Espacios de Coworking: Colaboración e Innovación con el Internet de las Cosas

El concepto de ‘coworking’, que proviene de la combinación de las palabras ‘collaborative’ (colaborativo) y ‘work’ (trabajo), ha transformado radicalmente la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. Esta tendencia disruptiva tuvo sus raíces en 2005, cuando el programador Brad Neuberg introdujo la idea en San Francisco. Inicialmente, su espacio pionero solo ofrecía de 5 a 8 escritorios para trabajar. No obstante, consiguió crear un ecosistema empresarial único con wifi gratuito, almuerzos compartidos y pausas para meditar.

Los espacios de coworking van más allá de simplemente compartir un espacio físico; brindan la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

Los datos respaldan la expansión de las oficinas compartidas. Según Statista, la industria de los espacios colaborativos ha experimentado un significativo crecimiento del 158% desde 2020, y el mismo informe indica que actualmente, existen más de 23.000 espacios de coworking en el mundo. Además, se estima que esta cifra supere los 40.000 para finales del año 2024. Este auge tiene su base en la percepción de los empleados de oficinas colaborativas, porque los trabajadores en estos espacios consideran que trabajar en entornos compartidos durante su jornada laboral aumenta notablemente su productividad.

¿Cómo funciona un espacio de coworking?

Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ofreciendo una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales. Por lo general, suelen proponer tres alternativas, que permiten flexibilidad laboral y la construcción de una comunidad dinámica:

• Puestos flexibles: Una opción perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes. El usuario elige libremente su lugar en el espacio compartido, sin ataduras, y solo necesita su portátil para trabajar. Además, tiene acceso a todas las instalaciones durante la jornada laboral.
• Puesto fijo: Combina las características de una oficina tradicional con los beneficios de las oficinas compartidas. El trabajador reserva una sala privada dentro del entorno compartido, para conseguir mayor concentración y privacidad. Es una opción perfecta para celebrar pequeñas reuniones.
• Oficinas privadas: Dentro de los entornos colaborativos de trabajo hay espacios independientes que se pueden alquilar. De este modo, los individuos pueden mantener la privacidad de una oficina convencional, pero sin desprenderse de la actividad comunitaria.

Servicios Ofrecidos en un Coworking

Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Acceso a zonas compartidas de trabajo con horarios flexibles.
• Alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual.
• Áreas comunes de descanso.
• Domicilio social, fiscal y administrativo.
• Conectividad y uso de internet.
• Espacios de almacenamiento.
• Servicios de impresión y reprografía.
• Servicios de limpieza.

Ventajas de los Espacios de Coworking

Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios que las hacen tan atractivas:

• Formar parte de una comunidad: Trasciende el concepto de entorno de trabajo, fomentando la creación de comunidades dinámicas y colaborativas entre sus usuarios. Los trabajadores pueden generar sinergias, compartir experiencias, conocimientos y oportunidades de crecimiento, además de evitar cierto aislamiento al que en ocasiones los freelancers deben enfrentarse.
• Ahorrar costes: Es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento, ya que pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional, brindando libertad para elegir entre distintas modalidades de trabajo.
• Facilitar el networking: Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitando el establecimiento de relaciones profesionales sólidas y la oportunidad de asistir a eventos.
• Posibilidad de formación: La interacción constante con diversos profesionales facilita el intercambio de conocimientos y oportunidades de aprendizaje.
• Mejorar la productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad, incluso con espacios especiales para estimular la creatividad y diversidad.
• Proporcionar una ubicación física: La disponibilidad de una ubicación física contribuye a la credibilidad y visibilidad de los profesionales.

Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio, centrándose en cultivar la comunidad y establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

El Internet de las Cosas (IoT) en los Espacios de Coworking

La innovación es una de las principales protagonistas de estas zonas de trabajo, donde las nuevas tecnologías y la digitalización están a la orden del día para facilitar a los usuarios, o coworkers, todas las herramientas que necesitan en el desarrollo de su actividad profesional. Sin embargo, los espacios de trabajo compartido se enfrentan a desafíos como la falta de cohesión, deficiencias en seguridad y comunicación interna, y el reto de la sostenibilidad y eficiencia energética.

Es en este contexto cuando el Internet de las Cosas (IoT) se revela como una herramienta fundamental para dar el necesario salto adelante. El Internet de las Cosas, abreviado como IoT, se refiere a la conexión y comunicación entre dispositivos IoT, incluyendo sensores IoT, balizas IoT, etiquetas de personal, etiquetas de activos, puertas de enlace y mucho más. Todos los dispositivos IoT funcionan dentro de una red para intercambiar datos y realizar tareas sin intervención humana. El concepto clave de IoT es “conexión inteligente,” que permite a los dispositivos sentir su entorno y transmitir datos.

En una palabra, “IoT en el lugar de trabajo” es una solución inteligente compuesta por hardware IoT y un sistema de administración para optimizar las operaciones en la oficina. Por ejemplo, el hardware de la insignia de personal se utiliza para automatizar la administración de asistencia y el seguimiento de la ubicación de los empleados. Los sensores de ocupación o PIR se pueden usar para detectar la presencia humana en áreas específicas, como salas de reuniones. Un sistema habilitado para IoT automatiza el control y la gestión de las operaciones de oficina.

