Desarrollo de Componentes para Sistemas ERP: Impulsando la Eficiencia Empresarial

La coordinación y la eficiencia siempre han sido claves para el éxito de cualquier organización. Para alcanzar dichas metas, muchas empresas recurren a la consultoría ERP con el fin de implementar un software que se adapte a sus necesidades específicas. Ahora bien, a pesar de que estas soluciones son cada vez más populares, algunas personas no saben qué hay detrás de ellas. Por eso, en este artículo te explicamos cómo funciona un sistema ERP.

Funcionamiento de un Sistema ERP

El funcionamiento de un sistema ERP se basa en la integración de procesos empresariales clave en una plataforma centralizada. De esta forma, permite que todos los módulos de la empresa trabajen desde una única base de datos, con el objetivo de reducir el número de recursos necesarios para operar el negocio de manera óptima, pero manteniendo la rentabilidad y la eficiencia operativa. Para entenderlo mejor, a continuación te mostramos los componentes en los que se puede desglosar la operatividad de un sistema ERP:

• Integración de datos: Un sistema de planificación de recursos empresariales unifica los datos de diversas áreas de la empresa, de modo que posibilita una visión integrada de la información, facilitando la toma de decisiones y la planificación estratégica.
• Automatización de procesos: Los sistemas ERP automatizan tareas empresariales repetitivas como la generación de informes financieros, la gestión de inventarios y la elaboración de nóminas. Este enfoque no solo permite ahorrar tiempo, sino que también reduce los errores humanos e incrementa la productividad.
• Flujo de trabajo eficiente: Al estandarizar los procesos empresariales, este tipo de sistemas optimiza el flujo de trabajo dentro de la organización. Esto garantiza una mayor coherencia y calidad en la ejecución de las tareas, lo que contribuye a aumentar la proactividad y la satisfacción del cliente.
• Acceso centralizado: Los sistemas ERP proporcionan acceso centralizado a datos y funciones empresariales desde diferentes ubicaciones y dispositivos, facilitando la colaboración entre equipos y sucursales, así como el trabajo remoto, que se ha vuelto especialmente relevante en el entorno laboral actual.

Estructura de un Sistema ERP

Estos son los principales elementos que conforman un sistema ERP:

1. Infraestructura de Hardware

Comprende los equipos físicos necesarios para ejecutar el software ERP, como servidores y unidades de almacenamiento. Esta infraestructura debe dimensionarse adecuadamente para satisfacer las demandas de procesamiento y almacenamiento de datos de la compañía, teniendo en cuenta su tamaño, el volumen de datos de transacciones y la escalabilidad futura.

2. Infraestructura de Software

Proporciona el entorno de ejecución para el sistema ERP, incluyendo sistemas operativos y servidores de aplicaciones, entre otros componentes, para soportar y gestionar las operaciones. Elegir el software correcto es fundamental para garantizar la estabilidad y el rendimiento del ERP.

3. Base de Datos

Aquí es donde se almacenan y gestionan todos los datos empresariales que utiliza el sistema, como información sobre clientes, proveedores, inventario, recursos humanos, datos financieros y más. La base de datos debe ser escalable y estar diseñada para asegurar la integridad de los mismos.

4. Aplicación (Módulos ERP)

Este es el corazón del sistema y proporciona las funcionalidades básicas para la gestión de recursos empresariales. La aplicación consta de varios módulos que cubren diferentes aspectos de la actividad empresarial y están interconectados para facilitar el funcionamiento y la comunicación entre los equipos.

Algunos de los módulos ERP más comunes son:

• Finanzas: Esta es la base del sistema ERP. Se utiliza para gestionar el libro mayor, hacer un seguimiento de las transacciones, ejecutar informes financieros y administrar todo lo relacionado con las operaciones financieras de una compañía. Es de gran ayuda para agilizar y automatizar muchos de los trámites relacionados con la facturación. Permite sincronizar extractos bancarios automáticamente, crear facturas, administrar facturas recurrentes y realizar un seguimiento de los pagos.
• Recursos Humanos: Administra varias funciones relacionadas con el personal, como el procesamiento de nóminas, la contratación y la capacitación. Contribuye a mejorar la gestión del talento y asegura el cumplimiento de la normativa laboral. Ofrece la capacidad de manejar tareas tales como incorporación, baja, cronometraje y administración de beneficios.
• Cadena de Suministro (SCM): Permite a las compañías supervisar el flujo de mercancías desde los proveedores, pasando por la fabricación, hasta su envío a los clientes. También comprueba la disponibilidad de materiales y programa la maquinaria y los recursos laborales. Sus aplicaciones optimizan los procesos de distribución y fabricación para crear una cadena de suministro más eficiente mediante la recopilación de datos en tiempo real.
• Ventas (CRM): Gestiona el ciclo de vida del cliente, desde la generación de leads hasta el manejo de cuentas y el servicio posventa. Facilita la creación de informes de ventas, la segmentación de clientes y la planificación de campañas de marketing. Permite almacenar y realizar seguimiento a los datos generados de clientes e incluso de clientes potenciales, ayudando esto a desarrollar información para mejorar las ventas y de uso útil para el departamento de marketing.
• Inventario: Supervisa y controla los niveles de existencias de una empresa, permitiéndole mantener un equilibrio óptimo entre oferta y demanda para minimizar los costos de almacenamiento y satisfacer las necesidades de los clientes. Funciona con el componente SCM mientras se sumerge en otros procesos, como la gestión de almacenes y las ventas.
• Inteligencia de Negocios (BI): Recopila datos y realiza análisis para proporcionar información accionable sobre los procesos comerciales. Uno de los beneficios son los informes personalizados, que pueden ser en formas de números y tablas o más visuales, para así detectar las tendencias en solo un vistazo.
• Gestión de Proyectos: Facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.
• Gestión de Autoventa y Preventa: Pensada para que el equipo de ventas pueda realizar sus gestiones en cualquier momento y lugar, desde una tablet o smartphone.

5. Interfaz

A través de la interfaz, los usuarios pueden interactuar con el sistema ERP. Incluye aplicaciones móviles, web y otros medios de acceso al software. La interfaz debe ser intuitiva y fácil de usar; asimismo, tiene que proporcionar herramientas de personalización para adaptarse a las preferencias y necesidades de cada organización, de forma que los trabajadores puedan sacarle el máximo partido.

Implementación de un Sistema ERP

La planificación, definición y estructuración del proyecto para implantar un ERP es vital para alcanzar el éxito, siendo importante determinar qué necesita la empresa y qué objetivos se desean alcanzar con el nuevo sistema. Además, es imprescindible contemplar las incidencias o problemas que puedan presentarse en las diferentes fases de la implementación. La definición y planificación del proceso de implantación de un ERP se pueden realizar mediante diversos enfoques, según la metodología de gestión de proyectos que se emplee (cascada, ágil, Scrum…). Un proceso de este tipo, refleja la ruta a seguir, señalando las fases que deberán ejecutarse en estricto orden, una tras otra, siempre que se haya completado la fase anterior.

Fases clave en la implementación:

1. Planteamiento inicial: Definición de lo que queremos hacer y el alcance del mismo.
2. Planificación del proyecto: Concretar todos estos puntos y documentarlos. Realizar la descripción de procesos. Esto significa crear los documentos que expliquen cómo se ejecutan las diversas actividades de la organización, quiénes llevan a cabo estas actividades, los subprocesos o tareas que conforman cada proceso.
3. Determinación de requisitos: Determinar los requisitos técnicos y funcionales del sistema ERP a implantar. Para esto el equipo de proyecto trabaja de la mano con el proveedor, pudiendo determinar las características del sistema, las funcionalidades, el diseño… Siempre asegurándose que el ERP sea flexible y fácil de usar.
4. Migración de datos: Abordar la posible migración de los datos. La gestión de los datos es otro de los factores que hemos de priorizar durante la instalación de un sistema ERP. De esta manera, tenemos que hacer una correcta manipulación de la información que debe migrar al nuevo entorno de gestión.
5. Desarrollo: La fase de desarrollo es la etapa crítica de la implementación del nuevo sistema. Desarrollo de nuevos elementos previstos, por ejemplo, la inclusión de funcionalidades que permiten automatizar ciertas tareas. Además, se debe desarrollar toda actividad definida y acordada anteriormente.
6. Comprobación y validación: Esta fase comprende la comprobación y validación del sistema ERP, mediante un conjunto de pruebas. La finalidad es detectar cualquier falla o problema para realizar las correcciones pertinentes y garantizar el funcionamiento óptimo del software. Es importante que en la comprobación participen representantes de diversos roles.
7. Puesta en marcha: La puesta en marcha es la fase esperada de todo el proceso de implementación. Incluye la elección de la fecha durante la etapa de planificación y la autorización.
8. Estabilización y Soporte: Esta fase consiste en monitorizar continuamente el sistema durante varios días posteriores a la implantación. El éxito de la implantación del ERP también depende de que el usuario pueda comprender la tecnología y de que disponga de una guía para solucionar o superar las incidencias o resolver las dudas que se presenten durante el uso del sistema.

