La Encuesta Anual de Comercio: Una Herramienta Esencial para el Análisis del Sector y su Formulario Electrónico

El sector comercio juega un papel fundamental en la economía de un país, y para entender su estructura y evolución, la Encuesta Anual de Comercio (EAC) se ha consolidado como una herramienta indispensable. En 2024, la cifra de negocios del Sector Comercio aumentó un 3,1% y se situó en 1.044.477 millones de euros. Asimismo, la productividad del sector Comercio fue de 49.213 euros, con un incremento del 5,3% respecto al año anterior. La EAC proporciona información amplia y suficiente para el conocimiento de la estructura y evolución del sector, así como su análisis económico a partir de sus variables principales. Este instrumento ha evolucionado significativamente, adaptándose a las necesidades del mercado y las tecnologías, destacando la implementación y mejora continua de su formulario electrónico.

Orígenes y Evolución de la Encuesta Anual de Comercio (EAC)

La Encuesta Anual de Comercio (EAC) surge como una etapa posterior y complementaria del Censo Económico Multisectorial de 1990. Esto se debió a la importancia del sector comercial en el país y a la necesidad de suplir la carencia de información sectorial con una encuesta continua.

Así, la primera encuesta se realizó en 1994, sirviendo de prueba piloto, lo que permitió afinar el diseño de la investigación y del formulario. En 1996 se realizó la primera publicación y desde entonces se viene desarrollando en forma continua. El mayor hito relacionado con la EAC consiste en que esta investigación permite generar información referente a las características estructurales del sector comercio, pues hasta su creación la entidad únicamente adelantaba mediciones coyunturales del sector.

Entre los logros a destacar relacionados con el formulario de la EAC, se puede mencionar la coherencia y la aplicación de normas y recomendaciones internacionales relacionadas con la medición del sector comercial. A partir de 2006 se incluyó el anexo relacionado con la generación y publicación de información referente a Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), supliendo las necesidades de algunas personas usuarias de este tipo de información.

Con el objetivo de evaluar y actualizar continuamente la metodología de la operación estadística, en 2007 se llevó a cabo una evaluación a cargo de una comisión de personas expertas independientes. Estas calificaron cualitativamente los diferentes procesos e hicieron algunas recomendaciones y sugerencias, tales como: publicar las cifras más oportunamente; contar con un directorio de empresas actualizado y completo, y se sugirió adelantar esfuerzos para generar información estadística a nivel regional y cubrir segmentos no cubiertos actualmente por esta operación estadística.

En 2012 se vio la necesidad de rediseñar la operación, considerando que, en el periodo comprendido entre 2003 y 2012, la investigación muestral fue presentando pérdida de precisión en sus estimaciones. Esto se debía a diferencias en el marco, un número importante de novedades, inestabilidad del factor de expansión y un traslape con la encuesta de Microestablecimientos.

Es así como en 2013 se publicó información estadística solo para las fuentes con 20 o más personas ocupadas o $3.050 millones de pesos o más de ingresos por ventas al año. Se continuaron los estudios tendientes a bajar los parámetros de inclusión con el fin de que la operación estadística pasara de ser muestral a ser exhaustiva para las fuentes que cumplieran con estos nuevos parámetros. En este contexto y después de realizar un juicioso análisis del directorio, de realizar mesas técnicas y de contar con la información de las empresas con los nuevos parámetros de inclusión (10 o más personas ocupadas o ingresos por ventas a partir de $1.500 millones de pesos al año), se publicó la EAC 2014. Esta edición rediseñada contó con 2917 empresas adicionales y pasó de ser muestral a ser por censo, exhaustiva para las fuentes que cumplieran con los nuevos parámetros de inclusión, e incluyó el diseño de un formulario de captura en web.

A partir de 2020, con el Diseño del Censo Económico, se vio la necesidad de fortalecer las encuestas estructurales y poder captar con ellas datos que mejoraran el marco estadístico y proveyeran información estadística de los diversos sectores económicos. La EAC ha venido generando información estadística que permite conocer el comportamiento del comercio a nivel nacional; sin embargo, se ve la oportunidad de fortalecerla con un mayor alcance temático. En el año 2022 no se continuó con la sección de Economía Circular, pero se incorporó el módulo de “Destino de los alimentos que no fueron comercializado”, para medir las Pérdidas y Desperdicios de Alimentos (PDA). Esto busca dar cumplimiento a la Ley 1990 de 2019 “por medio de la cual se crea la política para prevenir la pérdida y el desperdicio de alimentos y se dictan otras disposiciones”, donde se responsabiliza al DANE de realizar los cálculos de las PDA en Colombia. Por otra parte, existe la necesidad de cuantificar las pérdidas y desperdicios de alimentos en Colombia para responder a la Ley 1990 de 2019 y obtener estadísticas que permitan hacer seguimiento a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

