Cómo un emprendedor controla su negocio: Claves para el éxito y el crecimiento sostenible

Empezar un negocio propio suele estar cargado de entusiasmo, ideas y mucha garra. Pero llega un momento en el que ese impulso inicial necesita transformarse en estrategia. Administrar un negocio es una tarea difícil que necesita, ante todo, de decisión y compromiso; además de tiempo y esfuerzo. La mala administración de un negocio es el principal punto de fracaso para una empresa emergente, ya que muchas veces empiezan bien generando ingresos por unos meses, pero luego se estancan y terminan en la quiebra. Para tener éxito en un negocio hay que pensar en mucho más que un producto o servicio de calidad.

Para que tu negocio pueda avanzar hacia un mayor crecimiento es indispensable que entiendas cómo administrarlo de forma eficiente. Tu negocio depende de una correcta administración para lograr mantenerse en el mercado y generar utilidades. Las claves del éxito serán dos: objetivos estratégicos y coordinación.

1. Pilares de la gestión empresarial

Para una gestión efectiva, es crucial comprender los pilares fundamentales que la sustentan:

• Planeación: Es el pilar de todo negocio. Hablamos de fijar el camino más adecuado para alcanzar tus objetivos. Cualquier emprendimiento, sin importar su tamaño o sector, debe establecer objetivos para obtener buenos resultados. La mejor manera para crearlos es apoyarse en la metodología SMART. Estas metas deben ser anuales, para luego dividirse en metas trimestrales y mensuales que faciliten el avance hacia su cumplimiento con pasos concretos diarios.
• Organización: Aquí buscamos saber: ¿quiénes lo harán?, ¿cómo lo harán? y ¿con qué recursos? En esta etapa se estructura la empresa, se divide en áreas o ramas, dando forma a su organigrama. Al tener claridad en las tareas que se deben hacer es más simple organizar y diseñar estrategias para ejecutarlas correctamente. Herramientas como el Backlog, To do, Doing y Done pueden ser de gran ayuda.
• Dirección: Esta fase está enfocada en la toma de decisiones. Pretende ejecutar las acciones de manera eficiente, influyendo en el personal para que se cumplan los objetivos.
• Control: Esta es la etapa de seguimiento de las actividades. Cuando de administrar un negocio se trata, nada tiene sentido si no analizas los resultados. Haz un corte y reporte diario, de esta forma podrás tomar el control de tu negocio.

El Director Ejecutivo de MOBI, Drew Starbird, Ph.D., destaca tres áreas clave esenciales para la gestión de un pequeño negocio: la construcción de estabilidad financiera, el apoyo a la eficiencia operativa y el cultivo de la toma de decisiones estratégicas.

2. Construyendo la estabilidad financiera

Mantener la estabilidad financiera es esencial para la gestión eficaz de un negocio y para crear oportunidades de crecimiento futuro. Las cifras hablan por sí mismas, el 80 % de los emprendedores acaban echando el cierre a su proyecto en los tres primeros años de actividad. Según varios estudios, la principal causa de fracaso en los nuevos emprendimientos proviene de aspectos relacionados con las finanzas. Al emprender no debemos comenzar gastando según vamos necesitando dinero y sin ningún tipo de control o de planificación previa.

2.1. Gestión de ventas

El control de ventas es un proceso que te ayudará a gestionar, registrar y monitorear todo lo que es vendido en tu negocio. Al contar con un sistema de control de ventas podrás evitar errores de registro o de cálculo al momento de realizar una venta. Registra todo en una computadora que tenga un software que te permita llevar la administración de tu negocio. Con ayuda de la tecnología podrás generar tus reportes de venta y te será mucho más fácil manejar los datos para la declaración de impuestos. Si no tienes para invertir en algo así, entonces usa lápiz y papel y hazlo a la antigua, aunque recuerda optimizar tu tiempo para invertirlo en áreas que requieren de toda tu atención y evalúa el costo/oportunidad de contratar un software que te ayude versus invertir cientos de horas en labores operativas.

2.2. Control de gastos y costos

Establece un plan financiero adecuado que respalde la economía de tu empresa, pues sin duda será una prioridad que debes tener en cuenta. Existe una gran diferencia entre gastar dinero e invertirlo, por lo que deberás empezar a clasificar los gastos en términos de gastos reales o de inversión. Es importante diferenciar ambos términos a la hora de hacer recortes o de replantearnos presupuestos.

Tipos de costos:

• Costos fijos.
• Costos variables.

