La Ficha de Gestión de Equipos de Limpieza: Concepto y Digitalización para una Eficiencia Óptima

Las restricciones económicas y las normativas sanitarias están impulsando a las empresas a trazar cada vez más las prestaciones de servicios. Los clientes exigen seguimiento y visibilidad, mientras que los proveedores de servicios se enfrentan a protocolos estrictos. Sin embargo, cuanto más numerosos y heterogéneos son los proyectos de los clientes, más complicado se vuelve para el encargado seguir las tareas realizadas. Ante esta problemática, una herramienta es indispensable: la ficha de control de limpieza.

¿Qué es una ficha de control de limpieza?

Una ficha de control de limpieza es un documento operativo que resume todas las acciones realizadas y por realizar durante una intervención de limpieza, desinfección o mantenimiento profesional en una zona específica. Según el sector de actividad, la ficha de control de limpieza puede ser más o menos compleja. Los factores registrados varían en función del nivel de criticidad de la zona mantenida y del grado de vigilancia requerido. Por ejemplo, la biolimpieza de un laboratorio no exigirá el mismo nivel de atención que un vestíbulo de recepción en un banco. La ficha de control de limpieza garantiza tanto la regularidad de las intervenciones como la posibilidad de proporcionar pruebas de la calidad del servicio.

Desafíos de la ficha de control de limpieza en papel

Tradicionalmente en formato papel, las fichas de control de limpieza se están digitalizando cada vez más para una gestión más eficiente y un acceso facilitado a los datos. De hecho, cuantos más sitios de operación tenga, más difícil es seguir simultáneamente y a distancia las prestaciones de sus agentes. ¿Cómo reaccionar rápidamente en caso de un problema si tiene que recorrer decenas de kilómetros para recuperar sus documentos de seguimiento? La ficha de control de limpieza en papel presenta una multitud de inconvenientes:

• Falta de fiabilidad y riesgo de pérdida de datos:

  La ficha en papel está expuesta a todo tipo de deterioros. Este documento se suele colocar directamente en los sitios de los clientes para que esté accesible a todos los agentes del proveedor. Esta exposición la hace vulnerable a daños materiales (agua, desgaste, humedad…). Además, su formato físico la expone a riesgos de pérdida, olvido, ilegibilidad o falsificación. Con el formato en papel, no hay forma de verificar en tiempo real si los datos registrados son exactos (horarios, hora de ejecución…). Todos estos factores impactan negativamente en su base de datos y la trazabilidad de sus intervenciones se ve sesgada.

• Pérdida de tiempo, costes materiales y de mano de obra:

  La ficha de control de limpieza en papel conlleva costos, principalmente debido al almacenamiento, impresión y archivo de los documentos. Esta gestión requiere instalaciones adecuadas, tiene un impacto ecológico negativo e implica el uso de recursos humanos. ¡Y donde hay recursos humanos, hay costes de mano de obra! De hecho, la ficha de control en papel genera gastos tanto por el tratamiento de los documentos como por su recogida. El responsable de operaciones suele perder horas cada semana desplazándose de un sitio a otro y buscando los documentos en cientos de m². Esta dispersión es aún más perjudicial porque ralentiza considerablemente el intercambio de información con los equipos.

• Dificultad de gestión analítica:

  La ficha de control de limpieza en papel dificulta enormemente la búsqueda y correlación de la información. ¿Cómo obtener una visión global de los KPI cuando los datos están dispersos en cientos de hojas de papel?

La digitalización como solución para la gestión de equipos de limpieza

Frente a las limitaciones que impone la trazabilidad en papel, dar el paso hacia lo digital se presenta como la solución ideal. En efecto, la ficha de control de limpieza digital será un aliado tanto a nivel operativo como estratégico. La digitalización de las fichas de control de limpieza representa un paso importante hacia una gestión más moderna y sostenible de las operaciones de limpieza.

Digitalizar sus procesos operativos requiere una verdadera reflexión previa. ¿Qué acciones voy a rastrear? ¿Cómo se lo explico a mis agentes? ¿Cuánto me va a costar? Muchas preguntas deben encontrar respuestas antes de comenzar. Además, esta transformación digital es aún más compleja si no se eligen las herramientas adecuadas.

1. Evaluación de necesidades

   Antes de embarcarse en la selección de una herramienta, el primer paso es evaluar sus necesidades. No sirve de nada adquirir el software más moderno del mercado si su objetivo es, por ejemplo, digitalizar uno o dos documentos.

2. Despliegue de herramientas de captación de datos

   La segunda fase para digitalizar sus fichas de control de limpieza es el despliegue de herramientas de captación. Estos dispositivos tecnológicos están diseñados para recopilar automáticamente datos en el terreno. Hora de inicio del protocolo, tareas realizadas, duración de la ejecución… Durante las operaciones de limpieza y mantenimiento, permiten una entrada rápida y precisa de la información directamente en el lugar de la prestación.

