Gestión de Flotas de Vehículos para PYMES: Optimización y Estrategias

La gestión de las flotas de las empresas es una labor de vital importancia para garantizar la seguridad y bienestar de sus empleados. Cada vez son más las pequeñas empresas y autónomos que apuestan por dotar a su plantilla de vehículos para desplazarse y seguir adelante con su labor profesional. Sin embargo, el mantenimiento de los vehículos que conforman esta flota es, en muchas ocasiones, una tarea difícil de gestionar. La gestión de flotas en pymes es una parte esencial para muchas de ellas, especialmente de aquellas que dependen de vehículos para ofrecer sus servicios, como las empresas de logística o el sector del transporte de pasajeros. La gestión de flotas en pymes presenta una serie de desafíos que deben abordarse para maximizar la eficiencia operativa y reducir los costes. Muchas pymes se enfrentan a una serie de obstáculos que pueden complicar la gestión diaria de su flota. Estos retos, si no se abordan adecuadamente, pueden afectar negativamente a la rentabilidad y la productividad.

¿Qué es una flota de vehículos y cuántos coches se considera flota?

Las flotas de vehículos son un conjunto de coches gestionados por una empresa para satisfacer sus necesidades de transporte. Estas flotas de coches incluyen desde vehículos de trabajo hasta coches de empresa. Una flota es la agrupación de vehículos que permite a las empresas ofrecer servicios de transporte eficientes y garantizar la movilidad de sus empleados. Una flota de vehículos es el conjunto de vehículos de los que dispone una empresa. Por norma general, una empresa posee diversos vehículos, desde los vehículos industriales ligeros utilizados por los comerciales o destinados a funciones de logística, hasta los automóviles personales utilizados habitualmente por los empleados.

La configuración de la flota de una compañía puede darse de distintas maneras. Si bien muchas empresas optan por tener todos los vehículos en propiedad, comprando coches cuando ven necesario aumentar su flota, muchas otras optan por la modalidad del renting, alquilando los vehículos. Además, existe una tercera opción que nace como una mezcla de las dos anteriores: una flota mixta, contando con vehículos propios y de renting. Independientemente de la opción que se elija, siempre será necesario contar con una gestión de flotas eficiente. No es necesario que la totalidad de estos vehículos pertenezcan al mismo propietario. Un fenómeno muy común en las empresas es la denominada “flota gris”. En este caso, los automóviles no pertenecen a la empresa. Son los propios empleados los que alquilan o tienen en propiedad vehículos que serán destinados a la actividad del negocio. La compañía se encarga de remunerar al empleado por el uso de este vehículo, ya sea mediante una asignación fija o en función de los kilómetros recorridos.

El número exacto de vehículos que componen una flota depende de la compañía. No todas las empresas podrán mantener una flota de gran tamaño, ni necesitarán de un número muy elevado de automóviles para satisfacer sus necesidades de transporte. Aunque por lo general se ha establecido una cifra de diez automóviles como mínimo para empezar a considerar que una empresa cuenta con su propia flota, hay empresas pequeñas con flotas más reducidas.

Tipos de flotas de vehículos

Según el número de vehículos que conformen la flota, podemos distinguir entre distintos tipos de flotas:

• Flotas pequeñas: compuestas de hasta 10 automóviles.
• Flotas medianas: cuya cifra se encontrará entre 10 y 30 vehículos.
• Flotas grandes: aquellas que ya disponen de más de 30 vehículos.

Evidentemente, cuanto mayor sea una flota, mayor necesidad de gestión y coordinación tendrá la organización. En el caso de las flotas más grandes incluso se crean departamentos específicos para administrarlas. La gestión de estas flotas engloba diversos términos y costes que conviene conocer antes de iniciarse en ella, como puede ser el Coste Total de Propiedad (CTO).

