Estados Contables Obligatorios para PYMES en España

Con carácter general, la contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.

En este post te damos las claves para que abordes el mundo de las cuentas anuales para PYMES/microempresas de una forma amena y sencilla. Hablamos de una de las obligaciones contables por excelencia que debe cumplir una empresa.

¿Qué son las Cuentas Anuales de una PYME?

Podríamos decir que las cuentas anuales (CCAA) son la síntesis informativa de todos los procesos contables que ha practicado una empresa durante un ejercicio económico concreto. Dicho de otro modo: hablamos de documentos que recogen la información financiera de una empresa.

En función de la empresa, existen diferentes modelos de cuentas anuales:

• Cuentas anuales ordinarias.
• Cuentas anuales abreviadas.
• Cuentas anuales PYMES.
• Cuentas anuales consolidadas.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas, debiendo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa (respetando siempre la normativa contable). Por su parte, las PYMES pueden optar por escoger el modelo específico de cuentas anuales para PYMES. Eso sí, la opción que escojan deberá mantenerse al menos durante 3 ejercicios consecutivos. En este post nos centraremos en este modelo concreto: las cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas.

Es importante mencionar que los Modelos Abreviados de Cuentas Anuales son un formato de presentación de la información financiera con menos desglose. Las empresas que no superen ciertos límites pueden (o deben, según el caso) presentar sus cuentas (balance, memoria, etc.) en este formato simplificado. Es una obligación o facultad sobre cómo presentar la información.

¿Quién puede presentar las Cuentas Anuales PYMES? Requisitos

Esta es quizá una de las primeras preguntas que puede pasar por la cabeza de alguien que no está familiarizado con el mundo de la contabilidad. La respuesta la encontramos en el Plan General de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas, un documento específico para este tipo de empresas con el que se pretende dotarlas de un marco normativo simplificado, en sintonía con el tipo de operaciones que la PYME desarrolla.

Límites para formular Cuentas Anuales (PYMES)

Podrán aplicar este Plan todas las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

Es decir, las empresas que cumplan esta situación son consideradas como pequeña o mediana empresa y pueden presentar sus cuentas ante el Registro Mercantil.

¿Quiénes no pueden aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES?

Por otro lado, encontramos una serie de supuestos bajo los cuales no se puede optar por esta posibilidad. En ningún caso podrán aplicar este Plan las empresas que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que cumpla la definición de entidad de interés público
• Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.
• Que se trate de entidades financieras que capten fondos del público asumiendo obligaciones respecto a los mismos y las entidades que asuman la gestión de las anteriores.

¿Qué documentos son obligatorios para PYMES en las CCAA?

Las cuentas anuales de una PYME deben estar formadas por: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria. Se trata de documentos obligatorios que todas las PYMES deben presentar en el Registro Mercantil.

Balance de situación PYMES

El balance de situación es una cuenta que refleja el activo (bienes y derechos), el pasivo (obligaciones) y el patrimonio neto de la empresa.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Es un documento que muestra los ingresos (haber) y los gastos (debe) de un periodo económico concreto.

Memoria

Por su parte, la memoria amplía y comenta la información contenida en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Si bien esos tres documentos son la base, las PYMES pueden incorporar voluntariamente otros dos estados financieros que para las grandes empresas son obligatorios. Las PYMES podrán incorporar en sus cuentas anuales un estado de cambios en el patrimonio neto, y un estado de flujos de efectivo que se elaborará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad.

Los 5 documentos que conforman los estados contables: los estados contables de una empresa comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Solo las grandes empresas están obligadas a elaborar las cinco cuentas anuales; para las pymes, sin embargo, el estado de flujos de efectivo es optativo y, además, pueden utilizar modelos abreviados para el balance, la memoria y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Presentación de las Cuentas Anuales de una PYME

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de 12 meses, salvo en los casos de constitución, modificación de fecha del ejercicio social, o disolución. En segundo lugar, es importante tener en cuenta que deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio. Lo normal es que estemos hablado del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales (siempre y cuando el ejercicio coincida con el año natural)

Antes de presentar las cuentas anuales en el registro mercantil correspondiente hay que cumplir con dos pasos:

1. La legalización de los libros contables.
2. La aprobación de las cuentas en la Junta General de socios o accionista.

Cuentas Anuales de una PYME y Registro Mercantil

Una vez aprobadas las cuentas, el empresario o administrador tiene un mes para presentarlas ante el Registro Mercantil del domicilio social correspondiente. Siempre y cuando el fin del ejercicio coincida con el año natural, estaremos hablando de que la fecha de presentación o depósito de las cuentas cumple generalmente el día 30 de julio.

