ERP y Mantenimiento: Definición, Funcionalidades y Elección Estratégica

En el mundo moderno, el ser humano está constantemente desarrollando herramientas poderosas con el fin de lograr desenvolverse de manera mucho más eficaz y ágil en todos los aspectos. Uno de los ámbitos más beneficiados es el empresarial, que en la actualidad cuenta con recursos muy útiles que mejoran su desempeño, entre estos los software ERP y los programas de mantenimiento.

¿Qué es un ERP?

Las siglas de ERP responden a Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales). Un sistema ERP es un software de gestión empresarial que consta de varias secciones que se encargan de gestionar cada una de las áreas de negocio de una compañía, automatizando sus procesos internos.

El objetivo principal de una empresa al implementar un ERP es el de integrar todos los departamentos incluyendo sus procesos internos. La diferencia principal entre un ERP y otros sistemas de información es que el ERP posibilita una mejor información inter-departamental.

Un ERP es una herramienta de productividad que busca una gestión eficaz de los recursos de una empresa. Para conseguir este objetivo se usa un software que pretende manejar de manera total toda la información que llega desde los distintos departamentos y procesos de negocio.

Orígenes y Evolución de los Sistemas ERP

Los humildes inicios del ERP tienen más de un siglo de antigüedad, bajo la forma de un sistema de fabricación basado en papel para cronogramas de producción. A principios de la década de 1960, las empresas de fabricación comenzaron a adoptar aplicaciones de negocio computarizadas. Estas aplicaciones pioneras dieron lugar al desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, tales como el procesamiento de pedidos de venta y la planificación de necesidades de material (MRP), las cuales el nuevo software finalmente pudo integrar dentro de un único sistema que impulsó la eficiencia operativa.

Las velocidades de internet más rápidas y las nuevas herramientas de desarrollo de software han revolucionado aún más las suites de ERP. Los sistemas de ERP actuales incluyen tecnologías de inteligencia artificial (IA) tales como la GenAI y los agentes y asistentes de IA.

Características Clave de un Sistema ERP

Los sistemas ERP han sido diseñados con el objetivo de realizar el registro y organización de datos e información, de modo que cada una de las actividades de todos los departamentos de la compañía queden conectadas. Se trata de una gestión integral de los recursos empresariales estándar y automática que mejora, sin duda, la eficiencia de cada tarea.

Sin embargo, hay una serie de características intrínsecas que son comunes a estos sistemas:

• Integración total en toda la compañía.
• Operaciones en tiempo real.
• Información unificada y compartida.

Disponer de una base común de información es uno de los grandes beneficios que tiene un sistema ERP. La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad a todas las funciones del negocio.

Módulos Comunes en un Sistema ERP

Un sistema de ERP consiste en soluciones de módulos o aplicaciones de negocio integradas que comparten una base de datos en común que las conecta y les permite hablar entre sí. Las empresas seleccionan y eligen la solución de módulos que desean -por ejemplo, finanzas, logística, compras corporativas y RR. HH.- y pueden agregar y escalar según sea necesario.

Entre una de sus múltiples funcionalidades, los sistemas ERP se encargan de la coordinación de pedidos, fabricación, inventario, distribución y contabilidad. Al igual que un software gestión de stock especializado, permite controlar eficientemente el inventario. Gran parte de los ERP incluyen herramientas CRM que nos permiten realizar un seguimiento de cada interacción con un cliente.

Ejemplos de Módulos ERP y su Aplicación:

• CRM (Customer Relationship Management): Puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. A nivel conceptual, hay diferencias entre CRM y ERP: el primero da soporte y forma interacciones con contactos y clientes, y permite planificar acciones comerciales con total trazabilidad.
• Gestión de autoventa y preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.
• Gestión de proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.
• Recursos Humanos: Sistemas ERP con portales de autoservicio facilitan a los empleados organizar su información personal.
• Finanzas y Contabilidad: Unifica los datos en una sola base, automatiza las actividades recurrentes y afina la precisión de la información, agilizando los informes financieros y de negocios.

Tipos de Implementación de ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida.

