Nuevos sistemas de gestión para PYMES: características y beneficios

En el dinámico entorno empresarial actual, la digitalización ya no es una opción, sino una necesidad para la supervivencia y el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Los nuevos sistemas de gestión, especialmente los ERP (Enterprise Resource Planning), se han convertido en herramientas indispensables para optimizar procesos, reducir costos y mejorar la toma de decisiones estratégicas.

¿Qué es un sistema ERP y por qué es relevante para las PYMES?

Los ERP, siglas de Enterprise Resource Planning, son herramientas que permiten gestionar de manera centralizada todos los procesos de una organización. Básicamente, un ERP es un software de gestión que centraliza toda la información, optimizando los procesos y mejorando la productividad de un negocio.

Para las PYMES, contar con este tipo de herramienta supone dar un paso de gigante hacia la transformación digital, algo clave para mantener la competitividad en el mercado actual. Implementar este tipo de sistemas en las pequeñas empresas es cada vez más habitual, ya que los beneficios del ERP para PYMES incluyen la optimización de recursos, el ahorro de costes o la toma de decisiones estratégicas basadas en el análisis de datos globales y objetivos. Los sistemas ERP permiten a las pequeñas y medianas empresas integrar eficientemente todos los departamentos y procesos en un solo programa.

Las PYMES se enfrentan a diferentes desafíos como la optimización del tiempo, la gestión de recursos, el control de gastos y la mejora en la toma de decisiones. Un buen software de gestión puede ayudar mucho a las empresas automatizando tareas administrativas, mejorando la comunicación interna y la planificación del negocio.

¿Es complicado implementar un ERP en una PYME?

No necesariamente. Un software de gestión para PYMES suele ser más sencillo de implementar y es adaptable a las necesidades que presenta cada negocio. La implementación de un Software de Gestión Empresarial requiere de una planificación y un periodo de análisis interno previo, que será clave para garantizar el éxito de la herramienta.

Las empresas que todavía gestionan sus operaciones con hojas de cálculo o programas desactualizados se enfrentan a retrasos, errores y costes innecesarios.

Características esenciales de un software de gestión para PYMES

Elegir el software adecuado ayuda a optimizar procesos y mejorar la productividad de la empresa. Estas son las características esenciales que debe tener todo software de gestión para PYMES:

• Adaptabilidad y Escalabilidad: Los ERP deben ser escalables y adaptables para evolucionar según las necesidades de tu empresa en cada momento. Un negocio en crecimiento necesita una herramienta capaz de adaptarse a sus cambios. El software de gestión online puede escalar en función del número de usuarios, volumen de datos o módulos necesarios. Tenemos que prever que nuestro programa siga creciendo con nosotros con el tiempo, con módulos que nos ofrezcan funcionalidades adicionales, versiones más completas, y otras opciones similares.
• Centralización: Un ERP tiene que unificar la información en una base única de datos que puede ser consultada o enriquecida desde todas las áreas. Una de las grandes ventajas del ERP para PYMES es la posibilidad de alinear y gestionar todos los procesos desde una misma plataforma, compartiendo datos y centralizando las operaciones.
• Confiabilidad: Este tipo de sistemas tiene que transmitir seguridad a tu equipo. Además, debe establecer mecanismos para proteger todos tus datos y que puedas recuperarlos ante un fallo eventual. ¿Es seguro almacenar la información sensible de la empresa en la nube? Sí, siempre que se haga con proveedores especializados.
• Eficiencia y Usabilidad: Los ERP deben ser eficientes y ágiles para garantizar un rendimiento óptimo. No podemos olvidar que uno de sus objetivos es el ahorro de tiempo en tareas diarias. Un buen software de gestión debe ser intuitivo y sencillo de manejar, que no requiera mucho aprendizaje a la hora de usarlo y que aumente la eficacia del propio equipo.
• Automatización de Procesos: Un software idóneo debería poder automatizar tareas repetitivas para la empresa, como son la facturación, la gestión de inventarios o el seguimiento de clientes. Esto nos hará ahorrar tiempo y minimizar errores. La automatización de procesos ayuda a optimizar la gestión de pedidos, los envíos y la adquisición de mercancía a los proveedores.
• Integraciones: Lo ideal es que los softwares puedan conectarse con otras herramientas de la empresa sin problemas, como contabilidad, facturación o pasarelas de pago, para mejorar el flujo de trabajo.