Tabla de Hitos Clave de la Encuesta Anual de Comercio (EAC)

A continuación, se presenta un resumen de los momentos más relevantes en la trayectoria de la EAC:

El Formulario Electrónico: Eficiencia y Seguridad en la Recolección de Datos

Desde 2003, la EAC cuenta con el cuestionario electrónico, al cual se puede acceder desde el sitio del INEGI en internet en el apartado de “Para informantes. Responder una encuesta en línea”. El sitio cuenta con certificados de seguridad de la más alta calidad que garantizan la protección de la información capturada por el (la) informante. Desde 2008, la Encuesta Anual de Comercio EAC cuenta con un formulario electrónico en línea y la recolección se realiza por autodiligenciamiento. La fuente puede acceder a través de la página Web del DANE: www.dane.gov.co.

Anualmente, el grupo temático y la Dirección de Recursos de Información hacen una revisión de la estructura del formulario con el fin de determinar los ajustes necesarios. Estos ajustes se realizan de acuerdo con la dinámica del sector, la información subutilizada y las nuevas legislaciones que se produzcan. El diligenciamiento del formulario siempre se inicia con la actualización del Módulo 1: Identificación y Datos Generales, para luego poder continuar con cualquiera de los otros módulos.

Estructura de los Módulos del Formulario Electrónico

• MÓDULO 1 - IDENTIFICACIÓN Y DATOS GENERALES: Incluye los datos de identificación de las empresas, información que contribuye con la ubicación de las fuentes y la actualización periódica de directorios.
• MÓDULO 2 - INGRESOS NETOS CAUSADOS POR EL COMERCIO DE MERCANCÍAS EN EL AÑO DE LA ENCUESTA: En este módulo se describen los grupos de mercancías y se indaga por el porcentaje de ventas en la modalidad de mayorista y minorista. Se solicitan los ingresos por ventas, en miles de pesos, para 26 grupos de mercancías. De igual forma, se recoge la información por prestación de servicios de reparación y mantenimiento por parte de la empresa y por otros ingresos netos operacionales, con el fin de conocer de manera desagregada estas partidas.
• MÓDULO 3 - PERSONAL OCUPADO PROMEDIO EN EL AÑO Y REMUNERACIONES: Este módulo recopila datos esenciales sobre la fuerza laboral y las compensaciones asociadas.

Metodología y Estándares Internacionales

Ante la necesidad de generar información estadística que sea comparable internacionalmente, la Encuesta sigue muy de cerca las recomendaciones de organismos internacionales como la Organización de Naciones Unidas (ONU). La ONU ha hecho referencia al sector comercio en diferentes documentos técnicos, siendo el más destacado el que propone algunas recomendaciones sobre estadísticas del comercio de distribución y los servicios.

Igualmente, se aplican las recomendaciones de la UNCTAD en materia de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones (TIC), así como las procedentes de la Comisión de Expertos Internacionales (CEI), que han evaluado el producto generado por la investigación y cuyos informes reposan en la documentación técnica de la entidad. Estas recomendaciones presentan definiciones, conceptos y pautas, y tocan temas referentes a la consistencia requerida al generar información para el sector comercio.

De acuerdo con las recomendaciones, se toma como unidad de observación la empresa, en la que se incluye la información de los establecimientos. Los principios fundamentales que rigen la operación estadística de la EAC incluyen:

• La información generada es comparable con la producida en otros países.
• Se aplica el principio de la reserva estadística, evitando divulgar información con un nivel de desagregación que pueda permitir identificar a las empresas que han rendido información.
• El uso de las estadísticas es exclusivamente estadístico, no tiene fines fiscales ni de ninguna otra índole.

Se implementan las clasificaciones internacionales como la CIIU, pero partiendo de la adaptación para nuestro país, lo que facilita la realización de comparaciones internacionales. De aquí se desprenden los criterios de clasificación de las empresas en cuanto a su actividad principal, utilizados en la investigación. Se aplica la clasificación de comercio mayorista y minorista bajo los criterios establecidos en las recomendaciones, así como las definiciones básicas aplicadas en las investigaciones, entre ellas la descripción de "comercio". Estos conceptos pueden consultarse en el glosario de términos contenido en este documento.

