Qué es un espacio de oficina coworking: el futuro del trabajo colaborativo

El mundo del trabajo está cambiando rápidamente. La tecnología y la globalización han transformado la forma en la que trabajamos y una de las tendencias más notables en este contexto es el auge del coworking. El término coworking proviene del inglés y se traduce al español como ‘cotrabajo’, ‘trabajo cooperativo’ o ‘trabajo compartido’.

En los últimos años, el concepto de coworking ha ganado popularidad entre emprendedores, freelancers y pequeñas empresas. Pero, ¿realmente sabemos qué es un coworking y cómo funciona? Un coworking es un concepto moderno de espacio de trabajo compartido que está revolucionando la forma en que las personas trabajan.

¿Qué es el Coworking y cuál es su origen?

El coworking se refiere a un espacio físico de trabajo compartido donde convergen profesionales con diferentes perfiles y estructuras de trabajo, desde autónomos, emprendedores, startups y pequeñas empresas, hasta incluso grandes empresas. En un espacio de coworking, los profesionales de diferentes campos pueden trabajar juntos, compartir ideas y recursos, y crear sinergias que benefician a todos.

Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para poder trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

Un espacio de coworking sirve para proporcionar un lugar de trabajo a profesionales independientes, emprendedores y pymes de diferentes sectores. Estos espacios permiten a los profesionales desarrollar sus proyectos de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos. Los espacios flex se presentan como una alternativa al trabajo a distancia, teletrabajo y al trabajo en oficina, ofreciendo una solución intermedia para trabajadores flexibles o remote workers.

¿Cómo funciona un espacio de coworking?

Un espacio de coworking funciona como un entorno flexible y colaborativo donde los miembros pueden trabajar según sus propias necesidades y horarios. Un coworking cuenta con diferentes tipos de espacios y planes de contratación para los profesionales que deciden adoptarlo como su espacio de trabajo, y una de las características que los distingue es su flexibilidad.

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles (Hot desk): Esta es una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral. Cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, es decir, junto a otros coworkers.
• Puesto fijo (Fix desk): Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones. Te permite un cierto nivel de personalización ya que tendrás el mismo escritorio todos los días.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria. Esta opción es ideal para aquellos equipos que buscan mayor privacidad, pero que al mismo tiempo necesitan flexibilidad.

Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Aquí los usuarios pueden, según sus necesidades, tomar un sitio, un escritorio, o incluso formar una oficina compartida con varios escritorios dentro del mismo espacio. Esta es una opción económica para aquellas personas que buscan tener un espacio de trabajo fijo, ya sea de forma independiente o en equipo, y que además valoran la coexistencia con otros coworkers que estén a su alrededor.

Un aspecto fundamental de cómo funciona un espacio coworking es la creación de una comunidad de profesionales que pueden colaborar y apoyarse mutuamente. Muchos coworkings organizan eventos regulares como talleres, charlas y actividades sociales para fomentar la interacción entre los coworkers.

¿Qué servicios ofrece un coworking?

Los espacios de coworking habitualmente ofrecen una variedad de servicios y comodidades para sus usuarios. Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. En primer lugar, un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día.

Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Conectividad y uso de internet de alta velocidad.
• Salas de reuniones o “meeting rooms” con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Cocina o cafetería (con café y té gratis en muchos casos).
• Servicios de impresión y reprografía.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de limpieza.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Cabinas para llamadas y videoconferencias.
• Terrazas o áreas verdes.
• Espacios para eventos y talleres.

Un coworking también se caracteriza por contar con todos los servicios incluidos para sus usuarios. Un lugar de trabajo equipado para que puedan comenzar a trabajar desde su primer día, internet de alta velocidad, impresoras, acceso 24/7, café y té gratis, son algunos de los servicios más comunes en los espacios de cotrabajo.

Tipos de espacios de coworking

Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases. Estos son los espacios de coworking más comunes, diseñados para una amplia variedad de profesionales.

• Coworking Flexible: Una tipología donde los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales. Este tipo de coworking se adapta a profesionales que cambian con frecuencia de ubicación y trabajan a distancia.
• Coworking Fijo o General: Profesionales y empresas de diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto. En el coworking fijo, los usuarios trabajan siempre desde el mismo lugar.
• Coworking Nómade: Las personas que optan por el coworking nómada suelen ser aquellas que viajan constantemente o que desean disfrutar de la flexibilidad de trabajar desde diferentes lugares.
• Incubadoras-Coworking: Han tomado el modelo clásico de las incubadoras y añadido elementos propios del concepto coworking, enfocándose en el desarrollo de startups.
• Coworking Ecológico: Son aquellos en los que el compromiso con la sostenibilidad se encuentra en la base de su modelo de negocio. Es habitual que además de fomentar una cultura de sostenibilidad entre sus miembros, ofrezcan programas de educación ambiental y promuevan prácticas de trabajo sostenibles.
• Coworking Temático o Especializado: Se centran en un sector o industria específica y buscan atraer a profesionales y empresas de su campo. Por ejemplo, un espacio de coworking temático podría centrarse en las industrias creativas, proporcionando instalaciones y recursos específicos para artistas, diseñadores y otros profesionales creativos.
• Coworking Rural: Espacios de cotrabajo ubicados en zonas rurales, en un entorno tranquilo, natural y poco transitado.
• Coworking Corporativo: Destinados a empresas grandes que buscan una oficina satélite o un lugar para sus equipos remotos.

