La Revolución del ERP en la Distribución de Hielo y Congelados

En un mercado tan exigente como el de los productos congelados y el hielo, contar con un software ERP de gestión potente es fundamental para las empresas de este sector. La distribución se rige por las máximas de servir los productos adecuados con exactitud y agilidad (eficacia), y lograr que se efectúe optimizando los recursos empleados (eficiencia). Este tipo de herramientas permite un seguimiento preciso de los pedidos, garantiza un servicio de alta calidad, proporciona un control detallado de los márgenes en las operaciones y ofrece información crucial sobre los productos que se venden, los que no, y cuáles clientes aumentan sus pedidos.

Beneficios Clave de un ERP para Distribuidoras

La incorporación de un sistema ERP trae consigo mejoras significativas tanto en el ámbito administrativo como en el logístico. Estas mejoras se traducen en una optimización de los tiempos dedicados a la preparación de la mercancía a servir y una mayor eficiencia en la gestión general del negocio.

Optimización de la Fuerza de Ventas y Gestión de Clientes

El punto neurálgico del negocio de la distribución se halla en la fuerza de ventas. Un ERP para distribuidoras de hielo y congelados proporciona una herramienta comercial con la información necesaria para la venta, con un nivel muy bajo de dificultad para su implantación y uso.

• Gestión del riesgo y rentabilidad del cliente: Gracias a la automatización de procesos in situ durante la toma del pedido, se logra una gestión del riesgo y rentabilidad del cliente más eficiente.
• Herramienta móvil para vendedores: Los comerciales disponen de una herramienta ágil y rápida para sus ventas, con acceso a gran cantidad de material y datos comerciales. La funcionalidad de geoposicionamiento permite localizar a los vendedores en tiempo real y conocer la posición exacta desde donde han realizado cada pedido.
• Toma de pedidos digitalizada: El equipo de preventa puede introducir el pedido de manera rápida y sencilla a través de un dispositivo móvil, aplicando las condiciones comerciales asignadas a cada cliente.
• Gestión de comisiones: Los sistemas ERP avanzados contemplan plantillas de comisiones para los comerciales.
• Gestión de cobros mixta: Permite gestionar el pendiente de cobro de albaranes, de facturas o de ambos.
• Módulo CRM: Ayuda a afianzar la relación con los clientes y a realizar un seguimiento de las acciones comerciales para captar nuevos.

Desde el punto de vista administrativo, las mejoras son considerables al no tener que introducir los documentos de los vendedores de forma manual, agilizando así toda el área administrativa.

Control de Inventario y Logística

En un sistema logístico, los clientes generan una demanda que exige asegurar una previsión de stock basada en la optimización de pedidos a proveedores. Un ERP para distribuidoras de hielo ofrece un control exhaustivo del inventario.

• Control de stock en almacenes ilimitados: Gestión completa de almacén para realizar recuentos de inventario y trasvases, con control total sobre el stock, gestionando faltas, pedidos pendientes de servir, productos pendientes de fabricar, etc.
• Reposición automática de stock: Procesos para cálculo de stock máximo y mínimo en almacén según períodos de ventas anteriores, proponiendo una reposición automática.
• Trazabilidad: Es crucial para el sector alimentario. Un ERP garantiza la trazabilidad ascendente, descendente e interna por números de lote y fecha de caducidad. Se controla el lote del producto, desde la recepción a la expedición a través del etiquetaje del fabricante o del propio, bien sea del producto o de la ubicación en el almacén.
• Gestión FEFO: Control de la fecha de caducidad de los productos trabajando con un FEFO (primero en caducar, primero en salir) en el almacén.
• Picking inteligente: El ERP ofrece, según casuísticas del cliente y ruta de reparto, poder hacer un picking inteligente.
• Optimización de procesos de carga: Se han optimizado procesos, como por ejemplo en el proceso de las cargas de reparto, facturando automáticamente todos los pedidos incluidos en la carga. Cualquier orden de carga genera automáticamente los documentos factura o albarán para su reparto.
• Integración con terminales: Apoyo en terminales lectores de código de barras para perfeccionar las operaciones de almacén y eliminar errores humanos.