Alcance Temático y Parámetros de Inclusión

El alcance temático corresponde a las actividades económicas del sector comercio a partir de la agrupación de las actividades económicas en la sección G de la CIIU Rev. 4 A.C.:

• División 45. Comercio, mantenimiento y reparación de vehículos automotores y motocicletas, sus partes, piezas y accesorios: Incluye el comercio al por mayor y al por menor de vehículos automotores, motocicletas, camiones y trineos motorizados, su mantenimiento y reparación; el comercio de partes, piezas (autopartes) y accesorios (lujos) para vehículos automotores; las actividades de los agentes de venta de vehículos en comisión o por contrata; el lavado, lustramiento (polichado), despinchado y remolque de vehículos, entre otros.
• División 46. Comercio al por mayor y en comisión o por contrata, excepto el comercio de vehículos automotores y motocicletas: Comprende la reventa (venta sin transformación) de productos a minoristas, usuarios industriales, comerciales, institucionales o profesionales, a otros mayoristas, y a quienes actúan en calidad de agentes o corredores en la compra o venta de mercancías en nombre de dichas personas o empresas.
• División 47. Comercio al por menor (incluso el comercio al por menor de combustibles), excepto el de vehículos automotores y motocicletas: Comprende la reventa (venta sin transformación) al público en general, realizada en almacenes por departamentos, tiendas, supermercados, cooperativas de consumidores, de productos nuevos para su consumo y uso personal o doméstico.

En cuanto a las Pérdidas y Desperdicios de Alimentos (PDA), esta encuesta busca presentar resultados de disposiciones o destinos de las pérdidas de alimentos en el comercio al por mayor y los desperdicios de alimentos en el comercio al por menor con sus respectivas causas, clasificándolos según la CIIU Rev. 4 A.C. Los parámetros de inclusión para el año 2022 corresponden a $2.030 millones de pesos y/o 10 o más personas ocupadas.

Proceso de Captación y Validación de la Información

La recolección del operativo es de cuatro meses y medio en el año siguiente al de referencia, que corresponde al año inmediatamente anterior al de recolección. El Proceso de la captación de la información establece una estrategia diferenciada para cada uno de los medios de captación, con el propósito de abarcar el mayor número de informantes.

Con el fin de obtener datos confiables durante la recolección de la información, los (las) supervisores (as) vigilan y controlan el cumplimiento del trabajo de campo dentro de los tiempos programados. Para la captación de la información de aquellas empresas que prefieren entregar su información en un cuestionario impreso, se utiliza la entrevista directa y la diferida. El (la) entrevistador(a) debe considerar dentro de sus funciones, no solo la entrega y recepción del instrumento de captación, sino el análisis y verificación de la información, con el fin de corroborar que los datos captados estén completos y que sean congruentes; además, deberá asesorar y/o aclarar las dudas que los (las) informantes lleguen a presentar.

Los pasos para la recolección y procesamiento de datos incluyen:

• Notificación a las empresas y envío de los datos de usuario y contraseña para el diligenciamiento del formulario por parte de estas.
• Crítica y depuración para garantizar la consistencia de los datos.
• Codificación de los datos.
• Seguimiento a las empresas asignadas a cada sede o subsede, como resultado de este se debe elaborar el informe del resultado y el reporte de novedades en campo.
• Realización de las visitas requeridas por las fuentes y las que se deriven de las inconsistencias presentadas en la información diligenciada por las mismas.
• Control de la cobertura y del avance en los diferentes procesos operativos.
• Supervisión operativa y metodológica durante el operativo de la encuesta en direcciones territoriales.
• Seguimiento permanente a la calidad de los datos; informar al equipo operativo los errores más frecuentes; enviar los informes de seguimiento con la relación de estos, para la socialización en sedes y subsedes.
• Monitoría y crítica de información: las actividades ejecutadas en este rol son las concernientes al apoyo al autodiligenciamiento y crítica de información.
• Asistir a las fuentes, criticar y codificar los datos suministrados por las empresas de acuerdo con la metodología de la operación estadística y a los parámetros indicados en los manuales operativos.

Como parte del proceso de validación integral, en primera instancia, se revisa la correcta aplicación de los criterios básicos de validación en campo. Se consideran registros atípicos cuando se rompe la consistencia o la tendencia observada se interrumpe bruscamente. Las reconsultas que en el análisis de la información de la EAC se detectan, se llevan a cabo vía telefónica directamente, o bien, por correo electrónico. Una técnica utilizada es la de Vecino más cercano, que consiste en agrupar empresas de tipo similar por estrato, con la finalidad de ordenar el grado de asociación entre dos empresas que pertenecen al mismo grupo, en este caso, por rama de actividad. En los casos de empresas faltantes de los estratos 2 al 7 se realizan ajustes a los factores de expansión de la muestra, logrando con este procedimiento mantener la cobertura definida por el diseño estadístico.

