Digitalización de RR. HH. en PYMES: Desafíos y Oportunidades en un Contexto de Transformación

El término "digitalización de recursos humanos" se usa ampliamente hoy en día, hasta el punto en que tiende a convertirse en una palabra compuesta. En él, se incluye una mezcla de aplicaciones empresariales, reflexiones sobre la organización de las empresas o sobre el futuro del mundo del trabajo. Cada parte interesada, ya sea un editor, un director de RR. HH. o un consultor en una empresa, tiene su propia definición de SIRH. Ahí es precisamente donde reside su riqueza.

¿Cómo definir la digitalización de los RR. HH.?

Literalmente, la digitalización de RR. HH. consiste en transformar los datos en papel y los procedimientos de gestión manual en datos digitales, integrados y tratados dentro de procesos automatizados. Más allá de esta desmaterialización, la digitalización de tus recursos humanos responde principalmente a una búsqueda de eficiencia: tomar mejores decisiones, reducir errores, mejorar el desempeño, etc.

Hay muchas herramientas para enfrentarse a estos desafíos de desempeño, las cuales pueden mejorar significativamente la gestión del capital humano en una empresa:

• Un SIRH SaaS para automatizar tus procesos de recursos humanos.
• Un bot conversacional para responder preguntas frecuentes de los empleados.
• Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) con una IA para clasificar cientos de CV.
• Una herramienta de inteligencia empresarial para realizar análisis de datos en profundidad y hacer del Data de recursos humanos un impulso para la competitividad.

La pandemia a causa del Coronavirus que vive el mundo ha favorecido que los procesos de cambio aceleren su velocidad. Tanto, que el ‘renovarse o morir’ se ha hecho más realidad que nunca. En todos los sectores y a cualquier nivel, las empresas han tenido que variar sus estructuras de la noche a la mañana para permanecer en el mercado y, sin duda, la tecnología y su digitalización son el eslabón más importante al que se han tenido que acoger.

La transformación digital ha dejado de ser el futuro para convertirse en un ‘ser o no ser’ y las pequeñas y medianas empresas bien lo saben. Y no es un aspecto menor en términos económicos para la sociedad, puesto que en España las pymes representan más del 99% del tejido empresarial.

Digitalización de RR. HH., la primera palanca de desempeño para las empresas

La desmaterialización de RR. HH. alivia a los Directores de RRHH de la carga administrativa vinculada a la gestión de recursos humanos, pero su impacto va mucho más allá y repercute en la gestión de equipos y, más ampliamente, en el desempeño de la empresa:

• Aumento de la productividad: Las tareas y los procesos de validación están automatizados, para permitir que todos se concentren en sus misiones y dediquen menos tiempo a la gestión administrativa. Una gestión más eficiente de las capacidades de los trabajadores de la empresa facilita un incremento en la productividad del resto de departamentos, puesto que los Recursos Humanos pueden determinar qué tareas y en qué condiciones sacar el máximo partido de la plantilla.
• Atraer y retener a los talentos: Acceder a tu expediente de RR. HH., pedir vacaciones o incluso ver fácilmente tus nóminas, ahora, son requisitos previos esenciales para atraer y retener a tus empleados. La autonomía y la responsabilidad son dos de las principales expectativas de las generaciones más jóvenes, más aún en el contexto del teletrabajo. La retención y fidelización de talentos es hoy de vital importancia para cualquier empresa. Y el trabajo de fidelización de los colaboradores tiene un impacto directo en todas las áreas: operativas, técnicas, manuales y de inteligencia, entre otras. Al fin y al cabo, el corazón de cada sector operativo de una empresa es el recurso, es decir, las personas.
• Agilidad: La empresa gana visibilidad en la actividad de su masa salarial. Puede anticipar sus necesidades futuras (formación, contratación, etc.) y reajustar los objetivos de sus empleados para responder rápidamente a las oportunidades del mercado.

La aplicación de la tecnología tiene un impacto 100% positivo en la imagen de la compañía, y esto abarca, también, un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo, 16 resmas de papel equivalen a la tala de un árbol. Si bajamos el uso de papel en nuestra compañía a partir de la digitalización, esto tiene un impacto real y es sólo un ejemplo de cómo podemos contribuir a esta causa global. Para las nuevas generaciones, las empresas que tienen la intención de transformarse en compañías “verdes” ocupan un lugar distintivo como marcas empleadoras. Resultan más atractivas y esto puede posicionarlas mejor entre los futuros colaboradores.

