Emprendimientos con Business Case Agile: Justificando la Inversión en el Mundo de la Agilidad

En el mundo de la gestión de proyectos, cada iniciativa comienza con una idea o una necesidad. Sin embargo, convertir esas ideas en realidades exitosas requiere más que inspiración; requiere un enfoque riguroso y planificado. Aquí es donde entra en juego el Business Case o caso de negocio.

¿Qué es un Business Case?

Un Business Case es un análisis estructurado de un proyecto que se realiza para justificar la viabilidad de la inversión de recursos. También puede definirse como un documento estratégico que explica el valor o los beneficios que obtendrá una empresa si realiza una inversión importante o lleva a cabo una iniciativa comercial significativa. Funciona como un argumento lógico que demuestra por qué un proyecto vale la pena y cómo se alinea con los objetivos y estrategias de la organización. Para demostrarlo, se sirve de datos concretos, proyecciones financieras, escenarios alternativos y un análisis de riesgos. El Business Case debe ser claro, coherente y basado en datos verificables, lo que permite a los stakeholders evaluar si el proyecto es viable y proporciona un retorno favorable.

Un Business Case es una herramienta fundamental para tomar decisiones informadas en el ámbito empresarial, ya que ayuda a los líderes a evaluar la viabilidad financiera y estratégica de las inversiones y proyectos antes de comprometer recursos significativos. Se utiliza generalmente para la toma de decisiones en niveles directivos o comités de inversión.

Desde otra perspectiva, un Business Case es una herramienta que ayuda a las organizaciones de IT a organizar y planificar los proyectos que deben emprender en el corto, medio y largo plazo. Es una de las herramientas más injustamente infravaloradas por los departamentos de informática. Un Business Case debería ser el inicio de cualquier proyecto.

ITMadrid IT Business School define un Business Case como “un proceso, reflejado en un documento, que sirve de base para valorar la viabilidad financiera, estratégica y organizacional de una alternativa de solución a un problema, una oportunidad de negocio y/o simplemente la mejora continua de procesos de negocio. Su objetivo final es medir el impacto en la creación de valor de la alternativa recomendada.”

¿Cuándo se realiza un Business Case?

El Business Case se realiza antes de comenzar con un proyecto, sobre todo cuando hay una incertidumbre técnica, el impacto económico es alto o se depende de varias áreas. Por lo tanto, no se aplica en todos los proyectos, pero sí es crucial en los que son de carácter estratégico, innovador o con alto costo de oportunidad. Invertir tiempo en las fases iniciales de un proyecto, ya sea en la elaboración del Caso de Negocio o en la etapa de Discovery (en enfoques ágiles), no es un lujo, sino una necesidad estratégica.

El caso de negocio se desarrolla, preliminarmente, en la fase de pre-proyecto, se refina en la fase de definición o planificación y se va revisando y actualizando a lo largo de toda la ejecución, con la finalidad de monitorear y controlar que el proyecto se mantenga deseable, existiendo una relación positiva entre el costo-beneficio y los riesgos, viable, que sea capaz de entregar los productos planificados y alcanzable, que los productos puedan proporcionar los beneficios esperados.

Business Case vs. Otros Documentos

Business Case vs. Plan de Negocio

Aunque pueden parecer similares, un plan de negocio y un business case tienen objetivos diferentes. El plan de negocio describe cómo funcionará una nueva empresa o unidad de negocio, por lo que incluye el modelo operativo, análisis de mercado, estrategia comercial y aspectos financieros. El Business Case, por el contrario, se centra en justificar una inversión concreta, dentro o fuera de una empresa que ya existe. Es decir, que su alcance es muy concreto y tiene un enfoque muy analítico.

Business Case vs. Resumen Ejecutivo

Un resumen ejecutivo es una descripción general de un documento importante que abarca todos los hechos y detalles principales que las partes interesadas del proyecto deben conocer en caso de que no tengan tiempo para leer todo el documento. De hecho, el último paso en la elaboración de un Business Case será redactar un resumen ejecutivo con todos los detalles importantes y generales que las partes interesadas necesitan saber.

Business Case vs. Project Charter (Acta de Constitución)

El Business Case y el Project Charter son dos documentos distintos, pero relacionados que se utilizan en la gestión de proyectos empresariales. Mientras que el Business Case se concentra en la evaluación exhaustiva de la viabilidad financiera y estratégica de una iniciativa antes de su aprobación, el Project Charter se posiciona como una herramienta posterior a la aprobación, delineando la estructura del proyecto, los objetivos, roles y responsabilidades del equipo, y estableciendo las directrices esenciales para la ejecución efectiva del proyecto. En esencia, el Business Case persuade, mientras que el Project Charter guía y autoriza.

Estructura de un Business Case

Para crear la estructura de un Business Case, no basta con incluir un análisis financiero. También hay que tener visión estratégica y claridad en la exposición. Un Business Case bien elaborado aporta claridad y orientación, lo que permite a las partes interesadas tomar decisiones fundamentadas. Requiere una investigación y reflexión cuidadosas antes de que el caso de negocio pueda redactarse y presentarse.

