Formas de Pago de Facturas para Pymes: Guía Completa

En el dinámico mundo empresarial, la gestión eficiente de las formas de pago de facturas es crucial para la salud financiera de cualquier pequeña y mediana empresa (pyme) o autónomo. Las formas de pago de facturas suelen implicar algún tipo de movimiento de dinero y, en tu día a día, es probable que tengas que emplear varias alternativas para acoplarlas a tus necesidades y las de tus clientes. Por ello, es muy necesario que el punto de partida sea mejorar tu comprensión sobre las opciones disponibles. Desde métodos tradicionales hasta innovaciones tecnológicas, cada opción tiene sus propias ventajas y desafíos.

Es importante mantener una buena relación comercial con tus clientes y proveedores, respetando los plazos y métodos de pago acordados en el contrato. Finalmente, es crucial que cada negocio evalúe las diferentes formas de pago de facturas disponibles para elegir las que mejor se adapten a sus necesidades y las de sus clientes.

Clasificación de las Formas de Pago

Las formas de pago de facturas se pueden clasificar en función de varios aspectos. Por un lado, el momento temporal en el que se hace el pago respecto a la compra o la venta realizada. O, por otro lado, según la manera en la que se paga el dinero al proveedor o se cobra del cliente.

Tipos de Pago Según el Momento

• Pago Anticipado: Es cuando el proveedor exige que, antes de la entrega de la prestación del servicio o la venta de la mercancía, se realice el pago de la factura, ya sea total o parcialmente. Se usa especialmente cuando la operación hace que la empresa que vende tiene que financiar un gran coste en la operación, ya sea por el importe elevado de la misma o por los plazos de pagos posteriores.
• Pago al Contado: Es el pago que se realiza en el mismo momento de realizar la operación de compraventa. Es habitual cuando interviene un particular o cuando todavía no hay confianza entre las empresas que intervienen como para dejar pagar a crédito.
• Pago Aplazado: El pago o una parte de él se realiza en fechas posteriores. Lo normal es pagar a 30 días, y al cumplirse el plazo se abona el total de la factura. También se puede realizar el pago en diferentes plazos, fijando un plan de fechas e importes futuros a pagar.

Tipos de Pago Según la Forma de Transacción Económica

A continuación, se presentan algunas de las opciones más populares y comunes para el pago de facturas entre empresas:

1. Pago en Efectivo

Se considera pago en efectivo al realizado mediante dinero en metálico y cheques al portador. Es una forma frecuente de pago de facturas de escaso valor y la forma habitual de pago en los negocios de venta al público. Sin embargo, es poco frecuente en las operaciones entre empresas.

Es la forma de pago más tradicional y convencional y aunque sigue siendo utilizada, su tendencia de uso es decreciente. Las limitaciones al pago en efectivo y el creciente desarrollo de los medios de pago digitales, cada vez más utilizados, hacen predecir un no muy lejano fin del dinero en efectivo. En España, se debe respetar siempre el límite de pago en efectivo de 1000 € vigente. Para saber si superas o no el límite, debes tener en cuenta que hay que sumar todas las operaciones en las que se haya podido fraccionar la entrega del bien o la prestación del servicio.

2. Cheques Impresos y Giro Bancario

Los cheques son títulos como la letra de cambio, el cheque o el pagaré que, en general, no sirven para cumplir directamente con la obligación. El principal título cambiario es el cheque, pero este siempre implica a un banco. En él, se da una orden a la entidad de que pague una cantidad determinada.

• Cheques: Un cheque es más sencillo que el giro bancario y puede intervenir solo un banco. La entidad entrega el talonario indicando sus datos y dirección para efectuar el pago. Para pagar con un cheque hay que entregarlo firmado al proveedor: con su nombre (o “al portador”), la cantidad adeudada y la fecha. Tu banco lo pagará cuando lo presente al cobro la persona autorizada. Es cómodo para un pago rápido, aunque con los medios electrónicos cada vez se usa menos. No obstante, un cheque puede tardar varios días en cobrarse, ser devuelto por falta de fondos (con sus correspondientes comisiones) o incluso haber sido falsificado.
• Giro Bancario: Es un documento con formato de cheque que permite realizar pagos seguros mediante un traspaso de fondos entre bancos. Debe contener los datos del banco emisor, del deudor y el beneficiario, de la entidad que ha de abonar el dinero y la cantidad a pagar. El proveedor lo solicita a su banco, se cubre y lo envía a su cliente. Una de las ventajas del giro bancario es que supone un método de pago muy seguro.

