ERP para Distribuidoras de Estofados: Optimización y Competitividad en la Industria del Mueble

La necesidad de mejorar la competitividad y productividad de las empresas ha requerido la implantación de una serie de herramientas de gestión mucho más completas que las tradicionales. A esto ha ayudado de manera notable la aparición de las tecnologías de la información, con las cuales se está produciendo una nueva revolución industrial. Una de las herramientas más efectivas para optimizar la gestión es el software ERP. Las soluciones aportadas por este sistema son muy efectivas para racionalizar e integrar todos los procesos operativos.

Igualmente, suponen un gran adelanto a la hora de manejar los flujos de información en el interior de la empresa, con lo que es más sencillo obtener sinergias entre los recursos que forman la compañía. El ERP Industrial abarca todas las necesidades de gestión e información, permitiendo que todas las áreas empresariales estén interconectadas.

Frente al anterior sistema con soluciones de gestión diferentes para cada departamento, con las disfunciones que esto podía crear, el ERP elimina problemas como la incompatibilidad de la información generada, los errores de comunicación entre las áreas o la creación de auténticas islas de datos. Al final, se trata de crear un entorno unificado, que permita tomar decisiones basadas en datos obtenidos en tiempo real y desde cualquier departamento. Asimismo, facilita toda la gestión, desde la compra de los materiales hasta la logística de almacenes, pasando por el plan de producción, la organización de la planta o los recursos humanos.

La Industria del Mueble: Un Sector de Oportunidades y Desafíos

Sin embargo, el ERP tiene que tener en cuenta las distintas necesidades de cada sector industrial. Por eso, los desarrolladores han de implantar soluciones que den respuesta a los requerimientos específicos de cada uno de esos sectores. En el caso de la industria del mueble, se ha de encarar un mercado lleno de oportunidades, pero también de riesgos. Entre las primeras, la necesidad de una, cada vez mayor, petición de flexibilidad por parte de los clientes. La personalización en esta industria es la característica dominante y el gran número de competidores exige adaptarse a estas nuevas condiciones.

Por esto, es fundamental que el ERP enfocado para el sector del mueble de soluciones adecuadas para cada desafío. Cualquier ERP dedicado a este sector debe responder a las necesidades de las compañías del sector, proporcionando soluciones que se adapten a esta industria de manera general y otras específicas para los distintos subsectores.

El sector industrial dedicado a la fabricación de muebles es uno de los más competitivos y exigentes al día de hoy. Los clientes exigen precios bajos, a la vez que esperan tener sus productos en casa cada vez antes. Además, el consumidor demanda una gran flexibilidad, con productos elaborados prácticamente a medida. Todo lo anterior provoca que la necesidad de controlar y optimizar los procesos productivos sea muy grande. Se trata de encontrar la mejor manera de reducir errores y desperdicios, de automatizar los procesos y de aprovechar mejor los recursos.

La Industria del Mueble se encuentra en la actualidad en una situación en la que se enfrenta a problemas como:

• Un creciente número de referencias de artículos a gestionar.
• La necesidad de un cambio continuo en modelaje.
• Reducción del ciclo de vida de los productos.
• Fabricación contra pedido y con una mayor personalización en las peticiones de los clientes.
• Reducción de los lotes de fabricación, con muchos tan solo destinados a un cliente en concreto. Esto provoca que la planificación, la petición de materiales, el diseño y el transporte no tengan nada que ver con la producción en serie.
• Plazos de entrega cada vez más cortos, motivados por las peticiones particulares de los consumidores.
• Innovación en nuevas tecnologías como ventaja competitiva.

Diferencias entre Fabricantes y Distribuidores de Muebles

Las empresas de fabricación de muebles se centran en el diseño, creación y ensamblaje de muebles. Este proceso comienza con el diseño del producto, donde se consideran aspectos como la funcionalidad, la estética, los materiales y la durabilidad. Una vez diseñado el mueble, la fase de fabricación puede iniciar. Esta tarea involucra varios procesos como la selección de materiales, el corte y moldeado de piezas, el ensamblaje de componentes, y finalmente, el acabado y embalaje del producto final. Dentro de esta industria hemos mencionado, diseño, fabricación y ensamblaje de muebles, lo que requiere de patronaje y modelado en 3D, por la parte del diseño, así como de máquinas y robots de corte y escuadrado, taladrado, canteadoras y chapeadoras, pulido, así como la Maquinaria Tecnificada o centros de mecanizado CNC.