Ventajas del IoT en Coworking

La integración del IoT en los espacios de coworking trae consigo una serie de beneficios significativos:

1. Posibilita mayor seguridad

Una vez se ha asignado un escritorio, oficina o sala de reuniones, conviene cuidar la seguridad con las mayores garantías. Los permisos de entrada de los miembros se pueden designar utilizando una amplia gama de tecnología. Hasta el momento se han empleado llaves Bluetooth y software dedicado, pero con ciertas limitaciones que pedían una mejora verdaderamente disruptiva. Es aquí donde entra el reconocimiento biométrico, que detecta la huella dactilar o el rostro del usuario autorizado. Este sistema está permanentemente conectado y facilita el seguimiento en tiempo real de cualquier tipo de incidencia que pueda producirse.

• Cámaras de CCTV inteligentes: Vigilar las zonas sensibles de un espacio de coworking es fundamental. Se pueden instalar cámaras de CCTV IP inalámbricas para chequear cualquier acceso no autorizado. También se pueden implementar detectores de movimiento que empiecen a grabar solo cuando se produzca una actividad sospechosa.

2. Permite alcanzar eficiencia en el consumo

El internet de las cosas está orientado a la eficiencia, permitiendo reducir costes y hacer un uso más sostenible de la energía que se emplea en el día a día. Al introducir el IoT, los espacios de trabajo colaborativo se controlan a través de sensores de movimiento, racionalizando el consumo de luz, agua o la calefacción. Este sistema contribuye a que la temperatura siempre sea la adecuada, adaptándose de forma instantánea a los cambios que puedan producirse en el exterior. Cuando un área no está en uso, los sensores de movimiento mandarán una señal para que se desactiven todos y cada uno de los recursos en funcionamiento. También se encenderán las unidades de climatización y ventilación antes de que los trabajadores lleguen a sus puestos.

• Los gerentes pueden recibir alertas en tiempo real cuando hay un pico en el consumo de electricidad, lo que les permite investigar y solucionar posibles incidencias. Los medidores inteligentes también se pueden utilizar para identificar cortes de energía en la red.
• La instalación inteligente de HVAC no solo ayuda a la eficiencia energética y la reducción de costos, sino que también ayuda a mantener la calidad del aire en el espacio de coworking.

3. Garantiza la Identificación de usuarios de valor

Los responsables de un espacio de coworking deben prestar atención al comportamiento, rendimiento y reputación de los freelancers y empresas que operan en el edificio. En este terreno, el Internet de las Cosas es un recurso de gran valor que optimiza la recopilación de datos como: cantidad de horas dedicadas al trabajo, tiempo de permanencia, horarios, hábitos de consumo, nivel de integración en la comunidad, etc. Esto ayuda a los propietarios o administradores de espacios compartidos a identificar clientes de éxito; es decir, aquellas compañías o profesionales que destacan por su innovación, creatividad e importancia en el sector donde operan. De esta manera, aumentará exponencialmente el prestigio del propio coworking.

4. Mayor centralización e información de utilidad

Los algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje automático utilizados por los sistemas centralizados de IoT contribuyen a un análisis exhaustivo de los datos y a la extracción de información significativa. Pueden activarse notificaciones en tiempo real en caso de cualquier incidencia, facilitando investigar y solucionar problemas concretos. Los sistemas IoT se pueden integrar con la gestión centralizada del coworking para un mayor control.

5. Pagos simplificados

Los usuarios pueden conectarse a una aplicación móvil, organizar su reserva y enviar el pago en tiempo real. Esto ayuda a agilizar los procesos, reduciendo los tiempos de espera y las incidencias relativas a la facturación. La mayoría de coworkings admiten pagos desde la app, mediante tarjetas de crédito o débito y con notificaciones automáticas por correo electrónico una vez finalizada la reserva de una sala de reuniones.

Ejemplos de Aplicación del IoT en el Coworking

La tecnología IoT se aplica en varias formas en el lugar de trabajo de hoy:

• Etiquetas o etiquetas de seguimiento de activos: Estos pequeños dispositivos se pueden conectar a activos como computadoras, impresoras y muebles. Transmiten datos de ubicación para garantizar que los equipos y los activos sean correctamente administrados y contabilizados.
• Sensores de ocupación o PIR: Detectan la presencia humana en áreas específicas, automatizando el control de sistemas como HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado) para optimizar la temperatura, humedad y calidad del aire.
• Insignias de personal con posicionamiento BLE y control de acceso RFID: Ayudan a localizar a los empleados, evitar la entrada a zonas no autorizadas o arriesgadas y solicitar ayuda en emergencias.
• Monitoreo ambiental: Los dispositivos IoT, como los sensores de calidad del aire y temperatura, ayudan a mantener un ambiente cómodo al detectar sustancias dañinas y ajustar condiciones como la temperatura y la humedad. Estos sistemas también ahorran energía al ajustar la iluminación y el aire acondicionado en función del uso de la habitación.

