La gestión del tiempo: clave esencial para el éxito del emprendedor

Como dueño de un pequeño negocio, sabes bien lo que se siente al estar abrumado por la cantidad de tareas que tienes sobre la mesa. Te toca hacerlo todo: desde la creación de productos hasta la administración, gestión de inventario y marketing. El tiempo es el bien más preciado, especialmente en lo que se refiere a llevar una empresa pequeña. A la vez que convertirse en su propio jefe es el sueño de muchos, también conlleva muchas responsabilidades.

La gestión del tiempo es fundamental para cualquier emprendedor que quiera desarrollar su oficio y alcanzar sus metas. Sin duda alguna, nunca terminarás de marcar como terminadas todas tus tareas de la lista de «pendiente». Organizar bien tu tiempo es esencial porque te permite trabajar en tu negocio y no solo para tu negocio. Una mala gestión del tiempo puede provocar estrés y agotamiento. Si quieres mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal, tus habilidades para gestionar tu tiempo tienen que estar, de verdad, a la altura. Después de todo, nunca hay más de 24 horas en un día. Con las técnicas de gestión de tiempo adecuadas, puedes tomar el control de tu tiempo, haciendo tu trabajo más eficiente, productivo y relativamente menos estresante.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo se trata del control y planificación de la cantidad de minutos y horas que se dedica a las actividades del día con la finalidad de ser más productivo y lograr las metas que te propusiste. En muchas ocasiones programamos una serie de tareas en la agenda al finalizar el día anterior, pero cuando terminamos la jornada siguiente nos damos cuenta de que no nos alcanzaron las horas para hacer todo lo que nos propusimos. Conocer a qué dedicas tu tiempo te permitirá descubrir qué prioridades tienes en la vida, a qué le estás dedicando más plazo del que deberías y cómo puedes gestionar de mejor manera tu tiempo para evitar retrasos innecesarios en tu trabajo y en las demás áreas de tu vida. Esto mismo lo puedes hacer con tu negocio. Solo hace falta una plataforma sencilla para medir la productividad de la organización y hacer los cambios que consideres pertinentes.

¿Por qué la gestión del tiempo es tan importante?

La gestión del tiempo es fundamental para cumplir con todas las áreas de tu trabajo. Optimizar tu tiempo te ayudará a tener una mejor calidad de vida. El estrés es uno de los grandes males que tienen las personas en la actualidad. Muchos problemas de salud crónicos se originan en un estilo de vida demasiado movido y agotador, lo que trae consecuencias en el organismo a mediano y largo plazo. Si tuvieras más tiempo disponible y una organización exacta de lo que harás casi a cualquier hora del día, la tranquilidad llegaría a tu mente y las demás áreas en tu vida se acomodarían como por arte de magia. Se ha demostrado que con más organización un trabajador se motiva el doble y ejecuta sus actividades de mejor manera, tanto así que incluso llega a tener tiempo libre para dedicarlas a su pasión si las labores se lo permiten.

Beneficios para cualquier empresa:

• Reduce costes: Si una empresa gestiona bien su tiempo lo primero que ahorra es una gran cantidad de dinero producto de los procesos que se realizan en menor cantidad de horas. La eficiencia comienza a ser una aliada de la compañía, con lo cual, se produce más en menos tiempo, lo que incrementa los números de la corporación.
• Evita retrasos en las entregas: Un retraso en la producción es un error que puede ser muy costoso. Del otro lado de la pantalla hay clientes que están pagando por recibir su encargo en el tiempo estimado y con la mejor calidad posible. Si las responsabilidades no están delimitadas o no se especifica el horario laboral es muy probable que tengamos retrasos en las entregas, lo que podría traer consecuencias nefastas para el negocio.
• Mejora el ambiente laboral: Un clima agradable es sinónimo de buenas relaciones y una especificación de las actividades que hay que cumplir. Cuando no se estén dando los resultados, verifica cómo está el ambiente laboral. En muchas ocasiones un problema desencadena en otro.
• Genera una mayor ventaja competitiva y satisfacción del cliente: Satisfacer al cliente tiene que ser el objetivo primario de cualquier compañía. Si tu consumidor está contento todo está bien y será una clara ventaja competitiva. Una correcta optimización del tiempo te ayudará a ofrecer un servicio de mejor calidad, a mejor precio, lo que te diferenciará de la competencia.

