Guía Completa para la Evaluación y Selección de un Sistema ERP

La evaluación y selección de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una decisión estratégica crucial que puede transformar la operatividad y funcionalidad de cualquier negocio. No se trata solo de reemplazar un sistema heredado, sino de invertir en la seguridad futura y la competitividad de la empresa. Un proceso de evaluación bien estructurado es fundamental para identificar la solución que mejor se adapte a las necesidades específicas de su organización.

El Equipo de Proyecto y el Plan Inicial

Una vez que una empresa decide implementar o reemplazar su sistema ERP, el primer paso es seleccionar un equipo de proyecto. Este equipo será el motor del proceso de comparación, selección e implementación del software ERP. Su trabajo inicial consiste en desarrollar un plan estratégico general, que sentará las bases para las etapas posteriores. Todas las etapas de esta decisión son vitales para la operatividad y funcionalidad del negocio, por lo que deben estar sólidamente fundamentadas en el análisis.

Tanto la información como los líderes de cada departamento deben estar activamente involucrados, ya que la especificación de los requisitos es un trabajo arduo. Se necesitan miembros del equipo dedicados a la organización, con un profundo conocimiento de la empresa y tiempo para dedicar al proyecto. Es crucial evitar la tentación de llenar el equipo con personas entusiastas pero sin experiencia. La participación de los líderes de cada área es crucial para garantizar una evaluación integral y fomentar la aceptación del sistema.

Las Etapas del Proceso de Selección de Proveedores de ERP

Según SAP Insights, el proceso de selección de proveedores de ERP se puede resumir en estos cinco pasos clave:

1. Definición de requisitos ERP
2. La solicitud de propuestas (RFP)
3. Evaluación de primer corte
4. Comparación de ERP y evaluación detallada
5. Decisión final: Selección, contratación del ERP y su Partner

Iniciar la evaluación de un sistema ERP puede parecer una tarea compleja, pero con un enfoque estructurado y estratégico, es posible identificar la solución ideal para su empresa.

1. Definición de Requisitos ERP

Este es el primer y uno de los pasos más importantes. Es fundamental que, antes de iniciar formalmente con la evaluación de un ERP, se conozcan a fondo las problemáticas y necesidades de la empresa. Evalúe los procesos empresariales existentes y la escala de las operaciones para determinar qué se está haciendo bien y qué áreas necesitan optimización o integración. La Guía ERP ayuda a los jefes de proyecto a determinar si sus empresas necesitan un sistema ERP.

Consejos clave para definir los requisitos de su ERP:

• Concéntrese en la ventaja competitiva: Describa su negocio y sus procesos de manera general; sea breve y no pierda su tiempo describiendo largas listas de requisitos y procesos. Concéntrese en los procesos y requisitos que le dan a su negocio su ventaja competitiva. Esas especificaciones distinguirán los posibles sistemas entre sí y donde observará de cerca qué tan bien se puede configurar cada sistema para admitir esos procesos y funciones únicos.
• Identifique lo que le gusta y lo que falta en su sistema actual: Describa las cosas que le gustan de su sistema actual, querrá que su nuevo sistema las maneje al menos igual de bien. Incluya las cosas que su software existente no hace (o no hace bien). Señale cualquier aplicación, función o modificación personalizada que deba abordarse mediante la funcionalidad estándar o la adaptación simple (no la modificación) en el nuevo sistema. De esta forma, se concentrará en las cosas que son exclusivas de su negocio y hará que las cosas rutinarias puedan pasar a un segundo plano y automatizarse.
• No confíe en las listas de verificación genéricas: Las listas de verificación son una vieja práctica de la industria y no ayudan a distinguir las soluciones entre sí para hacer una buena selección. La mayoría de los elementos de estas listas son funciones y características que todos los sistemas proporcionan hasta cierto punto, y los proveedores de la competencia pueden marcar «sí» en la interpretación de la funcionalidad de su sistema. En lugar de depender de listas de verificación genéricas, personalícelas para que reflejen las necesidades específicas de su negocio.
• La experiencia del usuario y la preparación para el cambio: Lo que hay que hacer aquí con un proceso de evaluación de ERP adecuado no es comprobar y comparar las numerosas funciones individuales requeridas por la empresa, sino más bien evaluar los procesos de punta a punta y su grado de cobertura con el estándar del sistema. Una actualización del sistema ERP se basa en las necesidades del usuario del sistema, sus áreas de actividad y operaciones de proceso. Con los proveedores de ERP avanzados, vemos un cambio de paradigma, pasando del sistema ERP de registro a un sistema de inteligencia.