Beneficios de los sistemas ERP en las PYMES

Integrar un ERP como software de gestión para PYMES es la mejor forma de planificar sus recursos y operar en todo el negocio, dando soporte a la automatización en procesos relacionados con las finanzas, los recursos humanos, la cadena de suministro, los servicios, la logística, almacenaje, etc. Los beneficios de un sistema de gestión ERP para pequeñas empresas son numerosos:

• Centralización de la base de datos: Una de las grandes ventajas del ERP para PYMES es la posibilidad de alinear y gestionar todos los procesos desde una misma plataforma, compartiendo datos y centralizando las operaciones.
• Administración de recursos: Implementar un ERP en una PYME es sinónimo de eficiencia: optimizar y coordinar los distintos flujos y procesos desde un mismo espacio facilita la gestión de recursos (materiales y humanos), productos y servicios.
• Reducción de riesgos: Contar con un ERP maximiza la visibilidad y el control del negocio de manera global, garantizando el cumplimiento de normativas y regulaciones vigentes, y previniendo riesgos con antelación.
• Mayor control y trazabilidad: Seguir los procesos de la empresa en tiempo real facilita la comunicación interna dentro de la organización y aporta fluidez en la toma de decisiones estratégicas. Con el sistema ERP conseguirás una mayor eficiencia, ya que la solución permite integrar la información de toda tu empresa: compras, ventas, inventarios, finanzas, gestión de la producción y de proyectos en un mismo lugar.
• Mayor competitividad: La gestión optimizada de procesos, junto con la centralización de información, datos y documentos, agiliza los tiempos y mejora el uso de los recursos. La optimización en los tiempos de respuesta es crucial para obtener reseñas positivas de los clientes.
• Ahorro de tiempo: Un software de gestión para PYMES tiene el objetivo de ahorrar tiempo a las empresas pequeñas e incrementar la rentabilidad para poder seguir escalando los beneficios. El ahorro de tiempo es fundamental en las empresas porque les permite invertir ese tiempo en tareas de mayor importancia. Esto permite a los trabajadores aprovechar el tiempo en tareas que tienen mayor importancia.
• Optimización de la atención al cliente: Un software de gestión para PYMES permite almacenar y manejar toda la información de un cliente en un solo sitio. Esto hace posible que se conozcan las necesidades de los clientes en tan solo unos segundos e, incluso, se puede saber qué gustos tienen para elaborar campañas de marketing más exitosas. Al mejorar la atención al cliente, se optimiza la captación y fidelización de clientes.
• Disminución de costos: Un software de gestión para PYMES disminuye los costes porque hace crecer las ventas y, con ello, los ingresos.

Según una encuesta reciente de IDC Spain, el 75% de las PYMES españolas ha observado mejoras operativas significativas tras implantar soluciones ERP. En el sector energético, empresas del área del Eixample han registrado un aumento de productividad del 30% con la integración de ERP. En el distrito financiero de Azca, negocios de importación y exportación han optimizado la gestión de la cadena de suministro logrando una reducción del 20% en costes de inventario. Además, servicios B2C han experimentado mejoras en la satisfacción del cliente y un incremento de ventas del 25% al unificar procesos comerciales y atención al cliente en una misma plataforma.

Tipos de software de gestión para PYMES

Las PYMES pueden optimizar sus procesos con distintos tipos de software de gestión, dependiendo de sus necesidades. Hay muchos tipos de softwares, pero algunos de los más utilizados son:

• Software de gestión empresarial (ERP): coordina y automatiza procesos clave. Los ERP pueden diferenciarse en aspectos como su funcionalidad: mientras que los horizontales son más generalistas y cubren las necesidades de la gestión de cualquier empresa, los verticales responden a sectores o nichos mucho más concretos.
• Software de contabilidad y facturación: facilita el control financiero. Su gran ventaja es que permiten llevar la contabilidad del propio negocio de forma fácil y rápida, así como gestionar todo el proceso integralmente para ahorrar tiempo en las tareas del día a día. Ayudan a agilizar la facturación de la empresa de forma eficaz.
• Software de gestión de clientes (CRM): mejora la relación con los clientes.
• Software de recursos humanos y nómina: administra el equipo y pagos. Son soluciones informáticas que permiten el cálculo y gestión tanto de las nóminas como de los seguros sociales.
• Software de gestión de viajes de empresa: optimiza gastos y planificación.
• Software de gestión de proyectos: organiza tareas y equipos.
• Software de gestión de inventarios: controla existencias y stock.