1. Definición del Contexto y Objetivos

El caso de negocio empieza con una necesidad concreta. Por ejemplo, un problema que se debe resolver, una ineficiencia que corregir o una oportunidad que aprovechar. Por lo tanto, hay que definir ese contexto, los objetivos que se persiguen y las consecuencias de no actuar. Los antecedentes que justifican un proyecto deben quedar claros. Debemos definir si el proyecto surge por un problema existente, o se desea automatizar un proceso para ahorrar dinero e incrementar la eficiencia, o apoya a un nuevo servicio o producto, o es el reemplazo de una aplicación obsoleta, u otro origen que debemos documentar. Se debe profundizar e investigar las motivaciones que impulsan al proyecto, dejando evidente, a través del Business Case, las verdaderas razones de su propuesta. Es un paso obvio, lo que realmente es importante aquí es que sea medible o cuantificable en el tiempo.

Los objetivos del proyecto y los entregables clave del proyecto deben estar claramente definidos. ¿Qué sucederá al final del proyecto? ¿Qué esperas haber creado o entregado para cuando finalice el proyecto?

Objetivos SMART:

• S = Specific. Concreto que mide un resultado.
• M = Measurable. Medible.
• A = Achievable. Se puede alcanzar en el tiempo estipulado.
• R = Realistic. Realista.
• T = Timely. Oportuno.

2. Análisis de Alternativas

Un buen ejemplo de Business Case es aquel que no solo defiende una opción única, sino que compara diferentes alternativas, entre las que se encuentra el escenario de no hacer nada. Una vez definido el objetivo del potencial proyecto, el próximo paso es detectar o definir alternativas de solución. Lo ideal es que sean 3 alternativas, ya que permite una sana comparación. En este punto es importante investigar un poco lo que nos ofrece el mercado. Uno de los puntos a tener en cuenta es que necesitamos comprar soluciones en lugar de productos.

3. Análisis Financiero y de Beneficios

Esta es la parte más importante. Se calculan los costos directos e indirectos; los ingresos esperados, si los hay; los ahorros potenciales y otros beneficios no financieros, como mejoras en la reputación o la satisfacción del cliente. Se debe describir los fundamentos de las finanzas del proyecto. Es necesario redactarla en colaboración con el equipo de finanzas de la empresa. En particular, esta sección debe responder lo siguiente:

• ¿Cuánto costará este proyecto?
• ¿Cuánto cuesta cada componente individual del proyecto?
• ¿Cuál se calcula que será el retorno de la inversión (ROI)?
• ¿Cómo afectará este proyecto al flujo de caja?
• ¿Qué es el análisis de sensibilidad?

4. Identificación y Gestión de Riesgos

Todo proyecto implica incertidumbre. El Business Case debe identificar los principales riesgos, como financieros, técnicos, legales, de mercado, etc., y proponer estrategias de mitigación. La gestión de riesgos del proyecto no es un proceso mediante el cual se elimina el riesgo, sino que se trata de identificar, analizar y responder de forma proactiva a los posibles riesgos del proyecto. Definir de forma clara cada riesgo del proyecto y cómo ese riesgo podría afectar a tu proyecto puede darles a ti y al equipo del proyecto mejores herramientas para gestionar y evitar esos riesgos.

Los riesgos son eventos que, si ocurren, impactan (generalmente) negativamente al proyecto y al logro de los objetivos empresariales. Es por ello que resulta estratégico valorar los riesgos de la alternativa propuesta.

• Presupuesto: Es muy común que un proyecto se salga del presupuesto inicial.
• Tiempo: Otro recurso escaso, hoy día uno de los activos más preciados.
• Recursos Humanos: Los potenciales proyectos tienen sus datos, algunos de ellos los debemos predefinir.

5. Plan de Ejecución General y Recomendación

Aunque no es un proyecto detallado, se debe dar una visión general de cómo se ejecutará la iniciativa. Por último, el documento se cerrará con una recomendación: iniciar el proyecto, rechazarlo o analizar más información.

El Business Case en el Ciclo de Vida del Proyecto

El Business Case sirve como el punto de partida esencial para un proyecto exitoso. Aquí se establece la base sólida sobre la cual se construirá todo el trabajo futuro. El Business Case no es un documento estático; es un repositorio vivo que guía el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

• Inicio del proyecto: El Business Case sirve como base para el inicio del proyecto.
• Revisión y aprobación: El Business Case se presenta a los responsables de la toma de decisiones para su revisión y aprobación.
• Seguimiento del rendimiento: El Business Case proporciona referencias para medir el avance del proyecto en relación con los beneficios y costos previstos.
• Evaluación posterior al proyecto: Una vez finalizado el proyecto, el Business Case se utiliza para evaluar el éxito del proyecto en relación con los objetivos iniciales.

Business Case Agile: Integración con Metodologías Ágiles

Uno de los movimientos de mayor penetración en la industria de Tecnología de la Información (IT) es sin duda el movimiento de Agile, o agilidad. Junto con Lean IT, Kanban, y Management 3.0, Agile-SCRUM se ha convertido en un framework que rápidamente adoptan las principales empresas alrededor del mundo para gestionar los proyectos de nueva generación. Las empresas necesitan agilidad para cerrar brechas como el time-to-market, incrementar la calidad de sus productos y servicios, y mejorar los equipos de trabajo.

