Guía Definitiva para Emprender en Alojamiento Turístico Virtual

Emprender en el sector turístico es una aventura apasionante, y en este artículo, te brindaremos una guía detallada para dar el salto al alojamiento turístico virtual, ya sea a través de una casa rural o un hotel pequeño. El turismo es un sector prometedor, con perspectivas de futuro y en crecimiento actualmente, impulsado en parte por la escasez de profesionales post-pandemia. Este es el momento ideal para aquellos que aman el turismo y desean convertir esa pasión en un negocio rentable.

Análisis Preliminar y Planificación Estratégica

Antes de lanzarte a emprender en el alojamiento rural o un hotel pequeño, es fundamental realizar un análisis exhaustivo y una planificación estratégica. Esto se nos olvida… y es la pieza clave de cualquier emprendimiento.

1. Definir el Modelo de Negocio y la Propuesta de Valor

Lo primero que hay que plantearse es la idoneidad del lugar y si la casa o vivienda elegida cumple con unos mínimos que la conviertan en una opción atractiva, entre otros factores. No se trata solo de abrir un hotel, sino de diseñar cómo quieres que funcione y para quién. Tu trabajo consiste en estar en contacto con la gente, por lo que debes conocer muy bien a tu cliente ideal.

Algunos modelos de negocio y elementos diferenciadores a considerar:

• Hotel tradicional con alojamiento y desayuno (B&B): Lo clásico, ofreciendo alojamiento y desayuno incluido.
• Alojamientos con experiencias: Cada vez más viajeros buscan algo más que una cama cómoda. Puedes ofrecer desayunos caseros, cenas temáticas o rutas guiadas. Considera colaborar con empresas locales para ofrecer experiencias más variadas.
• Hotel temático: Crea un concepto diferenciado, puede ser rural chic, naturaleza salvaje, gastronomía, etc.
• Hotel autoservicio o self check-in: Minimiza el personal y apuesta por la digitalización con reservas online, acceso con código o app, y servicios sin contacto. Este modelo necesita una buena infraestructura tecnológica, pero te permite reducir costes y operar con más eficiencia.
• Hotel pet friendly o familiar: Especializarte en un tipo de cliente concreto es también un modelo en sí mismo.
• Eco-hotel o alojamiento sostenible: Si tu alojamiento está en plena naturaleza, este modelo puede ser una ventaja competitiva, usando energía renovable, productos de cercanía, arquitectura bioclimática, etc.
• Hotel + coworking o teletrabajo rural: Perfecto si tienes un espacio tranquilo, buena conexión a internet y un entorno que invite a quedarse más de dos días.
• Elementos diferenciales: Ofrece instalaciones únicas (salas para eventos, un horno de leña para cocinar, un bonito jardín, una chimenea) o una actualización estética que te distinga de la competencia.

2. Evaluar la Finca y el Entorno para Alojamiento Rural

Ya sea que ya poseas una finca o estés pensando en adquirir una, es fundamental analizar si el lugar es adecuado para desarrollar un alojamiento rural. En esta sección, te detallamos los aspectos más importantes a considerar:

• Ubicación y accesibilidad: La finca debe estar bien situada, con accesos adecuados que permitan a los futuros huéspedes llegar sin dificultad. Un entorno natural atractivo, con paisajes llamativos y actividades al aire libre cercanas, también será un punto clave para captar la atención de los turistas. Busca un lugar que ofrezca los atractivos turísticos que suelen demandar los viajeros del turismo rural: rutas de senderismo, parques naturales o pueblos con encanto.
• Condiciones para el turismo rural: Verifica si la finca cumple con las condiciones básicas para la instalación de un alojamiento. Esto incluye evaluar la estructura de las construcciones existentes, su estado de conservación y la posibilidad de rehabilitarlas para adaptarlas al turismo.
• Necesidad de reformas: Pregúntate si es necesario realizar alguna reforma o actualización y, si es así, cuál será su coste aproximado. Es importante tener en cuenta posibles actuaciones relacionadas con la habitabilidad del inmueble.

3. Realizar un Estudio de Mercado y Público Objetivo

Antes de lanzarte a empezar un alojamiento rural, realizar un estudio de mercado te permitirá evaluar la viabilidad de tu proyecto y entender las necesidades del sector en tu zona. Define a qué tipo de clientes te dirigirás (familias, parejas, grupos de amigos, turistas aventureros, etc.), ya que esto influirá en el tipo de servicios y actividades que ofrezcas.