Modelos de Implementación:

• ERP en la Nube (Cloud-based ERP): El software reside en un servidor remoto de terceros y se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. El ERP en la nube es un software para planificación de recursos empresariales que se implementa en la nube en lugar hacerlo on-premise. La nube brinda un entorno ideal para el ERP, ya que es una plataforma accesible, confiable y altamente escalable para software de misión crítica. La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose a medida que más empresas descubran sus beneficios -tales como acceso desde "cualquier lugar", costos reducidos de hardware y soporte técnico, mayor seguridad, e integración con otros sistemas-.
• ERP On-premise: Es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa.
• ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -tales como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas.
• ERP Híbrido: Es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.

Clasificación de los Sistemas ERP

La clasificación de los sistemas ERP se realiza normalmente en función de su tamaño y complejidad de la compañía en la que va a instalarse.

Clasificación por Tamaño y Complejidad:

• ERP Tier I: Son aquellos que utilizan las grandes empresas multinacionales y organizaciones gubernamentales. Estos sistemas proporcionan información de gran valor para la toma de decisiones, pudiendo ofrecer información a tiempo real de divisas, mercados financieros, etc. Los sistemas ERP pertenecientes a este nivel (tier I) ofrecen soporte a grandes empresas internacionales e incluyen divisas, códigos postales, alfabeto, reglas contables y diferentes idiomas entre muchas otras soluciones. Durante muchos años, los ERPs de nivel I más sonados han sido Oracle y SAP. Los ERPs de este nivel ayudan a las compañías que operan en diferentes países con la aceleración de su alcance.
• ERP Tier II: Este tipo de ERP´s ofrecen soporte a empresas medianas.
• ERP Tier IV: Principalmente realizado para Pymes y autónomos que necesitan automatizar sus procesos. Existe la creencia que un ERP para pymes resulta demasiado costoso, o que se trata de tecnología que únicamente sirve a grandes empresas. Pero las opciones disponibles han avanzado mucho en los últimos años y hoy en día existen alternativas tanto on premise como online para que pequeñas y medianas empresas también puedan integrar y automatizar todos sus procesos clave: contabilidad, gestión de inventarios, ventas, recursos humanos, atención al cliente... Los autónomos y micropymes también disponen de opciones: el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura. Además, muchos ERP ofrecen módulos personalizables y soporte técnico especializado.

Ventajas Generales de Implementar un ERP

Las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) transforman la gestión de empresas mediante una integración y centralización eficaz de todos sus procesos operacionales. Estos sistemas se adaptan a las exigencias digitales dinámicas a través de su soporte para la movilidad, la conectividad y su potencial de colaboración. El ERP unifica los datos en una sola base, automatiza las actividades recurrentes y afina la precisión de la información.

Los ERP buscan mejorar la eficiencia operativa, simplifican la comunicación interdepartamental y gestionan las interacciones con las entidades externas. Además de mejorar el rendimiento de un negocio en términos globales, los sistemas ERP añaden funcionalidades que mejoran enormemente sus beneficios.

• Eficiencia a nivel interno.
• Soporte en la toma de decisiones estratégicas.
• Mayor seguridad de los datos.
• Operaciones más ágiles.
• Informes acelerados: agilice los informes de finanzas y negocios y comparta los resultados fácilmente.

Ejemplos de Soluciones ERP en el Mercado

AHORA Express ERP es una solución de gestión especialmente diseñada para la PYME. Fácil de usar y bien estructurada, permite gestionar los procesos de compras, ventas, contabilidad, administración, logística y almacenes. Si se necesita una solución moderna y completa para gestionar una empresa, el CRM y ERP Solmicro es la solución ideal. Gestiona tu empresa conexionando toda la información ya sea administrativa, comercial y de proyectos.

En Wolters Kluwer llevamos décadas desarrollando software de gestión para la empresa, a medida de todas sus necesidades y siempre actualizado a cualquier cambio normativo como la Ley Crea y Crece o la Ley Antifraude, para que no tengas que preocuparte por ello. a3ERP, el software ERP diseñado para la pyme, que permite gestionar las diferentes áreas de tu empresa de forma fácil y ágil. Intuitivo y fácil de usar, te permite generar informes que te ayudarán a tomar las mejores decisiones en tu negocio y crecer en funcionalidades al ritmo que tu empresa necesite, al integrarse con soluciones estándar del mercado. a3innuva ERP: el software ERP online que permite a integrar la contabilidad, facturación y los procesos clave en un único entorno al que, además, puede tener acceso la asesoría.