Las tiendas de muebles se concentran en la comercialización de los muebles. Su principal tarea es la de servir como punto de venta donde los consumidores pueden ver, probar y comprar diferentes tipos de muebles. Estas tiendas pueden ser tanto físicas como online y suelen ofrecer una amplia variedad de productos para diferentes necesidades y espacios, como muebles para el hogar, oficina o espacios comerciales. En algunos casos, estas tiendas trabajan en colaboración directa con los fabricantes para crear líneas exclusivas de productos o para responder mejor a las preferencias locales de los consumidores.

Características Clave de un ERP para la Industria del Mueble

En primer lugar, es un tipo de software de gestión enfocado a la fabricación discreta, con módulos indicados para las empresas de la industria y fabricación de muebles. La herramienta ERP, y el desarrollador encargado de implantar la misma, ha de ofrecer soluciones para poder afrontar los problemas señalados. Una de las características que el ERP va a afrontar es que, al día de hoy, existe un importante porcentaje del producto que se tiene que configurar y producir bajo pedido. En muchas ocasiones, se produce y se entrega directamente al cliente. De esta forma, el sistema de gestión tiene que lidiar con un aumento de las opciones que la empresa le da al cliente, sin olvidar, claro está, con el necesario grado de calidad. Todo ello, ha de unirse a una reducción en los tiempos de comercialización y en los costes de producción.

Con todas esas exigencias, fundamentales para destacar en un sector tan competitivo, los fabricantes y, por ende, el ERP, deben optimizar los procesos de negocio para lograr incrementar la productividad y la flexibilidad ante las peticiones de los clientes. Esto provoca que, por ejemplo, el ERP tenga que permitir ser flexible a la hora de clasificar los materiales. En este sector, la gama de materiales utilizados puede ser muy alta. No hablamos solo de los tipos de madera y otros productos para la fabricación en sí misma, sino también de telas, pieles, cueros, etc. Por supuesto el programa de gestión ha de estar preparado para, como se apuntaba, clasificarlos, documentar los catálogos, almacenarlos de manera ordenada y otro sinfín de funcionalidades.

Diseño y Personalización

En este sector, el diseño se convierte en un elemento fundamental que marca diferencias frente a la competencia. De esta forma, el ERP tiene que tener este aspecto en cuenta, permitiendo configurar los productos según las peticiones de los clientes. La implementación de un ERP diseñado para el sector proporciona a la industria del mueble todas las herramientas que necesita para optimizar su producción, ahorrar costes y tiempo y controlar la logística. Además, también cubre el resto de los procesos que se desarrollan en distintas áreas de la empresa, como la contabilidad. Dentro de la industria del mueble, uno de los aspectos que más van a aprovechar el uso del ERP es el diseño. El software permite configurar los productos según las peticiones de los clientes, algo fundamental en la actualidad.

Flexibilidad Operativa

La capacidad de reacción ante alguna petición importante y la flexibilidad para cumplirla también debe formar parte de las soluciones del ERP. Disponer de la opción de planificar la producción contra stock o pedido es una de las opciones relacionadas con este tema. De igual manera, es importante poder lanzar las órdenes de trabajo directamente ofrece grandes posibilidades. Con el ERP enfocado a la industria del mueble se puede convertir automáticamente los pedidos de los clientes en órdenes de trabajo, con el consiguiente ahorro de tiempo. Esto va unido a la mejora de la capacidad de reacción ante cualquier pedido y al aumento de la flexibilidad para responder a la demanda. Un buen ERP debe, por lo tanto, ofrecer la posibilidad de planificar la producción contra stock o pedido.

Reducción de Costes

Hay varias soluciones que ayudan a la empresa a reducir los costes, aumentando de esa forma la productividad. Una de ellas es la capacidad de anticipar la demanda, ajustando el inventario a la misma. Una buena simulación de las necesidades de aprovisionamiento se convierte en fundamental para conseguirlo. Igualmente, el ERP permite conocer en todo momento la diferencia entre los costes teóricos y los reales de producción. Cualquier desvío es conocido de inmediato por los responsables que pueden tomar las decisiones correctoras adecuadas basadas en datos reales. Por último, los algoritmos de aprovisionamiento dan la posibilidad de comprar en base a fechas de entrega, calendario de producción y lote económico, evitando tener un stock innecesario en los almacenes.

