ERP vs. ERP II: La Evolución de la Gestión Empresarial en la Era Colaborativa

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP por sus siglas en inglés) son herramientas fundamentales para la gestión eficiente de las operaciones comerciales. Un ERP es una aplicación o software que facilita una mejor organización de los datos y recursos de una empresa. El software ERP integra toda la información en una única plataforma, lo que facilita la automatización de procesos y mejora la comunicación entre los distintos departamentos. Ese es, precisamente, el objetivo de este tipo de aplicaciones: coordinar y planificar la información y recursos que las empresas utilizan en su día a día, para emplearlos de una forma más efectiva y productiva.

El ERP Tradicional: Enfoque Interno y Optimización Individualista

Tradicionalmente, las empresas han sido entes autónomos cuyo objetivo era maximizar ventas y/o beneficio en base a lograr productos mejores y más competitivos. El tradicional modelo de ERP tenía por pretensión lograr la optimización interna de la empresa a través de los recursos disponibles e integrando las distintas áreas. Hasta hace pocos años, todos estos cambios se realizaban dentro de la propia organización, vedando el acceso a los datos a cualquier actor ajeno a la misma. Era la época más individualista en la que debía ganar el mejor.

El alcance inicial del ERP se concentraba en los sectores de la manufactura y la distribución. El ERP cubría funcionalidades de producción, ventas, compras, distribución, y el ámbito contable y financiero. La mejora a la que podía aspirar la empresa era a una optimización parcial de todo el proceso, debido a que el resto de actores involucrados en el ciclo de venta del producto no eran tenidos en cuenta.

La arquitectura tradicional del ERP ha sido una arquitectura cerrada, por ejemplo en cliente-servidor, lo que lo limitaba en muchos aspectos en el ámbito de la colaboración entre empresas a través de Internet. Los procesos pasaban de estar disponibles solo para usuarios internos y autorizados, y por tanto, ocultos al resto de stakeholders.

La Era de la Colaboración: El Surgimiento del ERP II o ERP Extendido

La globalización y la competitividad de los mercados han provocado la implantación de diferentes mejoras en las empresas. Desde el año 2000 se habla de un nuevo concepto asociado al desarrollo de este tipo de programas que prevé mejorar su uso. Conocido como ERP extendido o ERP II, esta denominación hace referencia a la evolución llevada a cabo por los proveedores de este tipo de sistemas para dar cabida a las nuevas necesidades de las organizaciones. Se trata de un desarrollo que comenzó en el año 2000, pero que en los últimos años, y sobre todo debido a su éxito en ciertas empresas, ha comenzado a convertirse en una demanda bastante común.

El modelo de empresa extendido está relacionado con una economía basada en el conocimiento y el desarrollo sostenible, interconectando las empresas involucradas en todo el ciclo de vida del producto de una forma más horizontal, frente al modelo vertical desarrollado tradicionalmente. Como ya hemos comentado, se trata de una evolución hacia una economía colaborativa entre todos los actores de un campo concreto.

La base de su funcionamiento es idéntica al de un ERP tradicional, pero su campo de actuación se amplía al exterior de la empresa. Con los sistemas ERP II o ERP extendido se llegan a incluir otros integrantes con los cuales se relaciona la empresa, entre los que están los clientes, proveedores, colaboradores, entre otros socios.

Diferencias Clave entre ERP y ERP II

La principal diferencia entre ambos ERP es el campo de acción de los mismos. El tradicional se limita al interior de la organización mientras que el extendido implica actores externos, pero ligados a la misma. El sistema clásico promovía su uso de una manera vertical con limitaciones de acceso y en busca de una mejor eficiencia interna, mientras que el ERP II es una evolución hacia una interconexión más transparente y colaborativa.

Alcance y Actores

El modelo de ERP II viene a dotar de una participación muy importante al resto de la cadena de valor, iniciándose en la venta del cliente y extendiéndola hasta los proveedores de materias primas en sus diferentes niveles (Tier 1, Tier 2, …). Según este modelo, se generan sinergias al aunar esfuerzos de todos los interlocutores que redundan en un modelo más eficiente de gestión empresarial. Asimismo, el hecho de compartir el conocimiento entre todos los integrantes de la cadena, permite captar la innovación de los proveedores con el fin de integrarla y así optimizar los procesos propios, así como adecuarlos a las verdaderas necesidades de los clientes.

Un ejemplo sencillo puede ser un buen modo de entender el cambio experimentado con este sistema. Si el proveedor está integrado y conoce los pedidos de la empresa, podrá ajustar su stock de los diferentes tipos de maderas. Al mismo tiempo, podrá ajustar el tamaño de los tableros en función del tipo de puerta que la empresa va a realizar. Por otro lado, los clientes interaccionan con la empresa y pueden llegar a demandar otro tipo de maderas o de diseños.

