Historia y Evolución de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

En el mundo empresarial, la eficiencia y la productividad son aspectos fundamentales para el éxito de cualquier organización. En ese sentido, el software de planificación de recursos empresariales, conocido como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning), ha jugado un papel crucial a lo largo de la historia.

Explora la historia de los sistemas ERP con nuestra línea de tiempo. Conoce la evolución de esta tecnología y anticípate a su futuro. Nos encontramos en una era de cambio, en la que la automatización y digitalización de procesos son las grandes protagonistas. En este marco, las empresas que quieran mantenerse rentables y competitivas necesitan contar, entre sus aliados, con un sistema ERP que contribuya a unificar la información y gestionar eficazmente todas sus operaciones.

Hoy, una pieza clave de toda compañía, el ERP hunde sus raíces allá lejos, en los inicios mismos de la informática en la década de 1950, explica DATA Prix. Los software ERP son una evolución de los software de planificación de recursos que comenzaron en los años 60 y 70.

Orígenes Militares del ERP

Aunque los ERP parezcan un invento moderno, sus orígenes se remontan hasta hace casi setenta años. Como el GPS o el ultrasonido, por mencionar tan sólo algunas innovaciones, los sistemas de planificación de recursos empresariales nacen como un invento militar. Promediando la Segunda Guerra Mundial, las fuerzas estadounidenses comenzaron a apoyarse en los precursores de estos programas para gestionar las tareas de producción y logística bélicas.

Aplicarlos a la industria era aún inviable porque solo las instituciones militares tenían computadoras en esta época. Todavía faltaría, no obstante, para su aplicación a los negocios.

La Evolución del ERP a través de las Décadas

Con la “liberación” de los años ‘60, no sólo se difundieron ideas de revolución, la música rock o prendas de vestir como la minifalda, sino también, que el ERP soltó su origen militar para comenzar a ser parte de los procesos de fabricación. Así, de la mano del estado de bienestar, se fue consolidando como el gran aliado de la producción.

Los humildes inicios del ERP tienen más de un siglo de antigüedad, bajo la forma de un sistema de fabricación basado en papel para cronogramas de producción. A principios de la década de 1960, las empresas de fabricación comenzaron a adoptar aplicaciones de negocio computarizadas. Estas aplicaciones pioneras dieron lugar al desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, tales como el procesamiento de pedidos de venta y la planificación de necesidades de material (MRP), las cuales el nuevo software finalmente pudo integrar dentro de un único sistema que impulsó la eficiencia operativa.

Década de 1960: Los Sistemas MRP

La historia del ERP en los negocios comienza a escribirse en la industria manufacturera con los MRP (Material Requirements Planning), que eran sistemas diseñados para la gestión y el control de inventarios. De este modo, contribuía a mantener el nivel de stock en los almacenes. La aparición de las primeras computadoras comerciales para empresas marcó el inicio de una nueva forma de gestionar la información en los negocios.

Década de 1970: Expansión y Nacimiento de Gigantes

Esta década se vio marcada por la difusión de los MRP, de la mano de IBM. Estos sistemas ayudaban a planificar la cantidad de materia prima necesaria para la fabricación de artículos y productos. Para su funcionamiento, se precisaban enormes y costosos ordenadores centrales, aunque su potencia de cálculo todavía no era muy elevada.

En esta década también se fundaron la mayoría de los proveedores de ERP que conocemos actualmente. En 1972 nace una empresa con el objetivo de crear un software de gestión en tiempo real. Así, SAP nació en 1972. También lo hicieron Oracle y J.D. Edwards.

Década de 1980: MRP-II y su Complejización

La planificación de recursos de fabricación (o MRP-II) se complejiza y, con esta nueva evolución, las aplicaciones de software van más allá de los inventarios, para incluir elementos financieros claves para la producción, como los costos de la materia prima y de la mano de obra. Los MRP fueron el origen de algunas compañías nacidas en esa época que luego se especializaron en el desarrollo de ERP. Por ejemplo PeopleSoft, creada en 1987 y adquirida posteriormente por Oracle.

Década de 1990: El Nacimiento del ERP Moderno

Los sistemas ERP modernos como ya hemos visto, son cada vez más complejos. Los ERP tal y como los conocemos hoy surgieron en los años noventa y se les consideraba como un sistema de información con la capacidad de respaldar las decisiones tomadas en cualquier área de la compañía. Estaban compuestos por sistemas modulares que podían emplearse en todas las áreas de una empresa. Por lo tanto, ya no se trataba de software exclusivo para empresas de fabricación, sino que podía ser utilizado por negocios de cualquier tipo.

Década de 2000: La Era de Internet y la Integración

Con el avance tecnológico de internet emergió la segunda generación del ERP y, con ella, la posibilidad de integración con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y la gestión de la cadena de suministro (SCM). Se popularizaron en la década de los años dos mil y empezaron a incorporar funciones como el CRM o el SCM. La popularización de estos software llevó a Microsoft a entrar en el mercado de los ERP con la compra de Great Plains en 2000 y de Navision en 2002. En 2002 se crea la norteamericana INFOR, que a lo largo de esta década irá adquiriendo otras compañías incorporando soluciones ERP a su portfolio como MOVEX o BAAN.