La Gestión de Mantenimiento y su Integración con el ERP

Una de las cuestiones más importantes para garantizar la productividad es asegurar el funcionamiento de los equipos con los que se desarrollan las tareas y de las instalaciones donde se realizan. Las labores del departamento de mantenimiento también deben ser recogidas en el ERP para valorar su impacto en la productividad.

Programas de Mantenimiento (GMAO)

Los programas de mantenimiento son software que ayudan a las empresas a gestionar el mantenimiento de equipos, instalaciones, infraestructuras, vehículos, etc. Permiten planificar, programar, ejecutar, supervisar y evaluar las actividades de mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo, así como gestionar los repuestos, los recursos humanos, los costes, la calidad, la seguridad, etc. Estos programas contribuyen a mejorar el funcionamiento, la fiabilidad, la disponibilidad y la vida útil de los activos de la empresa, evitando averías, paradas y accidentes.

La Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO) optimiza el mantenimiento en las empresas, integrando funcionalidades como la gestión de solicitudes y órdenes de trabajo, la gestión de equipos y la gestión de mantenimiento preventivo, que permiten planificar, automatizar y centralizar la información. La GMAO se ha diversificado más allá de la industria, gracias a las soluciones SaaS. Se extiende a diferentes sectores, como la salud, la energía, el medio ambiente, el transporte y logística, etc., para gestionar el mantenimiento y tareas relacionadas.

Los beneficios de la GMAO son notables: reduce los costos de mantenimiento, prolonga la vida útil de los equipos, optimiza las adquisiciones y refuerza la seguridad de los empleados. Implementar una Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO) revela varios beneficios clave para las empresas. Ante todo, mejora la planificación del mantenimiento. Esto permite reducir los gastos operacionales y prolongar la duración de vida de los equipos. Su sistema centralizado de información acelera la gestión de órdenes de trabajo y la gestión de solicitudes de intervención, fortaleciendo la estrategia de toma de decisiones. Usar los datos para análisis profundos se convierte en un impulsor de productividad.

Tipos de Mantenimiento

La manera habitual de trabajar es mediante la realización de mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos. Los primeros son revisiones a los equipos y herramientas que pretenden solucionar el natural desgaste que se produce por el uso. Los mantenimientos correctivos son aquellos que se realizan para solucionar problemas imprevistos. Estos son los que se pretenden evitar ya que afectan directamente a la producción. Son trabajos reactivos a situaciones imprevistas que pueden afectar al rendimiento de una empresa.

La diferencia entre mantenimiento correctivo y preventivo es bastante clara. Mientras que los primeros son sucesos no deseados, los segundos se derivan del normal funcionamiento de los equipos y buscan su optimización.

Toda información sobre la productividad resulta muy valiosa. Conocer las causas de la disminución en los rendimientos es fundamental para encontrar una solución. Si se observa que se producen demasiados mantenimientos correctivos paralizantes de la actividad es necesario tomar decisiones. Gracias a la capacidad analítica que proporciona un ERP, esto se consigue hacer de manera eficiente. También es posible que a ciertos niveles de producción se produzcan fallas que se pueden prever. En estos casos, y gracias al control con el ERP, se podrá detectar los picos de productividad que puedan provocar el colapso incluso con los mantenimientos preventivos necesarios. De esta manera se consigue una gestión eficaz de los mantenimientos preventivos que pueden entrar dentro de una planificación de la actividad. Con la información analítica que se obtiene con el ERP se consigue que los mantenimientos correctivos colaboren en la productividad permitiendo su continuidad. Gracias al valor de una herramienta de gestión como el ERP se puede dar la vuelta a algo que no es deseado como el mantenimiento correctivo.

ERP vs. GMAO: ¿Cuál elegir?

La decisión de elegir entre un software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO) y un Enterprise Resource Planning (ERP) reviste una importancia capital para las empresas en busca de eficiencia en la gestión de sus equipos, stock de repuestos y procesos de mantenimiento. Este artículo tiene como objetivo orientarte en esta decisión, iluminando las funcionalidades, ventajas y desventajas de cada una de estas soluciones. El objetivo es encontrar la opción que se alinee perfectamente con los requerimientos de tu proyecto de gestión de mantenimiento.