• Demanda de alojamientos rurales: Investiga si existe una demanda sólida en la región. ¿Es una zona frecuentada por turistas?
• Competencia: Identificar a tus competidores te ayudará a encontrar una propuesta de valor diferenciada para atraer a más huéspedes. Haz una lista de alojamientos similares en la zona, qué ofrecen, a qué precios, en qué se diferencian.
• Público objetivo: Crea una lista de “Buyer Persona”, una manera de personificar a tus clientes ideales. De esa manera sabrás con quién te comunicas, cómo hacerlo, de dónde vienen, qué tipos de problemas pueden tener, qué es lo que esperan de tu servicio, etc. Crea entre 3 y 4 perfiles diferentes.

4. Elaborar un Plan de Negocio Detallado

Elaborar un plan de negocio es fundamental para cualquier emprendimiento. Este documento te permitirá reducir el riesgo y obtener una imagen más clara de las posibilidades de tu inmueble y de tu actividad turística.

• Objetivos: Los objetivos te permitirán mantener una dirección clara y evaluar el progreso de tu proyecto en diferentes etapas.
• Viabilidad económica: Realiza un estudio detallado que incluya todos los costes relacionados con la puesta en marcha y operación, así como los beneficios esperados del alojamiento rural.
• Presupuesto: Define un presupuesto que abarque todos los aspectos, desde la compra hasta el equipamiento necesario y los costes de promoción del negocio. Hacer números y que sean reales, es fundamental. Y ahora viene el quid de la cuestión, ¿cuáles son mis márgenes? ¿qué precio le pongo a la actividad? ¿cuál será mi beneficio después?

Aspectos Legales y Financieros

1. Requisitos y Permisos Legales para Casas Rurales y Hoteles Pequeños

Empezar un alojamiento rural o un hotel pequeño implica cumplir con una serie de normativas legales y permisos específicos. Es fundamental asegurarse de que todo está en regla antes de recibir a los primeros huéspedes.

Requisitos Generales para Casas Rurales:

• Capacidad mínima: Disponer de una capacidad mínima establecida por la normativa autonómica.
• Servicios básicos: Tener luz, agua fría y caliente.
• Seguridad: Contar con botiquín y extintor.
• Normativa urbanística: Cumplir con la normativa urbanística en materia de habitabilidad.
• Normativa específica: Cumplir con la normativa específica sobre viviendas rurales de cada comunidad autónoma.
• Superficie y altura de habitaciones: El cuarto debe tener ventilación directa al exterior, una altura de 2,5 metros y una superficie de 11 metros cuadrados para una habitación doble y 7 metros cuadrados para una habitación individual.
• Cocina: La cocina debe contar al menos con un extractor, frigorífico, menaje y dos fuegos.

Licencias y Permisos Necesarios para Casas Rurales:

• Licencia de actividad y apertura: Autoriza el uso del local como establecimiento hotelero.
• Licencia de obras: Si tienes que reformar la casa, será necesario que solicites permiso al Ayuntamiento correspondiente. Si es una obra mayor, necesitarás presentar un proyecto firmado por un arquitecto.
• Clasificación turística del alojamiento: Tras la visita de los técnicos municipales y el informe favorable, Hacienda enviará a sus propios técnicos para inspeccionar la propiedad y decidir la categoría del alojamiento rural.
• Inscripción en el Registro de Empresas y Establecimientos Turísticos: Obligatoria para poder operar legalmente como alojamiento rural. Después de obtener la resolución de Hacienda, ya podrás acudir al registro provincial para que tu alojamiento esté oficialmente dado de alta.
• Informe ambiental: Si lo exige la normativa.
• Seguro de responsabilidad civil: No es opcional, necesitas un seguro que cubra posibles daños a terceros, clientes o empleados.
• Licencia sanitaria: Si ofreces comidas o desayunos.
• Autorización de vertidos y gestión de residuos: En zonas rurales puede que no haya red de saneamiento.
• Comunicación de viajeros a las Fuerzas de Seguridad: Todo alojamiento turístico está obligado a registrar a cada huésped mayor de 16 años y comunicarlo a la Policía o Guardia Civil. Muchos sistemas de reservas ya integran esta función.

Licencias y Permisos Necesarios para Hoteles Pequeños:

• Licencia de actividad: Es la que autoriza el uso del local como establecimiento hotelero.
• Licencia de apertura: Se solicita también en el ayuntamiento una vez que has cumplido con todos los requisitos técnicos.
• Declaración responsable o proyecto técnico.
• Registro en el órgano de turismo de tu comunidad autónoma: Tendrás que inscribirte como alojamiento turístico, cumpliendo con los requisitos mínimos de superficie, equipamiento, servicios, señalización, etc.
• Número de identificación en el Registro de Turismo.
• Autorización sanitaria.
• Certificado de eficiencia energética.
• Prevención de riesgos laborales: Si contratas personal.
• Comunicación de apertura a la policía.