Mientras que el primero se relaciona con la producción de bienes y servicios, el control de gastos se relaciona con el área administrativa y forma parte fundamental de la parte operativa de la empresa, más que de la generación de ingresos. Esta práctica te evitará desembolsar capital destinado para otro fin, así mismo te ayudará a invertir constantemente en la mejora de tu negocio. Para saber en qué áreas de tu negocio es posible ahorrar, deberás saber qué tienes, qué no, en qué inviertes y en qué no. Para ello podemos hacer una proyección de cuáles serán los ingresos estimados durante el próximo año basándonos en nuestro plan de negocio. Una vez definidos los ingresos y gastos esperados podrás crear tu presupuesto de forma sencilla.

2.3. Manejo de inventario

El manejo óptimo del inventario es una de las bases para una administración eficiente. Por un lado, debes asegurar las entradas de mercancía para satisfacer las demandas de tus clientes. Realiza un inventario físico de tu almacén. Muchas veces los emprendedores nuevos omiten los inventarios y no le dan importancia, pero es vital para el negocio. Para empezar, debes de organizar el negocio, clasificando y agrupando la mercancía, luego la das de alta en el sistema. Incorpora un software que conecte todos los procesos y te permita organizar tu inventario de una forma ágil.

En ocasiones hay productos que no tienen éxito y pasan desapercibidos causando pérdidas. Para que esto no suceda organiza tu negocio por productos y trata cada departamento como si fuera una unidad independiente, así cada uno tendrá sus ingresos, gastos y utilidad.

2.4. Gestión de pagos y cobros

Logra cobrar a tiempo. Las facturas pendientes de pago son uno de los mayores quebraderos de cabeza para un empresario. Cobrarlas rápidamente depende de ti. Utiliza un software de contabilidad. ¡Es mucho más ágil y te permitirá saber si el destinatario ya ha leído el mensaje! Si tu actividad empresarial lo permite, cobra en cuanto prestes el servicio o entregues el producto. Para ello, te será de gran ayuda contar con un datáfono.

Paga puntualmente tus impuestos. El pago de impuestos se complica conforme va creciendo tu empresa. Para evitar retrasos y multas, lo ideal es que emplees un software de contabilidad empresarial. Al fin y al cabo, esta tecnología posee un conocimiento actualizado de la normativa fiscal, lo que es muy práctico para saber de un vistazo cuándo y cuánto tienes que pagarle a Hacienda.

Abona las nóminas como todo un pro. La buena gestión de mi negocio conlleva pagar las nóminas de mis trabajadores a tiempo y sin errores. Esto es fundamental para fidelizarlos y mantener alta su productividad. Hazte con un buen software de nóminas y deja que se encargue de todo el trabajo (pagos automatizados, deducciones, aplicación del Código Fiscal…).

2.5. Ahorros e inversión

Es clave tener una base de ahorros con la que hacer frente a determinados contratiempos. Para ello deberás reservar una cantidad determinada de dinero cada mes dentro de los presupuestos de tu empresa. Siempre hay que pensar que en el mundo de los negocios se trata de invertir, así que no consideres como un gasto buscar puntos de venta, sino como una inversión. Al comienzo de la actividad lo más interesante es alquilar lo máximo posible, como vehículos de empresa, equipos informáticos, maquinarias, mobiliario, etc.

Los propietarios de pequeños negocios, los solopreneurs y los emprendedores en organizaciones más grandes deben navegar por condiciones financieras en rápida evolución y desarrollar un conjunto de habilidades que incluya la elaboración de presupuestos, la gestión de gastos y la planificación financiera. Al centrarse en la estabilidad financiera, los propietarios de negocios pueden asegurarse de que tienen suficiente dinero para cubrir los costos de operar su negocio, enfrentar desafíos inesperados y, posiblemente, invertir en oportunidades, equipos o recursos que puedan apoyar el crecimiento futuro.

3. Apoyando la eficiencia operativa

Gestionar un negocio también implica optimizar las operaciones para asegurarse de que su negocio funcione de manera eficiente y productiva. Las operaciones comerciales son las actividades que garantizan que sus productos y servicios lleguen a los clientes correctos, en el momento adecuado y en el lugar correcto. Las operaciones incluyen actividades como programar la producción, gestionar los recursos de producción (incluyendo personas y materias primas), organizar el transporte y la entrega, y monitorear el rendimiento. La forma en que usted gestiona las operaciones de su negocio puede tener un impacto directo en su rentabilidad y éxito.

3.1. Las 5S para la eficiencia

Se trata de un conjunto de cinco reglas básicas para ayudarte a hacer más eficientes los procesos de tu negocio:

• Seiri - Clasificar: Distinguir lo necesario de lo innecesario y retirar esto último.
• Seiton - Ordenar: Organizar los elementos necesarios para que sean fáciles de encontrar y usar.
• Seiso - Limpiar: Procurar tener en buen estado los elementos del entorno. Mantener el lugar de trabajo limpio.
• Seiketsu - Estandarizar: Mantener los tres primeros puntos estableciendo procedimientos y rutinas.
• Shitsuke - Disciplina: Poner en práctica estos consejos para reducir los gastos en tu emprendimiento y hacer de las 5S un hábito.