También podemos identificar tipos de flotas en función de su finalidad o tipo de industria a la que pertenezcan:

• Flota de transporte de mercancías: Estas flotas se utilizan para transportar mercancías de un lugar a otro. Pueden incluir camiones, remolques y vehículos especializados para el transporte de carga pesada, como contenedores o cisternas.
• Flota de reparto y distribución (última milla): Estas flotas se utilizan para entregar productos a los clientes finales. Suelen comprender camiones, furgonetas o vehículos de reparto más pequeños utilizados por empresas de mensajería, servicios de entrega de alimentos, minoristas en línea, entre otros.
• Flota de taxis: Estas flotas consisten en vehículos utilizados para servicios de transporte de pasajeros, como taxis y servicios de transporte compartido. Con el auge de las aplicaciones móviles, muchas flotas de taxis utilizan plataformas digitales para gestionar y coordinar las solicitudes de viaje.
• Flota de alquiler de vehículos: Son flotas utilizadas por empresas de alquiler de automóviles para ofrecer vehículos a corto o largo plazo a los clientes. Estas flotas suelen incluir una variedad de automóviles y modelos para satisfacer las necesidades de los clientes.
• Flota de servicios públicos: Estas flotas son utilizadas por empresas de servicios públicos, como electricidad, agua, gas o telecomunicaciones. Los vehículos en estas flotas están equipados con herramientas y equipos necesarios para realizar reparaciones, mantenimiento o instalaciones en la infraestructura de servicios públicos.
• Flota de servicios de emergencia: Estas flotas incluyen vehículos utilizados por servicios de emergencia, como policía, bomberos, ambulancias y servicios de rescate.

Principales retos en el mantenimiento y gestión de flotas para PYMES

El mantenimiento y gestión de las flotas es un aspecto de suma importancia para las pymes y autónomos, que ven peligrar el ritmo de su negocio cuando tienen que someter sus vehículos a reparaciones o revisiones. La gestión de las flotas de las empresas es una labor de vital importancia para garantizar la seguridad y bienestar de sus empleados. Cualquier imprevisto en las flotas corporativas tiene un impacto sobre la rentabilidad y las ganancias del negocio de estas empresas y autónomos.

Algunos de los retos principales son:

• Tiempo de reparación mínimo: Una de las grandes preocupaciones de los negocios es el tiempo que su flota estará inmovilizada. En muchos casos el vehículo es la herramienta de trabajo fundamental de los empresarios. Por ello, la prioridad es realizar el servicio en el menor tiempo posible, con una atención prioritaria, y la posibilidad de gestionar cita previa y en horario ininterrumpido.
• Tranquilidad y confianza: Es importante mantener el control detallado y pormenorizado del estado de salud de los vehículos (revisiones, averías, cambios de componentes…) para evitar incurrir en situaciones que puedan comprometer la cuenta de resultados del negocio. Se busca una gestión integral del mantenimiento de las flotas, desde el cambio de aceites, filtros o neumáticos a la revisión oficial y mecánica en general, con el fin de monitorizar el flujo y los tiempos de las revisiones de los vehículos para asegurar que el “ritmo no para”.
• Fácil y a golpe de clic: Se requiere un servicio ágil y digital que comprometa lo menos posible el tiempo y los recursos de la gestión de las flotas. La digitalización del proceso de diagnóstico y reparación, y la gestión centralizada, son ventajas clave.

El compromiso del sector de la automoción por hacer de nuestras carreteras un espacio sin humos afecta directamente a la fotografía de las flotas de las empresas actuales.

Soluciones y ventajas de una gestión de flotas eficiente

La gestión de flotas de vehículos implica usar tecnologías y procesos para optimizar el uso de los coches, reducir los costos y mejorar la seguridad. La tecnología ha avanzado significativamente, y hoy en día las pymes pueden acceder a herramientas de gestión de flotas que antes solo estaban al alcance de grandes empresas. El uso de un software de gestión de flotas para pymes es una de las formas más efectivas de optimizar las operaciones.

