ERP con Control de Usuario: Características y Elección para la Gestión Empresarial

La evolución tecnológica ha transformado profundamente la forma en que las empresas gestionan sus recursos y procesos internos. En este contexto, la implementación de un ERP o software de gestión empresarial es uno de los siguientes pasos a dar para avanzar en la digitalización de tu empresa. Los programas ERP o de Planificación de Recursos Empresariales son un pilar fundamental para optimizar los procesos del negocio y potenciar su rentabilidad.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Tras las siglas ERP está una suite que permite operar los diversos departamentos y actividades de una compañía, desde las compras a las ventas, pasando por la logística, la facturación, los recursos humanos o las finanzas. Un ERP es un sistema unificado de gestión que a la vez se despliega por módulos, que serán específicos para cada área de la empresa.

Su objetivo principal es automatizar los procesos de todos los departamentos (contabilidad, fabricación, compras, etc.) y centralizar esa información en una sola herramienta, para así poder reducir costes y optimizar los recursos mediante el análisis de datos con el fin de aumentar la productividad. A diferencia de otros tipos de software, que se centran solo en un área específica, los sistemas ERP proporcionan una solución integral que abarca toda la empresa.

Historia y Evolución del ERP

Los ERP hunden sus raíces en la mitad del siglo XX. La historia de estos sistemas se remonta a los años 60 del siglo pasado con los sistemas MRP (de planificación de requisitos de materiales), pensados para gestionar inventarios. Estos primeros sistemas fueron bastante simples y estaban limitados a funciones como la gestión de existencias y la planificación de la producción. Esos sistemas evolucionaron a MRP II en los 80, con el fin de añadir procesos de fabricación, y finalmente se consolidaron como ERP (planificación de recursos empresariales) en los 90, unificando finanzas, RRHH y operaciones en una sola plataforma integrada. Posteriormente se diseñaron para ser operados desde la nube, en la segunda década del siglo XXI, y ahora afrontan el reto de ir incorporando inteligencia artificial a sus funcionalidades.

Las velocidades de internet más rápidas y las nuevas herramientas de desarrollo de software han revolucionado aún más las suites de ERP. Los sistemas de ERP actuales incluyen tecnologías de inteligencia artificial (IA) tales como la GenAI y los agentes y asistentes de IA.

¿Cómo funciona un ERP?

En un ERP los datos están centralizados y actualizados para que cada departamento pueda acceder a la misma información. De esta manera se evita el viejo problema de que los datos de un empleado o un cliente son diferentes en función del repositorio de la compañía que se tenga en cuenta. Al mismo tiempo, el diseño del ERP es modular. Es decir, cada departamento (ventas, producción, almacén, finanzas…) tiene su “propia versión del ERP”, por decirlo de alguna manera. Una versión que está adaptada a sus necesidades y procesos específicos.

Además, las empresas tienen la potestad de crear distintos roles y niveles de acceso para cada tipo de usuario. Porque no todos los miembros de una compañía requieren la misma información para realizar su día a día. Y, por último, cada vez más ERP tienen versión parcial o total en el cloud. Y cada vez más las empresas contratan este tipo de versiones, donde se paga por las capacidades requeridas en cada momento.

Módulos más comunes en un ERP

Los sistemas ERP suelen diseñarse para gestionar los principales procesos de negocio de distintos departamentos. Cada empresa podrá contratar los módulos que más necesita, y no tendrá que llevarse todo el paquete. Las funciones de un sistema ERP son las funcionalidades incluidas en una suite de software ERP que permiten gestionar las áreas de compras, finanzas y contabilidad, gestión de pedidos, gestión de la cadena de suministro y generación de análisis e informes. Las funciones varían de un sistema ERP a otro, pero generalmente incluyen una amplia gama de funcionalidades financieras y operativas que permiten realizar las tareas cotidianas necesarias para el buen funcionamiento de las empresas.