   La elección de su equipo de captación dependerá, nuevamente, del nivel de trazabilidad exigido. Existen diferentes dispositivos de captación para seguir las intervenciones de sus agentes:

   • Terminales conectados: Generalmente compuestos por varios botones personalizables, estos quioscos permiten a los agentes transmitir información de manera vertical. Los datos se transmiten instantáneamente al responsable de operaciones. Aunque son prácticos y fáciles de usar, estos equipos no ofrecen una trazabilidad milimétrica. Además, el número de informaciones a transferir suele estar limitado a 3 o 4 opciones como máximo.
   • Sensores IoT: Estos equipos conectados se utilizan principalmente para seguir las intervenciones de reabastecimiento, como en los sanitarios. Cuando un dispensador de jabón está casi vacío, el interveniente recibe una notificación para asegurar el reabastecimiento. Aunque son útiles en ciertos casos, los sensores IoT no permiten digitalizar completamente una ficha de control de limpieza, sino que pueden alimentar la información para algunas etapas de intervenciones específicas.
   • Aplicaciones móviles: Disponibles directamente en smartphones o en terminales preconfigurados, las aplicaciones móviles son el recurso número uno para digitalizar una ficha de control de limpieza. Ofrecen una flexibilidad inigualable y permiten a los agentes ingresar información detallada sobre sus intervenciones en tiempo real. Con estas herramientas, puede configurar fácilmente los indicadores a registrar según los diferentes recorridos. Además de la entrada de datos, estos dispositivos permiten capturar fotos para documentar incidentes o servir como prueba. Gracias a su interfaz personalizable, puede desmaterializar simultáneamente diferentes fichas de control.

3. Procesamiento y análisis de la información

   Una vez que se ha captado la información, ¡es hora de procesarla! De hecho, recopilar datos está bien, pero si no se realiza ningún análisis detrás, no tiene ningún sentido. La adquisición de un software o plataforma para centralizar la gestión de sus fichas de control de limpieza es, por lo tanto, una prioridad.

4. Funcionalidades avanzadas y automatización

   Además de las funcionalidades básicas, algunas herramientas van aún más lejos. Por ejemplo, ¿qué le parecería resolver todos los incidentes en cuestión de segundos? Si se detecta una no conformidad, se inicia automáticamente un proceso de corrección. ¿No se pudo completar una intervención? El agente habilitado disponible y más cercano recibe automáticamente una alerta para tomar el relevo. ¿Se ha solicitado una intervención excepcional? Las tareas se reasignan automáticamente en los horarios de sus equipos.

   Gracias a la automatización, su ficha de control de limpieza ya no es un documento estático, sino el punto de partida de diversos flujos de trabajo. Estas tecnologías inteligentes permiten tener siempre una ventaja. Cualquiera que sea la situación detectada, la plataforma analiza los parámetros recogidos y activa automáticamente el escenario de acciones adecuado.

   Cómo gestionar las limpiezas con iGMS

5. Formación y acompañamiento de equipos

   Una vez que su equipo de captación está desplegado y su software de seguimiento instalado, queda un último paso, y no menos importante: la formación de sus equipos. De hecho, ¡no sirve de nada invertir en un dispositivo de alta tecnología si nadie lo utiliza! Capacitar a sus equipos y acompañarlos en el cambio es crucial para garantizar su transición digital. Una formación no solo maximiza su retorno de inversión, sino que también contribuye a mejorar la calidad de los datos recopilados. El acompañamiento fomenta la adhesión de los equipos al nuevo proceso y compromete a los colaboradores en un enfoque de mejora continua.

   Por eso, es igualmente importante asegurarse de que su proveedor ofrezca un acompañamiento completo, tanto durante el despliegue como a lo largo de todo el contrato.

Formación y certificación profesional en gestión de equipos de limpieza

En el ámbito de la familia profesional Servicios Socioculturales y a la Comunidad es necesario conocer los aspectos fundamentales en Gestión y Organización de Equipos de Limpieza. Obtener el Certificado Profesional en Gestión y Organización de Equipos de Limpieza te aportará importantes ventajas a nivel profesional.

El Certificado Profesional en Gestión y Organización de Equipos de Limpieza - SSCI0209 te dotará de habilidades técnicas y prácticas para organizar, supervisar y coordinar equipos de limpieza, gestionar los recursos y asegurar que se cumplan los estándares de higiene y calidad en diversos entornos. Estos certificados tienen validez profesional porque acreditan las competencias en una determinada profesión. Se puede obtener un certificado de profesionalidad oficial por diferentes vías: a través de la formación o por la experiencia profesional.

Estructura de un curso típico de Gestión y Organización de Equipos de Limpieza:

El curso SSCI0209 Gestión y Organización de Equipos de Limpieza dispone de 150 a 250 horas de Prácticas Profesionales en Empresa. Consulta con nuestros asesores de formación la posibilidad de realizar estas Prácticas Profesionales en su Provincia tras la finalización del curso.