Dolibarr y DifsAutoform: Impulsando la Eficiencia en Consultoras

En el panorama actual de la gestión empresarial, la eficiencia y la seguridad son pilares fundamentales. Para consultoras y empresas que buscan optimizar sus procesos, la combinación de sistemas como Dolibarr ERP y la solución de automatización DifsAutoform representa una estrategia poderosa. Ambos sistemas, aunque distintos en su enfoque, comparten el objetivo de aumentar la productividad, reducir errores y garantizar la privacidad de la información.

Dolibarr: Un ERP Modular y Versátil

A diferencia de otros sistemas ERP, Dolibarr destaca por su modularidad. Esto significa que los usuarios pueden seleccionar e instalar únicamente las funcionalidades que realmente necesitan, evitando así la sobrecarga de su sistema con módulos que no les aportan valor. Esta característica, junto con su facilidad de uso, lo convierte en una opción atractiva para diversas empresas.

Características Clave de Dolibarr:

• Modularidad: Permite habilitar solo las funciones necesarias.
• Integración: La integración entre las funciones y módulos está lista y "out-of-the-box", eliminando la duplicidad de entradas.
• Actualizaciones Sencillas: Se puede actualizar Dolibarr en cualquier momento a la última versión, independientemente de la versión actual, y sin perder ningún dato.
• Extensibilidad: Es posible extender y mejorar las características de la aplicación sin necesidad de codificación o desarrollo, utilizando el asistente de creación de módulos de bajo código (low-code Module Builder).
• Comunidad Activa: Todos pueden contribuir a mejorar la aplicación Dolibarr, un factor importante que define por qué Dolibarr se volvió tan fácil de usar.
• Acceso Flexible: Disponible en diferentes paquetes para todas las plataformas, se puede usar como aplicación SaaS, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
• Ecosistema de Socios: Cuenta con un rico ecosistema de socios que brindan soporte y servicios.

Gestión de Clientes con Dolibarr CRM

El componente CRM de Dolibarr permite a las empresas centralizar y gestionar toda la información relacionada con sus clientes. Esto incluye datos de contacto, historial de compras, preferencias e interacciones con la empresa. Esta funcionalidad es crucial para mantener relaciones sólidas con los clientes y ofrecer un servicio personalizado.

DifsAutoform: Automatización Inteligente de Facturas

El objetivo básico de DifsAutoform es lograr la contabilización automática de las facturas en un tiempo mínimo y con el mayor grado de seguridad posible. Esta herramienta está diseñada para liberar a las empresas de tareas administrativas rutinarias, permitiendo destinar el tiempo a funciones más productivas.

Ventajas Clave de DifsAutoform:

• Aumento de la Productividad: La liberación de tareas administrativas rutinarias permite destinar el tiempo a funciones más productivas para la empresa.
• Reducción de Errores: Ya no tendrá que teclear los textos y tampoco se expondrá a equivocaciones en la introducción manual de datos, pasando de la factura a su sistema de gestión contable en tan solo unos segundos.
• Privacidad Garantizada: Los documentos no salen de su empresa ni son revisados por personal externo. Todo el proceso se realiza en su propio servidor, siendo, por tanto, absolutamente autónomo.
• Reducción del Tiempo de Contabilización: Sustituye el tratamiento manual por la extracción automática de datos, reduciendo considerablemente el tiempo de contabilización.

Funcionamiento de DifsAutoform:

1. Objetivo: Lograr la contabilización automática de las facturas en un tiempo mínimo y con el mayor grado de seguridad posible.
2. Privacidad Garantizada: Los documentos no salen de su empresa, todo el proceso se realiza en su propio servidor, es por tanto absolutamente autónomo. Matrix DV actúa como fabricante e integrador de software.
3. Indexación - Reconocimiento de Datos: La indexación es automática y consta de varios procesos, como son el reconocimiento de la empresa, el cliente o proveedor, la fecha de la factura, sin plantillas y sin aprendizaje previo. El uso de dos motores OCR aumenta el grado de fiabilidad.
4. Compatibilidad con su Software: La instalación, formación y puesta en marcha son responsabilidad de Matrix DV, así como el enlace de DifsAutoform con su contabilidad. Para otras contabilidades, dispone de un enlace genérico.
5. Gestor Documental: Todos los documentos almacenados en Difs pueden ser fácilmente gestionados, desde la simple consulta a la búsqueda por contenido.

DifsDoc: La Era de la Comunicación Instantánea

El segundo objetivo, y no menos importante, de DifsAutoform es dotar a los clientes (o empleados) de una herramienta de envío y consulta de documentos. Con DifsDoc, las empresas entran verdaderamente en la comunicación online, en la era de la comunicación instantánea. Es común que las gestorías y asesorías no sepan ni el volumen de facturas que contabilizan ni el tiempo que dedican a cada cliente. Crear carpetas y subcarpetas manualmente con el explorador de archivos es reproducir el modelo de archivo físico en archivo digital. Inicialmente parece una buena solución, pero con el tiempo, la convergencia de varios trabajadores y el aumento del número de archivos, el sistema empieza a ser sumamente débil, lento e inseguro.

No podemos resignarnos a trabajar siempre de la misma forma, el modelo actual está desfasado y, aunque lo sabemos, el trabajo del día a día no nos deja apenas pensar. Cada vez más resulta molesto tener que entregar justificantes de gasto, facturas, contratos, y este es precisamente uno de los problemas en cada cierre de impuestos: reclamar la documentación pendiente. Que un cliente o un empleado pueda -desde su casa o su teléfono- enviar cómodamente toda la documentación, consultarla, ver su estado de contable, es un servicio básico que no puede esperar más tiempo. DifsDoc viene a suplir esta necesidad. Hay un antes y un después. Todos salen beneficiados: la empresa puede ofrecer un mejor servicio, tiene un mayor control sobre la información y el cliente o empleado dispone de más tiempo para dedicarse a su negocio.

Su potente gestor documental incluye trazabilidad de documento y trazabilidad de usuario, es decir, qué ha visto cada usuario y quién ha visto un cierto documento. Esto garantiza una privacidad y seguridad inigualables, ya que los documentos no salen de su empresa, todo el proceso se realiza en su propio servidor, de la forma más segura y rápida posible.

Testimonios y Resultados

La implementación de estas herramientas ha demostrado ser un factor clave para el éxito de muchas empresas. Nuestra Asesoría, a través de la implantación de la aplicación, ha mejorado el flujo de facturas y la comunicación con nuestros Clientes, todo ello debido a la rapidez de contabilización y a la pronta respuesta a la solicitud de documentación. La liberación de tareas administrativas rutinarias permite destinar el tiempo a funciones más productivas para la empresa. Con Dolibarr y DifsAutoform, las consultoras pueden transformar su modelo de trabajo, dejando atrás la reproducción del archivo físico en digital que, con el tiempo, se vuelve sumamente débil, lento e inseguro.

Beneficios Tangibles:

• Mayor control sobre la información.
• Mejor servicio a los clientes.
• Tiempo dedicado a tareas de mayor valor.
• Reducción significativa de errores manuales.
• Comunicación online eficiente con clientes y empleados.

La combinación de Dolibarr y DifsAutoform ofrece una solución integral para consultoras que buscan modernizar sus procesos, garantizar la seguridad de sus datos y mejorar la relación con sus clientes, todo ello mientras impulsan su productividad y eficiencia operativa.