Errores Clave a Evitar al Darse de Alta como Autónomo y Consejos Prácticos

El proceso de darse de alta como trabajador autónomo en la Seguridad Social y en Hacienda es un paso crucial para aquellos profesionales que desean emprender su camino en el mundo de los negocios por cuenta propia. Este proceso administrativo puede parecer desafiante a primera vista, pero con el conocimiento adecuado y la orientación correcta, puede ser un proceso más fluido y exitoso. Sin duda, adquirir competencias digitales es esencial. En nuestro compromiso con tu desarrollo, te ofrecemos una amplia gama de cursos gratis online, incluyendo cursos de competencias digitales. Es fundamental entender que seguir el orden correcto de los pasos es esencial para evitar problemas futuros. Para ayudar a los autónomos a evitar estos errores, proporcionaremos consejos prácticos, información sobre cómo determinar el epígrafe adecuado y cómo comunicar cambios relevantes.

La realidad es que la mayoría de emprendedores tienden a cometer errores en el proceso, sobre todo si lo hacen por primera vez. Los epígrafes, las obligaciones fiscales, los impuestos que debes presentar, la manera de hacer las facturas… hay muchas cuestiones en las que contar o no con una asesoría puede ser crucial.

1. El Orden de los Factores Sí Altera el Producto: Alta en Seguridad Social y Hacienda

Uno de los errores más comunes que cometen los nuevos autónomos es darse de alta en Hacienda antes de hacerlo en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. El procedimiento correcto y recomendado por los expertos es iniciar el proceso de alta en el RETA de la Seguridad Social antes de cualquier otro trámite. Esto significa que debes registrarte como trabajador autónomo en la Seguridad Social antes de hacerlo en Hacienda. Es importante tener en cuenta que, como nuevo autónomo, dispones de un período de 60 días antes del inicio de tu actividad emprendedora para realizar el alta en la Seguridad Social. Este plazo es una ventana de oportunidad que no debes desaprovechar.

Si, por error, te das de alta en Hacienda antes de la Seguridad Social, podrías enfrentar consecuencias desfavorables. Por ejemplo, podrías sufrir sanciones económicas que pueden alcanzar los 3.000 euros. Además, perderías el derecho a acceder a ciertas ayudas y bonificaciones, como la tan buscada «tarifa plana», y deberás pagar las cuotas que te correspondan con un recargo del 20%. En resumen, el orden de registro es fundamental para evitar problemas y sanciones en el futuro.

Aunque se los suele relacionar, cada trámite pertenece a una Administración diferente. El alta como autónomo y en el IAE (todo lo que tenga que ver con impuestos) se hace en Hacienda y el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) se hace desde la Seguridad Social. Por eso, mi recomendación es que te des de alta en Hacienda y en la Seguridad Social al mismo tiempo, siempre asegurando que el proceso en la Seguridad Social se inicie o se contemple primero para evitar cualquier percance.

2. La Elección Incorrecta del Epígrafe en el IAE

El segundo error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y Hacienda se refiere a la elección incorrecta del epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). El epígrafe en el IAE es un código de identificación de la actividad económica que el autónomo lleva a cabo. Este código es fundamental ya que determina cómo tributarás y las obligaciones fiscales que deberás cumplir. Elegir el epígrafe incorrecto puede llevar a problemas fiscales y sanciones.

Las consecuencias de elegir el epígrafe incorrecto pueden ser costosas. La Agencia Tributaria no toma a la ligera esta decisión, y cometer un error puede resultar en sanciones económicas. Por ejemplo, la multa por no inscribirse en el epígrafe correcto puede ascender a 250 euros. Además, una elección incorrecta puede llevarte a tributar en un régimen fiscal inadecuado, lo que puede afectar tus ingresos y gastos de manera negativa.