Diferencias Fundamentales:

• La GMAO se enfoca en la optimización de la gestión de mantenimiento, favorece mejores elecciones estratégicas y respalda a los equipos de mantenimiento.
• El ERP, por su parte, aspira a unificar todas las funciones comerciales vitales en una sola plataforma. En conclusión, si la GMAO se concentra en los aspectos del mantenimiento, el ERP engloba una visión integrada de la gestión operativa.

Factores a Considerar en la Elección:

La selección de una GMAO o un ERP depende esencialmente de las necesidades únicas de la empresa. Para aquellas enfocadas en el mantenimiento y la gestión de intervenciones, una GMAO resulta ser la solución perfectamente adecuada. Ofrece herramientas dedicadas al mantenimiento preventivo y correctivo. Identificar si se necesita una solución especializada en mantenimiento o si un sistema que abarque la gestión global es preferible es crucial. Examinar los procesos internos ayudará a escoger el sistema que ofrezca las mejores funcionalidades para sus necesidades.

La tabla a continuación resume los puntos clave a considerar:

El costo inicial y el ROI son críticos. La adquisición y la implementación de una GMAO son generalmente menos costosas con un alcance funcional dedicado al mantenimiento. Los ahorros en términos de tiempo y recursos también deben ser considerados. Una GMAO puede reducir los gastos de mantenimiento y prolongar la vida útil de los equipos. La integración con las tecnologías preexistentes es crucial. Es imperativo que una GMAO pueda conectarse fácilmente a otros softwares de la empresa, mientras que un ERP es a menudo elegido por su habilidad para consolidar todos los sistemas en una única plataforma. La flexibilidad de las GMAO y los ERP con respecto a las infraestructuras existentes debe ser examinada.

A pesar de sus ventajas, los ERP implican costos iniciales y recurrentes significativos, aunque los modelos SaaS puedan ofrecer una alternativa más accesible. Elegir un ERP inadecuado puede resultar costoso. Sin embargo, la GMAO no está exento de contratiempos. Su adquisición y despliegue pueden representar un desafío financiero, especialmente para las PYME. La falta de soporte técnico continuo, resultante especialmente de soluciones de código abierto, puede generar gastos no anticipados.

En conclusión, el soporte y las actualizaciones ofrecidas por el proveedor son fundamentales. Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral. Considera varios elementos para tomar tu decisión: las necesidades específicas de tu empresa, su tamaño, las implicaciones financieras, así como la compatibilidad con tus sistemas actuales. Toma el tiempo de analizar minuciosamente tus opciones.

Ventajas de Contar con ERP y Programas de Mantenimiento Integrados

Contar con software ERP y programas de mantenimiento tiene múltiples ventajas para las empresas, entre las que se pueden destacar las siguientes:

• Mejora la comunicación y la colaboración entre las diferentes áreas y departamentos de la empresa, evitando duplicidades, inconsistencias y errores de información.
• Aumenta la eficiencia y la productividad de los procesos, reduciendo los tiempos, los costes y los desperdicios.
• Mejora la calidad y la satisfacción de los clientes, ofreciendo productos y servicios que cumplen con sus expectativas y necesidades.
• Facilita el cumplimiento de las normativas legales, fiscales, ambientales, etc., evitando sanciones, multas y reclamaciones.
• Potencia la innovación y la competitividad de la empresa, permitiendo adaptarse a los cambios del mercado, las demandas de los clientes y las oportunidades de negocio.

Además de mejorar el rendimiento de un negocio en términos globales y el conocimiento sobre los tipos de mantenimiento industrial, los sistemas ERP unidos al correcto mantenimiento industrial correctivo, preventivo o predictivo de una industria, añaden funcionalidades que mejoran enormemente sus beneficios.

Maximizar la eficiencia de los equipos, optimizar las compras y aumentar la fiabilidad y disponibilidad del material son objetivos alcanzables con la integración de ambas soluciones. Puedes integrar el software ERP con la Plataforma Inteligente de Mantenimiento (PIM) de Infraspeak.