La Transformación Digital y el Futuro del Coworking

La nueva transformación digital ha llegado a nuestra sociedad influyendo notablemente en el modelo de trabajo actual. El coworking hace que los usuarios saquen su lado más innovador y den un paso más hacia el mundo tecnológico en el que estamos sumergidos. La tecnología está aumentando su atracción e importancia para el mundo a medida que se convierte en una parte esencial de las operaciones de alta eficiencia.

El concepto de coworking ha evolucionado considerablemente en los últimos meses, incorporando tecnologías cada vez más sofisticadas y herramientas innovadoras. El auge de la IA ha contribuido en gran medida a este desarrollo, y está impulsando a los espacios de coworking a seguir evolucionando e innovando para adaptarse a las nuevas demandas del mundo profesional. La IA y el IoT desempeñan un papel crucial en la automatización y optimización de los espacios de coworking. Los sensores IoT, por ejemplo, recopilan datos en tiempo real sobre la ocupación del espacio, la calidad del aire y las condiciones ambientales. Esta información puede utilizarse para ajustar automáticamente la iluminación, la climatización y otros parámetros para garantizar un confort óptimo de los usuarios. La IA, por su parte, analiza estos datos para anticiparse a las necesidades, optimizar el uso de los recursos y personalizar la experiencia de cada miembro.

Hoy en día, las plataformas de reserva en línea y las aplicaciones móviles facilitan enormemente la gestión de los espacios de coworking. Permiten a los usuarios reservar despachos, salas de reuniones o equipos específicos en tiempo real. Esto mejora la eficiencia y la flexibilidad, evita conflictos de reserva y maximiza el uso del espacio disponible, además de organizar mejor el funcionamiento diario del espacio.

Los avances tecnológicos están transformando los espacios de coworking en entornos ultraconectados e interactivos. La integración de redes 5G, objetos conectados y software de gestión de vanguardia facilita la gestión diaria y mejora la experiencia del usuario. Algunos espacios de coworking adoptan un enfoque novedoso de la experiencia de los empleados.

Ejemplos de Espacios de Coworking Innovadores

• Tech Hub de Londres: Es un auténtico catalizador de la innovación. Este complejo ultramoderno combina laboratorios de innovación, estudios de podcast y espacios de prototipado rápido, ofreciendo a emprendedores y creadores un terreno fértil para hacer realidad sus ideas. Se hace hincapié en la colaboración entre empresas, con zonas dedicadas a reuniones y networking, impulsadas por sistemas de inteligencia artificial capaces de analizar perfiles y sugerir conexiones relevantes. Los miembros tienen acceso a impresoras 3D y equipos de realidad virtual (RV) de última generación, que les permiten diseñar, probar y perfeccionar sus prototipos en tiempo real.
• Digital Oasis en Berlín: Amplía los límites del coworking creando un espacio donde la innovación tecnológica y la naturaleza se funden armoniosamente. Este entorno vanguardista se basa en la biofilia -la integración de elementos naturales en el diseño- para ofrecer un ambiente de trabajo relajante y estimulante. Las paredes vegetales y el sistema de purificación del aire de última generación participan activamente en la creación de un clima interior más saludable, reducen el estrés y favorecen la concentración. La pieza central de Digital Oasis siguen siendo sus salas de reuniones de realidad aumentada (RA), que permiten sesiones interactivas e inmersivas de intercambio de ideas.

La evolución de los espacios de trabajo ya no se entiende sin la tecnología. El concepto de oficina ha evolucionado significativamente en los últimos años. Uno de los principales beneficios de la integración tecnológica en los espacios de trabajo es la mejora de la eficiencia. A ello se suma un impacto directo en la sostenibilidad. Pero más allá de la eficiencia, la tecnología también mejora la experiencia del usuario. Las empresas ahora están buscando en tiempo real, datos a gran escala para que puedan tomar decisiones más respaldadas por la ciencia.

El monitoreo continuo del ecosistema IoT dentro de su lugar de trabajo debe ser una tarea regular, que puede ayudar a evaluar y optimizar su desempeño. A medida que la tecnología IoT continúa evolucionando, el futuro del IoT en el lugar de trabajo se ve aún más brillante. Innovaciones como la integración de IA, sensores más avanzados y el análisis de datos mejorado se establece para transformar aún más la gestión de la oficina.

El IoT hará que los espacios de oficina sean más inteligentes al automatizar los procesos cotidianos. Imagine que la iluminación se puede encender o desactivar automáticamente cuando ingrese a la oficina, y puede ajustar el brillo en función de la luz ambiental. Personalizar sus espacios de trabajo es posible para los empleados mientras trabajan en una oficina inteligente. Basado en los datos recopilados sobre sus entornos de trabajo y hábitos, los empleados pueden establecer su entorno según sus preferencias. Un sistema habilitado para IoT hará que la experiencia laboral híbrida y remota sea más perfecta y eficiente. Finalmente, el IoT habilitará el mantenimiento predictivo, permitiendo que las empresas prevengan las fallas de los equipos antes de que ocurran.