Guía Completa para Emprendedores: Gestión de Productos Financieros y Finanzas Empresariales

Emprender es una aventura emocionante y desafiante, llena de oportunidades para la innovación y el crecimiento personal. Sin embargo, uno de los aspectos más críticos y, a menudo, más intimidantes para los nuevos emprendedores es la gestión financiera. Entender y manejar adecuadamente las finanzas de tu negocio es esencial para asegurar su sostenibilidad y éxito a largo plazo.

Si estás comenzando tu propio emprendimiento, la organización de las finanzas debe tenerse en cuenta desde el primer momento, y separarse de lo que son las finanzas personales para garantizar la rentabilidad. Manejar las finanzas de un negocio es primordial para comprender si tu empresa está en el camino hacia el éxito o debe corregir su rumbo de inmediato. Otro beneficio que trae es que puedes medir el éxito de las estrategias y modo de trabajo que llevas a cabo.

Los comienzos siempre son complicados para el emprendedor. Aunque la idea sea buena, hay que tener músculo financiero para afrontar los gastos de entrada. En resumen, la mejor manera de llevar a buen puerto un proyecto propio es planificar previamente los gastos, tener muy claras las fuentes de ingreso y evitar el exceso de deudas.

1. Planificación Financiera: El Primer Paso hacia el Éxito

Organizar las finanzas de tu negocio es esencial para planificar el futuro de manera efectiva. Hay que dar muchas vueltas a los números del plan de empresa. Al igual que hace falta un presupuesto para gestionar la economía doméstica, es imprescindible saber a ciencia cierta qué cantidad va a ser necesaria para arrancar y sacar adelante el proyecto.

Si te interesa organizar las finanzas empresariales de tu negocio, debes saber que establecer presupuestos y proyecciones es el primer paso. Antes de comenzar a desarrollar un presupuesto o realizar proyecciones financieras, debes comprender y verificar cuál es la situación financiera actual de tu empresa. Otro punto fundamental es definir las metas del negocio, así como tus objetivos personales y los del equipo. Además, establecer objetivos también ayuda a la empresa a enfocarse en lo que es importante y a tomar decisiones informadas en cuanto a cómo asignar recursos financieros.

Define un presupuesto claro y realista. Analiza tus necesidades iniciales y proyecta los ingresos y gastos esperados. Esto te permitirá tomar decisiones informadas y evitar sorpresas financieras más adelante. Un presupuesto bien elaborado te permite planificar tus ingresos y gastos, asegurándote de que tienes suficiente dinero para cubrir tus costos operativos y financiar tus planes de crecimiento.

Si quieres saber cómo llevar las finanzas de un negocio, nada mejor que confeccionar diferentes versiones de tu presupuesto, creando diversos escenarios (más optimistas y más pesimistas) para conocer qué es lo que puede ocurrir en cada caso.

Elaboración del Plan Financiero

El plan financiero es una de las guías de una empresa. Como todo documento financiero, te va a hablar de la relación que el dinero colocado en tu negocio tiene con otro momento. De hecho, proyecta cómo afectarán los proyectos de la empresa a diversos indicadores. El plan financiero es un documento interno preparado para la gestión. En algunos momentos, puede ser necesario presentarlo a terceros para conseguir su aprobación.

Para construir tu plan financiero necesitarás desarrollar tus planes y contrastarlos con las expectativas razonables de tu actividad. Para ello, tomarás en cuenta diversos tipos de datos. A continuación, los llevarás a tus planes de inversiones y financiación, a proyecciones de estados contables, como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujos de tesorería u otros, y al análisis de ratios e indicadores. Te preguntarás hasta qué punto es posible o no alcanzar las ventas propuestas con el personal previsto.

Con tu primera idea razonable de cómo esperas que vayan a ir tus proyectos, podrás calcular cómo se reflejaría eso en las cuentas. Las ratios te ayudarán a percibir errores de planificación antes de la ejecución de las acciones. Con estos datos en la mano, quizá plantees algún ajuste en tus planes que te permita equilibrar mejor tus cuentas y tu tesorería. El plan financiero es sencillo si se tiene la información bien organizada y las ideas de lo que quieres plasmar claras.

2. Conceptos Financieros Clave para Emprendedores

Comprender la terminología financiera es fundamental para cualquier emprendedor. A continuación, detallamos algunos conceptos esenciales:

• Flujo de Caja: El flujo de caja se refiere al movimiento de dinero dentro y fuera de tu negocio. Un flujo de caja positivo indica que tu negocio genera más dinero del que gasta, mientras que un flujo de caja negativo sugiere lo contrario. Una planificación adecuada del flujo de caja es crucial para la supervivencia de cualquier negocio.
• Punto de Equilibrio: El punto de equilibrio es el nivel de ventas necesario para cubrir todos los costos, tanto fijos como variables.
• Balance: El balance es el estado financiero que muestra la situación de la empresa en una determinada fecha. Es una imagen estática, no muestra los flujos durante un periodo.
• IVA: El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. Tu empresa soporta IVA en las facturas que recibe, y repercute (recoge) IVA en las que emite. Las empresas recaudan el impuesto para Hacienda. Aunque no te afecta en rentabilidad, sí te afecta en flujo de caja.
• Coste de Nómina: Cuando contratas a un trabajador, tienes que tener en cuenta costes adicionales que varían en función del salario (bruto) que le vayas a pagar. El coste empresa de una nómina es lo que asume finalmente el empresario una vez ha pagado al trabajador, a Hacienda y la cuota patronal de la Seguridad Social.