3. Transferencias Bancarias (SEPA o ACH)

En una transferencia el pago se efectúa a través de un traspaso de dinero entre cuentas bancarias, sin documentos físicos como ocurre con el giro. Para pagar por transferencia necesitaremos el número de cuenta bancaria o IBAN del proveedor. Seguidamente ordenamos la transferencia a nuestro banco y se realiza el traspaso de dinero. Actualmente y con la banca online es un proceso sencillo y ágil, muchas veces sin comisiones, pero requiere que estemos al tanto del día de pago para no retrasarnos.

Este método consiste en transferir dinero electrónicamente a través del sistema local para las transacciones de banco a banco, como la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) en el EE. UU. o la Zona Única de Payments Euro (SEPA) en Europa. Las comisiones son relativamente bajas para este tipo de pago, y las transferencias son adecuadas para facturas recurrentes, como las de alquiler o servicios públicos. Por lo general, también es sencillo implementar transacciones automatizadas ACH.

En los últimos años, se vienen desarrollando diversos avances tecnológicos, organizativos y jurídicos. Los relacionados con las transferencias internacionales, por ejemplo, las transferencias SWIFT han estandarizado los procedimientos y han afianzado la confianza y seguridad. El avance de la tecnología está popularizando las transferencias inmediatas.

4. Domiciliación Bancaria

Se puede considerar como la fórmula inversa a la transferencia. En este caso, es el vendedor el que tiene la iniciativa. Son pagos en los que el cliente da una instrucción a su banco para que el cobrador inicie el proceso para retirar el dinero de su cuenta. Para la domiciliación del pago se debe dar nuestro número de cuenta y el banco de tu proveedor te cargará el importe de la factura en la fecha acordada. Conviene que el proveedor sea de confianza. Es habitual domiciliar pagos de impuestos, seguros, alquiler del local, suministros habituales, etc. No obstante, el pagador puede devolver el recibo bancario si no está conforme.

5. Pagaré

Como forma de pago de facturas el pagaré tiene gran protagonismo en el comercio entre empresas. Su contenido es similar al de la letra de cambio pero es más flexible y no requiere timbre. Su propia denominación de “pagaré” conlleva la promesa de pago en la fecha indicada. Te corresponde emitirlo y firmarlo como obligado al pago, entregándoselo al proveedor. Tanto si compras como si vendes es positivo utilizar pagarés como garantía. El beneficiario del cobro puede ejecutar el pago a través del descuento de pagarés. Un servicio que permite adelantar el dinero sin esperar al vencimiento del título. Es un instrumento de pago muy flexible, al tener una fecha establecida, es perfecto para gestionar la liquidez.

6. Letra de Cambio

La letra de cambio, a diferencia del cheque, exige más concreción en los apartados clave: fecha de emisión, identificación del emisor y el beneficiario y lugar y fecha de pago (vencimiento). Funciona al contrario que un cheque o un pagaré. Es el vendedor el que da la orden de pago. Preparará el documento con el importe de la factura y el resto de datos obligatorios y te lo entregará para su “aceptación” (con tu firma en el propio documento vale). La letra aceptada se presentará al cobro en la fecha y lugar indicados. Como ventajas, al conocer la fecha exacta de pago, permite planificación de fondos.

7. Confirming

El confirming es un servicio de pago de facturas a proveedores que ofrecen muchas entidades financieras. Si negocias un confirming con los proveedores, será la entidad financiera la que se encargue de gestionar los pagos en el plazo establecido y además los garantiza. La garantía de pago suele justificar al banco para imponer plazos más largos. El banco se encarga de gestionar los pagos de su cliente a sus proveedores, adelantando el importe de la factura al proveedor a cambio de cobrar unos intereses a su cliente por la gestión.

8. Factoring

Esta alternativa beneficia a los proveedores cuyos clientes suelen retrasarse en el pago. Consiste en que un banco (factor) otorga al proveedor un crédito a cambio de un conjunto de facturas pendientes de cobrar, más los correspondientes intereses y comisiones. De este modo, la gestión del cobro de esas facturas pasa del proveedor al banco. Aunque existen diversas modalidades de este método, en líneas generales, el factoring consiste en que, mediante la venta de las facturas impagadas a una entidad financiera especializada (factor), esta abona de inmediato al proveedor una cantidad acordada, que tendrá que ser menor al total de la factura. De esta forma, dicha empresa podrá hacer frente a una mejor planificación de su tesorería.