Módulos básicos y esenciales:

• Gestión financiera: Incluye todas las funciones de contabilidad estándar, como gastos y cuentas a pagar, gestión de efectivo y cuentas a cobrar, reconocimiento de ingresos y, a veces, funcionalidades más especializadas, como presupuestación y previsión o gestión de activos y arrendamientos.
• Procesamiento de pedidos: Es un flujo de trabajo que abarca desde la recepción de los pedidos de los clientes hasta su satisfacción, lo que permite a las empresas gestionar el ciclo de vida de los pedidos de compra, de su captura inicial a la facturación, la entrega y el pago.
• Gestión de proyectos: Ayuda a las empresas a planificar, evaluar, ejecutar y supervisar proyectos desde su concepción hasta su finalización. Estas funciones pueden incluir la capacidad de crear planes de proyecto detallados, con tareas, puntos de referencia y dependencias.
• Automatización de procesos: Los sistemas ERP automatizan gran cantidad de procesos de negocio rutinarios para que requieran menos o ningún esfuerzo manual por parte de los empleados. Entre los procesos que suelen automatizar los sistemas ERP se incluyen la satisfacción de pedidos, la gestión de inventarios y procesos financieros como la generación de facturas, el seguimiento de los gastos y la creación de informes.
• Generación de informes y análisis: Permiten recopilar y analizar datos sobre las operaciones de negocio, incluyendo informes financieros, operativos, y paneles de control y visualizaciones.
• Control de los procesos de negocio: Incluyen herramientas para definir y gestionar flujos de trabajo, crear procesos de aprobación predefinidos y establecer controles de acceso de usuario basados en roles para mejorar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
• Integraciones: Se utilizan para conectar aplicaciones de software o fuentes de datos. Permiten el uso compartido de datos empresariales entre sistemas para extraer información valiosa más rápidamente.
• Base de datos única: Permiten que los datos de negocio residan en una ubicación centralizada con un modelo de datos común.

Otros módulos comunes:

• Producción, planificación y gestión de recursos: Funciones ligadas a la historia del ERP en la industria de la fabricación.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM): Software que almacena los datos de los clientes, realiza un seguimiento de las interacciones con estos y de las oportunidades potenciales de ventas y gestiona las campañas de marketing.
• Gestión de ventas: Se centran en ayudar a las empresas a gestionar las relaciones con sus clientes, optimizar los flujos de trabajo de ventas y mejorar el rendimiento general de las ventas.
• Marketing: Algunos sistemas ERP ofrecerán herramientas básicas de marketing por correo electrónico y segmentación de clientes.
• Gestión de recursos humanos (RRHH): Incluye herramientas para la gestión de la información de los empleados, la administración de beneficios, la nómina y la planificación de personal.
• Planificación de la cadena de suministro y compras: Ayudan a las empresas a optimizar y alinear sus compras, optimizando tareas como la gestión de pedidos de compra y proveedores, la planificación y previsión de la demanda y la gestión del inventario y la logística.
• Inteligencia de negocio (BI): Herramientas para el análisis y la visualización de datos, la generación de informes, la planificación estratégica y la toma de decisiones.

Tipos de ERP

De acuerdo a su diseño, alojamiento, solución o modelo de desarrollo podemos encontrar diversos tipos de ERP. Conocer sus características y ventajas nos ayudará a elegir el adecuado para nuestra empresa.

Clasificación según su diseño:

• ERP Estándar: Tiene una estructura modular que responde a las necesidades de la mayor parte de empresas y está provisto de unas funcionalidades muy definidas y rígidas. Es la primera opción en las compañías de menor tamaño, puesto que se implanta con facilidad y rapidez, y tiene un coste menor.
• ERP a Medida: Es único en cada organización y está pensado para grandes empresas que tienen que gestionar procesos muy complejos. Permiten a las empresas personalizar el sistema según sus requisitos específicos.

Clasificación según su alojamiento:

• ERP Local (On-premise): Se instala en los servidores de la propia empresa, lo que permite el mayor nivel de control.
• ERP en la Nube (Cloud ERP): Es ofrecido por un proveedor externo en modo SaaS (software-as-a-service) y el cliente paga por los módulos contratados y el número de usuarios que hace uso de los mismos en cada momento. Permite mayor agilidad al acceder al programa desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet.