3.2. Automatización y software de gestión

A medida que avanza tu empresa, manejar las hojas de cálculo de Excel se va volviendo más y más engorroso. Sin duda, llegan a convertirse en un pesado lastre cuando se trata de controlar un negocio. La forma más inteligente y rápida de gestionar la contabilidad de tu empresa pasa por automatizarla con un software móvil de última generación. Entre sus funcionalidades más interesantes están la posibilidad de vincularlo con tu cuenta bancaria y la de repetir automáticamente las facturas. ¡Imagina todo el papeleo que te quitarás de encima!

Un sistema de gestión como Dragonfish de Zoo Logic puede ser el mejor socio en esta etapa de evolución empresarial. ¿Por qué? Con Dragonfish, dejás de operar “a ojo” y empezás a gestionar con datos.

Hay varias áreas que los emprendedores y propietarios de negocios deben considerar al diseñar sus operaciones comerciales. Estas incluyen cómo produce su producto o servicio, cómo maneja el flujo de bienes e información desde sus proveedores hasta sus clientes (lo que se llama la cadena de suministro), sus actividades de ventas y marketing, sus estrategias de servicio al cliente, y cómo gestiona y mantiene el control de calidad.

Los propietarios de pequeños negocios y emprendedores también pueden beneficiarse de la nueva sesión de Gestión de Proyectos para aplicar la gestión eficiente de operaciones a nivel de proyectos.

4. Cultivando la toma de decisiones estratégicas

La toma de decisiones estratégicas es una piedra angular de la gestión empresarial exitosa. Los propietarios de pequeños negocios y emprendedores necesitan tomar decisiones informadas, proactivas y éticas sobre recursos y gastos; empleados, socios e inversores; gastos e inversiones; desarrollo y entrega de productos o servicios; posicionamiento en el mercado y marketing; y más. También deben anticipar y planificar para riesgos y desafíos inesperados.

4.1. El pensamiento emprendedor

Para llevar la delantera a la competencia, es vital que reinventemos constantemente nuestros negocios y a nosotros mismos y la única forma de lograr esto es teniendo una mentalidad de emprendedor. Se trata del proceso de diagnosticar inconvenientes y síntomas para encontrar los problemas de raíz, visualizando opciones que podrían servir como posibles soluciones, aclarando la información que tienes y buscando lo que necesitas, desarrollando opciones viables y posibles soluciones.

El pensamiento emprendedor tiene que ver con dónde atribuimos la responsabilidad de nuestras experiencias. Aunque no es realista pensar que tenemos control completo de todas nuestras experiencias, es un martirio pensar que no tenemos ninguno. Los emprendedores más exitosos se toman el tiempo para analizar sus vidas y visualizar su visión y propósito. Ellos ponen sus vidas en papel. Se toman el tiempo de construir imágenes mentales que los guíen en su camino. Mientras la mayoría de gente se deja llevar, ellos ponen su misión de vida, visión de negocio y objetivos en papel.

Un pensamiento emprendedor busca sacar el máximo provecho de cada oportunidad para conseguir nuevos prospectos, convertirlos en clientes y hacer que vuelvan a comprar. Esto quiere decir que cuidadosamente planean, miden los resultados contra sus expectativas y reajustan. La mayoría de gente toma decisiones sobre su vida basándose en sus emociones y suposiciones. Los emprendedores exitosos toman sus decisiones apoyadas de un pensamiento basado en hechos.

Para adoptar la mentalidad emprendedora, debemos funcionar como alguien idealista y pragmático. Debemos sensibilizarnos con el mundo que deseamos ver y ser conscientes de la realidad de este.

4.2. Liderazgo y desarrollo personal

La toma de decisiones estratégicas a menudo comienza con el Liderazgo. Cuando constantemente estamos trabajando en nosotros mismos, desarrollamos un gran entendimiento y confianza en nosotros mismos. Esta mentalidad nos permite convertirnos en expertos sobre el área que elegimos. Si no nos entendemos y valoramos, nadie más lo hará. Incluso, aquellos que se entienden a sí mismos y se valoran, tienen mejor habilidad para entender y valorar a los demás. No caigas en la trampa de criticar a los demás por lo que pudieron o debieron haber hecho. Toma las pruebas de la vida como un agradecimiento para aprender de ellas.