Consejos para una gestión del tiempo efectiva

1. Establecer metas claras y objetivos SMART

Marcarse objetivos es esencial para cualquier estrategia de gestión del tiempo. Para asegurarte de que estés realizando actividades que, de verdad, te estén acercando a tus objetivos comerciales, tanto a corto como a largo plazo, es necesario que definas esos objetivos de forma clara y que sean alcanzables. Muchas empresas encuentran en la metodología «objetivos SMART» una forma de mantenerse enfocados en sus tareas y en el buen camino. Estas siglas provienen del inglés, y quieren decir:

• Specific (concreto)
• Measurable (cuantificable)
• Attainable (alcanzable)
• Relevant (relevante)
• Time-bound (con plazos definidos)

Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: «Aumentar las visitas mensuales de personas diferentes a mi página Web de 1 000 a 5 000 en los próximos 6 meses».

Una vez te has marcado objetivos SMART, puedes trabajar desde allí para decidir qué pasos necesitarás llevar a cabo para alcanzar cada uno de tus objetivos. Todo lo demás es una pérdida de tiempo potencial.

2. Priorización de tareas

Una vez decididos tus objetivos y determinadas las tareas que necesitarás realizar para alcanzarlos, es tiempo de decidir las prioridades. Si lo que buscas es aprovechar al máximo tu tiempo, lo primero es aprender a priorizar. Seguro que más de una vez te has sentado con una lista larguísima y, al final del día, muchas de esas tareas siguen sin estar tachadas. La matriz de Eisenhower es una herramienta útil para esto, clasificando las tareas en cuatro cuadrantes:

• Importante y urgente: Si una tarea está en este apartado, debes realizarla inmediatamente.
• Importante pero no urgente: Estas tareas son aquellas que, en principio, son importantes. Sin embargo, se pueden posponer si es estrictamente necesario.
• Urgente pero no importante: Estas tareas hacen mucho «ruido», pero una vez realizadas tienen poco impacto o su efecto es extremadamente corto.
• Ni urgente ni importante: Estas son tareas de baja prioridad, pero que dan la sensación de tenerte muy ocupado.

Escribe tus tres o cuatro tareas «importantes y urgentes» que deben llevarse a cabo hoy mismo. Según las vayas completando, táchalas de tu lista. Esto te hará sentir que has logrado algo, ayudándote a motivarte para continuar con la lista.

3. Evitar la multitarea y reducir distracciones

Es fácil pensar que hacer varias cosas a la vez (multitarea) te ayudará a terminar antes, pero en realidad suele hacerte perder tiempo y concentración. Para ser más productivo, es mejor concentrarse en una sola tarea y reducir distracciones. Las notificaciones pueden hacer que pierdas el hilo, y volver a reconectar te puede costar varios minutos. Lo ideal es establecer horas o momentos específicos en el día para revisar los mensajes de correo o de las redes sociales de tu negocio. Una buena práctica es hacerlo entre tarea y tarea. Un truco útil es reservar momentos concretos para las distracciones. Por ejemplo, concédete un rato específico para revisar mensajes, correos electrónicos o redes sociales una vez que hayas terminado una tarea importante.

4. Identificar tus momentos de máxima productividad

Cada persona tiene horas en las que rinde más. ¿Eres más productivo por la mañana o por la noche? Identifica esos momentos y reserva para ellos las tareas más difíciles. Incluso si solo tienes unos minutos para algo pequeño, sigue siendo un avance. Por ejemplo, deja para la tarde los asuntos más simples y dinámicos, ya que tu cerebro a esas horas no te permitirá concentrarte en la misma medida, y haber terminado lo más complejo primero te hará sentir más aliviado.

5. Dividir tareas grandes y delegar

Cuando revises tu lista de tareas pendientes, intenta dividir las tareas grandes en pasos más pequeños. Al dividirlas, todo resulta más alcanzable y menos abrumador. Y a medida que tu negocio crece, delegar será imprescindible para liberar tu tiempo. Aprende a delegar tareas que no requieran tu atención directa. La incapacidad de delegar adecuadamente puede llevar a un desbordamiento de tareas que fácilmente podría ser evitado.

6. Utilizar herramientas y metodologías de gestión del tiempo

No hace falta complicaciones: desde un cuaderno sencillo hasta aplicaciones como Trello o softwares de organización, cualquier herramienta que te ayude a visualizar tus objetivos y optimizar tu flujo de trabajo será una aliada. Te darán claridad y te permitirán tomar el control de tu tiempo.

Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que consiste en trabajar en intervalos cortos y muy enfocados, normalmente de 25 minutos, seguidos de un pequeño descanso. Después de cuatro ciclos, se hace una pausa más larga. Los emprendedores encuentran en la técnica Pomodoro una herramienta valiosa para evitar la procrastinación y mantener el foco durante largas horas.