Década de 2010: El ERP en la Nube (SaaS)

Con el nacimiento de Salesforce en 1999 se inicia el imparable modelo SaaS (Software como Servicio). Gracias a los menores costos que ofrece el ERP en la nube, los sistemas de gestión empresarial se empezaron a ofrecer como servicio (SaaS). Gracias a ello, ya no sólo eran usados por las grandes empresas manufactureras, sino que su empleo se extendió también a las PyMES. La tendencia se ha orientado hacia soluciones de software en la nube y se ha alejado de los modelos tradicionales de instalación en los servidores del cliente.

Actualidad: Modelización y Soluciones End-to-End

Con el respaldo y la seguridad que ofrece la nube, sistemas ERP como el de Calipso, se enriquecen de la posibilidad de modelización; lo que permite crear una arquitectura informática que se adapta a las necesidades de cada organización. Así, es posible ofrecer propuestas end-to-end que acompañan a la empresa desde el Back Office, hasta que el producto o servicio se entrega al cliente. Los sistemas ERP modernos ofrecen una integración completa de los diferentes departamentos y procesos de una organización. Esta integración permite a las empresas automatizar procesos, obtener insights más profundos y mejorar la toma de decisiones.

La comercialización de soluciones ERP en modo SaaS se ha consolidado. Hoy en día la comercialización de soluciones ERP en modo SaaS (Software como Servicio) se ha consolidado. Esta característica es esencial para entender cómo los ERP eliminan los silos de información dentro de una organización.

Características y Beneficios Clave de los ERP Modernos

Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son fundamentales para la optimización de procesos al integrar todas las funciones críticas de negocio en un solo sistema. Esto permite a las empresas automatizar y estandarizar sus operaciones, reduciendo la redundancia y eliminando ineficiencias.

Lejos están ya de los primeros programas que sólo facturaban, cobraban o llevaban un simple control de inventario. Las aplicaciones ERP modernas son altamente escalables, lo que significa que pueden adaptarse al tamaño y necesidades de la empresa, ya sea una pequeña empresa local o una gran corporación multinacional. Una característica distintiva es su arquitectura centralizada, que facilita la recolección, el almacenamiento y la interpretación de datos de diferentes departamentos.

• Integración y centralización de datos: El ERP permite que todos los departamentos de una empresa compartan información en tiempo real, lo que elimina la necesidad de utilizar múltiples sistemas aislados. Esto mejora la comunicación interna y facilita la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados. Los módulos de ERP se integran dentro de un único sistema completo y comparten una base de datos en común para optimizar procesos e información en toda la empresa.
• Optimización de procesos: Al automatizar tareas y procesos, el software ERP ayuda a agilizar las operaciones empresariales. Esto reduce los errores humanos, mejora la productividad y libera tiempo para que los empleados se centren en actividades de mayor valor añadido.
• Mejora en la toma de decisiones: Con un ERP, los gerentes y ejecutivos tienen acceso a informes y análisis en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Esto les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas, identificar áreas de mejora y detectar oportunidades de crecimiento.
• Eficiencia en la gestión de inventarios: El software ERP permite una visibilidad completa de los niveles de inventario, la demanda de productos y los plazos de entrega. Esto ayuda a evitar la escasez o el exceso de inventario, reduciendo costos y mejorando la satisfacción del cliente.
• Cumplimiento normativo y legal: El software ERP facilita el seguimiento de las regulaciones y normativas vigentes. Los ERP ayudan a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria al proporcionar herramientas para monitorear y garantizar el cumplimiento.
• Seguridad, privacidad y confidencialidad: La ciberseguridad es una preocupación creciente, dado el volumen y la sensibilidad de los datos gestionados por estas plataformas. Los ERP implementan fuertes protocolos de autenticación para asegurar que solo los usuarios autorizados puedan acceder al sistema.
• Adaptabilidad y escalabilidad: Los ERP son adaptables y escalables, lo que significa que pueden crecer y evolucionar con la empresa. La capacidad de un software ERP para adaptarse y evolucionar con la empresa es crucial para maximizar su valor a lo largo del tiempo.

Aplicaciones Específicas del ERP por Industria

La forma en que las organizaciones utilizan su software de ERP varía significativamente dependiendo de la industria:

• Fabricación: Los fabricantes discretos, por lotes y por procesos continuos confían en el ERP para cumplir con objetivos de calidad del producto, gestionar la utilización de activos y controlar costos de horas extra.
• Comercio Minorista y Electrónico: El comercio minorista experimentó una transformación significativa cuando las tiendas físicas se fusionaron con el e-commerce y otros canales de venta digitales. Los datos consistentes e integrados son cruciales para brindar opciones por autoservicio para identificar, configurar, comprar y enviar productos.
• Servicios Profesionales: Los servicios profesionales de contaduría, impuestos, ingeniería y legales requieren una potente tecnología de ERP móvil en tiempo real para equilibrar los compromisos de prestación de servicio con la salud financiera.
• Servicios Públicos: Las empresas de servicios públicos deben evaluar constantemente sus activos de capital, no solo para cumplir con la demanda de servicios futuros, sino también para reemplazar los activos antiguos. Un ERP también ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos: la previsión de repuestos.
• Distribución y Logística: Las empresas mayoristas, importadoras, de entrega directa en tiendas y de 3PL/4PL quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación del inventario y acelerar el proceso de order-to-cash.