Para evitar este error, es fundamental comprender cómo determinar el epígrafe adecuado para tu actividad. Los epígrafes del IAE se dividen en tres grupos principales: actividades empresariales, actividades profesionales y actividades artísticas. Para diferenciar entre actividades empresariales y profesionales, puedes considerar si tu trabajo se desarrolla de manera independiente, individual y directa, lo cual indicaría una actividad profesional. Por otro lado, si tu actividad se lleva a cabo dentro de una organización o estructura empresarial, se consideraría una actividad empresarial. Algunos ejemplos de actividades profesionales incluyen periodistas freelance, abogados y diseñadores. Ten en cuenta que podrás seleccionar uno o más epígrafes, sin límite ni coste adicional, si realizas varias actividades. Es importante considerar que si vendes productos online en un ecommerce, Hacienda recomienda no darte de alta en el epígrafe de los ecommerce, sino seguir el epígrafe según la propia naturaleza del negocio.

3. Errores en la Declaración Censal (Modelos 036 o 037)

El tercer error común que los autónomos suelen cometer al darse de alta en la Seguridad Social y en Hacienda es la falta de información o la declaración incorrecta en la declaración censal.

3.1. Falta de Información de la Provincia de Actividad y Domicilios

Uno de los aspectos clave de la declaración censal es informar de la provincia en la que se realiza la actividad. Esta información es esencial, ya que puede tener implicaciones significativas en términos de impuestos y ayudas disponibles. Imagina a un autónomo que decide solicitar la «tarifa plana» en la Comunidad de Madrid pero omite informar la provincia en su declaración censal, a pesar de que efectivamente trabaja en Madrid. Esta omisión puede resultar en la denegación de la tarifa plana, lo que significa una oportunidad de ahorro significativa perdida.

Es importante destacar la diferencia entre el domicilio fiscal y el domicilio de actividad. El domicilio fiscal es la dirección a la que llegarán notificaciones y correspondencia de la Agencia Tributaria. Por otro lado, el domicilio de actividad es el lugar físico donde el autónomo realiza y gestiona su negocio. En algunos casos, estos domicilios pueden coincidir, especialmente cuando un autónomo trabaja desde su residencia. Cualquier cambio o modificación en estos domicilios debe ser comunicado en la declaración censal. La falta de actualización puede llevar a situaciones incómodas, como recibir notificaciones en una dirección antigua, lo que podría llevar a retrasos y malentendidos.

3.2. No Indicar la Afectación de tu Vivienda al Trabajar Desde Casa

Al tramitar el modelo de alta en Hacienda hay un apartado completo sobre dónde vamos a desarrollar nuestra actividad. Es justo ahí donde debes indicar tu vivienda si es que vas a desarrollar tu actividad en ella. Si eres freelance y desarrollas tu actividad desde casa, a la hora de rellenar los modelos 036 o 037 deberás reflejar los metros cuadrados de tu vivienda que dedicas a tu profesión. Recuerda debes indicar los metros que verdaderamente utilizas y de esa forma podrás deducirte el porcentaje de IVA correspondiente de los gastos totales en tu hogar. Para que Hacienda lo acepte, es imprescindible indicar en el modelo 036/037 qué parte de la vivienda destinas a la actividad. Si no lo especificas, no podrás deducirte nada.

3.3. No Indicar Correctamente las Obligaciones de IRPF

Al darte de alta hay unas casillas que tendrás que marcar en función de si tienes obligación o no de realizar pagos fraccionados de IRPF. En general todos tenemos esta obligación, pero algunos tienen que retener en facturas y otros presentar el modelo 130. Si toca una u otra opción depende en gran medida del epígrafe del IAE que escojas y de a quién vayas a facturar. Piensa bien en qué caso te encuentras o te tocará hacer cambios en tu alta censal. Si se marca por error la casilla 600 en el modelo 036/037 del alta como autónomo, se tiene que presentar el Modelo 130 obligatoriamente y no siempre se va a querer presentarlo, porque ya se ha retenido suficiente IRPF en tus facturas, por ejemplo. Se trata de un despiste muy común y que es un verdadero quebradero de cabeza si te ocurre.

3.4. No Darse de Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Un error relativamente común es realizar operaciones con empresas europeas (compra y venta) como si fuéramos operadores intracomunitarios sin darnos de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). El alta en este registro es súper fácil. Solo hay que marcar la casilla habilitada a tal efecto en el modelo 036/037 de alta censal y ¡listo! Ya vas a poder operar dentro de Europa con todas las garantías y beneficios del ROI.