Plazos de presentación de las cuentas anuales (para los casos en los que la empresa cierre su ejercicio el 31 de diciembre)

Cómo presentar las CCAA de una PYME | Depósito cuentas anuales

El depósito de las CCAA que debe realizar una PYME se puede llevar a cabo de manera telemática con certificado digital mediante el programa D2. También se puede optar por presentar las cuentas en formato CD, DVD o en papel.

Confeccionar, transcribir (en su caso) y depositar las cuentas anuales de una PYME no es tarea sencilla. Requiere de tiempo y conocimientos de contabilidad, por lo que, en caso de no disponer de los medios necesarios, recomendamos ponerse en manos de expertos contables.

¿Las cuentas anuales son públicas?

Sí, cualquier persona puede solicitar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de una empresa. Al considerarse información pública, cualquier persona o empresa puede acceder a la información recopilada en las cuentas.

¿Eres una microempresa?

Dentro del régimen de PYMES, existe una categoría especial con mayores simplificaciones: las microempresas. Si tu negocio cumple durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes requisitos, puedes acogerte voluntariamente a criterios contables aún más sencillos:

• Activo total: No superior a 1 millón de euros.
• Importe neto de la cifra de negocios: No superior a 2 millones de euros.
• Número medio de trabajadores: No superior a 10.

Acogerse a este régimen permite simplificar la contabilización de operaciones como los arrendamientos financieros (leasing) o el impuesto sobre sociedades, lo que supone una ventaja administrativa considerable.

Servicios de gestoría y asesoría contable para PYMES

Sabemos que, como propietario o profesional de una PYME, tu tiempo y recursos son valiosos. Ponemos a tu disposición nuestro equipo de expertos en cuentas anuales, dispuestos a brindarte la asesoría necesaria para cumplir con todas las obligaciones contables y fiscales. Nuestra misión es liberarte de la carga de la contabilidad para que puedas concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Contamos con aplicaciones tecnológicas propias que ayudarán y optimizarán las tareas contables de tu empresa.

Libros Contables Obligatorios para una PYME

La contabilidad es una herramienta esencial para cualquier empresa, incluyendo las pequeñas y medianas empresas (PYMES). En España, la legislación establece una serie de libros contables que son obligatorios para garantizar una correcta gestión y transparencia de la información financiera. Estos libros no solo son importantes para la toma de decisiones internas, sino también para cumplir con las obligaciones fiscales y legales.

Los libros contables son registros donde se anotan de manera sistemática todas las operaciones económicas y financieras de una empresa. Para una PYME en España, la normativa mercantil y fiscal establece varios libros contables obligatorios.

• Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. En este libro se deben anotar, día a día, todas las operaciones económicas de la empresa. Cada asiento debe incluir la fecha, el concepto de la operación y el importe.
• Libro Mayor: complementa al Libro Diario. En este libro, las operaciones registradas en el Libro Diario se agrupan por cuentas contables. Esto permite ver de manera clara y ordenada los movimientos y saldos de cada cuenta a lo largo del tiempo.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Incluye el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (si aplica) y la memoria.
• Libro de Actas: es obligatorio para todas las sociedades, incluyendo las PYMEs. En este libro se recogen las actas de las juntas generales y de los consejos de administración. Las actas deben incluir los acuerdos adoptados, los asistentes y cualquier otro dato relevante de las reuniones.
• Libro de Registro de Socios o de Accionistas: para las sociedades limitadas (SL) y las sociedades anónimas (SA), es obligatorio llevar un Libro de Registro de Socios o de Accionistas. En este libro se inscriben las transmisiones de participaciones o acciones y se actualiza la titularidad de los socios o accionistas.

El artículo 27 del Código de Comercio, establece que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro.

Legalización de Libros Contables

La legalización de libros contables es un proceso administrativo obligatorio en el cual una empresa, antes de comenzar a utilizarlos, somete sus libros contables (como el diario, mayor, inventarios y balances) a la autoridad competente para su revisión y aprobación. Este trámite garantiza que los libros cumplen con las normativas legales y fiscales vigentes, proporcionando así validez y autenticidad a los registros contables.

La presentación de los libros contables es una responsabilidad de los administradores de una empresa. El plazo para legalizar los libros es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

Sanciones por incumplimiento

En el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros. Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.

Plan General Contable para PYMES

Las pymes tienen la posibilidad de aplicar el Plan General Contable, el cual les permitirá armonizar su información económica y financiera con la normativa europea.

¿Qué es el Plan General Contable para pymes?