En el mercado, es posible encontrar una amplia tipología de software de gestión que intentan responder con éxito a cada realidad particular de las empresas y de sus áreas de actividad. Por ejemplo, existen los software de gestión a medida que se crean ad-hoc para una empresa, por lo que suelen suponer una inversión elevada.

ERP en la nube (Cloud ERP) vs. ERP en local

A diferencia de los sistemas instalados en local, el modelo en la nube funciona a través de internet y se actualiza de forma automática, sin necesidad de invertir en costosa infraestructura de servidores. El ERP en local requiere servidores propios y mantenimiento interno. En los últimos años el salto al cloud se ha impuesto como alternativa a las instalaciones on premise o locales. Una de las grandes ventajas del cloud es que permite acceder al software y a los datos 24x7. Las ventajas de un ERP en la nube son:

1. Poder acceder a todos los datos de tu empresa desde el móvil o una tablet, estés donde estés.
2. Al optar por soluciones cloud para empresas, se elimina la necesidad de invertir en servidores, mantenimiento técnico complejo o licencias individuales, lo que es ideal para PYMES con presupuestos limitados.
3. Un negocio en crecimiento necesita una herramienta capaz de adaptarse a sus cambios. El software de gestión online puede escalar en función del número de usuarios, volumen de datos o módulos necesarios.
4. La digitalización de PYMES mediante herramientas cloud permite eliminar tareas repetitivas y manuales, como la conciliación bancaria, la generación de facturas o la actualización de inventario.
5. Con un ERP en la nube no tendrás que preocuparte por instalar nuevas versiones.
6. Contar con informes y datos en tiempo real es una de las mayores ventajas. Con herramientas de gestión en la nube, los directivos tienen acceso a indicadores precisos sobre ventas, finanzas o rendimiento de proyectos.

Pasos clave para la integración exitosa de un sistema ERP en una PYME

Las ventajas de un ERP pueden variar mucho en función de cómo se implemente el sistema dentro de la empresa. Para maximizar los beneficios de un ERP conviene evaluar factores como escalabilidad, facilidad de uso, capacidad de integración y la reputación del proveedor.

Los pasos a seguir para integrar con éxito este tipo de software de gestión en las PYMES son:

1. Planificación del procedimiento: Consiste en planificar cuidadosamente la transición desde el antiguo sistema al nuevo sistema de gestión, implicando a todos los miembros de la empresa y estableciendo métricas e indicadores para medir resultados.
2. Definición de los requisitos específicos del negocio: Cada PYME es un mundo, y sus necesidades también pueden variar mucho. Por eso, antes de elegir un ERP, hay que estudiar con detalle el sector de negocio y su funcionamiento. Nuestra recomendación es dejarse asesorar por profesionales.
3. Establecer tiempos de adaptación: El proceso de implementación de un ERP en una PYME no es inmediato: debe seguir una línea de tiempo en la que se marquen diferentes hitos. Esto es clave para valorar las mejoras conseguidas con la nueva solución digital.
4. Parametrización: O lo que es lo mismo, adaptar el software a los requerimientos de la empresa. Una vez probado el sistema, se modifican y extienden las funcionalidades necesarias y se eliminan posibles errores. Esta «puesta a punto» es fundamental.
5. Formación del equipo: Cuando integramos un ERP en una PYME, es importante que todos los empleados conozcan la herramienta, se sientan seguros utilizándola y puedan hacer un uso eficiente de la misma.
6. Auditoría: Realizar una auditoría permite verificar las mejoras previstas en cuanto a optimización de procesos, automatización y eficiencia gracias al ERP.