4. Realizar Compras y Gastos Antes de la Fecha de Alta

Otro error muy frecuente es empezar a comprar material o mobiliario para el nuevo negocio o contratar algún servicio deducible, ANTES de gestionar el alta como autónomo. En el modelo censal 036 o 037 hay un punto, en el inicio de actividad, donde te preguntan directamente si vas a facturar al mismo tiempo que adquieres bienes o servicios o si primero vas a adquirir esos bienes y servicios para después comenzar a vender. Y para deducir los gastos que necesites hacer al arrancar tu negocio, tienes que haber tramitado el alta en Hacienda. Si haces esto, es muy probable que la Agencia Tributaria considere que ese gasto no es deducible, e incluso puede sancionar por saltarte un trámite administrativo formal. Que pena empezar tu andadura como autónomo con una sanción, ¿no?

5. No Aplicar las Bonificaciones y Ayudas Correspondientes

Estudiar todas las posibles alternativas disponibles en cuanto a bonificaciones aplicables a tu situación antes de darse de alta como autónomo es lo ideal. Primero, porque normalmente cuando solicitas una bonificación pierdes el derecho a disfrutar de cualquier otra en el futuro. Segundo, quizás te decantas por un tipo de descuento sin conocer cuál es la que mejor se ajusta a tus características y la que repercutiría en mayor beneficio para tu actividad.

Al darte de alta en el RETA debes seleccionar las bonificaciones a las que tienes derecho, pues no se aplican de oficio. Estas bonificaciones son, por ejemplo, la famosa “tarifa plana”, la bonificación por pluriactividad. Este tipo de beneficios deben indicarse en el momento del alta, por lo que es importante saber si tienes derecho a alguna de estas bonificaciones, sobre todo si no quieres pagar de más al comenzar. Cualquier ahorro al comienzo es muy importante. Las ayudas y bonificaciones no tienen carácter retroactivo. Si se te pasa el plazo, no podrás reclamarlas después.

6. No Capitalizar la Prestación por Desempleo (Pago Único del Paro)

Si tienes derecho a paro, capitalizar el paro puede suponer un pequeño impulso al comenzar tu actividad. Si pretendes iniciar un proyecto de negocio por cuenta propia, cabe la posibilidad de solicitar el pago único del desempleo ANTES de tramitar el alta autónomo. Así cuentas con algo de pasta para financiar los costes de arranque en tu empresa. Pero recuerda, para poder darte de alta de autónomo y que tengas tu pago único, no solo basta con solicitarlo anteriormente, sino que además debes esperar a que este proceso ya esté confirmado y concedido.

Este trámite debe realizarse antes de gestionar tu alta y tiene una serie de requisitos además de los comunes para pedir el paro, como no haber capitalizado el paro en los últimos cuatro años o comenzar la actividad en 1 mes desde la petición de la capitalización. El uso del importe recibido por la capitalización del paro debe destinarse exclusivamente a financiar los gastos derivados del inicio de la actividad económica como autónomo o la creación de una sociedad.

7. No Elegir el Método de Tributación más Beneficioso

Cuando tramitas el alta en Hacienda debes indicar, aparte de tus datos y los de tu actividad, los regímenes de tributación que escogerás para IVA e IRPF. La mayoría de los autónomos al gestionar su alta marcan el régimen general de IVA y el régimen en estimación directa simplificada de IRPF, pero no son los únicos.

En IVA además del régimen general existen varios especiales: simplificado, de la agricultura, ganadería y pesca, de recargo de equivalencia, del criterio de caja. Y en IRPF existen los regímenes de estimación directa que puede ser normal o simplificada y el régimen de estimación objetiva (cuando se dice que se tributa por “módulos”, sería este régimen). Antes de escoger cualquiera de ellos, si no tienes muy claro el más beneficioso para ti o el que se adapta a tus circunstancias como autónomo, habla con la AEAT o con una asesoría especializada.