El Impacto de la Digitalización en la Marca Empleadora

La digitalización de una empresa puede tener un impacto significativo en su marca empleadora. Hoy, la aplicación de la tecnología tiene un impacto 100% positivo en la imagen de la compañía, lo que abarca también un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo, la reducción del uso de papel mediante la digitalización contribuye a una causa global al disminuir la tala de árboles. Para las nuevas generaciones, las empresas que buscan ser "verdes" son más atractivas como marcas empleadoras, lo que las posiciona mejor entre los futuros colaboradores.

Todos estos inconvenientes que pueden evitarse tienen un impacto directo en el colaborador. Digitalizar y sistematizar el área de Recursos Humanos ayudará a minimizarlos y a construir entornos laborales que abracen al talento humano en el seno de las compañías.

La digitalización y sistematización del sector de Recursos Humanos puede minimizar los errores, mejorar la toma de decisiones y la retención de talento e, incluso, favorecer una construcción de marca empleadora positiva.

Las 3 dificultades más comunes de los proyectos de digitalización de los RR. HH.

Como cualquier proyecto, la digitalización de los RR. HH. requiere una adaptación precisa a tus necesidades, tanto a nivel organizativo como técnico. Para evitar fracasos como implementaciones demasiado largas, presupuestos excedidos, soluciones infrautilizadas o redundancia con otras herramientas, es mejor redactar un pliego de condiciones. Asegúrate de hacerlo pensando en los siguientes tres puntos:

1. Pensar que tu transformación digital se limita a la desmaterialización de tus documentos de RR. HH.

No cometas el error de abordar la elección de herramientas como si se tratara de desmaterializar los documentos en los que se basan tus procesos. Para transformarte, busca un proceso desmaterializado, que no tiene por qué ser una copia exacta de tu forma actual de hacer las cosas. Este error es muy habitual en aquellas empresas que se lanzan a realizar un proyecto de este tipo sin un diagnóstico inicial. La empresa que quiera transformarse digitalmente debe tener claro por qué quiere embarcarse en este proyecto y qué quiere conseguir.

2. Buscar una solución a medida

Los proveedores de soluciones y sus integradores han probado sus herramientas en innumerables pymes. Confía en su experiencia y en su capacidad para brindarte una solución, es decir, un software con una visión sólida de tu contexto comercial, para comenzar a rediseñar tus procesos. Serán los mejores aliados en tu transformación. Otro error en el que caen muchas empresas es que suelen equivocarse en la elección de las herramientas tecnológicas a implementar ya que no se adecúan bien a la situación particular o problemas que tiene la empresa. En unas ocasiones la herramienta se queda corta y, en otras, es sobredimensionada a lo que se precisa.

3. No anticipar el asunto de la integración con la nómina

Tu transformación digital resultará en la adopción de un conjunto de herramientas digitales, que deberán comunicarse entre sí e integrarse con tu sistema de información existente. En el contexto de los recursos humanos, los problemas están relacionados principalmente con la nómina:

• Mantener actualizados los datos estructurales de los empleados: estado civil, salario base, datos bancarios, etc.
• Recopilar tus elementos variables de nómina: vacaciones, ausencias, bonificaciones, horas extra, bajas médicas, vales de comida, etc.

El mercado de la nómina todavía está dominado por softwares on premise y poco abiertos. Su integración con los softwares de RR. HH., principalmente en la nube, es un problema que no está completamente automatizado. Obtén apoyo de tu responsable de sistemas de información y tu editor de SIRH para explorar soluciones de integración.

Un aspecto que frena y que se menciona frecuentemente en el contexto de la transformación digital es la supuesta reticencia de los empleados a adoptar una nueva herramienta. Un estudio internacional de Amazon señala que más del 70% de las pymes carece de confianza para hacer crecer su negocio online. No es raro, ya que la digitalización es una labor ardua pero con sentido. Existen herramientas para enfrentarse a ella y los frutos pueden ser la base para el crecimiento y la especialización de un número enorme de pequeños y medianos negocios.

Riesgos y problemas de la no-transformación digital en PYMES

La transformación digital en la pyme, y en cualquier tipo de empresa, no es un proceso elegible. Simplemente, aquellas que no se suban al carro de la digitalización, antes o después, se encontrarán en una posición competitiva desfavorable. Como última consecuencia, esas empresas terminarán desapareciendo del mercado. A pesar de ello, llevar a cabo un proceso de digitalización no es tan fácil y por ello se cometen errores. En un mercado cada vez más competitivo y global, la pyme debe ser capaz de adaptarse a los cambios y exigencias que se van marcando. El hecho de no conocer las novedades del sector o adaptarse a las tendencias, puede hacer que esa empresa se quede atrás de su competencia, pudiendo poner en peligro su continuidad.

La ausencia de un sector de Recursos Humanos sistematizado y digitalizado puede generar múltiples inconvenientes dentro de una compañía, tales como guiar a sus equipos a malas predicciones, proyecciones, administraciones y seguimientos, entre otros. No sólo se trata de problemas que se traducen en un impacto negativo en los negocios, sino que son, en su mayoría, inconvenientes que pueden evitarse.

