El organigrama en la pequeña empresa: roles, funciones y estructura para el éxito

En el mundo empresarial, la estructura y la organización son claves para el éxito. Los organigramas se erigen como herramientas esenciales para la gestión de equipos, especialmente en las pequeñas empresas. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental.

¿Qué es un Organigrama Empresarial?

El organigrama de una empresa es una representación visual de su estructura interna. También son conocidos como gráficos organizacionales, y podríamos definirlos como un diagrama que estructura al equipo de trabajo y explica qué departamentos dependen entre sí y cuáles son los roles de cada participante. Con un organigrama de empresa puedes ver cuál es la jerarquía y los vínculos que entrelazan a todos los miembros o participantes de una entidad entre sí.

Un organigrama es una representación visual de la estructura jerárquica y funcional de una organización. Su objetivo principal es establecer claridad y orden en las responsabilidades, las relaciones de autoridad y la comunicación dentro de la empresa. El organigrama muestra los diferentes niveles de autoridad en la organización, desde los altos directivos hasta los empleados de nivel más bajo.

La estructura organizacional de una empresa consiste en el modelo que define cómo se organiza la empresa y sus empleados, establece el entramado de niveles jerárquicos y es, en definitiva, el esqueleto sobre el que se sostiene la empresa. En la estructura organizativa se ordenan los procesos y actividades, si especifica quién toma las decisiones en función de qué procesos.

Con el gráfico organizacional tienes un orden estratégico para la empresa, y es que gracias a esta potente herramienta podrás coordinar mejor a los equipos de producción, los canales de distribución e incluso, las relaciones que se establecen con los clientes.

Importancia del Organigrama en una Empresa Pequeña

En el caso de las empresas pequeñas, el diseño adecuado del organigrama se hace imprescindible, ya que inicialmente una misma persona tiene varios roles a la vez, y cada miembro del equipo desempeña un papel fundamental en el crecimiento y el logro de los objetivos.

Un organigrama claro y bien definido es crucial para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. La estructura de una pequeña empresa es la forma en que una empresa organiza a su personal, sus responsabilidades y la toma de decisiones para hacer el trabajo. A medida que una empresa añade más empleados, la estructura se hace más evidente y necesaria.

Un organigrama para una empresa pequeña debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios y crecimiento de la organización. El organigrama de una empresa pequeña juega un papel crucial en el desarrollo del talento humano al proporcionar un marco claro y estructurado para el crecimiento y la evolución de los empleados.

Beneficios de Implementar un Organigrama

La implementación de un organigrama en una empresa pequeña ofrece diversas ventajas:

• Claridad de roles y responsabilidades: El organigrama permite a cada miembro del equipo comprender su posición dentro de la estructura organizativa, así como las tareas y responsabilidades asociadas a su rol.
• Mejora de la comunicación: Un organigrama bien diseñado facilita la comunicación tanto vertical como horizontal dentro de la empresa.
• Visión clara de la jerarquía: El organigrama proporciona una visión clara de las posiciones y niveles jerárquicos dentro de la empresa.
• Distribución equitativa de tareas: Con un organigrama, se puede asignar de manera equitativa las tareas y responsabilidades entre los miembros del equipo.
• Toma de decisiones más rápida: Una estructura clara deja claro quién toma las decisiones y es responsable de los resultados, minimiza la duplicación de tareas y garantiza que se completen los trabajos importantes.
• Mejor ejecución bajo presión: La estructura proporciona una forma predeterminada de trabajar cuando hay mucho trabajo en la empresa o este es difícil, de esta forma el progreso no depende de una coordinación constante ad hoc.
• Onboarding y crecimiento más sencillos: Las nuevas contrataciones se pueden aclimatar más rápido cuando los puestos y las líneas jerárquicas están bien definidas.