3. Gestión de Ingresos y Gastos

Tener una idea clara de todas las fuentes de ingreso que tiene la empresa te permite diseñar estrategias para maximizar estas ganancias reduciendo los riesgos. Conocer todos los gastos de la empresa, sin importar cuán insignificante sean, es fundamental para poder cumplir con los objetivos financieros establecidos.

Control de Costes

Es importante ser muy prudente con los gastos, sobre todo en los primeros meses. A medida que tu negocio crece, puedes ir invirtiendo en nuevas áreas, pero al inicio, mantén los costes lo más bajos posible. Esto te permitirá asegurar un flujo de caja positivo y la estabilidad de tu empresa. En los comienzos es preferible ir ligero de equipaje e intentar no comprometerse con contratos a largo plazo. Si es necesario alquilar una oficina, lo más conveniente es empezar por un contrato asequible con una duración de un año, para evitar tener que asumir costes extras en caso de que el negocio termine. Mira con ojos críticos la lista de tus gastos y elige al menos 3 gastos a eliminar o a reducir la próxima semana.

Gestión de Liquidez y Pagos

Saber cuánto dinero tienes en la cuenta del banco es el principal indicador para determinar el estado de salud de tu empresa. Es muy importante llevar la liquidez controlada. Todo emprendedor tiene que tener liquidez en su negocio para que éste funcione. Si quieres hacer una ronda de financiación, no te veas en la situación de no tener un euro cuando quieres plantear la ronda porque va a ser “Crónica de una muerte anunciada”. Cuanta más caja tengas en el banco al salir a buscar inversores, mayor será tu poder de negociación y mayor será tu valoración.

No es lo mismo hacer una venta que cobrar una factura (salvo que cobres siempre al contado), así que hay que fijarse mucho en el período medio de cobro, y de la misma forma en el período medio de pago. Todo el plan tiene una traducción a cobros y pagos de diferentes categorías. Es importante que tengas en cuenta los momentos concretos en los que van a llegar para evitar crisis de liquidez o excedentes de tesorería.

Una vez previsto todo tu margen de ganancias y metas financieras, considera la importancia de los impuestos sobre el cobro de tus productos y servicios. Antes de fijar el precio de venta, recuerda incluir los impuestos y reservar el pago de ellos, una vez cobrados.

4. Opciones de Financiación para Emprendedores

Al momento de manejar las finanzas de un negocio y emprender tu propia empresa es esencial contar con una fuente de financiamiento que permita cubrir los gastos necesarios para su puesta en marcha y crecimiento.

Recursos Propios

Si el negocio es pequeño y puede crecer poco a poco, la opción menos arriesgada es la financiación con recursos propios o con la ayuda de amigos o familiares. Estos recursos incluyen ahorros personales, venta de activos y hasta préstamos de familiares o amigos. Es importante que pienses si es conveniente utilizar tus propios fondos para financiar tu emprendimiento y que consideres todas las opciones disponibles antes de tomar una decisión. Uno de los grandes errores de los emprendedores es usar sus ahorros para comenzar.

Financiación Externa

Si no es posible recurrir a la ayuda externa, es importante considerar otras fuentes de financiamiento. Puedes evaluar opciones de financiación investigando las mejores para tu tipo de negocio y asegurándote de entender las condiciones antes de tomar una decisión.

1. Financiación Bancaria Tradicional: Se puede acudir a las entidades bancarias que ofrecen productos especializados para emprendedores. Los préstamos bancarios pueden ser a corto o largo plazo, y se basan en la capacidad de pago del emprendimiento. Por este motivo, es importante que evalúes cuidadosamente las ventajas y desventajas del financiamiento bancario antes de tomar una decisión. Préstamos para inversiones iniciales o una línea de crédito para circulante son habituales en el desarrollo inicial de la empresa. En este sentido, seguro que pueden ayudarte en esos momentos las Sociedades de Garantía Recíproca, muy orientadas a estos proyectos.
2. Ayudas Estatales y Programas de Apoyo: También se puede acceder a las ayudas estatales. Existen diferentes tipos de créditos como financiamientos para negocios, incubadoras de pymes y hasta inversiones por parte del gobierno que vale la pena considerar. Para empezar a legalizar tu empresa, quizás lo mejor es empezar siendo autónomo, con una tarifa plana, y además, consulta en tu ayuntamiento o comunidad por si ofrecen bonificaciones adicionales.
3. Crowdfunding y Crowdlending: Se trata de otra de las alternativas de financiamiento en la que se busca la contribución de una comunidad de personas que aportan dinero para financiar el proyecto o emprendimiento. Son formas de financiación e intercambio que unen a través de internet a los emprendedores y a los financiadores. Debes comprobar que la plataforma a la que acudes está registrada en la Comisión Nacional del Mercado de Valores. Casi todas funcionan de manera similar. La plataforma expone tu idea durante un tiempo, alrededor de dos meses. Es importante ver si te conviene o no acceder al crowdfunding antes de tomar una decisión.