Cuando el conjunto de datos procesados se encuentra validado y completado, se solicitan a la Dirección de Marcos y Muestreo los factores de expansión, insumo necesario para la inferencia de totales de los dominios de estudio (rama y subsector de actividad SCIAN 2018). El diseño estadístico es probabilístico, por lo que cada empresa al ser expandida posee un peso específico de acuerdo con el dominio de estudio y estrato en el que participa. Cuando se cuenta con la información consolidada se realizan los cálculos de los Indicadores de Precisión Estadística (IPE); estos indicadores se construyen de manera conjunta con el área que da seguimiento al modelo del proceso MPEG, ya que esta última envía los IPE al Comité de Aseguramiento de la Calidad del INEGI.

Formación y Gestión del Personal de Campo

La operación estadística requiere que el entrenamiento proporcione la unidad de criterio necesaria para aplicar los conceptos técnicos de la encuesta. El complemento de esta etapa depende en gran medida de la retroalimentación del equipo operativo de casos especiales encontrados en campo junto con el equipo temático de DANE Central.

El entrenamiento se realiza a través de cursos dictados en las direcciones territoriales y se apoya con entrenamiento virtual. Sus objetivos principales son:

• Obtener conocimiento y manejo exhaustivo tanto del formulario en general como de manuales y en particular de cada una de las variables que se investigan.
• Conocer las leyes que facultan al DANE para solicitar información y sancionar a las fuentes que no rindan, entre ellas están las normas metodológicas que sustentan la operación estadística y bajo las cuales se deben regir las personas encuestadas y el personal que asesora y crítica el formulario.
• Comprender la relación existente entre los diferentes capítulos del cuestionario y la importancia de efectuar los chequeos de consistencia propuestos en los manuales.
• Analizar las situaciones más comunes que se presentan durante el proceso, poniendo en práctica la experiencia en encuestas anteriores.

El equipo técnico del nivel central elabora el material de apoyo para el entrenamiento, así como las pruebas técnicas que se requieran aplicar, incluyendo instrucciones en el manejo básico del aplicativo web de la encuesta.

Selección y Roles del Personal

La invitación pública y selección de personal para esta operación estadística se realiza con base en el procedimiento vigente en la entidad. Los participantes que cumplan con los requisitos definidos en la invitación pública inician las fases de entrenamiento. La selección de personal se realiza teniendo en cuenta, en estricto orden, los resultados ponderados de las pruebas aplicadas a los participantes. En caso de que no se complete el personal requerido para cada rol, se deberán revisar las opciones que establece el procedimiento de selección de personal vigente.

Una vez seleccionado el personal, se procede a la contratación en cada una de las direcciones territoriales, previo entrenamiento y aplicación de la prueba escrita de apropiación de conocimientos del personal preseleccionado. En las direcciones territoriales, el equipo operativo de monitoreo está liderado por quien se encargue de la asistencia técnica y en las subsedes por la persona encargada de la jefatura de oficina, quienes son las personas responsables directas del operativo.

Los roles clave en el operativo de campo incluyen:

• Asistencia de encuesta o coordinación de campo: Asegura que la ejecución del operativo de recolección se realice acorde con las instrucciones contenidas en los documentos técnicos de la EAC, proporciona junto con la Coordinación Operativa de la sede, los insumos, apoyo e información requeridos para ejecutar las actividades administrativas y operativas.
• Seguimiento de cronograma y calidad: Hacer seguimiento al cumplimiento del cronograma operativo para su región con indicadores satisfactorios de cobertura, calidad y oportunidad de acuerdo con los lineamientos y metodología de la operación estadística.
• Comunicación: Servir de canal de comunicación entre el nivel local y central para realizar consultas y socializar resultados con el personal de campo.

Proyecto de Integración de las Encuestas Estructurales de Empresas

Para poder mejorar los procesos de las encuestas estructurales de empresas, se ha llevado a cabo el "Proyecto de integración de las encuestas estructurales de empresas". Este proyecto supone para los tres sectores de estudio (Industria, Comercio y Servicios) un cuestionario integrado, un diseño muestral armonizado, la recogida conjunta y simultánea, la homogeneización de los procesos de desarrollo y la difusión simultánea. La integración busca optimizar los recursos y mejorar la coherencia de los datos económicos estructurales a nivel nacional.