Roles y Funciones en el Equipo de una Pequeña Empresa

Aunque cada empresa es diferente, hay algunos roles y áreas que suelen estar presentes en la mayoría de las empresas pequeñas. La estructura de una pequeña empresa determina cómo gestiona un negocio a su equipo, sus responsabilidades y sus decisiones a medida que crece. Tenerla lista cuanto antes ayuda a las pequeñas empresas a avanzar más rápido y escalar sin complicaciones innecesarias.

Elementos Comunes en un Organigrama de Empresa Pequeña

Hasta las empresas más pequeñas necesitan que se realicen una serie de funciones principales, independientemente de cuántas personas formen parte del equipo. Estos son los puestos que deben cubrirse en cada empresa:

• Director General o Gerente: En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
• Responsable Financiero: La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas. Este área puede estar supervisada por un Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas, dependiendo del tamaño de la empresa.
• Departamento de Marketing y Ventas: El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa. Sin este departamento, el de Ventas estará en verdaderos apuros.
• Área de Producción o Servicios: Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
• Recursos Humanos: La base de cualquier empresa. Se encargan de la selección de personal, nóminas, ventajas y cumplimiento. El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.
• Atención al Cliente: Los clientes que logres atraer gracias al trabajo de Marketing y Ventas son recursos valiosos y se deben tratar como tal, sea cual sea el canal de contacto. Este equipo se encarga de atender a quienes han confiado en tu empresa como merecen.
• Tecnologías de la Información (IT): Uno de los más esenciales, tanto para mantener las redes y programas en funcionamiento como para mantener, desarrollar y proteger los sistemas internos.

Algunos cargos y departamentos tradicionales, como los de ventas, crecen y evolucionan, mientras que otros, como los de marketing, recurren a la automatización para liberarse de la carga de las tareas repetitivas y así poder centrarse por completo en los nuevos estándares de interacción con el cliente.

Tipos de Organigramas Empresariales

Como cada empresa tiene una estructura diferente, existen diversos tipos de organigramas o esquemas organizacionales que permiten definir mejor al equipo y sus jerarquías. Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.

Tipos de Organigramas

Hay muchos tipos de estructuras organizativas que mejorarán la eficiencia del equipo. Cada estructura organizativa cuenta con una cadena de mandos diferente y ofrece formas únicas de incentivar el trabajo en equipo con la ayuda de algún software para colaboración.

1. Organigrama Lineal o Vertical (Jerárquico): Es el modelo más simple y común. Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. Es ideal para los equipos que buscan una estructura con dependencias directas, planes claros de carrera profesional y especializaciones dentro de los mismos puestos de trabajo.
2. Organigrama Funcional o Estructural: También llamado organigrama vertical, es la configuración de la estructura de la organización en base a las partes que la comprenden y sus funciones. Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos, por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
3. Organigrama Horizontal: Parte de un primer elemento del que se desglosan los demás hacia la derecha. Por lo que verás a quienes tienen un puesto con mayor jerarquía de lado izquierdo mientras que aquellos miembros y departamentos que dependen de él tienen subcategorías o extensiones hasta completar la organización entera. Este tipo de organigrama enfatiza la colaboración y la igualdad entre los miembros del equipo.
4. Organigrama Matricial: Aquí se combinan las estructuras verticales con las horizontales para dividir los puestos de trabajo con las funciones de cada miembro de la empresa. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas. Esta estructura puede tener miembros de diferentes grupos trabajando juntos para desarrollar una nueva línea de productos. La ventaja de una estructura organizacional matricial es que refleja la responsabilidad de los empleados, no solo en cuanto a su departamento sino también en lo que respecta a los proyectos en marcha.
5. Organigrama Mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas. Es el organigrama que se recomienda para aquellas organizaciones que tienen muchos departamentos y empleados.
6. Organigramas Circulares: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Los miembros del equipo con cargos más altos se representan en el círculo del centro y los miembros de niveles más bajos, en los círculos externos. Esto facilita la integración de todos los departamentos de manera más natural y espontánea.
7. Organigrama Basado en Procesos: En una estructura organizativa basada en procesos el énfasis se pone en los diferentes procesos internos en vez de en los departamentos. Este tipo de estructura organizativa de la empresa es la preferida por las organizaciones cuyos procesos prevalecen sobre otros proyectos individuales.
8. Organigrama en Red o Lean: En una estructura organizativa en red, la estructura de los equipos se basa en redes asociadas. Un equipo básico pequeño se encarga de la estrategia y la coordinación, mientras que muchas otras funciones se subcontratan a contratistas o socios.
9. Organigrama Divisional (Centrado en el Producto, Mercado o Geográfico): En una estructura divisional se agrupan divisiones separadas según las funciones. Dentro de este tipo de estructuras hay gran variedad de áreas de especialización, incluidas las estructuras centradas en productos, orientadas a mercados individuales o enfocadas en áreas geográficas.