El truco es ir por orden, consultar la normativa de tu comunidad y no improvisar. Y ten cuidado, porque un mal paso puede significar inspecciones, sanciones o no poder abrir tu hotel al público.

2. Plan de Financiación y Costes

Montar un hotel, ya sea rural o pequeño, no es cosa de dos tardes y un poco de improvisación. No voy a decirte cómo montar un hotel sin dinero. De hecho, te diría que es imposible. Pero tranqui, porque no vas a tener que gastar millones. La inversión inicial varía considerablemente.

Costes para montar una casa rural:

Calcular el coste de montar un alojamiento rural depende de múltiples factores, por lo que resulta muy complicado estimar un precio genérico aproximado. No es lo mismo que ya contemos con la propiedad y que se encuentre completamente pagada, a que compremos un inmueble para destinarlo a este fin. Tampoco es lo mismo que el inmueble ya cuente con la licencia de alojamiento rural, a que tengamos que llevar a cabo todos los trámites necesarios. Si, además, en el proceso tenemos que realizar obras de cierto calado, el presupuesto se incrementará considerablemente. Lo mismo se aplica a los gastos en decoración y acondicionamiento del inmueble, así como el coste de publicitar la vivienda en Internet. Tampoco hay que dejar de lado los costes fijos asociados a la actividad: gestoría, limpieza, suministros, mantenimiento, marketing y publicidad.

Costes para montar un hotel pequeño:

La inversión es más alta que en el caso de un hotel rural, especialmente si partes desde cero y estás en una zona con mucha competencia. Estamos hablando de unos 200.000 € hasta los 800.000 € o más, según tu proyecto.

Desglose de la inversión inicial:

• Adquisición o rehabilitación del inmueble: Depende si es tu propiedad, si hay que hacer obra integral o solo una reforma estética.
• Licencias y permisos municipales: Aquí entrarían la licencia de actividad, de obras, de apertura, el impacto ambiental si aplica, etc.
• Decoración y mobiliario: Aquí puedes jugar con estilo y reutilización, pero no escatimes en camas y baños, son lo más importante.
• Instalaciones: Agua, luz, calefacción, climatización, wifi. Ojo con la eficiencia energética si quieres venderte como alojamiento sostenible.
• Marketing y branding inicial: Aquí entraría el diseño de marca, la web, redes, fotos profesionales, material promocional, etc.
• Plataforma de gestión de reservas y PMS: Al principio puedes usar plataformas tipo Booking, pero sus comisiones restan.
• Stock inicial y menaje.
• Personal: Contratación y uniformes. Mínimo necesitarás una persona en recepción y una en limpieza, pero puedes pensarte en contratar más.
• Seguros, asesoría legal y fiscal.

Financiación Externa y Rentabilidad

Tener un buen plan de financiación te da dos cosas: seguridad para ti y confianza para quien te quiera apoyar.

• Valora opciones de financiación externa: Calcula cuánto necesitas financiar y en qué condiciones. Puedes acceder a ayudas y subvenciones para montar una casa rural. En muchas comunidades autónomas existen incentivos fiscales relacionados con el turismo rural y, en general, con aquellas acciones que permitan combatir los efectos de la ‘España vacía’. Un buen ejemplo es el programa LEADER, que parte de la Unión Europea y que tiene como finalidad potenciar el desarrollo de las comunidades rurales.
• Calcula la rentabilidad esperada: ¿Cuántas habitaciones vas a tener? ¿Cuál es el precio medio por noche? ¿Qué ocupación crees que puedes lograr al año? ¿Cuánto te cuesta mantener el negocio mes a mes? Una media de facturación realista para un hotel rural es de 50.000 a 100.000 euros al año, con un margen del 20 al 30%, dependiendo del nivel de servicios que ofrezcas.
• Estima el retorno de la inversión (ROI): ¿Cuánto tiempo vas a tardar en recuperar tu inversión?
• Prepara un plan de contingencia: Ten un fondo de seguridad para los primeros meses, incluso el primer año. Puede que no llenes todas las habitaciones desde el primer día.

Tabla Comparativa: Costes y Rentabilidad (Estimaciones)

Acondicionamiento, Equipamiento y Promoción

1. Acondicionamiento y Equipamiento del Alojamiento

El éxito de tu alojamiento rural dependerá en gran medida del confort que ofrezcas a tus huéspedes. Para lograrlo, es esencial acondicionar las instalaciones de manera adecuada y equiparlas con todo lo necesario para garantizar una estancia cómoda y agradable.