Clasificación según su solución:

• ERP Horizontal: Cubre los procesos más habituales en una compañía, aunque es relativamente personalizable.
• ERP Vertical: Está concebido para satisfacer las necesidades de gestión de un perfil muy determinado de organización, como un hospital o una planta química.

Clasificación según su código:

• ERP de Código Privado: Desarrollados, mantenidos y vendidos por una empresa, con código fuente no disponible para los usuarios.
• ERP de Código Abierto: Permiten la modificación del código fuente.

Clasificación según su tamaño o Tier:

• Tier 1: ERP de gran tamaño con muchas funcionalidades, orientados a grandes empresas y con un precio de adquisición alto.
• ERP para pymes: Adaptados a las necesidades de pequeñas y medianas empresas, con opciones on-premise y en la nube.

Ventajas de un ERP para la empresa

Un ERP ayuda a automatizar tareas y a ahorrar tiempos a los empleados encargados de la gestión. Además, permite tener la información perfectamente localizada y promueve el dato único, para que una misma información aparezca de forma uniforme y no esté disponible en dos versiones que den lugar a malentendidos. Entrando un poco en detalle, estas serían las ventajas para las compañías que opten por implantar un ERP:

• Dato único: La información en un ERP no se repite en múltiples hojas de cálculo. El dato que entra en el ERP y es luego gestionado por los usuarios es único. De esta manera se minimizan los errores humanos, las duplicidades o la acumulación de información irrelevante.
• Información siempre disponible y colaboración: La información estará disponible en cada momento para todas las áreas de la compañía si así se quiere, fomentando la colaboración.
• Automatización de tareas: Los automatismos de un ERP permiten liberar a los empleados de tareas repetitivas y manuales. Con ello, las empresas ganan en productividad y eficiencia.
• Toma de decisiones: En combinación con herramientas de business intelligence (BI), un buen ERP permite generar informes que dirán a la dirección de la compañía cómo marcha el día a día del negocio.
• Reducción de tiempos y costes: Hoy una plataforma ERP permite consolidar y revisar la facturación de un periodo en cuestión de unos días, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
• Propicia el crecimiento y la internacionalización: Un ERP es la mejor manera de lidiar con una cantidad de datos crecientes que, además, provienen de muchas fuentes, especialmente útil en fusiones o expansiones internacionales.
• Accesibilidad: Hoy cualquier ERP es fácilmente escalable por estar en la nube y accesible desde cualquier lugar.
• Cumplimiento y seguridad: Los ERP ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria al proporcionar herramientas para monitorear y garantizar el cumplimiento. Implementan fuertes protocolos de autenticación para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder al sistema.

¿Qué ERP elegir?

Elegir un ERP, con todas las ofertas que hay en el mercado, puede ser una tarea compleja. Es la gran pregunta que se hacen muchas empresas que quieren dar el salto al ERP o mejorar la solución que tienen desplegada actualmente. Para poder sacarle el mayor provecho, el software que escojas debe ser fácil de usar e intuitivo, de manera que cualquier trabajador pueda aprender a usarlo y trabajar con él de manera rápida. Es fundamental evaluar las necesidades específicas de tu empresa antes de elegir un ERP. Considera factores como el tamaño de la empresa, el sector y los procesos que deseas optimizar.

Aquí van algunos consejos para las empresas que se planteen cambiar de ERP o implantar uno por primera vez:

1. Contar con todos los departamentos: Es crucial para conocer bien sus necesidades.
2. Analizar la oferta del mercado: Saber si es mejor optar por un ERP genérico (horizontal) o por uno más específico y pensado para un sector de actividad concreto (vertical).
3. Tener en cuenta los plazos de implantación: Poner en marcha un nuevo ERP afecta a la operativa diaria de los empleados y el trastorno puede durar meses.
4. Asegurarse de la integración: El nuevo ERP debe ser fácilmente integrable con las otras herramientas informáticas que usan los empleados, desde el correo electrónico al CRM o el business intelligence. Y también con los sistemas que usan habitualmente los proveedores, los bancos colaboradores o las plataformas de mensajería habituales.