9. Pagos con Tarjeta (Crédito o Débito)

Hasta hace unos años, el principal componente tecnológico de los pagos lo representaba la emisión de tarjetas de pago. Las tarjetas de pago pueden permitir pagos que se cargan en una cuenta bancaria, que se han prepagado antes del uso de la tarjeta, que se realizan a crédito, etcétera. Los pagos con tarjeta suelen ser rápidos, fáciles de localizar en tus estados de cuenta y pueden venir con puntos de recompensa si utilizas una tarjeta de crédito de empresa. Sin embargo, algunos proveedores de servicios aplican un recargo para cubrir las comisiones de procesamiento de tarjetas. Y si arrastras un saldo en una tarjeta de crédito, tendrás que pagar intereses al emisor.

10. Servicios de Pago de Facturas en Línea y Aplicaciones Móviles

Internet está cada vez más presente en el mundo empresarial. Al hacer una compra a otra empresa en la red puede haber formas de pago específicas para esa operación. Hay aplicaciones diseñadas para facilitar los pagos online: PayPal, Bizum, Google Pay… Pero estos pagos son «al contado», incluso a veces por adelantado, o sea que no podremos negociar una fecha ni un plazo de pago. Las aplicaciones de pago móvil son las más adecuadas para transacciones más informales y pueden carecer de la estructura más formal que podría necesitar para mantener registros detallados.

Finalmente, es importante la tecnología que sirve para gestionar todos los datos que involucran los pagos. Junto a ello, las criptomonedas están emergiendo como una alternativa al dinero tradicional en diversos contextos.

Marco Legal de los Plazos de Pago en España

Los efectos de la crisis económica se han traducido en un aumento de impagos, retrasos y prórrogas en la liquidación de facturas vencidas, que está afectando a todos los sectores. En respuesta a estos retrasos, en 2010 entró en vigor la conocida como Ley de Morosidad (Ley 15/2010) que fija los plazos máximos de pago de las operaciones comerciales. Conocer el plazo máximo legal para el pago de facturas puede ser de gran ayuda para aquellos profesionales que quieran estar protegidos ante este tipo de situaciones, así como respetar los plazos con sus proveedores.

Leyes que Establecen los Plazos de Pago

La primera ley en España en regular este aspecto fue la Ley 3/2004 de 29 de diciembre, que permitía libertad para establecer un plazo de cobro, pero siempre con un máximo de 30 días naturales. Posteriormente, La Ley 15/2010 de 5 de julio amplió este plazo de pago hasta los 60 días naturales. En la actualidad, el plazo máximo legal para el pago de facturas se recoge en la Ley 11/2013, de 26 de julio, normativa que regula las medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo.

Aunque la ley permite que las partes puedan negociar un plazo de pago concreto en el contrato, puede ser que no exista dicho acuerdo. Si esto ocurre, la normativa actual establece que, por defecto, el plazo para pagar una factura es de 30 días naturales. Sin embargo, esta ley también establece que el plazo puede extenderse hasta un máximo de 60 días naturales, siempre y cuando las dos partes estén de acuerdo.

Plazos para el Pago de Facturas a Proveedores (entre empresas)

En lo que se refiere a los plazos de pago entre empresas, se establece un plazo máximo de pago de 60 días por parte de empresas para los pagos a proveedores. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes, con el fin de evitar posibles prácticas abusivas de grandes empresas sobre pequeños proveedores, que den lugar a aumentos injustificados del plazo de pago. Este plazo de pago se aplicará a partir del 1 de enero de 2013, siguiendo un período transitorio para su entrada en vigor. Los plazos de pago establecidos en esta Ley se adecuan con lo preceptuado en la Directiva Europea.

Los plazos para el pago de facturas en operaciones entre profesionales (empresas y trabajadores autónomos) se rigen por los mismos plazos establecidos por la ley mencionada anteriormente:

• 30 días naturales por defecto, siempre que no exista un acuerdo de un plazo distinto.
• 60 días naturales, siempre que las dos partes estén de acuerdo.

Otro de los plazos a tener en cuenta es el plazo para la emisión de facturas. En este caso, la ley establece que los proveedores deben emitir facturas a sus clientes en el periodo de 15 días naturales desde la recepción o prestación del bien o servicio.

Fecha de Inicio del Cómputo del Plazo (Dies a quo)

La Ley de Lucha contra la Morosidad aclara que el plazo de pago (ya sean los 30 o 60 días) comienza a contar desde la fecha de recepción de las mercancías o la prestación de los servicios, y no desde la recepción de la factura (salvo que esta se reciba antes o exista duda justificada). Esto evita que el cliente pueda retrasar el pago alegando que la factura le llegó tarde.

Plazos para el Pago de Facturas a la Administración Pública

En este sentido, y desde el punto de vista de los plazos de pago del sector público, se reduce a un máximo de treinta días el plazo de pago, que se aplicará a partir del 1 de enero de 2013. Es un medio especialmente usado en el ámbito de la Administración.