• Requisitos básicos: La finca debe disponer de los espacios esenciales, como habitaciones, baños, una cocina y zonas comunes. Estos deben cumplir con las capacidades mínimas exigidas por la normativa local y contar con los equipos de seguridad e higiene necesarios.
• Reformas y decoración: Si la finca requiere reformas y decoración, es fundamental priorizar las necesidades de tus futuros clientes. Un diseño funcional y atractivo será esencial para cumplir con sus expectativas. Además, utilizar materiales locales y sostenibles no solo añadirá un toque auténtico, sino que también aportará un valor añadido al proyecto.
• Confort: No olvides integrar aspectos importantes como la conexión a internet y una calefacción adecuada, que son elementos esenciales para garantizar el confort en todas las épocas del año.

2. Gestión de Reservas y Canales de Venta

Un buen sistema de reservas es mucho más que tener una libreta para apuntar quién viene, lo es todo. Necesitas un equilibrio entre el día a día de tu negocio turístico y los nuevos contactos y posibles clientes.

• Canales de venta: No necesitas estar en todas partes, pero sí donde está tu público. Lo habitual es combinar tu web propia con plataformas como Booking, Airbnb, Escapada Rural o Toprural.
• Web con motor de reservas propio: Tener tu propia web con calendario actualizado, pasarela de pago y confirmación automática te da profesionalidad y autonomía. Además, puedes fidelizar mejor al cliente y evitar comisiones de terceros.
• Sincronización de calendarios: Hay herramientas que te permiten conectar todos tus canales para que, si alguien reserva en Booking, esa fecha se bloquee automáticamente en el resto.
• Políticas claras: Incluye políticas claras de cancelación y pago. Evita malentendidos desde el principio. ¿Cuánto se paga por adelantado? ¿Cuándo se devuelve? ¿Qué pasa si cancelan a última hora?
• Atención personalizada: Ofrece atención personalizada desde la primera reserva. Automatiza lo básico, pero añade un toque humano.
• Reputación online: Cuida la reputación online desde el primer huésped. Pide reseñas, responde a comentarios, muestra tu mejor cara en fotos y descripciones. Una buena reseña puede traerte cinco nuevas reservas.

3. Estrategias de Marketing y Promoción

Una vez que hayas establecido las bases de tu negocio, es el momento de enfocarte en estrategias de marketing, es decir, venderte y cómo hacerlo en un mar de competidores. Si nadie se entera que has abierto, el buffet se te va a poner feo. En internet hay que estar. Sácale partido a las redes. No tienes que estar en todas, pero lo que hagas, hazlo bien.

• Crea un sitio web atractivo: Donde puedas mostrar fotografías del alojamiento y las instalaciones, describir el alojamiento y los servicios que ofreces y proporcionar información sobre los atractivos de la zona. Puedes invertir en SEO para posicionar tu web en los buscadores.
• Anuncios en portales especializados: La mejor opción para promocionar tu casa rural es anunciarla en un portal especializado en turismo rural como TusCasasRurales.com.
• Redes sociales: Crea perfiles en redes sociales para tu alojamiento. Antes de abrir, crea una serie de publicaciones mostrando el proceso de montaje, los detalles del lugar, pistas sobre dónde está o cómo será. Haz sorteos en redes, por ejemplo, una noche gratis para dos personas con desayuno incluido, con condiciones de participación.
• Eventos de apertura: Organiza un fin de semana de apertura con una experiencia gratuita o muy económica para invitar a gente de la zona o a los primeros seguidores.
• Alianzas locales: Crea packs combinados con bodegas, granjas, guías turísticos o artesanos del pueblo desde el primer día. Ponte en contacto con las personas que trabajan en los servicios e instituciones relacionadas con el turismo en tu zona. Tanto del ayuntamiento, como diputación o asociaciones locales. La oficina que sí o sí deberías conocer en tu ciudad es el “Convention Bureau”.
• Marketing de influencers: Invita a microinfluencers a la inauguración o a una estancia gratuita con la condición de que compartan su experiencia.
• Descuentos para residentes: Lanza un descuento exclusivo para residentes de la zona para que tus vecinos te conozcan y te recomienden.
• Regalos para los primeros huéspedes: Ofrece una cesta con productos locales, una guía exclusiva con rutas secretas, o una cena sorpresa a los primeros 10 huéspedes.