Calidad y Trazabilidad

Contar con una solución para gestionar la calidad es también una de las soluciones aportadas por el ERP. Gracias al software, se estandarizan los pasos a seguir para conocer si el producto cumple con los criterios de calidad necesarios. El ERP controla todos los procesos de la empresa, permitiendo obtener los certificados de calidad y seguridad más prestigiosos. De igual forma, es muy importante que el ERP proporcione una trazabilidad total de cada producto. Algunos de ellos requieren elementos adicionales como certificados de seguridad contra incendios o motores, mientras que otros son más simples. En todo caso, el ERP para el sector del mueble debe ofrecer esa trazabilidad mediante números de serie/lote, control de stock por producto/variante/almacén, etc. Otras características que el software tiene que incluir es una correcta gestión de los materiales, la producción de las órdenes de trabajo, incluidos los inventarios externos y la gestión de las sustancias peligrosas y de las fechas de caducidad. Como se comentaba anteriormente, el sector del mueble necesita unas herramientas capaces de aportar la trazabilidad completa del producto. El software de gestión ERP proporcionar esas soluciones, ofreciendo una visión completa de toda la cadena de valor. Para ello, cuenta con un sistema de tratamiento de referencias únicas en procesos productivos que incluye las opciones de trazabilidad y gestión de variantes, propios de la industria de la madera.

ERP Vertical vs. ERP Horizontal: Eligiendo la Mejor Opción

Muchas empresas que quieren mejorar su rendimiento, así como crecer de manera sostenible integrar sistemas ERP que les provean de una gestión con mayor control y precisión de todos sus procesos, tanto constructivos como distributivos. La llegada de las Nuevas Tecnologías de la Información ha supuesto un gran salto cualitativo en el ERP, formando paso del nuevo paradigma de la Industria 4.0. Un ERP Vertical avanzado que integre estas posibilidades, permite estandarizar y mejorar los procesos productivos (sobre todo mediante el uso del Software MES (Manufacturing Execution System)), dando un salto de gigante en las funcionalidades de tu ERP Industrial. Este tipo de software de gestión empresarial integra en una única plataforma aspectos como los pedidos, las órdenes de fabricación, las expediciones, la logística, el diseño o el Business Intelligence.

Para saber qué ERP para la industria de fabricación de muebles elegir debes tener en cuenta algunas recomendaciones, como las diferentes características y funciones y cómo se adaptan a tu empresa:

• Analizar las necesidades: el gran número de ERPs que existe en el mercado puede hacer que elegir el más adecuado no sea sencillo. Para acertar es importante que la empresa tenga muy claras qué funciones quiere que el software cubra. En el caso de un ERP para la industria del mueble es fundamental, por ejemplo, que el programa sea flexible a la hora de clasificar los diferentes materiales.
• Proveedores: acertar con el proveedor va mucho más allá de la simple compra del ERP. De esa decisión dependen asuntos como una correcta implementación, conseguir que la adaptación del software a las características de la empresa sea correcta o que las actualizaciones se realicen en el momento oportuno. Se trata, en realidad, de contar con una especie de socio tecnológico y no únicamente con un vendedor.
• Vertical frente a horizontal: en líneas generales se considera que existen dos grandes familias en el software ERP. La primera es la compuesta por los ERPs horizontales, destinados a cubrir los aspectos generales de la gestión empresarial. Para poder adaptarse a cada sector industrial suelen contar con módulos específicos. Por otra parte, el ERP vertical ha sido diseñado pensando en una industria concreta, por lo que el resultado es una mayor personalización y funcionalidades diseñadas para cubrir sus necesidades.
• Escalabilidad: que una empresa crezca es, evidentemente, una buena noticia. Sin embargo, si no se ha elegido bien, esto puede suponer que el ERP quede obsoleto o no sea capaz de adaptarse a la nueva realidad. Por ese motivo es necesario tener en cuenta la posible evolución de la compañía en el futuro para asegurarse de que el software será capaz de crecer al mismo tiempo. En caso contrario, se corre el riesgo de tener que adquirir un nuevo software y, por lo tanto, tener que realizar otra inversión considerable.
• Facilidad de uso: un ERP suele ser un software bastante complejo, por lo que suele requerir una curva de aprendizaje considerable. A pesar de esto, se pueden encontrar bastantes diferencias entre ellos a la hora de aprender a usarlos.

Consideraciones Económicas y Tipos de ERP

Hoy en día nadie duda de los beneficios de utilizar un ERP de fabricación de muebles, incluso en el caso de pequeñas y medianas empresas. A pesar de esto, la necesidad de realizar una inversión inicial importante todavía provoca que haya quien esté retrasando el uso de este software. Sin embargo, hoy en día se pueden encontrar sistemas de gestión muy económicos o, incluso, gratuitos frente a otros que suponen un gasto de miles de euros.

Ofrecer un coste medio es casi imposible, ya que la estructura modular de estos programas va a hacer que, según los módulos elegidos (o la personalización que se desee), el precio varíe enormemente.

ERP para la Industria del Mueble más baratos o gratuitos (menos de 25 000€)

Dejando a un lado los programas que afirman ser gratuitos, los softwares más económicos suelen ser aquellos que han optado por ofrecer solo versiones en la nube. En general, estos programas permiten que el cliente utilice el programa mediante la modalidad SaaS, pagando solo por las funcionalidades que se necesiten en cada momento. En cualquier caso, los ERP de este tipo ofrecen, obviamente, menos funcionalidades que los de mayor costo, además de permitir una personalización bastante más reducida.