Todas estas preguntas son parte del proceso de “discovery de un ERP” o descubrimiento de las necesidades de tu empresa. El valor agregado que un ERP puede aportar a tu empresa depende de la integración exitosa con la misma.

2. La Solicitud de Propuestas (RFP)

Una vez que se han definido los requisitos, el siguiente paso implica enviar invitaciones de respuesta a un grupo seleccionado de proveedores. La cantidad de invitaciones que debe enviar variará, pero recuerde que deberá realizar una evaluación detallada para cada una de las que distribuya. La experiencia demuestra que cuanto menor es el número de proveedores potenciales y más detallada la información que se les brinda, mejores son las respuestas. Como respuesta, los proveedores de ERP deben proponer un sistema que brinde las funcionalidades y características necesarias para cumplir con los requisitos que usted identificó.

Información clave a suministrar a los proveedores potenciales:

• Informe a los posibles proveedores sobre el tamaño de su negocio, el volumen de actividad y transacciones, la complejidad de los procesos y cualquier otra característica e información que le soliciten.
• Empiece por identificar y mostrarles recursos clave en línea, como lo son demostraciones de sus productos y blogs que cuenten la historia de su empresa.

Consideraciones al elaborar y enviar su RFP:

• Identificación de candidatos: Comience con publicaciones de la industria que presentan "historias de éxito de ERP". Para obtener asesoramiento personalizado, puede contactar a la sucursal de consultoría de su empresa, o encontrar un recurso independiente en su área local y/o industria.
• Inclusión de todas las partes interesadas: Su RFP debe incluir aportes de todas las partes interesadas; de lo contrario, se arriesga a elegir un sistema de ERP que sirva solo para algunas de sus funciones de negocio, haciendo que otras deban invertir en sistemas independientes.
• Clasificación de requisitos: A menudo, la RFP se divide en áreas funcionales con secciones a completar por cada departamento. Le corresponde al equipo de evaluación del proyecto adaptar las prioridades desde una perspectiva más amplia.
• Verificación de la disponibilidad de características: Realice un estudio sobre las características "que vendrán en un lanzamiento futuro" en comparación con las que se utilizan hoy.
• Evaluación de procesos: Los procesos incorporados dentro de paquetes de software de ERP se consideran "mejores prácticas". Es casi siempre mejor cambiar el procedimiento para que se ajuste al software que cambiar el software para que se ajuste al procedimiento existente.
• Consideración del ROI: La mayoría de las empresas requieren un análisis del retorno de la inversión (ROI) del ERP como requisito previo para autorizar y financiar cualquier proyecto importante.

3. Evaluación de Primer Corte

La evaluación se realiza en dos fases. En esta primera fase, se evalúan todas las propuestas para ver cuán bien se ajustan a los requisitos y el entorno descritos en su RFP. El objetivo aquí es eliminar aquellas propuestas que no cumplen con sus criterios y clasificar las que sí parecen hacerlo. El resultado es una lista corta de las mejores propuestas.

Proceso de evaluación:

• Formulario de calificación estructurado: Configure un formulario o una hoja de cálculo organizados de forma tal que los evaluadores puedan calificar cada propuesta de acuerdo con los criterios principales que usted ha especificado en su RFP.
• Asignación de calificaciones numéricas: Haga que cada evaluador asigne una clasificación numérica a cada criterio de evaluación.
• Trato equitativo a los proveedores: No acepte demostraciones en vivo, reuniones presenciales especiales ni visitas in situ a menos que esté en condiciones de ofrecer el mismo acceso a todos los proveedores.
• Análisis de la propuesta como documento de ventas: Suponga que cada afirmación es veraz; usted puede verificar la mayoría de las afirmaciones, si no todas, durante el proceso de evaluación.
• Búsqueda de valores atípicos: Preste especial atención a cualquier criterio donde las calificaciones muestren una amplia variación.