Time Blocking

Esta técnica implica dividir el día en bloques de tiempo dedicados exclusivamente a tareas específicas. A diferencia de una lista de tareas que simplemente establece lo que se debe hacer, el “time blocking” fuerza a asignar un período concreto para cada actividad. Esta estrategia ayuda a evitar la multitarea y se asegura que cada tarea recibe la atención adecuada.

Regla de los 2 minutos

Esta regla sugiere abordar inmediatamente cualquier tarea que lleve menos de dos minutos. Esto despejará tu cabeza y podrás dedicar tu tiempo a lo que de verdad es prioridad.

Principio de Pareto (80/20)

El principio de Pareto indica que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones. Investiga a qué dedicas tu tiempo «triple A» y encontrarás muchas respuestas sobre tu vida.

7. Planificar con antelación y fijar tasas de tiempo

Organizar la agenda con anticipación es fundamental para aumentar las probabilidades de cumplir con cada una de tus obligaciones. Dedica unos minutos de tu día para definir cuánto tiempo le dedicas a cada una de las actividades. Si tienes un objetivo plasmado en el papel es más fácil fijar cuánto será el tiempo que le dedicarás a cada tarea del día siguiente. El plazo funciona como una recompensa, así que dependiendo de la complejidad del proyecto le asignarás más o menos minutos. Asegúrate de tomar tiempos de descanso para que tu mente no colapse a mitad del día.

8. Concentración máxima y eliminación de interrupciones

La concentración es uno de los temas más complejos de tratar. Con los plazos sabrás cuántos minutos tienes para hacer cada actividad. La clave es que dediques el 100% a esa tarea. Después de definir qué tienes que hacer a cada hora debes eliminar la mayor cantidad de distracciones posible. Si vas a hacer algo es porque darás tu 100% en ello. Olvídate entonces de las interrupciones: comer, ir al baño o atender el teléfono si no está programado en tu agenda. Posteriormente tendrás ese tiempo de descanso que es tan necesario para despejar tu mente y cumplir con las demás áreas de tu vida.

9. Realizar tareas desagradables primero

Así como hay actividades que haces en pocos minutos, hay otras que son simplemente desagradables. Para evitar interrupciones en tu trabajo en momentos de máxima productividad, te recomendamos que en la medida de lo posible ejecutes estas actividades al principio del día. Verás cómo te quitas un gran peso de encima.

10. Calcular tiempo para imprevistos

Es importante tener una agenda bien definida, pero también debes dejar un espacio para los imprevistos. En el día a día ocurren cosas que escapan de tu control. Esto puede abarcar desde la visita de un familiar, ir al médico o hacer unas compras urgentes. Agrega unos 10 minutos a cada actividad por si acaso surge algo que debes resolver. Elena Gómez del Pozuelo explica que la forma de gestionarlos es "saber si se trata realmente de una urgencia, y segundo, si lo puedes delegar".

11. Aprender a decir que no

Todo aquello que no contribuya a los objetivos del día debes dejarlo a un segundo plano a menos que forme parte importante de tu vida como tus relaciones personales y familiares. Decir "no" es algo trascendental para poder ser productivo en un mundo donde cada vez existen más distractores. Andy Stalman añade algo fundamental para tener una agenda asumible: “Gestionar bien tu agenda significa que hay cosas a las que tienes que renunciar y aceptar tus limitaciones.”

12. Ordenar el espacio de trabajo y hacer pausas

Es importante que tu espacio esté ordenado. De hecho, hay estudios que señalan que mientras más espacio tenemos más lo utilizamos, facilitando el extravío de documentos importantes. Administra cada archivo en carpetas para que no pierdas tiempo buscando algo. Trabajar duro y de forma concentrada es vital para gestionar tu tiempo y lograr una buena productividad laboral. Está científicamente probado que los descansos breves ayudan a mejorar la productividad. Por ejemplo, puedes probar de hacer descansos de 10 minutos cada dos horas.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Para que un negocio marche a la perfección no basta con que cada uno administre su tiempo, es necesario que exista un sistema integral. Al final de todo, el éxito de una empresa depende de la correcta ejecución de un conjunto de procesos que interfieren con otros. Por lo tanto, si uno falla afecta a todos los demás, provocando una reacción en cadena difícil de detener. No hay nada mejor que establecer una serie de mecanismos que delimiten las actividades a cumplir, plazos de entrega y los métodos de comunicación que usaremos para lograr los objetivos.

La gestión del tiempo es un desafío constante para los emprendedores. La clave está en experimentar con diversas metodologías y ajustarlas a las necesidades específicas de cada negocio y situación personal. Adoptar y adaptar estas estrategias puede transformar la manera en que los emprendedores abordan sus responsabilidades diarias, llevándolos a un mayor éxito y bienestar.