Los individuos que trabajan activamente para desarrollar una mentalidad emprendedora se transforman, raramente se asemejan a la persona que solían ser. Constantemente se están educando a sí mismos y ganando experiencia que los llevará a cumplir los objetivos que desean. Ellos entienden la importancia de adquirir grandes habilidades, las cuales los harán más valiosos. Desarrollar una mentalidad emprendedora es una de las mejores iniciativas de auto-crecimiento que podemos tomar. Nosotros, al igual que nuestros negocios, debemos desafiarnos constantemente para sobreponernos y cambiar lo que no está funcionando; sino nos volveremos irrelevantes.

La formación es necesaria y por eso, te recomendamos el Master en emprendimiento. Conviértete en un líder futurista e innovador capaz de adelantarte al cambio. Además de estar rodeado de un buen equipo de asesores, es muy importante que tú también aprendas sobre esta materia. Es crucial que sepas cómo funcionan las leyes, la fiscalidad, qué puedes hacer para optimizar el pago de impuestos, etc.

4.3. Gestión del tiempo y enfoque

El tiempo es nuestro recurso más escaso. Los emprendedores exitosos protegen y administran su tiempo sabiamente. El activo más valioso que posees es tu tiempo. Planea cuidadosamente tus días, semanas, meses y años. Esta característica puede ser la más importante cuando se trata de ser un emprendedor exitoso. Es fácil salirse del camino y distraerse. La gente exitosa desarrolla la habilidad para enfocarse y concentrarse para maximizar sus recursos y esfuerzos.

¿Conoces a alguien que está absolutamente destinado a tener éxito? No importa cuál sea el obstáculo, seguirán avanzando. En la mayoría de casos es porque tienen una claridad extrema en su visión. Se toman el tiempo para definir claramente qué es lo que quieren hacer. Se detienen a pensar sobre su vida y lo que desean lograr.

4.4. Delegación y búsqueda de expertos

Si quieres llevar un negocio y no morir en el intento, necesitas delegar. Al fin y al cabo, cuando pones las tareas estratégicas en manos de especialistas, tu empresa gana competitividad y tú ahorras un tiempo muy valioso. Una parte importante de controlar tu negocio es tomar conciencia de que no eres omnisciente y omnipotente. Por ejemplo, si hay algo que no entiendes de tu software de gestión empresarial, siempre puedes contactar con el equipo técnico para solventar tus dudas.

De poco sirve darlo todo en la gestión de tu empresa si luego dejas que las tareas administrativas drenen tu tiempo y energía. En este punto, el software empresarial on cloud se revela como tu mejor aliado para controlar tu negocio eficazmente.

4.5. Ética en los negocios

Al reflexionar sobre el emprendimiento, también reconocemos la importancia de la ética en los negocios. La ética es el conjunto de principios que rigen el comportamiento, ya sea de una persona, un negocio o una comunidad. En los negocios, la ética desempeña un papel clave en la toma de decisiones, el liderazgo, la cultura y más. Al incorporar sesiones sobre ética en sus cursos de Iniciar un Negocio y Administrar un Negocio, Tomar Decisiones Éticas y Aplicando la Ética en la Vida y en los Negocios, respectivamente, MOBI busca poner el pensamiento ético al frente del emprendimiento.

5. Transición de emprendedor a gerente

¿Te pasó que sentís que tu emprendimiento creció, pero vos seguís haciendo de todo un poco? Si querés que tu negocio escale, necesitás dar el salto: pasar de emprendedor a gerente. La transición emprendedora no es automática. Requiere un cambio de mentalidad y de herramientas. Como emprendedor, sos el motor del negocio. Como gerente, sos el timón. Pasar de emprendedor a gerenciar tu negocio con enfoque estratégico significa mirarlo como un sistema. Ya no se trata solo de vender más, sino de entender cómo y por qué se vende. ¿Qué productos tienen mejor rotación? ¿Cuáles clientes son más rentables? Para responder estas preguntas, necesitás información confiable y actualizada.

Invierte tiempo en planificación. Capacítate en gestión. Rodéate de personas que complementen tus habilidades. Adopta herramientas tecnológicas. Mide tus resultados. La profesionalización del emprendimiento no significa perder la esencia, sino potenciarla. Convertirte en gerente de tu propio negocio es asumir el liderazgo con responsabilidad, estrategia y herramientas adecuadas.

6. Ecosistemas de negocios

Estos ecosistemas incentivan a las compañías a desarrollar sus capacidades. Esto viene en diferentes sabores. Algunas veces, un ecosistema puede surgir alrededor de un producto (como los cases, headphones y cargadores para móviles). Una compañía también puede crear mundos económicos enteros, como fue el caso de la App Store, que fue una nueva plataforma de Apple. Estos ecosistemas son la estructura que rodea y apoya a nuestros negocios.