Entre las principales ventajas y soluciones se incluyen:

• Control en tiempo real: Los dispositivos GPS permiten seguir la ubicación de los vehículos al instante.
• Monitoreo del comportamiento del conductor: Los sistemas de telemetría ofrecen información detallada sobre el comportamiento del conductor, como la velocidad, las aceleraciones y las frenadas bruscas.
• Optimización de recursos: Las herramientas de análisis de datos permiten identificar patrones y optimizar el uso de los vehículos.
• Reducción de costes operativos: Al optimizar las rutas y el uso de los vehículos, las pymes pueden reducir el consumo de combustible y el desgaste de los vehículos, lo que lleva a un ahorro significativo en costes operativos.
• Mejora de la seguridad: Los sistemas de gestión de flotas permiten monitorear el comportamiento de los conductores y asegurar que cumplan con las normativas de seguridad.
• Eficiencia operativa: Una gestión de flotas eficiente permite a las empresas optimizar el uso de sus recursos y el tiempo. Con acceso en tiempo real a la información sobre los vehículos y los horarios de los conductores, las pymes pueden reducir los tiempos de inactividad y mejorar la asignación de tareas.
• Contribución a la sostenibilidad: Las soluciones de gestión de flotas también contribuyen a la sostenibilidad. Al optimizar las rutas y reducir el consumo de combustible, las empresas pueden reducir su huella de carbono.
• Satisfacción del cliente: La satisfacción del cliente es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier negocio, y una flota bien gestionada puede marcar la diferencia.

Cada vez más sectores están aprovechando las soluciones de gestión de flotas para pymes, optimizando no sólo sus operaciones sino también sus costes y la eficiencia. Se dispone de un software de gestión de flotas que consiste en una aplicación informática diseñada para la gestión de flotas de manera integral. Igualmente, se ofrece un servicio de gestión Integral de Sanciones de Tráfico. Mediante la utilización de herramientas exclusivas se puede prestar información automática del saldo efectivo de puntos del carnet de conducir de los conductores empleados por el cliente. Es cada día más importante el control del gasto que los vehículos suponen para su empresa, y de esta forma, lograr un mayor ahorro.

El Renting como modelo de financiación para flotas

En cuanto al modo de financiación de esas flotas, el renting ha sido el dominador claro en turismos y todoterrenos durante los últimos seis años al menos. Si en 2010 se matriculaban con este método unos 70.000 coches (un 53% del canal de empresa), hoy lo hacen 117.000, lo que supone un crecimiento muy importante en términos absolutos. El pedazo de la tarta que se lleva el renting es sólo ligeramente mayor que a principios de la década (un 55% en estos momentos), pero decididamente más pequeños que en los años más duros de la crisis, que esta modalidad capeó con mucha seguridad: en 2011, 2012 y 2013 llegó a estar alrededor del 60% de todo el canal.

Es cada vez más atractivo para un gran número de compañías, aunque sean pymes, y su parque está subiendo, señal de que cada vez es una fórmula más escogida. Además, con el nuevo renting flexible, aún resulta más conveniente. De hecho, los 371.000 turismos y todoterrenos de renting que hoy circulan por las calles españolas representan poco menos del 42% del total de coches de empresa, pero a la hora de leer estas cifras hay que tener en cuenta que los automóviles adquiridos por medio de otras fórmulas de financiación suelen tener una vida mucho más larga, de modo que duran más en el parque y están, en cierto modo, sobrerrepresentados.

Donde sí ha crecido con fuerza este modelo de financiación es en el canal del rent a car de turismos. De ser una opción testimonial en 2012, ha pasado a controlar una cuarta parte de este mercado en expansión, que el año pasado matriculó más de 200.000 automóviles. Algunas financieras de marca y las compañías especializadas pueden matricular como rent a car manteniendo el mismo estatus de renting, y por eso tiene un volumen importante dentro de este canal.