Gestión Financiera y Administrativa

Un ERP integra todas las opciones necesarias para llevar un adecuado control del ciclo de compras y ventas en la empresa.

• Facturación automatizada: Automatiza la facturación, el seguimiento de crédito y el cálculo de comisiones.
• Gestión contable: Permite la gestión contable de todas las entidades que se precisen, incluyendo balance y cuenta de resultados, gestión de bancos, bienes de inversión y existencias.
• Tesorería: Ayuda a llevar la tesorería completa del negocio, con control de la cartera de cobros y pagos y sus correspondientes remesas, además de herramientas para previsión de tesorería a una fecha determinada.
• Cumplimiento normativo: Algunos ERP contemplan el IGIC canario y cumplen con la normativa TicketBai y la norma 43 bancaria.

Casos de Éxito en la Implementación de ERP para Distribuidoras de Hielo

La adopción de un ERP ha demostrado ser un cambio radical en la operativa diaria de muchas empresas, resultando en mejoras significativas en un tiempo récord.

Tecnohielo: Digitalizando la Fabricación de Hielo con Zoho Creator

Fundada en Veracruz, México, Tecnohielo es un fabricante y distribuidor de hielo y agua purificada con un equipo de 45 personas y operaciones 24/7. Antes de Zoho Creator, Tecnohielo dependía de hojas de cálculo y papeleo manual, lo que hacía imposible obtener visibilidad en tiempo real del rendimiento del negocio y provocaba pérdidas de ventas debido a desabastecimientos.

Para resolver estos desafíos, Tecnohielo se asoció con RGV Soluciones Estratégicas para desarrollar un sistema ERP totalmente personalizado con Zoho Creator. En un período de cuatro a seis meses, desarrollaron e implementaron una aplicación integral que digitalizó todos los procesos clave de la empresa.

Módulos Implementados en Tecnohielo:

1. Venta y Planificación de Rutas: Permite programar las entregas dinámicamente utilizando datos de inventario y tendencias de compra. Los agentes de ventas utilizan una aplicación móvil para registrar transacciones, emitir recibos, registrar la geolocalización y las firmas, así como supervisar las entregas en tiempo real.
2. Planificación y Ejecución de la Producción: Permite al equipo registrar la actividad de la máquina, rastrear el consumo de servicios públicos, monitorear el tiempo de inactividad y pronosticar las necesidades de producción.
3. Gestión de Adquisiciones e Inventarios: Automatiza las solicitudes de compra, las aprobaciones y las actualizaciones de inventario. Incluye historiales de proveedores, seguimiento de gastos y alertas de reabastecimiento.
4. Ventas y Finanzas: Desde el pedido hasta el cobro, este módulo automatiza la facturación, el seguimiento de crédito, el cálculo de comisiones y los resúmenes de ventas. La integración con Zoho Books garantiza la sincronización en tiempo real de ingresos, gastos e impuestos.
5. Costos y Rentabilidad: Ofrece información detallada sobre los costos de producción unitarios, incluyendo electricidad, mano de obra y materiales, ayudando a optimizar operaciones y ajustar precios.
6. Mantenimiento de Equipos y Control de Calidad: El mantenimiento de rutina, el seguimiento de problemas y los controles de higiene están completamente digitalizados.
7. Administración y Gestión de Catálogos: Módulos de soporte que administran usuarios, roles, datos del catálogo y configuraciones del sistema.

Los resultados clave de esta implementación incluyen control de inventario en tiempo real, visibilidad de extremo a extremo en producción, distribución y ventas, y mayor rendición de cuentas. Rodrigo Sáinz Trápaga, Director General de Tecnohielo, afirma: "Gracias a Zoho Creator, puedo abrir mi portátil ahora mismo y ver qué sucede en la fábrica: qué se vendió, qué se produjo y adónde va. Ese tipo de control no era posible antes".

RutaNAV: Solución Específica para Congelados y Helados

El Software ERP de RutaNAV, basado en Microsoft Dynamics 365 Business Central, está diseñado específicamente para empresas distribuidoras de congelados y helados. Ofrece la capacidad de gestionar de manera precisa a proveedores y clientes, sus tarifas, descuentos, condiciones comerciales e información relacionada.