Las empresas deben seguir las normas que establece el Plan General Contable, el cual fue creado en 1973, aunque desde entonces ha sido objeto de varias modificaciones, la última de las cuales fue aprobada mediante el Real Decreto 1/2021. Elaborado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, se trata de un documento legal, adaptado a los procedimientos europeos, que persigue el objetivo de uniformar los criterios contables.

Este documento contiene la normativa contable vigente que se aplica a las empresas en España, por lo que se trata de un manual de referencia y consulta al que recurren todos los profesionales contables para aclarar sus dudas y definir procesos. Por consiguiente, el Plan General Contable proporciona un marco legal y normativo para realizar la contabilidad financiera obligatoria de las empresas. Al definir unos criterios homogéneos para valorar, realizar y presentar las cuentas anuales de las empresas, así como otras operaciones comerciales y financieras, facilita el acceso a una información clara y comprensible que se puede utilizar para comparar el rendimiento de las sociedades, analizar la actividad empresarial y su evolución, así como detectar errores y riesgos financieros. De hecho, su producto, las cuentas anuales, se deposita en el Registro Mercantil, por lo que tiene un carácter público.

Las pymes, en particular, pueden regirse por el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas, una normativa contable más específica que se adapta mejor a su funcionamiento y que ha sido actualizada recientemente. El plan de contabilidad para pymes pretende simplificar y agilizar la gestión contable, así como abreviar la presentación de las cuentas anuales, permitiendo, además, que los emprendedores tengan una imagen fiel de la situación económica de su empresa y adquieran más control sobre los indicadores financieros.

¿Cuáles son los requisitos para aplicar el plan de contabilidad en pymes?

El Plan General de Contabilidad para pymes es opcional, pero puedes aplicarlo, en vez de usar la versión general, si cumples al menos dos de estos requisitos durante dos ejercicios consecutivos:

• No tener más de 50 trabajadores, como media, durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no puede superar los 4 millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 8 millones de euros.

En el caso de las microempresas, los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian:

• No tener más de 10 trabajadores empleados durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no debe superar el millón de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 2 millones de euros.

¿Cómo se estructura el Plan General Contable para pymes?

• Marco Conceptual de la Contabilidad: Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar.
• Normas de Registro y Valoración para pymes: Se especifican los principios contables que deben aplicar las pymes en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. Esta sección recoge exactamente:
  • Desarrollo de principios contables.
  • Inmovilizado material.
  • Normas particulares sobre el inmovilizado material.
  • Inversiones inmobiliarias.
  • Inmovilizado intangible.
  • Normas particulares sobre el inmovilizado intangible.
  • Activos corrientes y grupos enajenables mantenidos para la venta.
  • Arrendamientos y otras operaciones similares.
  • Instrumentos financieros.
  • Existencias.
  • Moneda extranjera.
  • IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
  • Impuestos sobre beneficios.
  • Ingresos por ventas y prestación de servicios.
  • Provisiones y contingencias.
  • Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
  • Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
  • Subvenciones, donaciones y legado recibidos.
  • Combinaciones de negocios.
  • Negocios conjuntos.
  • Operaciones entre empresas del grupo.
  • Cambios en criterios y estimaciones contables.
  • Hechos posteriores al cierre del ejercicio.
• Cuentas Anuales: Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la pyme en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa.Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:
  • Balance General o de Situación.
  • Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
  • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • Estado de Flujos de Efectivo (obligatorio únicamente para las grandes empresas).
  • Memoria Anual del ejercicio.
  Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad.
• Cuadro de Cuentas: En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta.
  • Grupo 1: Financiación Básica. Incluye desde el capital y fondo social hasta las reservas, subvenciones, deudas o pasivos por fianzas.
  • Grupo 2: Inmovilizado. Recoge tanto las inmovilizaciones materiales como las inversiones inmobiliarias, las inversiones financieras o la amortización del inmovilizado.
  • Grupo 3: Existencias. Prevé tanto los aprovisionamientos como las materias primas, los productos terminados o en curso y su deterioro.
  • Grupo 4: Acreedores y deudores. También incluye la información de proveedores, clientes y Hacienda Pública.
  • Grupo 5: Cuentas financieras. Debe reflejar los empréstitos, deudas a corto y largo plazo, inversiones, fianzas y, por supuesto, la tesorería.
  • Grupo 6: Compras y gastos. Se incluyen, además, los gastos de personal, servicios externalizados, tributos y pérdidas.
  • Grupo 7: Ventas e ingresos. También se contabilizan las subvenciones, donaciones y legados.
  Cabe aclarar que cada grupo o subgrupo sirve para consolidar la información contable que se ha registrado en las cuentas o subgrupos inferiores.
• Definiciones y Relaciones Contables: Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”.