Tabla Comparativa de Organigramas

Pasos para Crear un Organigrama Acorde a tu Organización

Para comenzar a definir un organigrama, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio.

1. Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
2. Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta. Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo.
3. Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas.
4. Establecer el ámbito de control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos.
5. Diseño del organigrama: El diseño del organigrama de empresa es un factor clave. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar.
6. Mantener el organigrama actualizado: Una vez creado, es fundamental mantener el organigrama actualizado para reflejar los cambios en la estructura de la empresa. Asegúrate de que el organigrama refleje los objetivos estratégicos de la empresa con todo detalle. La estructura organizativa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en el mercado y en la estrategia empresarial.

Diseño de un Organigrama para una Empresa Pequeña

El diseño del organigrama debe alinearse con las metas estratégicas de la empresa. Es importante analizar cómo fluye el trabajo dentro de la empresa. El organigrama establece las líneas de comunicación dentro de la organización, lo que facilita la interacción entre los empleados y los diferentes niveles jerárquicos.

Un organigrama bien definido también permite identificar a los líderes y supervisores de cada área. Esto facilita la mentoría y el apoyo por parte de los empleados con más experiencia, que pueden guiar y orientar a los miembros más nuevos del equipo. El organigrama muestra las relaciones y vínculos entre los diferentes departamentos o áreas funcionales. Esto promueve la colaboración y el trabajo en equipo entre los equipos, lo que permite a los empleados aprender de otros departamentos, compartir conocimientos y habilidades, y participar en proyectos interdisciplinarios.

A medida que crece una pequeña empresa, el objetivo de las líneas jerárquicas debe ser preservar la velocidad y, al mismo tiempo, aportar claridad. Cuando la estructura existente comienza a ralentizarse a medida que la empresa escala, es cuando la empresa debe incorporar gerentes.

• Empieza por los empleados directos: En los equipos muy pequeños, la mayoría de las personas dependen directamente del fundador o de un solo director.
• Limita el alcance del control: Desde el momento en que un directivo tiene más de ocho empleados directos, la formación, la toma de decisiones y la retroalimentación pueden comenzar a fallar.
• Añade capas solo cuando aporten valor: Las nuevas capas en la gestión deben eliminar los cuellos de botella.
• Puestos en el grupo por responsabilidad: Las líneas jerárquicas deben reflejar cómo se realiza el trabajo.
• Cada trabajo debe tener un área de decisión clara: Cada puesto debe tener unos derechos definidos en cuanto a la toma de decisiones.
• Evita que haya varios responsables para una misma función: Si dos personas «poseen conjuntamente» algo, nadie lo posee realmente.

La estructura adecuada es aquella que se ajusta a cómo opera tu empresa hoy en día mientras deja espacio para el desarrollo. Demasiada estructura demasiado pronto ralentiza la ejecución y establecer una estructura demasiado tarde crea caos. La estructura debe facilitar la coordinación, la toma de decisiones y la responsabilidad.

Con nuevas herramientas, plataformas de formación y estrategias innovadoras, el futuro de los departamentos de pymes no tiene límites. Lo fundamental es empezar con el reconocer las áreas clave de tu negocio y trabajar en los procesos de mejora de forma continua.