Características Principales de RutaNAV:

• Gestión de aprovisionamiento: Define niveles, parámetros y políticas, incluso basándose en históricos, para emitir automáticamente los pedidos de compra a proveedores.
• Trazabilidad alimentaria: Controla ágilmente el lote del producto, desde la recepción a la expedición a través del etiquetaje del fabricante o del propio.
• Control de parque de máquinas: Mantiene un registro detallado de la ubicación de las máquinas y el cliente al que están asignadas para optimizar la gestión de activos y la planificación de mantenimientos.
• Compatibilidad móvil: La aplicación de RutaNAV funciona directamente a través del navegador web, lo que permite acceder a todas las funcionalidades desde cualquier dispositivo móvil, tablet o PC sin necesidad de instalación.
• Actualizaciones automáticas: El software Microsoft Dynamics 365 Business Central se actualiza automáticamente dos veces al año (abril y octubre), e incluye actualizaciones menores de seguridad.

Galdón Software: ERP Bebidas Multialmacén

Galdón Software ha desarrollado una solución específica para el sector de las bebidas, un ERP Bebidas multialmacén, multiempresa y multiejercicio. Este ERP ofrece un control de stock en almacenes ilimitados, herramientas de Business Intelligence y un completo módulo de producción para empresas con procesos productivos.

Funcionalidades Destacadas de Galdón Software Bebidas:

• Control de stock: Permite controlar el stock en distintos formatos y llevar la trazabilidad ascendente, descendente e interna por números de lote y fecha de caducidad.
• Herramientas de análisis (BI): Integración con herramientas de Business Intelligence (Power BI, Qlik) para análisis de información en tiempo real.
• Gestión de la producción: Define fórmulas, genera órdenes de producción, controla mermas y analiza los costes asociados a cada proceso y producto.
• Gestión de calidad interna: Control de incidencias en producción, ventas y compras, y planificación y seguimiento de los parámetros APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos).
• Expansión: Posibilidad de integrar con comercio electrónico web, gestión documental en la nube, contabilidad automática y gestión de nóminas.

Preguntas Frecuentes sobre ERP para Distribuidoras

¿Es el ERP modular y escalable?

Evidentemente, disponemos de varias opciones en virtud de las necesidades del cliente. Las aplicaciones desarrolladas con Zoho Creator, por ejemplo, están diseñadas para escalar automáticamente: la infraestructura de back-end se adapta sin problemas al crecimiento de la demanda empresarial.

¿Gestiona la trazabilidad en su ERP?

Sí, la trazabilidad es una característica fundamental en los ERP modernos, especialmente en el sector alimentario, permitiendo el seguimiento del producto desde su origen hasta el consumidor final.

¿Realiza la logística a fabricantes?

Sí, muchos proveedores de ERP colaboran con fabricantes para integrar sus soluciones y optimizar la cadena de suministro.

¿Tiene gestión de comisiones para los comerciales?

Sí, la mayoría de los ERP para distribuidoras trabajan con plantillas de comisiones, permitiendo una gestión eficiente de los incentivos para la fuerza de ventas.

¿Contempla el IGIC canario y cumple con la normativa TicketBai?

Sí, algunas soluciones ya están en uso entre clientes de las diferentes Haciendas Forales de Euskadi y contemplan normativas fiscales específicas.

¿Cumple con la norma 43 bancaria?

Sí, la norma 43 es un estándar electrónico que estructura la información enviada a través de los bancos a las empresas, con aquella información referente a los movimientos de las cuentas.

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Tipos de Licencias para Soluciones ERP (Ejemplo RutaNAV)

Las opciones de licencia varían según el proveedor y el tipo de uso:

En definitiva, la implementación de un ERP en una distribuidora de hielo y productos congelados no solo moderniza las operaciones, sino que también impulsa la eficiencia, la rentabilidad y la satisfacción del cliente, asegurando la calidad del servicio y un ahorro considerable de tiempo.