Ahora bien, ¿cómo encaja un Business Case dentro de SCRUM? Es factible desarrollar un Business Case utilizando el framework SCRUM para desarrollar nuestro proyecto. La respuesta a ello es afirmativa, pero antes de entrar en detalle en cómo lo hace, es importante definir el elemento central de SCRUM: el Sprint.

El Sprint 0 en SCRUM y el Business Case

Un Sprint es el período en el cual se lleva a cabo el trabajo en sí. Es una unidad de tiempo, usualmente un mes, necesaria para completar un trabajo que incremente el valor de un proyecto o producto. SCRUM está compuesto de Sprints, y se reserva precisamente el denominado Sprint 0 (cero), ese período de tiempo, muy corto, en donde diseñamos y damos definición y formalidad al proyecto.

Es en este período de tiempo donde aplicamos todas las técnicas necesarias para elaborar el Business Case formal del proyecto, en donde valoramos las alternativas que tenemos, sus riesgos, estrategias y restricciones y proponemos aquella alternativa que más añade valor al negocio. En conclusión, las metodologías ágiles, en especial SCRUM, se reservan un espacio o apartado para definir un Business Case, que valore si un proyecto X es viable y/o simplemente aporta valor a la organización.

Business Case en Enfoques Tradicionales y Ágiles

En el sector bancario, financiero, salud y otros sectores, no existe un enfoque único que funcione para todos en la gestión de proyectos. Mientras que en los proyectos Waterfall (metodologías tradicionales) un Caso de Negocio bien estructurado es esencial para justificar la inversión y definir el alcance de este, en cuanto a los proyectos ágiles e híbridos, la fase de Discovery se convierte en la piedra angular para comprender a profundidad las necesidades de la empresa o del cliente.

Cómo Elaborar un Business Case con Éxito

Para elaborar un Business Case de calidad se requiere de una clara, sólida y robusta metodología, que sea un estándar y sea entendida por todos los miembros de la organización. Hay varias metodologías para crear o escribir un Business Case IT. Cada autor, producto de su experiencia, investigación o reflexión, propone lo que consideran más apropiado según el caso. No obstante, los objetivos, principios y fundamentos son los mismos.

Consejos para un Business Case Sólido:

• Conoce a tu audiencia: Adapta tu caso de negocio a los intereses y preocupaciones específicos de tus partes interesadas.
• Usa un lenguaje claro y conciso: Evita el lenguaje técnico y excesivamente complejo.
• Respalda tus afirmaciones con datos: Utiliza datos, estadísticas y estudios de caso para fundamentar tu caso de negocio.
• Sé realista: Si bien es esencial destacar los beneficios del proyecto, sé honesto sobre los riesgos y desafíos.
• Involucra a las partes interesadas desde el principio: Incorpora a las partes clave desde el inicio del proceso para recoger sus aportaciones y generar compromiso.
• Revisa y edita: No dudes en revisar tu caso de negocio varias veces.
• Utiliza elementos visuales: Usa gráficos, diagramas y tablas para presentar datos e información de forma visual.
• Sé específico: Evita las afirmaciones vagas.
• Considera alternativas: Analiza las soluciones alternativas y explica por qué no fueron seleccionadas.
• Sigue una plantilla: Usar una plantilla de caso de negocio puede ayudarte a asegurarte de que cubres todos los componentes necesarios.

Recursos para la Creación de un Business Case

Existen diferentes libros en el mercado que ayudan a la construcción o creación de un Business Case. Algunos son generalistas, es decir, ayudan a construir o crear un Business Case para todo tipo de proyectos. Pueden servir de referencia y consulta para profundizar y crear la excelencia en el mundo de Business Case y la gestión de Proyectos. Sería interesante centrarse en Proyectos de carácter tecnológico, ya que focalizamos el concepto en el área de conocimiento de este Centro de Excelencia para el estudio y análisis de Business Case IT.

• Título: HBR Guide to Building Your Business Case
• Autores: Ray Sheen and Amy Gallo
• Editor: Harvard Business Publishing
• Publicación: 2015
• Comentarios: Excelente visión de cómo crear un Business Case. Existe la versión que incluye plantilla de Business Case en Excel y para la presentación en PowerPoint (PPT). El libro está disponible en formato papel y electrónico (eBook).

• Título: 9 Pasos para crear un Business Case de éxito
• Autores: ITMadrid IT Business School
• Editor: ITMadrid IT Business School
• Publicación: 2011
• Comentarios: Una referencia rápida y precisa de Cómo hacer un Business Case Paso a Paso, presenta, a juicio del autor, los pasos necesarios para crear o desarrollar un Business Case IT de calidad.

• Título: Developing a Business Case
• Autores: Harvard Business School Press
• Editor: Harvard Business School Press
• Publicación: 2010
• Comentarios: Una referencia de bolsillo, escrito para la afamada escuela de Negocios de la universidad de Harvard. Práctica y muy fácil de leer.