7 claves a tener en cuenta a la hora de elegir ERP:

1. Tamaño de la empresa.
2. Módulos y funciones que se necesitan.
3. Escalabilidad y flexibilidad que ofrece la solución.
4. Facilidad de uso.
5. Experiencia del proveedor.
6. Política de mantenimiento y atención al cliente del proveedor.
7. Precio.

La oferta de ERP en el mercado es mareante. Hay desde multinacionales con plataformas potentes, como SAP, Sage, Oracle, Cegid o Microsoft, a compañías locales con desarrollos verticales muy específicos o con un ERP de propósito general que tiene implantación en una zona geográfica muy determinada.

Las fases de implantación de un ERP

Cada implantación de ERP es un mundo. Depende de muchas variables, como el tamaño de la empresa, la cantidad de empleados y procesos involucrados o la dificultad o facilidad para integrar la nueva herramienta con los sistemas existentes en la compañía o con aquellos desplegados en los proveedores y socios comerciales. De forma general, estas son las fases por las que debe avanzar un proyecto de implantación de un ERP:

1. Planificar: Entender bien el negocio de la compañía y determinar las funcionalidades que necesita para mejorar su operativa, así como los recursos y el equipo que se van a destinar a la implementación.
2. Diseñar y parametrizar: Seleccionar el paquete de software que mejor se adapte, configurarlo y conseguir una buena parametrización para que se ajuste a las necesidades de la empresa.
3. Migrar los datos: Incorporar al nuevo ERP toda la información relevante generada con anterioridad y comprobar que todo funciona correctamente, sin problemas de incompatibilidad o pérdidas de información.
4. Formar a los empleados: Es fundamental que los empleados se familiaricen con el nuevo ERP antes de que entre en funcionamiento para superar la aversión al cambio.
5. Poner en marcha el proyecto y hacer un seguimiento: El arranque definitivo del proyecto es la prueba de fuego. Después, se debe hacer un seguimiento para ver cómo se adaptan los empleados, qué dudas tienen y qué posibles errores pueden ir surgiendo.

ERP y CRM: ¿En qué se diferencian?

Muchas veces estos dos términos se confunden. Y es que no son lo mismo, pero tienen mucho que ver y suelen estar asociados. El ERP sirve para gestionar mejor los distintos procesos y departamentos de las compañías, desde las compras y las finanzas, hasta el almacén o la producción, pasando por las nóminas. Mientras tanto, el CRM (siglas de customer relationship management) es una aplicación dedicada en exclusiva a los equipos comerciales, de marketing y de atención a clientes, y facilita la gestión de esos mismos clientes, con el objetivo último de generar más ventas y tenerlos satisfechos.

Ambos sistemas deben estar conectados. De hecho, el CRM muchas veces es un módulo más del ERP, aunque hay fabricantes que lo venden por separado. En cualquier caso, el CRM es sobre todo una herramienta destinada al equipo comercial que permite conocer las necesidades y gustos de los clientes, así como adelantarse a las mismas.

Los ERP en la era de la inteligencia artificial

Los principales sistemas ERP incorporan cada vez más funcionalidades de inteligencia artificial en su software, por lo que se puede utilizar IA para automatizar o acelerar tareas específicas de finanzas y operaciones. Por ejemplo, un bot conversacional con tecnología de IA puede asistir a los empleados a lo largo del proceso de envío de un informe de gastos desde su smartphone. La IA generativa empodera a los usuarios que no son de TI facilitando la interacción con su sistema de ERP mediante comandos y consultas en lenguaje natural.

Las funcionalidades de IA incluidas en el sistema están diseñadas para automatizar los procesos manuales y simplificar y optimizar el trabajo diario. Al ser un servicio basado en la nube, Oracle Fusion Cloud ERP también ayuda a las empresas a disfrutar siempre de las últimas innovaciones tecnológicas, con nuevas versiones trimestrales que ofrecen las últimas funciones, funcionalidades y buenas prácticas.

La ciberseguridad es una preocupación creciente, dado el volumen y la sensibilidad de los datos gestionados por estas plataformas. Por otro lado, la evolución constante de las tecnologías ofrece a las empresas oportunidades sin precedentes para innovar y mejorar su competitividad. El futuro de las soluciones ERP pasa por una mayor inteligencia, adaptabilidad y seguridad.