Dependiendo de la especialización técnica que se requiere para solventar las incidencias, existen diversos niveles de soporte. Se encuentra el soporte básico en el que los técnicos solucionan problemas comunes y notifican al usuario. También se encuentra el soporte avanzado compuesto por técnicos especialistas, el soporte especializado, para casos muy complejos que requieren la intervención de los máximos expertos el servicio de soporte.

Las actividades paralelas conforman la gestión del cambio, y tienen como fin garantizar que la organización pueda alcanzar el rendimiento que se prevé en el proyecto. Esto incluye un plan de comunicación, un plan de formación y un seguimiento y control de la puesta en marcha. Toda implantación de un ERP requiere de una colaboración estrecha entre el personal interno de la organización y la plantilla de la consultora a cargo. Acometer este proceso supone adoptar, generalmente, una nueva cultura empresarial.

Factores Clave para el Éxito en la Implementación de un ERP

La calidad de la planificación de la implementación de un software ERP depende, en gran medida, del resultado final. Además, existen otros factores que influyen en el éxito:

• Una organización cuyos miembros ya han abrazado la tecnología de gestión empresarial con anterioridad tendrá menos reparos a la hora de involucrarse en la instalación, en la selección de componentes y en la definición de procesos.
• Cuando nos decidimos a trabajar con un ERP, asumimos el establecimiento de un sistema basado en normas que rigen la operativa de nuestra empresa.
• Una vez instalado el nuevo ERP en una organización, es conveniente programar una fase de acompañamiento y formación.
• Los usuarios clave, por su especial dominio en cualquier ámbito de la compañía, resultan imprescindibles para adaptar el software de gestión empresarial a las circunstancias particulares.

Consideraciones al Elegir un ERP

Decidir cuál es el mejor ERP para una empresa es un paso importante, ya que debe cumplir con las expectativas de una gestión integral. Algunos puntos a considerar son:

• Necesidades de la empresa: Identificar los problemas que esperamos solucionar con el software. ¿Realizamos nuestra actividad en un sector concreto? ¿Nuestro ERP requiere de funcionalidades muy concretas?
• Áreas de implantación: La empresa debe definir dónde se utilizará el software, quién accederá a su uso, y escenarios de trabajo, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.
• Flexibilidad e Integración: Es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro, como podrían ser sistemas de business intelligence o tiendas virtuales. Otro punto interesante es el de la conectividad con plataformas estándar como Microsoft Office o aplicaciones del sector y, en definitiva, que el ERP tenga la flexibilidad suficiente a nivel de datos y funcionalidades, y que no sea estático o cerrado.

Existe la creencia de que un ERP para pymes resulta demasiado costoso, o que se trata de tecnología que únicamente sirve a grandes empresas. Pero las opciones disponibles han avanzado mucho en los últimos años y hoy en día existen alternativas tanto on premise como online para que pequeñas y medianas empresas también puedan integrar y automatizar todos sus procesos clave: contabilidad, gestión de inventarios, ventas, recursos humanos, atención al cliente. Los autónomos y micropymes también disponen de opciones: el acceso a herramientas basadas en el cloud computing elimina la necesidad de grandes inversiones en infraestructura. Además, muchos ERP ofrecen módulos personalizables y soporte técnico especializado.

Herramientas para el Desarrollo de Software ERP

En el mundo del desarrollo, nos encontramos con infinidad de necesidades que debemos programar o incluir en nuestros proyectos. Una plataforma que facilita esto es Velneo.

Velneo vERP es un framework para desarrollar software ERP o cualquier otro software de gestión porque te ofrece todo lo que necesitas para programar un ERP y mucho más. Todo ha sido diseñado para buscar la simplicidad, potencia y facilidad para adaptar y ampliar por el programador. Velneo va incorporando módulos de forma que sigan ahorrando tiempos y desarrollos al programador y utilizables en aquella aplicación que lo requiera o bien como punto de partida para la mejora en sus funcionalidades y no partir de cero. Ofrece código limpio, depurado y entendible. Además, todas las actualizaciones y novedades de Velneo se pueden incorporar al software y actualizar la solución final de forma transparente y sin traumas, gracias a la herencia de soluciones. Velneo es una plataforma de desarrollo y solo es para desarrolladores profesionales.

Como ves, un software de planificación de recursos empresariales es una poderosa herramienta que transforma la manera en que las compañías gestionan sus operaciones comerciales. Ahora que sabes más sobre su funcionamiento y estructura, no dudes en utilizar esta solución para optimizar la operatividad de tu empresa e impulsar su éxito a largo plazo.