Regímenes de Tributación Comunes para Autónomos

8. La Casilla de Responsabilidad Civil

Esta casilla, en tu alta en Hacienda, asocia tu responsabilidad como autónomo con la actividad que desempeñas y limita esta responsabilidad. Concretamente, marcar esta casilla te protege de un posible embargo por los gastos derivados de problemas que hayan podido suceder relacionados con tu actividad profesional. Marcar esta casilla es muy importante y para hacerlo, antes, hay que ir al notario para realizar una escritura y, luego, se debe ir al registro para inscribirla. Si no haces esto, cuando Hacienda te solicite la documentación firmada ante notario para la verificación te vas a quedar a cuadros y sin saber qué hacer. Se trata de un despiste que sale caro.

9. Elegir Mal la Base de Cotización o las Coberturas

Aunque no hay problema en principio ya que si metes la pata puedes cambiar tanto las coberturas como la base de cotización, es importante elegirlas correctamente. Casi todos al darnos de alta elegimos la base mínima para pagar lo justo, pero dependiendo de tu situación personal (sobre todo la edad) y de las expectativas que tengas con tu negocio, igual es preferible que la base sea superior o que te acojas a coberturas como la de “cese de actividad”, por ejemplo. Durante tu vida como autónomo puedes ir modificando tu base de cotización en función de lo que más te interese en cada momento, pero tienes que saber que no siempre va a ser así, y es que esto se permite hasta los 47 años. A partir de este momento, si hasta los 47 años la base era inferior a 2.052€ podrás cotizar entre la base mínima de 944,4 euros y los 2.077,8 euros. Sin embargo, a partir de los 47 años, debes contar con una base de cotización igual o superior a 2.052€ o no podrás modificarla más, si por ejemplo la quisieras cambiar pensando en tu jubilación. Ahora la base de cotización es por ingresos reales, con lo cual, se debe escoger la base de cotización encuadrada en el tramo correspondiente a los ingresos reales.

10. Mala Elección de Mutua

Ahora los autónomos tienen la obligación de elegir mutua y no todas son buenas opciones. Hay que elegir mutua en base a criterios de prestaciones, según las necesidades y cercanía, porque cuando realmente se necesite sus servicios se agradecerá. Trabajar con una mutua por motivos que no sean prestaciones o cercanía (en términos de respuesta, no necesariamente de presencia física) es una mala decisión. Las ofertas y esos rollos deberías dejarlas en un segundo plano. Si tomas la decisión en base solo a las ofertas y al precio, cuando realmente necesites sus servicios te vas a arrepentir.

11. No Comunicar la Apertura o Reanudación de la Actividad de Centros de Trabajo

Es poco habitual en autónomos este trámite, pues normalmente el centro de trabajo será nuestra casa al menos los primeros meses, pero si se diera el caso, no hay que olvidar que existe la obligación de comunicar la apertura o reanudación de la actividad de Centros de Trabajo. Además, como en casi todo lo relacionado con tu alta tiene un plazo y el mismo es de 30 días. No realizar las gestiones necesarias en el ayuntamiento correspondiente, como la obtención de licencias de apertura o actividad si fuese necesario, puede desembocar en problemas con Hacienda.

La Importancia de una Asesoría Especializada

La gestión de la actividad como autónomo no es una tarea sencilla. Además de evitar los errores mencionados anteriormente, existe una serie de cuestiones más complejas y específicas que requieren un conocimiento experto. Los autónomos pueden ser expertos en sus propios campos, ya sean fontaneros, abogados, tasadores o cualquier otra profesión, pero no todos poseen el conocimiento necesario para gestionar aspectos fiscales y administrativos. La carga burocrática de las actividades por cuenta propia es significativa, y un error en la gestión fiscal puede resultar en sanciones y pérdida de beneficios.

Para comprender la relevancia de contar con expertos, consideremos algunos ejemplos de gestiones que requieren conocimiento especializado. Si deseas alquilar un local para tu negocio, debes conocer las regulaciones locales, los requisitos de licencia y los trámites burocráticos específicos de tu ubicación. El proceso de contratación de empleados también puede ser complicado, ya que involucra aspectos legales, fiscales y laborales que requieren conocimiento especializado. Un asesor o gestor puede proporcionar orientación valiosa en aspectos fiscales, legales y administrativos. En muchos casos, por una cuota mensual no demasiado elevada, tus gestores se encargarán de tramitar todo lo necesario, también las facturas.