Falta de integración entre áreas

Cuando un sector de la empresa no está conectado con el resto, se corre el riesgo de que los datos relevados no resulten creíbles y de generar el famoso “teléfono descompuesto”. La sistematización puede solucionar la falta de integración entre áreas. Al incorporar un software o plataforma de gestión de RRHH, se mejora la veracidad de los datos que se obtienen de cada uno de los equipos y colaboradores. Esto permite contar con información más confiable para la toma de decisiones.

Fallas manuales y liquidaciones de sueldos deficientes

Al intentar integrar diferentes herramientas de gestión es factible que las personas incurran en equivocaciones. Si en un sistema no contamos con la integridad de una plataforma y recurrimos a distintas soluciones aisladas y desintegradas, la conexión entre estas plataformas es una conexión manual. Ergo, estaremos expuestos a un posible error. Esto podría evitarse sencillamente con la adopción de un sistema integral de gestión, que nos asegura el proceso completamente sistematizado. En su defecto, si la compañía no puede afrontar la adquisición de un sistema completo, es recomendable invertir en un producto modular.

Una liquidación de sueldos mal confeccionada puede traer muchos dolores de cabeza y generar inconvenientes tanto para el colaborador, para la empresa, para el sindicato y para el área legal. Estas fallas también son evitables, si la empresa implementa un sistema desarrollado para la liquidación de haberes que cuente con un software constantemente actualizado y con un responsable de su ejecución que esté capacitado. Aquí resulta importante no desatender otro paso fundamental del proceso de liquidación de haberes: la distribución de los recibos entre los empleados. Los errores de impresión y ensobrado suceden, y la digitalización es una manera de evitarlos. Así, un recibo de sueldo digital, que se firma digitalmente también, es sinónimo de un proceso eficiente, limpio, de “tecnología sanitaria”, que potenció su popularidad para erradicar el contacto del mano a mano con el papel en el contexto de la pandemia, pero que ya llegó para quedarse y que presenta, a la vez, una ventaja económica, puesto que el proceso manual es exponencialmente más caro que el proceso digital.

Fuga de talentos

Hasta no hace mucho tiempo atrás, el área de Recursos Humanos no participaba de la mesa chica de una empresa. Hoy, esa realidad se transformó, al poner el talento en el centro. Todo lo que sucede en torno al colaborador tiene impacto dentro de las diferentes áreas de una compañía. Y ese impacto se relaciona directamente con la eficiencia de cada sector con el que tenga interacción ese colaborador. La retención y fidelización de talentos es hoy de vital importancia para cualquier empresa. Y el trabajo de fidelización de los colaboradores tiene un impacto directo en todas las áreas: operativas, técnicas, manuales y de inteligencia, entre otras. Esto tiene, además, un impacto significativo en los costos, ya que un sistema enfocado en la fidelización de los recursos evita la fuga de talentos. En RRHH es sabido que, cuando un empleado se va, cuesta cinco veces más reemplazarlo, por lo que implica el proceso de búsqueda y entrenamiento en términos económicos y de tiempo.

La digitalización de RR. HH. en el contexto español

Según el último documento “Cifras PYME” elaborado por el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, España cuenta con un total de 2.960.551 pymes, lo que representa más del 90% del tejido empresarial. En este contexto, un informe de Adecco revela que la forma en la que se gestiona el talento en las pymes ha cambiado radicalmente en los últimos años. La digitalización y la automatización están redefiniendo los perfiles más demandados, y el auge de la inteligencia artificial genera tanto expectativas como incertidumbre.

En España, aunque el cambio está obligado por las circunstancias actuales, la situación hace unos años no era todavía muy efectiva. Tal y como afirman los datos del estudio de la consultora Advice Strategic Consultants, en febrero de 2019 solo el 14% de las pymes tenía intención de digitalizarse y únicamente la mitad de ellas había asignado un presupuesto para ello. No obstante, según la encuesta YouGov, realizada por PayFit, menos de la mitad de los empleados europeos declaran haber utilizado alguna vez una herramienta de gestión de RRHH en su empresa. Sin embargo, el 91% de los gerentes y los empleados españoles reconocían su importancia para una buena gestión de la organización.

Formación en Inteligencia Artificial y Digitalización

Más de la mitad de las pymes españolas ya ha iniciado o está valorando la formación de sus empleados en inteligencia artificial. En concreto, un 26,5% cuenta con programas de capacitación activa en esta materia y un 45,8% está explorando opciones para comenzar a hacerlo. Sin embargo, un 27,7% admite que no dispone de los medios necesarios para formar a sus equipos.

