientes. Al principio, evita gastar de más en funciones, productos o servicios no esenciales.
• En lugar de alquilar un espacio de oficina dedicado, plantéate la opción de oficinas virtuales o espacios de coworking.
• En lugar de contratar empleados a tiempo completo para cada puesto, subcontrata funciones como la contabilidad, los recursos humanos y los servicios informáticos.
• En lugar de comprar mobiliario nuevo, elige muebles y equipos de oficina renovados.
• Trata de negociar términos o descuentos más favorables de los proveedores y vendedores.
• Aprovecha el software de código abierto para tareas como el correo electrónico, las aplicaciones de oficina, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de datos.
• En lugar de gastar en costosas campañas publicitarias, comienza con estrategias de marketing de bajo coste, como el marketing en redes sociales, el marketing de contenidos y la optimización de motores de búsqueda (SEO).
• Maneja las tareas a nivel interno si tú o tu equipo tenéis las habilidades, como diseñar tu sitio web, manejar los requisitos legales básicos o administrar tu contabilidad.
• Vigila de cerca tus finanzas. Revisa y ajusta periódicamente tus presupuestos en función de los gastos e ingresos reales.

El Punto de Equilibrio

El punto de equilibrio es una métrica financiera fundamental para cualquier negocio. Alcanzar el punto de equilibrio es un hito importante, ya que indica que su negocio ha cubierto todos sus gastos. Entender y administrar los costos fijos y variables es un aspecto fundamental para administrar un negocio exitoso. Estos costos afectan su estrategia de precios, presupuesto y rentabilidad general.

Cinco Pasos para Elaborar el Presupuesto de tu Startup

A continuación, encontrarás una guía paso a paso para la elaboración de un presupuesto empresarial adecuado para tu startup:

1. Evalúa la situación financiera de tu startup:
   • Reúne los documentos financieros clave, como los balances, las cuentas de resultados y los estados de flujo de caja.
   • Comprueba tus recursos y obligaciones: analiza detenidamente la hoja de balance.
   • Conoce tus fuentes de beneficios: analiza el historial de tus ingresos. Los ingresos de las startups pueden provenir de numerosas fuentes dependiendo de tu sector.
   • Dale seguimiento a los gastos: debes diferenciar entre los costes fijos y los costes variables.
   • Evalúa tu flujo de caja: el estado de flujo de caja muestra los movimientos de entrada y salida de la caja de la empresa.
   • Analiza tus deudas e inversiones: revisa tus deudas y valora cómo afecta la participación de los inversores a tus finanzas.
   • Consulta el panorama fiscal y normativo: no pases por alto el impacto que tienen los impuestos y normativas.
2. Establece metas y objetivos empresariales:
   • Revisa la visión de tu startup. ¿Qué pretendes lograr a largo plazo?
   • Usa el establecimiento de objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con tiempo límite).
   • Distingue entre los objetivos a corto plazo y los objetivos a largo plazo.
   • Involucra al equipo: implica a tu equipo en el proceso de establecimiento de objetivos.
   • Haz un análisis del mercado y de la competencia para fijar objetivos realistas.
   • Incluye objetivos financieros: establece objetivos financieros claros.
   • Objetivos centrados en los clientes: establece objetivos para la captación y retención de clientes.
3. Haz una investigación de los costes y los canales de negocio:
   • Enumera todos los gastos posibles, por pequeños que sean.
   • Investiga las normas del sector: ¿Cómo se compara tu empresa con otras de tu sector?
   • Revisa las estrategias de precios: tus precios de venta afectan directamente a tus ingresos.
   • Analiza los canales de distribución y ventas: identifica los costes asociados a cada canal de ventas.
   • Incluye los costes de la tecnología y el software: la tecnología y el software son dos piezas fundamentales.
   • Ten en cuenta el coste de los empleados: más allá de los salarios, debes incluir los gastos relacionados con los empleados.
   • No pases por alto gastos menos obvios, como suscripciones de software, honorarios profesionales o gastos de viaje.
   • Ten en cuenta los costes legales y de cumplimiento de la normativa.
4. Reparte el presupuesto entre diferentes actividades empresariales:
   • Reparte el presupuesto en función de tus metas y objetivos.
   • Busca el equilibrio entre departamentos: distribuye los fondos entre los distintos departamentos.
   • Analiza la rentabilidad de cada gasto: lleva a cabo un análisis de rentabilidad para cada gasto de cierta magnitud.
   • Planifica las acciones de marketing y publicidad: determina cuánto necesitas gastar en marketing y publicidad.
   • Valora el gasto en I+D: asigna una partida del presupuesto a estas actividades para que la empresa pueda seguir siendo competitiva.
   • Ten en cuenta qué actividades generan ingresos y cuáles son de soporte.
   • Invierte en oportunidades de crecimiento: asigna parte del presupuesto al crecimiento y la innovación.
5. Planifica las contingencias y los costes inesperados:
   • Reserva una parte del presupuesto como fondo de contingencia.
   • Evalúa los posibles riesgos: analiza los posibles riesgos que podrían afectar a tu estabilidad financiera.
   • Contrata coberturas de seguros: debes contar con las pólizas de seguros adecuadas.
   • Haz presupuestos flexible: diseña tu presupuesto para que sea flexible.
   • Planifica teniendo en cuenta las incertidumbres económicas: observa los indicadores económicos y las tendencias.
   • Elabora un plan de respuesta a emergencias: desarrolla un plan de respuesta a emergencias.
   • Plantéate abrir una línea de crédito: establecer una línea de crédito con una institución financiera puede proporcionar una red de seguridad adicional.