Tipos de Implementación de Sistemas ERP

Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida. Cada tipo de ERP tiene sus ventajas y desafíos, y la elección adecuada dependerá de las necesidades específicas, la estructura y la estrategia de cada organización.

• ERP en la nube: Con un ERP en la nube, el software reside en un servidor remoto de terceros. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. El ERP en la nube es un software para planificación de recursos empresariales que se implementa en la nube en lugar de hacerlo on-premise. La nube brinda un entorno ideal para el ERP, ya que es una plataforma accesible, confiable y altamente escalable para software de misión crítica.
• ERP on-premise (local): On-premise es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa.
• ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -tales como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas.
• ERP híbrido: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.

¿Por qué una Empresa Necesita un Sistema ERP?

Las soluciones ERP han existido durante bastante tiempo; y hasta ahora, muchas compañías han tenido éxito sin una. Sin embargo, en el mercado dinámico y altamente competitivo de hoy en día, no contar con un ERP puede obstaculizar seriamente la productividad, la rentabilidad y el crecimiento de las empresas.

Una forma fácil de entender el ERP es imaginar a la empresa como un cuerpo humano. Al igual que un cuerpo, tiene procesos centrales que son vitales para su salud y funcionamiento -en lugar de sueño y digestión, piense en cadena de suministro y ventas-. Si bien muchos de estos procesos se llevan a cabo de forma independiente, siguen estando vinculados en el modo en que impactan en el cuerpo -o el negocio- en su conjunto.

La razón principal por la que una solución ERP es tan vital para el éxito de una empresa es la eficiencia.

• Automatización de los procesos de negocio: Una aplicación ERP permite a las empresas lograr una verdadera automatización de los procesos de negocio, agilizando muchas de las tareas diarias importantes en toda la empresa y liberando al personal para que centre sus esfuerzos en iniciativas más complejas que requieren una atención más personalizada.
• Consistencia y precisión de la información: Un sistema ERP es crítico por su capacidad para aumentar la consistencia y precisión de la información. Muchas compañías todavía sufren de "múltiples versiones de la verdad" - información incorrecta e inconsistente en todo el negocio. Un programa de gestión ERP facilita a los empleados de todos los niveles la evaluación del rendimiento de la empresa y la comprensión de su impacto en ella.
• Establecer objetivos de manera efectiva: Esto hace que las empresas sean mucho más ágiles al ayudarles a identificar rápidamente los problemas del negocio y a tomar medidas correctivas inmediatas.

El Futuro del ERP: Inteligencia Artificial, Análisis Predictivo y Metaverso

La innovación en ERP es continua, ya que las organizaciones exigen soluciones cada vez más robustas y ágiles. Con la llegada de la cuarta era del ERP, los sistemas de gestión serán capaces de trabajar en conjunto con la inteligencia artificial en el análisis predictivo de grandes volúmenes de datos.

De esta forma, podrán identificar patrones de comportamiento del mercado, de las finanzas y los inventarios, los que resultarán centrales a la hora de tomar mejores y más rápidas decisiones. El análisis predictivo implica la aplicación de técnicas de análisis estadístico, consultas analíticas y algoritmos automáticos de aprendizaje automático a conjuntos de datos para crear modelos predictivos que sitúen un valor numérico o puntuación en la probabilidad de que ocurra un evento particular. Esto permite a las organizaciones identificar oportunidades de optimización, como campañas personalizadas que aumentan la conversión o una gestión más precisa del inventario.

Junto con la automatización de tareas y la entrega de información estratégica, la IA generativa empodera a los usuarios que no son de TI facilitando la interacción con su sistema de ERP mediante comandos y consultas en lenguaje natural.

Por otro lado, sistemas ERP en la nube se consolidarán como la columna vertebral que permitirá a las empresas hacer negocios en el metaverso. Para ello, se profundizarán algunas de sus cualidades actuales, como la flexibilidad, escalabilidad y seguridad, a la vez que se adoptan nuevas herramientas, como la gestión de criptomonedas y las transacciones sin contacto.

El futuro de las soluciones ERP pasa por una mayor inteligencia, adaptabilidad y seguridad. Con el paso del tiempo, la nueva generación quiere centrarse más en crear una empresa que en trabajar por cuenta ajena, por lo que aumentará la demanda de sistemas ERP. Como ves, los sistemas de gestión en la nube tienen todavía muchísimo que ofrecer.