ERP para la Industria del Mueble de mejor calidad (más de 100 000€)

Las empresas industriales dedicadas a la fabricación de mobiliario que busquen una gestión global de todos sus procesos y, además, un programa que tenga en cuenta todas las particularidades de su sector encontrarán en estos ERPs de mayor calidad una respuesta inmejorable.

Proveedores Destacados de ERP para la Industria del Mueble

Presentamos algunos de los proveedores de ERP que se especializan en la industria del mueble:

1. Geinfor: Con más de 30 años de experiencia en el sector, Geinfor ofrece un ERP enfocado a la industria de la fabricación del mueble que cubre cada uno de los procesos que tienen lugar en este tipo de empresas, sin importar si se trata de una gran compañía, una PYME o si también es distribuidora. La arquitectura vertical del ERP de Geinfor le permite adaptarse a las características específicas de un sector en el que la flexibilidad y el ahorro de costes y de tiempo adquieren una gran importancia. Sus aplicaciones están diseñadas para soportar la variedad de materiales y diseños comunes en esta industria.
2. Teowin ERP: Es una evolución de Teowin Fabricación con más herramientas de gestión destinadas a las fábricas de muebles. Gracias a esa especialización, el programa permite coordinar la información generada por todos los departamentos de la fábrica y, de este forma, mejorar la toma de decisiones. Entre sus puntos fuertes destaca la opción de proyectar los muebles solicitados por los clientes con una gran flexibilidad, tanto de materiales como de modelos.
3. DProduction ERP (Daemon4): Está diseñado para que la industria del mueble sea capaz de eliminar errores y desperdicios. Además, sus funcionalidades son muy útiles para reducir los plazos de entrega y planificar los procesos en planta. Este ERP, además, permite la integración con tiendas online, por lo que cubre desde la compra de materiales hasta la venta del producto.
4. Microsoft Dynamics: Se enmarca dentro de los softwares horizontales, con soluciones estándar para gestionar la planificación empresarial. A partir de esa estructura, la empresa ofrece una serie de módulos con funcionalidades diseñadas para sectores concretos. En el caso de la industria de fabricación de muebles, los módulos permiten gestionar las ventas y compras, controlar los procesos productivos y la gestión de los almacenes, entre otros aspectos. La visión global sobre esos procesos productivos que ofrece el ERP permite a la empresa contar con la información necesaria para ahorrar costes o, por ejemplo, cumplir con la normativa vigente.
5. Aqua eMoble: Para diseñar el software ERP Aqua eMoble la empresa ha contado con el apoyo del Centro Tecnológico del Mueble, una garantía sobre su adecuación a ese sector. Así, el ERP incluye todas las funcionalidades necesarias para planificar el proceso productivo teniendo en cuenta las características propias de esta industria. Entre sus funciones destaca la capacidad de controlar por completo toda la cadena de valor de la empresa, para lo que cubre todas las actividades claves del sector. Mediante los módulos pertinentes, el ERP cubre cada una de las áreas de la empresa.

Además, existen otras soluciones complementarias para un mayor rendimiento y automatización, como RFID, SIM3D, SIMNET, SIMGEST Suite o Business Intelligence, las cuales se pueden integrar para gestionar todas sus empresas desde la misma herramienta, con posibilidad de automatizar la gestión interrelacionada, simplificando los costes de gestión. Permiten definir al 100% el catálogo, tanto a nivel comercial como productivo, conseguir una mayor agilidad en las planificaciones, organizar la planta de muebles y tapizados, reducir costes y gestionar las órdenes de producción. También facilitan organizar, registrar y consultar toda la documentación relacionada con el pedido, fabricación, artículos, tarifas de proveedores, etc.

Actualmente, muchas distribuidoras continúan trabajando de forma manual o con diferentes herramientas que no están integradas. También es común que el proceso de entrada de pedidos no se finalice hasta que la red de ventas llegue a las oficinas o lo mismo con la liquidación de los repartos y devoluciones. Un ERP adecuado permite controlar la demanda y conseguir un control total sobre stock, faltas, perdidos por servir, productos pendientes de recibir, etc. Incorpora soluciones de movilidad para el equipo de ventas, reparto y almacén, y aumenta la satisfacción del cliente avanzándose a sus pedidos y ofreciéndole precios y condiciones comerciales totalmente personalizadas. Un ejemplo de éxito es Hannun, una de las empresas más importantes de Europa fabricando y vendiendo muebles artesanales, que integró su tienda online (eCommerce) con su ERP.