Multiplique la puntuación de cada evaluador por la ponderación de cada criterio, y calcule así un total para cada proveedor. La mayoría de las veces, habrá varios que se clasifiquen cerca de lo más alto de la escala, un grupo estará un poco más abajo, y unos pocos no pasarán la fase.

4. Comparación de ERP y Evaluación Detallada

Póngase en contacto con cada uno de los proveedores potenciales y deles la buena noticia: ¡quedaron en la lista corta! Asegúrese de obtener referencias si los proveedores aún no las han brindado. Con antelación suficiente a la demostración agendada, brinde a cada candidato un script o lista de las funciones que quiere ver. Asegúrese de que su script o lista incluya los requisitos específicos identificados en el paso uno. Los sistemas de ERP manejan los procesos normales de la misma manera; son las excepciones las que presentan el desafío. Durante la demo, querrá ver cómo se puede configurar y adaptar el software para dar soporte a sus procesos y procedimientos particulares. Idealmente, quien haga la demostración le podrá mostrar las funciones del sistema utilizando los propios datos de usted.

Aspectos cruciales durante la evaluación detallada:

• Demostraciones en vivo: Si bien es válido y muy recomendable que obtengas una consulta telefónica con los posibles proveedores para que puedan conocer más acerca de tus necesidades como empresa y puedas preguntar las dudas básicas, es aún mejor que permitas y solicites que te brinden una demostración en vivo del funcionamiento de la solución. Este paso es fundamental para evaluar un ERP ya que te deja ver un escenario similar al tuyo y sus funcionalidades.
• No se deslumbre con las demostraciones: No se distraiga con la persona ni con el pitch de ventas, sin importar cuán entretenidos sean.
• Visitas de referencia a las instalaciones: Seleccione cuidadosamente a quién planea visitar. Realice una breve llamada al responsable para asegurarse de que han implementado el software y obtenido los beneficios prometidos. Juzgue cuidadosamente si ese éxito es replicable en su entorno.
• Continúe haciendo preguntas: Aliente a su equipo de selección a que haga preguntas, aunque solo sea para aclarar las respuestas. Este es el momento de descubrir cualquier respuesta que no le guste -antes de comenzar las negociaciones-.

5. Decisión Final: Selección, Contratación del ERP y su Partner

Cuando haya completado la evaluación detallada, es probable que tenga dos o tres proveedores que cumplan con sus criterios. Seleccione la opción que considere más adecuada para sus necesidades actuales y futuras -pero no descarte las demás-. Ahora puede empezar a negociar los detalles del contrato con el principal candidato. El poder está de su parte en las negociaciones. Sin embargo, es mejor considerar al proveedor como un socio en el éxito futuro de su empresa, no un adversario en las negociaciones. Todos los aspectos de la implementación del sistema y del soporte continuo deben conversarse y documentarse -detallando el precio, quién es responsable y, en algunos casos, el tiempo requerido-.

Consideraciones clave para la decisión final:

• No anuncie su selección final antes de las negociaciones: Informarle al principal candidato que es el “elegido” no redunda en el interés de la empresa.
• Planifique a largo plazo: Deténgase a evaluar cuidadosamente los costos a largo plazo para que sus estimaciones sean correctas y no sesgar los números del ROI del ERP. Algunos proveedores ofrecen más servicios gratuitos durante un período más largo, y otros quizás tercerizan su atención a largo plazo con una empresa de llamadas de soporte pagas. Algunos proveedores ponen un límite a los aumentos en la tarifa anual de mantenimiento o suscripción, y muchos no lo hacen.
• La flexibilidad del estándar del sistema: ¿Qué tipo de flexibilidad ofrecerá un proveedor de ERP en el futuro para mantener el propio modelo de negocio de la empresa? ¿Qué tecnologías se utilizarán? Las soluciones verticales certificadas como complemento al estándar del ERP ofrecen una amplia cobertura con unos ajustes mínimos.
• La selección del partner para la implementación como factor clave de éxito: Un factor clave en la evaluación de un ERP es el proveedor que te ayudará a llevarlo a cabo. Es importante encontrar el aplicativo que mejor se adapte a la dinámica de la organización. El acompañamiento que valoran las pequeñas y medianas empresas va mucho más allá de los servicios de soporte y mantenimiento, de por sí, estratégicos, sino que buscan un socio en quien confiar también para recibir formación, para actualizar el sistema o para hacerlo evolucionar en una dirección u otra.