Qué Presupuesto Debería Tener tu Empresa

Existen muchas perspectivas a la hora de analizar la magnitud del presupuesto general con el que debe contar una startup. En última instancia, el mejor enfoque será aquel con el que te sientas más a gusto. Veamos a continuación varios métodos habituales para determinar el tamaño del presupuesto de una startup:

Cómo Utilizar tus Cálculos del Coste de Puesta en Marcha para Obtener Financiación

Calcular cuidadosamente los costes iniciales puede ayudarte a asegurar la financiación para tu nueva empresa. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

1. Crea un plan de negocios:
   • Crea un plan de negocios integral, integrando tus cálculos de costes e incluyendo explicaciones y justificaciones claras para cada partida de gastos.
   • Utiliza tus cálculos de costes para desarrollar proyecciones financieras realistas para tu negocio.
2. Personaliza tu discurso para tu público objetivo:
   • Inversores: Concéntrate en tu propuesta de valor única, en tu mercado objetivo, en tu ventaja competitiva y en tu escalabilidad.
   • Entidades de crédito: Pon énfasis en tu solvencia, estabilidad financiera y capacidad para generar un flujo de efectivo constante.
3. Presenta un caso convincente:
   • Transmite sinceridad y honestidad cuando hables de los costes iniciales y las proyecciones financieras.
   • Explica por qué cada gasto es necesario para el éxito de tu negocio.
   • Reconoce los riesgos y dificultades potenciales.
   • Demuestra tu pasión y dedicación a tu negocio.
4. Busca varias opciones de financiación:

   Estos son los diferentes tipos de opciones de financiación que podrías plantearte:

   • Inversores «ángeles de empresas»: personas que invierten su propio dinero en startups a cambio de capital.
   • Inversores de capital de riesgo: inversores profesionales que invierten en startups con potencial de alto crecimiento.
   • Préstamos para pequeñas empresas: ofrecidos por bancos y otras entidades financieras.
   • Subvenciones: fondos que no necesitan ser reembolsados.

Inversores Ángeles frente a Otros Tipos de Inversores

Antes de buscar financiación de inversores ángeles, infórmate sobre otros tipos de inversores para startups. Aquí tienes un resumen de las opciones de inversión:

• Inversores de capital de riesgo (VC): empresas o particulares que invierten en startups con un gran potencial de crecimiento, normalmente a cambio de una participación en el capital.
• Fondos semilla: fondos VC especializados que se centran en inversiones en fases iniciales.
• Incubadoras y aceleradoras: programas que apoyan a las empresas en fase inicial mediante formación, tutoría y financiación.
• Inversores corporativos: algunas empresas invierten en startups para acceder a tecnologías innovadoras.
• Micromecenazgo: buena opción para startups que quieran validar su producto ante un público amplio.
• Subvenciones y ayudas públicas: pueden aportar financiación sin diluir el capital social en ciertos sectores.
• Préstamos entre particulares y financiación mediante deuda: incluye préstamos de instituciones financieras o plataformas de préstamos entre particulares.
• Family offices: empresas privadas de asesoramiento en gestión de patrimonios que invierten directamente en startups.
• Grupos y consorcios de inversores ángeles: aúnan recursos para invertir en startups, aportando mayores cantidades de capital y experiencia.

Cada tipo de inversor ofrece diferentes ventajas, expectativas y niveles de implicación.

Costes Fijos y Variables de un Autónomo en España

Convertirse en autónomo en España implica asumir una serie de costes que deben ser considerados cuidadosamente para asegurar la viabilidad financiera del negocio. Comprender y gestionar adecuadamente los costes fijos y variables es esencial para cualquier autónomo.

Ejemplos de Costes Fijos y Variables para Autónomos

• Cuota de la Seguridad Social (RETA): La cuota de autónomo es uno de los costes fijos más importantes. Durante el primer año de actividad, los nuevos autónomos pueden beneficiarse de la tarifa plana, pagando una cuota reducida de 80 € mensuales.
• Costes de gestoría: La contratación de una gestoría puede simplificar enormemente la gestión administrativa y fiscal, representando un gasto fijo.
• Alquiler de oficina o coworking: Si el autónomo necesita un espacio físico para trabajar, esto se traduce en un coste fijo adicional.
• Software y herramientas: Muchas profesiones requieren el uso de software específico, cuya licencia puede ser un gasto fijo mensual o anual.
• Materiales y suministros: Dependiendo de la actividad, el autónomo puede necesitar comprar materiales o suministros regularmente, lo cual puede variar entre fijo y variable.
• Gastos de desplazamiento: Si la actividad requiere desplazamientos, esto puede incluir gastos de transporte, combustible, peajes, etc., que suelen ser variables.
• Publicidad y marketing: La inversión en marketing puede ser crucial para el crecimiento del negocio, y puede tener componentes fijos (diseño web) y variables (campañas puntuales).
• Formación y cursos: Mantenerse actualizado y mejorar habilidades puede implicar costes en formación, que pueden ser fijos o variables según la modalidad.
• Gastos financieros: Incluye comisiones bancarias, intereses de préstamos, etc., que pueden tener componentes fijos y variables.

Manejar eficientemente los gastos fijos es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Implementar un sistema para controlar y dar seguimiento a tus gastos fijos es clave. Otras estrategias efectivas incluyen externalizar servicios no esenciales, renegociar seguros y optimizar tus impuestos. Reducir gastos no debe significar bajar la calidad. En resumen, gestionar bien los gastos fijos es esencial para mejorar la rentabilidad de tu empresa o la estabilidad de tu hogar. La gestión eficaz de los gastos fijos es un pilar fundamental para la estabilidad financiera, tanto a nivel empresarial como personal.