5. Herramientas y Asesoramiento para una Gestión Eficaz

Para manejar las finanzas de tu negocio de manera efectiva, es fundamental contar con las herramientas adecuadas y, cuando sea necesario, con el asesoramiento profesional.

Separación de Finanzas

Es esencial separar las finanzas personales de las del negocio para evitar confusiones y mantener un control claro sobre los gastos. Abre una cuenta bancaria exclusiva para tu empresa. Esto es importante para garantizar rentabilidad y para facilitar la gestión financiera adecuada. Una de las cuestiones a las que debes prestar atención para manejar las cuentas corrientes es mantener los registros contables precisos y actualizados de todas las transacciones realizadas en tus cuentas corrientes, incluyendo los depósitos, retiros y pagos. Mantener registros actualizados permite a la empresa mantener un control preciso de sus cuentas corrientes, asegurarse de que los saldos sean precisos y tomar decisiones financieras informadas. Para poder tener un control óptimo de las cuentas corrientes, es fundamental que no olvides realizar tus pagos mensuales. Al automatizar los pagos podrás ahorrar tiempo y recursos, reducir errores y mejorar la precisión de los registros financieros.

Uso de Herramientas Digitales

Las herramientas digitales son esenciales para gestionar tus finanzas de manera eficiente. Existen muchas opciones de software que permiten automatizar procesos de contabilidad, facturación y gestión de gastos. Utilizarlas te ahorrará tiempo y te ayudará a mantener un control preciso de las finanzas. La organización es la mejor amiga de las finanzas para emprendedores.

Asesoramiento Profesional

Un contador puede llevar a cabo las finanzas de un emprendimiento de manera profesional, por lo que no deberías descartar su ayuda por más que represente un gasto extra para tu organización. Entre las ventajas de contar con un contador encontramos el ahorro de tiempo valioso, la reducción de errores, el cumplimiento normativo y la asesoría frente a oportunidades tentadoras que pueden llevar tu negocio al siguiente nivel. También puedes contratar a un profesional para que se encargue de llevar los libros contables al día en la empresa, registrando debidamente gastos e ingresos. Sin dudas puede ser de gran ayuda para librarte de dolores de cabeza y garantizar el éxito del negocio. No dudes en buscar asesoría financiera profesional si es necesario.

6. Estrategias para la Salud Financiera y Crecimiento Sostenible

Para asegurar la estabilidad y el crecimiento a largo plazo de tu emprendimiento, es vital implementar estrategias de salud financiera continuas.

Fondo de Emergencia Empresarial

Crea un fondo de emergencia empresarial. Es fundamental contar con un fondo de emergencia para cubrir cualquier eventualidad. Este fondo te permitirá afrontar imprevistos sin afectar el flujo de caja del negocio. El objetivo es tener al menos tres meses de gastos cubiertos para garantizar estabilidad financiera. En la gestión de las finanzas de tu proyecto puede que te encuentres con situaciones de emergencia que debas cubrir o que los «gastos hormiga» se acumulen sin que te hayas dado cuenta.

Revisión Periódica de Finanzas

Revisar tus finanzas rigurosamente y con periodicidad, para asegurarte de que estás en buen camino para alcanzar las metas financieras. Recuerda que revisar las finanzas de la empresa regularmente permite a los gerentes y dueños tomar decisiones informadas y asegurarse de que la empresa esté en un camino financiero saludable. Establecer este hábito te ayudará a tener siempre bajo control tus finanzas.

Formación Financiera Continua

Invierte en formación financiera. El conocimiento financiero es una herramienta poderosa para tomar decisiones acertadas. Invierte tiempo en formarte en gestión financiera, lectura de balances y estrategias fiscales. Cuanto más sepas sobre cómo gestionar las finanzas, más fácil será llevar tu negocio hacia el éxito. No hay que olvidar la importancia de adquirir los conocimientos y habilidades financieras necesarias para el desempeño de la aventura empresarial y contar con el asesoramiento adecuado en temas financieros.

Si lo que se necesita es formación en determinados aspectos del emprendimiento, internet es la puerta de acceso a multitud de informes, artículos especializados y ‘blogs’, que son de gran ayuda y no suponen ningún coste. Además, hay una gran oferta gratuita de cursos ‘online’ masivos y abiertos (MOOC, en su siglas en inglés) que abarcan todos los conocimientos que necesita un emprendedor y están impartidos por centros y universidades de prestigio como Harvard o Stanford.