Lo contrario sucede en los comerciales ligeros, un mercado donde el renting es aún opción casi insignificante, y no parece que esa sea una situación que pueda cambiar a corto plazo. Todavía hay un interés mayoritario por el crédito a empresa. No olvidemos que estos vehículos tienen un ciclo de vida más amplio que los turismos, de forma que se adaptan mejor a otro tipo de financiación. Aunque no todo es cuestión de matemáticas; también hay un componente de mentalidad que sí puede tratar de modificarse. Hay mucho trabajador autónomo que elige otras alternativas por delante del renting, aunque haya ofertas interesantes también para ellos dentro de esta modalidad.

Con un contrato de renting te olvidas del mantenimiento y los costes asociados al vehículo; en la cuota mensual de dicho contrato ya se incluyen estos gastos, además del seguro a todo riesgo, los impuestos y la ITV. Poder controlar la flota de vehículos con un único proveedor simplifica el trabajo para las empresas o profesionales. Además, existen opciones de renting para prácticamente cualquier tipo de vehículo, desde un patinete eléctrico hasta un camión de carga.

Ayudas para la electrificación de flotas: el programa MOVES Flotas

El Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico (MITECO) ha aprobado la Orden por la que se regulan las bases del Programa de ayudas a proyectos de electrificación de flotas de vehículos ligeros, MOVES Flotas (Orden TED/1427/2021). Este programa no sustituye, sino que complementa el Plan MOVES III. ¿Qué diferencia hay entre el Plan Moves III y el Plan MOVES Flotas? Fundamentalmente en que en este segundo programa no opera el límite de 800.000 euros por expediente, en el caso de los puntos de recarga, y de 50 vehículos por empresa. Las ayudas del Plan MOVES Flotas no van a estar disponibles indefinidamente y solo se podrán solicitar en los tres meses posteriores a su publicación en el BOE, el pasado 22 de diciembre.

Condiciones y cuantías de las ayudas MOVES Flotas

1. Los vehículos no podrán tener un coste superior a 45.000 euros.
2. La ayuda por vehículo varía según su autonomía eléctrica y si hay achatarramiento:

El perfil de la flota de vehículos de las empresas españolas

Un dato significativo es “su gran dispersión”, según lo expresa José Manuel López Montoya, director comercial de MSI. Esa diversidad se hace patente sobre todo al segmentar las flotas en función de sus tamaños. Se encuentra entonces que todos los tramos están muy igualados, representando entre un 13% y un 21% del total de coches y comerciales ligeros. Las poco más de mil grandes empresas que poseen 150 unidades o más representan el 21,1% del parque (y un punto más si nos limitamos a contabilizar turismos y todoterrenos), mientras que las 171.000 que componen el segmento más bajo (con entre uno y cuatro automóviles) no alcanzan el 16%. De hecho, un cálculo somero basta para darse cuenta de que la mayoría de estas últimas cuenta exactamente con uno: la media del tramo es de 1,71 por pyme. “Si es difícil vender un vehículo a un particular, imagina cuánto lo será cuando se trata de una pequeña flota de empresa, en términos de tiempo, esfuerzo y rentabilidad”, apunta José Manuel López.

Todo lo contrario ocurre en la sección más alta, donde la media no cae precisamente cerca de los 150. En ella habría 337,8 unidades por compañía, aunque hay que contar con que algunos gigantes del Ibex35 influyen decisivamente al alza, superando holgadamente el millar: Telefónica, Ferrovial o las eléctricas (Gas Natural, Endesa e Iberdrola), por citar sólo algunos, son ejemplos perfectos de ello.