Algunos espacios de coworking están diseñados para sectores específicos o tipos particulares de trabajo. La mayoría de los coworkings ofrecen diferentes tipos de membresías para adaptarse a las necesidades de sus usuarios.

Ventajas de los espacios de coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas. El coworking es un espacio de trabajo diseñado para potenciar estas nuevas modalidades de trabajo, y que ofrece múltiples beneficios para los profesionales y empresas modernas.

Algunas de estas ventajas son:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, ya que fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativas entre sus usuarios. Gracias a este fenómeno inmobiliario, los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: El espacio colaborativo es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos. Un coworking ayuda a reducir costes ya que los planes que ofrece son mucho más económicos y fáciles de gestionar que el alquiler de una oficina tradicional.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Además, brinda libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo, ya sea remoto, híbrido o presencial. No tienes por qué alquilar un espacio de coworking durante mucho tiempo como ocurre con las oficinas. En la mayoría de casos hay diferentes modalidades, para que pagues solamente por los días que necesitas ir.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitan el establecimiento de relaciones profesionales sólidas. Son una oportunidad perfecta para conocer a nuevos expertos del sector y asistir a eventos. El trabajo cooperativo fomenta las relaciones estables entre profesionales de diferentes sectores que pueden desembocar en nuevas relaciones cliente-proveedor así como en intercambios y colaboración de tipo horizontal entre los propios coworkers.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje. Gracias a los entornos colaborativos, los trabajadores pueden garantizar su desarrollo profesional. Muchos espacios de coworking organizan eventos, talleres y charlas con expertos, lo que brinda oportunidades de aprendizaje y crecimiento profesional.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Incluso existen espacios de coworking especiales para estimular la creatividad y diversidad de los profesionales. Los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales. Las instalaciones de un coworking normalmente están localizadas en sitios céntricos, bien comunicados y atractivos dentro de la ciudad, lo cual resulta un beneficio no solo para los coworkers, sino también para sus clientes.
• Ambiente profesional: Trabajar desde casa puede ser cómodo, pero también presenta distracciones. Un coworking brinda un entorno profesional y productivo, ideal para mantener la concentración y aumentar la eficiencia.
• Captación de talento: Las dinámicas de interacción y networking que se generan en un coworking favorecen la captación de talento. Los coworkers pueden crear una red de contactos en la que encuentren tanto personas interesadas en sumarse a su proyecto, como proyectos con los que les interesaría colaborar.

Desventajas del coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad en espacios compartidos: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Esto puede ser inconveniente para los profesionales o equipos que trabajan con temas confidenciales o que prefieren trabajar sin compañía. Sin embargo, aunque no es la opción más económica, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Ruido: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Costo vs. trabajar desde casa: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico debido a que los gastos de servicio y mantenimiento son compartidos. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.
• Amplia oferta y dificultad para elegir: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Una forma de hacer la búsqueda más fácil es comenzar filtrando por la ubicación, y después seleccionando según las particularidades que los diferencien entre sí.

¿Para quién es ideal un coworking?

El coworking es una opción ideal para una variedad de profesionales y empresas. Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo.

A estos profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers. Un coworker por definición podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

Algunos de los perfiles que más se benefician son:

• Freelancers: Diseñadores, redactores, programadores y consultores encuentran en el coworking un lugar para concentrarse y establecer contactos, ofreciendo una alternativa a trabajar desde casa o en cafeterías.
• Emprendedores y startups: Pueden ahorrar costes iniciales y beneficiarse de un entorno inspirador y colaborativo, ideal para el desarrollo de nuevos proyectos.
• Empresas en expansión: Negocios en crecimiento que necesitan oficinas temporales con alto grado de escalabilidad sin compromisos a largo plazo. Les permite tener presencia en múltiples ubicaciones sin la necesidad de alquilar oficinas completas.
• Equipos remotos: Empresas con empleados en distintas ciudades pueden utilizar coworkings para reuniones presenciales o trabajo colaborativo, o como oficinas satélites.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.

Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. El auge de estos espacios tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

Este modelo de trabajo promueve la colaboración, el networking y la flexibilidad. En lugar de alquilar una oficina privada con altos costos fijos, los profesionales pueden acceder a un espacio de trabajo dinámico pagando solo por el tiempo y los servicios que necesitan.