Cómo elegir el mejor software de gestión para pequeñas y medianas empresas

Con tantas opciones disponibles, es importante analizar diferentes factores antes de tomar una decisión. Aquí te damos algunas claves para seleccionar la mejor herramienta de gestión para tu PYME:

• Evaluar necesidades específicas: A la hora de evaluar el mejor software de gestión para tu PYME, es fundamental identificar primero qué necesidades requiere tu negocio (gestión financiera, control de viajes, facturación…) y dependiendo de eso, deberás elegir el software que más se adecúe a lo que necesitas.
• Comparar precios y planes: No todos los softwares de gestión cuestan lo mismo ni ofrecen las mismas funciones. Analiza opciones, revisa planes y elige la herramienta de gestión para tu PYME que mejor se ajuste a tu presupuesto. Es importante considerar el coste real del producto: ¿Cuál es el precio básico del producto, tiene coste por licencia o por pago de uso? ¿Existen precios adicionales de consultoría o formación?
• Probar versiones demo: Muchas plataformas de gestión ofrecen pruebas gratuitas. Úsalas para evaluar la facilidad de uso, probar sus funciones y ver la compatibilidad con tu compañía antes de decidir.
• Fabricante y proveedor: Seleccionar el fabricante y/o proveedor tecnológico es uno de los pasos fundamentales en nuestra estrategia. Conocer de antemano de qué recursos dispone la empresa para atender consultas (teléfonos gratuitos o de pago, consultas online, contacto vía otras plataformas…) es clave. Es interesante disponer de una marca que respalde nuestra adquisición, con recursos para seguir existiendo y creciendo en el mercado a largo plazo.

Ejemplos de software de gestión para PYMES en el mercado

Existen muchos softwares que pueden mejorar la gestión de las empresas, mejorar los procesos, ahorrar tiempo y facilitar la toma de decisiones. Algunos de los más completos, accesibles y eficaces son:

• Holded: Planificación de recursos empresariales. Permite gestionar la facturación, la contabilidad, el inventario y los recursos humanos de una compañía desde una misma plataforma.
• Ween: Software de gestión de viajes de empresa. Facilita la gestión de viajes de negocios para PYMES, permitiendo reservar vuelos, trenes y alojamientos desde un mismo lugar y automatizando procesos.
• Factorial: Software de gestión de recursos humanos. Optimiza la gestión de RRHH en PYMES, automatizando procesos como nóminas, control horario y gestión de vacaciones.
• OKticket: Gestión de gastos. Optimiza la gestión de gastos empresariales, agilizando el reembolso de viáticos y el control financiero.
• HubSpot CRM: Gestión de clientes. Plataforma para mejorar la gestión de clientes, organizando contactos y ofreciendo análisis en tiempo real.
• Notion: Gestión de proyectos y productividad. Plataforma para la gestión de proyectos y productividad, permitiendo crear documentos, calendarios, recordatorios y listas de tareas.
• Microsoft 365: Ofimática. Ofrece herramientas como Word, Excel, PowerPoint y Outlook para optimizar la productividad, crear, editar y compartir documentos en la nube.
• OneDrive (Microsoft 365): Almacenamiento en la nube. Servicio de almacenamiento en la nube para guardar, sincronizar y compartir archivos de forma segura.
• Zoom: Herramienta de videoconferencia. Herramienta para realizar videoconferencias con sencilla interfaz, compartiendo pantalla y chateando en tiempo real.
• Slack: Software de comunicación. Herramienta para mejorar la comunicación en empresas y equipos de trabajo, organizando conversaciones en canales y enviando mensajes directos.
• QuickBooks: Gestión de gastos para PYMES. Solución completa para la gestión financiera de PYMES, permitiendo registrar ingresos, generar facturas y realizar conciliaciones bancarias.

En Wolters Kluwer, por ejemplo, tienen una amplia experiencia de más de 35 años trabajando con la PYME y ofreciendo soluciones de gestión adaptadas a sus necesidades. Para maximizar los beneficios de un ERP, la combinación de un ERP con automatización de procesos, inteligencia de negocio y medidas de ciberseguridad potencia los resultados y protege la información crítica de la empresa.