La normativa vigente y la jurisprudencia europea son claras al respecto: el plazo máximo de pago de las administraciones públicas es de 30 días naturales desde la recepción de la factura o la entrega de los bienes y servicios. Salvo excepciones muy justificadas y debidamente pactadas, no se permiten extensiones que superen este límite legal para evitar abusos en los tiempos de cobro. Además, es importante recordar que las administraciones públicas sólo admiten la recepción de facturas en formato electrónico. En el contexto actual de la facturación electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece), también se establecen plazos de comunicación de estados (aceptación o rechazo de la factura), que generalmente deben realizarse en un plazo máximo de 4 días naturales.

Tabla de Plazos de Pago Legales en España

Consecuencias de Superar el Plazo de Pago Legal

Aunque existen leyes para proteger a los profesionales de la morosidad, muchas veces no se cumplen y algunos clientes no cumplen con los plazos de pago de las facturas. Ante estas situaciones, los profesionales tienen que saber cómo reclamar y declarar una factura impagada, una tarea que puede acarrear una inversión de tiempo y recursos humanos para el seguimiento de la deuda.

Si un cliente incumple el plazo máximo legal para el pago de facturas, el emisor de la factura impagada puede exigir el pago de los intereses de demora y la compensación por los costes de cobro acreditados, según la normativa vigente. Además de esta compensación, también podrán solicitar una indemnización por los intereses de demora, calculados según lo que se recoja en el contrato. Si no está recogido en el contrato: sumando el margen establecido legalmente al tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo en su última operación de financiación (actualmente ajustado según el BOE vigente).

Es posible que, mientras se realizan todas estas acciones, el proveedor tenga que abonar a Hacienda el IVA repercutido de la factura, incluso sin haberla cobrado. Si esto ocurre y la factura se considera “incobrable”, las empresas y autónomos cuentan con algunos recursos para recuperar el IVA de una factura impagada y recobrar ese importe del impuesto que se ha pagado por adelantado.

Medidas para Combatir la Morosidad

Los impagos a proveedores en España y los retrasos en el pago de las facturas son un problema que afecta a la liquidez de las empresas, sea cual sea su tamaño. El Estudio de plazos de pago en España en 2021 de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM) indica que, aunque el plazo medio de pago ha mejorado gracias a las ayudas del Gobierno frente a la crisis del coronavirus, sigue estando por encima del máximo establecido por la ley.

Según los encuestados, las grandes empresas son las que más se demoran en el pago (61 %), seguidas por las administraciones locales (42 %). Pese a ello, muy pocos proveedores exigen a sus clientes los intereses de demora por sus facturas atrasadas: el 83 % de los proveedores que tienen clientes que no pagan sus facturas se resisten a exigir intereses por miedo a perder la relación comercial.

Consejos para Cobrar las Facturas en Plazo

Cobrar las facturas a tiempo es esencial para la gestión de la tesorería y para que los planes de la empresa a corto y medio plazo puedan funcionar con normalidad. Aunque controlar la morosidad ajena no esté en tu mano, con un poco de previsión y ayuda de algunas herramientas podrás conseguir que tus clientes cumplan con el plazo máximo legal para el pago de las facturas:

1. Proceso de Facturación Organizado: Es muy importante tener un proceso de facturación organizado. Para ello, puedes usar un software de facturación para recoger en un mismo lugar todos tus procesos de creación, emisión y recepción de facturas.
2. Política de Cobro Determinada: Establece una política de cobro determinada que encaje con los ritmos de tu proyecto y tu tesorería. En estos casos, siempre es mejor dejarlo todo por escrito.
3. Comunicación Clara y Fluida: Aunque parezca obvio, es importante mencionar que es necesaria una comunicación clara y fluida con el cliente sobre todos los aspectos y, concretamente, sobre los requisitos y plazos de pago de las facturas.
4. Soluciones Eficientes de Pago: Utiliza soluciones eficientes en la forma de pago de las facturas, como pueden ser las transferencias bancarias, que tienen una tasa de cumplimiento mayor que los recibos y otros métodos de pago tradicionales.
5. Solicitar Anticipos: Para trabajos que necesiten una inversión previa por parte del proveedor, siempre es recomendable solicitar un anticipo de la factura.
6. Herramientas de Seguimiento: Puedes ayudarte de herramientas como Quipu para establecer alertas del vencimiento de tus facturas, de esta forma, podrás tener un seguimiento de los pagos eficiente y actuar rápido ante situaciones de retraso o impago.
7. Medios de Cobro y Pago con Garantías: Lo más importante es trabajar con medios de cobro y pago con garantías, como los pagarés.