Sectores con mayor concentración de flotas

Entre las conclusiones más o menos esperables del informe se encuentra que el ránking de sectores a los que se destinan más coches de empresa esté encabezado por los Servicios y la Construcción. No en vano el primero representa casi el 70% del empleo y el 75% del PIB del país, según datos del INE y del Instituto de Comercio Exterior (ICEX). En cuanto a turismos y comerciales ligeros, a pesar de ocupar la primera posición, no está muy por encima del 14% (unos 267.000), pero esta cifra aparentemente baja tiene una explicación sencilla: a la hora de elaborar este estudio se han desgajado de él segmentos clave como Alimentación y Bebidas (otros 236.000) y Hostelería y Restauración (casi 78.000 más), que en el caso de España tienen músculo de sobra para ir por su cuenta. Combinando los tres, se acercarían a los 600.000 vehículos, o lo que es lo mismo, alrededor de un tercio del parque español en su totalidad. Si nos centramos en cuántos propietarios de flotas hay en este macrogrupo, veremos que son algo menos de 60.000, por lo que su media es alta: unos 10 automóviles por compañía. “Efectivamente, a mayor concentración empresarial en ciertos sectores, existe una probabilidad más alta de que haya un volumen significativo de coches. Pero además, para estos dos tipos de actividades en concreto, la movilidad es un elemento muy importante a la hora de desarrollar el negocio”, subrayan desde MSI.

En el top ten de mejores clientes de las marcas automovilísticas también se hallan sectores como los Transportes, la Electricidad y la Electrónica o la Agricultura, la Pesca y la Minería (este último grupo responde por el 2,6% del PIB estatal, y por un 3,4% del parque de vehículos), así como varias actividades industriales: Maquinaria, Hierro y Metal.

Un dato curioso se puede encontrar unos cuantos puestos más abajo, donde aparece uno de los segmentos que más coches concentra con respecto a su tamaño: el que forman Instituciones, Organismos, Asociaciones, Federaciones y Clubes: 38.655 unidades para poco más de 1.200 organizaciones; es decir, que tocan a más de 31 turismos y comerciales ligeros por cada una. “No es de extrañar, porque en esta categoría entran todos los organismos públicos, desde los ayuntamientos hasta la ONCE o Correos. Y estos tres, en concreto, realizan grandes inversiones en vehículos de flotas”, puntualiza José Manuel López. Y una vez más, se comprueba la gran dispersión del mercado español, puesto que un quinto de los coches se encuadra dentro de la categoría ‘Resto’, es decir, que está fuera de las actividades más comunes.

Impacto de las automatriculaciones

Al observar esta foto fija del parque de flotas, cabe hacerse una pregunta: ¿cuánto se ve distorsionada la imagen por la existencia de las automatriculaciones, llamadas “tácticas”? Es decir, aquellas que los propios concesionarios realizan para alcanzar ciertos objetivos o como parte de sus políticas, y que suelen contabilizarse como ventas a empresas. La respuesta es que muy poco. Rondan el 3% del total, y no hay una gran diferencia entre turismos y comerciales ligeros, pues apenas les separan un par de décimas de punto.

En números reales, hablaríamos de unas 55.000 unidades respecto a un total de 1,87 millones. Aunque algunos datos apuntan a que en 2016 estas prácticas supusieron más de un 10% de las ventas globales (y de un 20% de este canal), la explicación de su baja incidencia en este estudio hay que buscarla en el “cómo” se hacen: “Pasan periodos muy cortos registrados como tales, con una media de tres meses, porque en seguida se transfieren a un particular. Esa es la razón de que no tengan peso dentro del parque”. Es decir, que la foto es bastante fiel al original.

La flota de vehículos en el contexto general del parque móvil

De los casi 26 millones de vehículos de cuatro ruedas que circulan por nuestras carreteras, el canal de empresa supone 1,87 millones. Es decir, apenas siete de cada 100 automóviles del parque, mientras que otros dos corresponderían al rent a car y 91, a particulares. Entre esos siete, menos de dos estarían en modalidad de renting: algo más de 484.000 en total. La gestión de flotas es imprescindible para una administración eficiente de tu flota.