La Implementación del ERP: Un Proceso Continuo

Un proyecto de implementación ERP es un proceso largo, que incluye fases muy diferentes e implica la participación de agentes muy diversos. En esta fase se definirán los interlocutores válidos por parte de ambas empresas y se establecerán los indicadores y métricas que nos permitirán controlar el desarrollo del proceso y el rendimiento posterior previsto.

Fases clave de la implementación:

1. Análisis y diseño (Blueprint): En primer lugar, hay que conocer a fondo el funcionamiento del negocio en particular y de cada uno de los procesos que en él tienen lugar. En segundo lugar, se trata de encajar los procesos de la empresa con los que tiene el nuevo ERP, identificando aquellos que pueda no cubrir el nuevo sistema. El resultado final de esta fase será la elaboración del análisis de alcance o blueprint que será consensuado y aprobado por ambas partes.
2. Parametrización y desarrollo: A lo largo de esta fase, se llevarán a cabo las adaptaciones y parametrizaciones definidas en el análisis de alcance. Es muy importante en esta fase limitarse a lo estipulado en el análisis de alcance dejando para después de la puesta en marcha posibles mejoras.
3. Formación del usuario: Un aspecto clave en el éxito de la implantación de un sistema informático es la adecuada formación e información de todo el personal. Es importante transmitir a los empleados que el nuevo sistema es muy intuitivo, fácil de usar y que mejorará considerablemente su calidad de vida laboral.
4. Puesta en marcha (Go-Live): Por fin llega el día del go on y aquí es muy importante contar con el apoyo presencial de la empresa implantadora para dar tranquilidad y poder resolver al momento las dudas o imprevistos que puedan surgir con el trabajo real.
5. Mantenimiento y mejora continua: Ahora que ya se lleva un tiempo funcionando con el nuevo sistema es el momento de abordar los posibles cambios a realizar en el proyecto de implementación de ERP. Esta fase realmente no termina nunca, ya que las empresas son un organismo vivo que interactúan en un mundo cada vez más cambiante.

Sabiendo que un ERP modificará la operativa de cualquier compañía, es importante tener en cuenta que deberá ser siempre la tecnología la que se moldee a la empresa y no, tanto, al contrario.

Checklist para un Sistema ERP para PYMES

Para las pequeñas y medianas empresas, es vital seleccionar un ERP que cumpla con requisitos específicos:

• Debilidades y fortalezas: Es importante tener claro cuáles son las áreas de mejora de la organización. Decantarse por un ERP modular será clave para ir incorporando o eliminando módulos en función de las necesidades de la compañía.
• Diseño específico para PYMES: Que sea un ERP 100% pensado para ellas y no, una adaptación de otros programas para empresas más grandes o, incluso, sistemas verticales rediseñados para ajustarse.
• El usuario en el centro: Es importante que el ERP que se implemente muestre sus credenciales en cuanto a sencillez de uso, facilidad para administrarlo y, en términos generales, que apueste por maximizar la experiencia del usuario.
• Acompañamiento de calidad o servicios de valor añadido: Las pymes buscan un socio tecnológico en el que poder confiar para hacer una implementación óptima, para obtener el máximo potencial de su sistema o para integrar evaluar las posibilidades de integrar su ERP con otros aplicativos.
• Facilidades de financiación: Las opciones de comercialización que proporcione el sistema, ya sea en la nube, bajo licencia o en pago por servicio, se deben tener en cuenta a la hora de evaluar su aportación a la compañía.

La decisión de evaluar un software ERP para tu empresa, además de ser una inversión muy importante de capital, reflejará un cambio organizacional y de trabajo para tu personal.