Las pymes no pueden ser ajenas ni quedar excluidas de esta transformación, pues las empresas que formen intensamente a sus trabajadores, que mejoren sus habilidades y competencias y que garanticen su reciclaje, serán las más exitosas. Por tanto, es necesario invertir en formación y recualificación de los trabajadores y asegurarnos de que nadie se queda atrás en esta evolución.

El enfoque hacia la IA es mayoritariamente constructivo. El 36,3% de los encuestados asegura que la inteligencia artificial ya está optimizando procesos en su empresa, y un 33% considera que está mejorando su productividad. Estas percepciones influyen directamente en las expectativas sobre el empleo.

La siguiente tabla muestra la distribución de las pymes españolas según su enfoque de digitalización y formación en IA:

Estrategias de Adaptación Regional

El tipo de respuesta ante este escenario varía en función del tamaño de la empresa. Así, el 44,7% de las pymes ha optado por incorporar herramientas digitales y soluciones de automatización, el 46,8% prefiere capacitar a su plantilla actual y un 29,4% apuesta por contratar nuevos perfiles estratégicos. También existen diferencias regionales en la forma de abordar la digitalización.

• Las pymes de la Comunidad de Madrid (53,9%), Cataluña (53%) y Galicia (47,2%) lideran el uso intensivo de herramientas digitales.
• En Aragón y La Rioja (66,7%), Castilla-La Mancha (61,9%) y Baleares (61,5%) predomina la formación interna como vía de adaptación.

Desarrollo del Talento Interno y Liderazgo

El 53,5% de los encuestados afirma que su empresa invierte en preparar a sus empleados para asumir nuevos roles dentro de la organización, lo que evidencia una apuesta por la capacitación continua y el aprovechamiento del conocimiento interno. Por el contrario, un 26,2% prefiere recurrir a la contratación de talento externo, mientras que un 20,3% limita la formación a puestos estratégicos o clave.

El desarrollo de nuevos liderazgos dentro de la organización es otra prioridad creciente para las pymes. El 55,5% de las empresas trabaja activamente el desarrollo del talento de los managers del futuro a través de planes de formación. Un 32,8% lo hace mediante programas de identificación del talento interno y un 23,3% opta por incorporar líderes desde el exterior.

Productividad y Bienestar Laboral

El 56,4% de los participantes destaca la flexibilidad horaria como la principal herramienta para mejorar la eficiencia, seguida de la mejora en la comunicación y el reconocimiento del trabajo (44,2%) y la implementación de programas de bienestar laboral (36%). Las preferencias varían en función del sector y la región.

Otro aspecto destacado es el papel que juega la externalización como estrategia de eficiencia y mejora de la productividad. El 41,3% de las pymes externaliza procesos administrativos y contables, el 38,1% recurre a servicios especializados y el 32,6% delega tareas relacionadas con la logística o la producción.

Nuevo Registro Horario Digital en España: Impacto en PYMES

Este 2025 ha comenzado con una serie de novedades laborales, como la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que plantea reducir la jornada laboral a 37,5 horas a la semana. Una medida importante, que viene de la mano de otros cambios, como el nuevo registro horario digital.

Contexto Legal y Características

Desde el año 2019, con el Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio el registro horario en España. Este nuevo registro horario digital implica la digitalización de este proceso, buscando garantizar los derechos de los trabajadores con un "registro diario de jornada digital objetivo, fiable y accesible". La principal novedad es que deberá estar interconectado con Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Ventajas y Consecuencias del Incumplimiento

El nuevo registro horario digital conlleva una serie de ventajas para las empresas y los trabajadores:

• Mayor productividad: La gestión del tiempo es mucho más eficaz.
• Un ejercicio de transparencia: Se registran las horas trabajadas con exactitud.
• Confianza por parte de los empleados: A mayor transparencia, mayor garantía de un registro de jornada justo.
• Seguridad jurídica: Todo quedará registrado.
• Cumplir con la ley: Y, por supuesto, evitar cualquier tipo de sanción.

Se prevé una mayor severidad ante el incumplimiento de este registro horario digital. Ya no solo se sancionará por falseamiento de datos o falta de registro, sino que también habrá una infracción por cada persona trabajadora afectada. Por consiguiente, las multas serán mucho más severas para las empresas, las cuales pueden ir desde los 1.000 hasta los 10.000 euros por trabajador o trabajadora afectado.

Impacto y Desafíos para las PYMES

Para las pymes, esto resulta un desafío tecnológico y económico. No solo es invertir en software, sino también en adaptación de procesos y en formación. Sin embargo, también implica beneficios. Para implementarlo, es necesario formar a todo el personal para el nuevo sistema de fichaje y cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).