Arquitectura y Flujo de Información

El ERP II se caracteriza por procesos transparentes y disponibles para todos los stakeholders, a diferencia de los sistemas tradicionales. Se trata de conseguir un mayor flujo de información entre ellos, de tal forma que se consiga una interconexión entre las distintas empresas sostenible y sostenida en el tiempo, a través de un modelo colaborativo capaz de generar valor y conocimiento a todas las partes. El análisis de los datos ya no proviene de una única fuente interna (se generaban y se consumían internamente), sino que éstos se generan también por todas las empresas involucradas en el proceso. De esta forma, el conocimiento es compartido y se dispone de información con la que poder anticipar decisiones y estrategias.

Funcionalidades Extendidas

Con la incorporación de complementos sobre el corazón central del ERP (CRM, BI, SCM, …), se produce una «democratización» al extenderse a todos los sectores de actividad y a todas las áreas de la empresa. El ERP II es fundamental en la transformación digital, ya que integra todos los procesos de negocio de una empresa en una única plataforma. Esto facilita la automatización de tareas, mejora la eficiencia operativa y permite un acceso en tiempo real a la información crítica para la toma de decisiones.

Un punto muy importante sobre el software ERP II es que son capaces de ofrecerte una gran cantidad de información sobre tus clientes. Además, se consigue optimizar la gestión del almacén, puesto que se es totalmente consciente de los requerimientos de la producción. La necesidad de disponer de información centralizada de la empresa a todos los niveles reduciendo la duplicidad de la documentación, ya sea en forma de manuales de calidad, instrucciones técnicas, videos de los procesos productivos, dossiers y catálogos comerciales, etc, permitiría incrementar la eficacia de los empleados mediante entornos colaborativos.

El software ERP es capaz de reducir los costes totales de la empresa, por ello, se ven incrementados los beneficios, pero sobre todo los márgenes de ganancia. La incorporación de un ERP extendido en tu empresa, involucra toda una organización e interrelación de la información que recoge tu compañía a lo largo de todos sus procesos.

Comparativa Detallada: ERP Tradicional vs. ERP II

ERP II y Software Libre: Una Combinación Potente

El día a día de una organización ha variado mucho gracias a la implementación de las nuevas tecnologías. Software Libre y ERP II son dos de las soluciones que están haciendo más fácil la gestión empresarial. La llegada de tecnologías como el cloud computing hacen posible estar interconectados y trabajar de forma autónoma y eficiente sólo gracias a una conexión a Internet. Se está produciendo una democratización al acceso de ERP II o Software Libre.

El software libre ofrece a las empresas la posibilidad de adaptar y modificar el código fuente según sus necesidades específicas, lo que permite una mayor personalización y flexibilidad en sus operaciones. Elegir un ERP basado en software libre puede ofrecer numerosos beneficios, como reducción de costos en licencias y una mayor independencia del proveedor. La colaboración comunitaria en el desarrollo del software libre permite un intercambio constante de ideas e innovaciones. Los usuarios pueden contribuir con mejoras, corregir errores y compartir soluciones, lo que resulta en un software más robusto y seguro.

Gracias a las 4 libertades que permite el Software Libre, los beneficios para las organizaciones que se decantan por incorporarlo a su trabajo son numerosos. Entre las ventajas más significativas destaca la flexibilidad que gana el proceso de trabajo y la organización en general. Los equipos son más eficaces y ganan interoperabilidad gracias al uso de estándares y tecnologías abiertas. Asimismo también hay mayor autonomía e independencia del fabricante o proveedor.

Implementación y Consideraciones del ERP II

Para asegurar el éxito al implementar un sistema ERP II, las empresas deben realizar una planificación cuidadosa que incluya la evaluación de sus procesos actuales y la identificación de áreas de mejora. Es crucial contar con el compromiso de la alta dirección y un equipo de implementación dedicado.

Las organizaciones suelen explorar soluciones de ERP de dos niveles cuando enfrentan cambios importantes en su forma de operar tradicional, tales como expandir sus ofertas o adoptar un nuevo modelo de negocios. Las empresas que amplían sus porfolios o su alcance geográfico mediante adquisiciones suelen ser de alto crecimiento o pertenecer a industrias donde las fusiones y adquisiciones son comunes. Los ERP de dos niveles son ideales para nuevas entidades porque pueden implementarse rápido y fomentan la creatividad y toma de riesgos de manera ágil pero controlada. El ERP de dos niveles es una estrategia en la cual una organización opera diferentes sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en dos capas diferentes de la organización.

Dependiendo del objetivo principal, durante la configuración inicial las integraciones de ERP de dos niveles suelen priorizar analíticas, datos maestros o procesos. Cuando las estructuras de datos de todos los ERP son compatibles, es muy sencillo integrar las analíticas entre ellos. Implementar una gobernanza de datos unificada es una prioridad cuando todos los niveles necesitan compartir una única fuente de verdad, como en el caso de los registros de clientes.