La Carta Comercial: Un Pilar de la Comunicación Empresarial Moderna

Una carta comercial continúa siendo un documento necesario a nivel empresarial. Su formato puede verse afectado por las nuevas tecnologías, pero su origen y, sobre todo, su función, es inalterable. Sus usos son variados y aplicables a diferentes áreas de negocio.

¿Qué es una Carta Comercial?

Una carta comercial es un documento de comunicación entre empresas. A través de la carta comercial se intenta establecer una relación propiamente comercial y que se ejecute una acción de compra - venta. Aunque la carta comercial es para tratar temas estrictamente comerciales, esto representa un campo muy amplio que puede incluir la nueva oferta, los datos y detalles de facturación, modificaciones en el producto, etc. Mientras que en la carta comercial se traten temas relacionados con la compra - venta de un artículo - producto - servicio, cualquier tema será bienvenido y aceptado en una carta comercial.

Antaño, su vía de envío era el correo postal. Posteriormente se utilizaba el fax, pero actualmente, cualquier vía es aceptada porque lo que determina que sea una carta comercial es el contenido de la misma.

Al tratarse de documentos de carácter comercial y más “serio”, su redacción debe estar más cuidada, utilizando un lenguaje formal, y estructuradas de cierta manera. En definitiva, la carta comercial tiene un fin específico, ya sea vender, comprar, agradecer, hacer una reclamación, promocionar, etc. La carta comercial será clave para captar la atención del receptor y conseguir que realice la acción que el emisor desea.

Es una herramienta fundamental para vender y el equipo comercial deberá encontrar la mejor vía y soporte para realizar sus cartas comerciales según sea su producto / servicio y también la tipología del cliente.

Partes Fundamentales de una Carta Comercial

Una carta comercial, para que lo sea, deberá incluir una serie de partes indispensables. Como ya hemos dicho, la carta comercial está redactada de una forma más cuidada y formal, y además cuenta con partes que otras cartas no tienen, como el membrete. Al margen de lo obligado e indispensable, se podrán añadir tantas partes y anexos como se desee y necesite. A continuación, se detallan las partes esenciales que debe contener:

• Membrete: Nombre, dirección y otros datos de identificación pertinentes de una empresa o entidad, así como el logo. Esta parte será tan elaborada como la emisora decida.
• Localidad y fecha: Se debe indicar el lugar y la fecha de redacción de la carta. Toda carta (comercial o no) debe incluir los datos del emisario. Para que la carta comercial sea realmente oficial deberá incluir la fecha de emisión de la misma.
• Datos del remitente: Coloque la dirección de su empresa o personal en la esquina superior izquierda. Si usa papel con membrete, puede omitir esta sección.
• Destinatario: Datos identificativos de la persona o entidad a quién se dirige la carta. Toda carta (comercial o no) debe incluir los datos del destinatario para que este se sienta totalmente identificado.
• Asunto: El asunto no es algo exclusivo de los correos electrónicos. Es una parte fundamental de todas las comunicaciones que ayuda a situar y aterrizar el tema a tratar.
• Cuerpo del texto: Es el contenido principal de la carta; en tantos párrafos como sea necesario se explica el asunto o motivo de la carta. Estar será la parte más extensa de la carta comercial. En esta área se incluirá todo lo que se desea transmitir a la parte receptora.
• Despedida: Cierra el texto de la carta. Siempre todo texto hay que cerrarlo formalmente.
• Firma: Toda comunicación hay siempre que firmarla.

Estructura y Estilo

Hemos dispuesto anteriormente las partes que debe incluir una carta comercial en el orden correcto. Esa estructura es fácil de seguir y, además, una estructura ganadora. La carta comercial deberá mantener el estilo que hayamos elegido al comienzo de la misma y mantenerlo uniforme.

Existen diferentes modelos de cartas comerciales, aunque todas comparten un esquema similar y ese lenguaje formal. En cuanto a la fuente a emplear, no hay reglas escritas al respecto y, en principio, podría elegirse cualquier fuente, aunque es recomendable optar por los tipos más legibles y habituales, como la Times New Roman, Arial, Helvética o Verdana.

Estilo Sangrado

Parecido al semibloque, pero con estas diferencias: cada una de las líneas de dirección (salvo la primera) lleva una sangría de 5 espacios en relación a la anterior.

Consejos para Redactar Cartas Comerciales Exitosas

Al margen de las partes “obligatorias” que hemos descrito anteriormente y que sí o sí deben estar incluidas en una carta comercial, hay otros tips que pueden ayudar a realizar esta correctamente. Con la estructura de la carta y estos tips, estamos convencidos de que resultará un gran documento.

Lo que SÍ debes hacer:

• Claridad y foco: Hay que ser claros, no andar por las ramas e ir directamente a lo que se quiere transmitir. El objetivo es que se entienda el mensaje a la primera.
• Organización: Seguir una estructura clara y lógica facilita la comprensión.
• Practicar, desechar borradores y revisar la opción final: No pasa nada por borrar, deshacer y volver a hacer.

Lo que NO debes hacer:

• Ser redundante: Hay que ser claro, concisos y directos. No estamos en el siglo pasado, la redundancia y ser redicho ya no funciona. Además, pensemos que tenemos muy poco tiempo y estamos sobresaturados de información.
• Errores de ortografía: Deberían saltarnos los ojos ante cualquier error ortográfico y afortunadamente, tenemos los procesadores de textos que marcan con una línea roja bien visible cualquier error.
• Sin alternativas: Una carta comercial tiene un objetivo, una acción que se desea del receptor. No ofrecer alternativas.
• Negatividad: Mantener un tono positivo y constructivo.
• Comprensión difícil: No hay que dificultar el trabajo al receptor.

Tipologías de Cartas Comerciales

Tipologías de cartas comerciales hay tantas como necesidades y objetivos se persigan con las mismas.

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Seguro que por vuestras manos ha pasado alguna vez una carta comercial y si tenéis una empresa o negocio, quizás os haga falta redactar y enviar las vuestras. Esperamos que esta entrada y los modelos de carta comercial os hayan resultado de utilidad.